1、竣工资料编制管理实施细则湖南省邵阳至怀化高速公路竣工资料编制管理实施细则湖南省公路学会湖南省交通科学研究院二四年五月目 录1 总则 21.1目的意义 21.2 竣工资料编制管理依据 21.3竣工资料的定义 31.4编制管理总要求 32保证体系 42.1 组织机构 42.2 组织管理机构的主要职责 42.3 竣工资料收集编制管理人员的要求 72.4 人员培训 82.5 竣工资料管理工作程序 83 竣工资料内容框架及分工 93.1 竣工资料内容框架 93.2 竣工资料收集编制分工 104 准备工作 134.1 人员配备及素质要求 134.2 单位、分部、分项工程的划分 134.3 建立计量台账 1
2、34.4 拟定计划 144.5 第一次报送资料内容 145 竣工资料收集编制的具体要求 155.1 格式要求 155.2 竣工资料的收集提供 175.3 竣工资料的报送 175.4 竣工资料的整理 186 动态管理及信息应用 227 竣工资料编制管理的监督和检查 237.1 竣工资料形成过程中的管理 237.2 竣工资料检查的内容 237.3 竣工文件质量控制方法 248竣工资料的验收和移交 249附则 241 总则 1.1目的意义竣工资料是工程建设的真实记录，是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及设备养护、维修的依据，是改建、扩建和实施质量保修的重要凭证，对建设单位、使用单位日后进
3、行运营管理有着重要作用，同时，竣工资料凝聚着工程建设人员的智慧、心血和汗水，是施工技术、管理经验和科研成果的总结，是质量终身制可追溯的文字体现。竣工资料收集编制管理工作既是邵怀高速公路建设项目的基础工作，也是我省交通系统档案事业的组成部分。因此，为了加强邵怀高速公路竣工资料编制管理和利用工作，以便本项目充分利用资料信息和更好地我省公路建设项目服务，根据有关基本建设项目档案管理的法规，结合本项目实际，制定本实施细则。 1.2 竣工资料编制管理依据编制公路工程竣工资料涉及到许多方面，其法规文件较多。公路工程项目的提出、立项、可行性研究、招投标、设计、施工、监理、验收等各方面的资料都应该有序地编入竣
4、工资料中，竣工资料的归档、移交又将涉及到档案方面的问题。邵怀高速公路竣工资料编制的依据主要如下：中华人民共和国档案法及中华人民共和国档案法实施办法；科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2000）；公路工程竣工验收办法（交公路发19951081号）；湖南省公路工程竣工资料编制及档案管理办法（2000年）；公路工程竣工资料立卷归档管理办法（交办发2001390号）；湖南省高速公路工程竣工资料编制范本（省高管局、省公路学会，2000年8月）；邵怀高速公路工程竣工资料编制管理实施细则（邵怀公司业主、总监办，2004年）照片档案管理规范（GB/T11821-89）；现行公路工程标准、规范
5、、规程。1.3竣工资料的定义邵怀高速公路的竣工资料是指从邵怀高速公路建设项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工到交工和竣工验收的全过程中形成的具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料。1.4编制管理总要求工程竣工资料是邵怀高速公路建设过程中形成的原始记录，不能随意增加、减少和更改，必须保证各类资料的时效性、准确性、真实性、完整性、规范性、美观，立卷时做到科学分类，组卷合理，工程的全套资料归档时必须完全符合档案工作目标管理的标准，以达到查找便捷，方便利用的目的。竣工资料的编制与管理必须符合湖南省高速公路工程竣工资料编制范本和湖南省公路工程竣工资料编制及档案管理办法的要求。因此
6、，对于竣工资料编制工作总的要求是在保证竣工资料的内在质量的基础上，注重提高外在品质，并要求及时收集，及时分析，及时报送，以便指导管理和施工。所谓内在质量是指竣工资料的内容要准确、真实、完整、规范；外在品质则是指及时和美观。具体要求如下：1.4.1 及时，是针对竣工资料的时效性而言，在每个施工工序和管理过程中所发生的资料都应该及时收集和整理，并按要求报送审核和归档，为动态管理提供最快的信息和资讯。1.4.2 准确，是指必须坚持一丝不苟的科学态度和认真负责的工作精神，严格按程序，严禁采用“回忆录式”编写资料，以保证资料的准确无误，如控制的技术指标符合规范要求，数据的记录、计算、审核准确等。1.4.
7、3 真实，是指坚持实事求是和求真务实的科学态度，严禁伪造证件，闭门造车等捏造数据来满足试验和检测频率要求，以保证数据真实可靠等。监理应重点对承包商的资料真实准确性进行审查。1.4.4 完整，是指图纸、资料齐全、规范、无遗漏，如停工令整改报告复工令等资料的闭合，试验和检测频率符合规范要求等。1.4.5 规范，是指表格填写、文件分类、科目编排科学、合理，符合规范要求，容易查找；1.4.6 美观，则要求竣工资料文字清晰、幅面整洁，成品符合档案存档规定，适于长期保存。2保证体系2.1 组织机构本项目竣工资料收集编制管理工作，由业主和总监办统筹规划、组织协调、制定制度，成立项目竣工文件管理组，并授权管理
8、组进行指导、监督和检查。业主和总监办的主管部门要加强对本项目竣工资料收集编制工作的宏观管理，将竣工资料收集编制工作纳入项目管理之中，在下达项目计划、检查项目进度、验收已完工程项目时，要同时部署、检查、验收竣工资料及其编制管理工作。 2.2 组织管理机构的主要职责业主、承包商、勘察设计单位、监理单位等应当明确分管竣工资料编制工作的负责人，建立与竣工资料编制工作任务相适应的管理机构，配备档案管理人员，制定内部管理制度，建立健全竣工资料临时档案管理工作。2.2.1参加竣工资料编制的各有关单位管理工作机构的共同职责： 2.2.1.1 贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规和方针政策。 2.2.1.2 建
9、立健全本单位竣工资料收集编制工作的规章制度。 2.2.1.3 统一管理本单位在本项目职责范围内的竣工资料编制工作，并维护其完整与安全，开发利用信息资源，为本项目建设和我省公路工程建设服务。2.2.1.4 负责对有关部门和文件材料形成者进行监督、检查和指导。 2.2.2业主和总监办对竣工资料编制管理的职责：2.2.2.1 明确竣工资料编制管理负责人，履行竣工资料编制咨询服务协议书约定的责任，根据竣工文件管理组的建议及时发布与竣工资料收集编制管理有关的通知指令。2.2.2.2 协调业主有关部门、设计单位、承包商、监理单位和竣工文件管理组之间的关系，为竣工资料的管理提供有利的工作条件和环境；并督促各
10、职能部门及时履行竣工文件编制管理的相应职责：(1) 工程部（资料室）：及时、准确、完整地收集从项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工到交工竣工验收的全过程中形成的与业主总监办有关的文件材料，包括提供项目的各种批文、全套施工图设计文件、征迁资料、建设过程中下发及上报的各种文件、总监办和业主主持的各种会议纪要、工程决算及有关资料、交工及竣工验收全套资料、工程交接表及交接会议纪要、中心试验室抽检评价等资料、全套工程量清单及每个月清单累计、执行情况表、政府监督提交的各种资料、项目建设以及科研工作总结报告等。(2) 合同部：承包商在每次计量之前必须提交上期的相关竣工资料，并得到竣工文件管理组的签认，否则
11、，不能办理当期计量与支付，并协助完成各期计量的相关质检资料的收集。(3) 监理部：统一分项工程划分标准，督促各监理处、承包人完成分项工程划分；督促各监理处及时全面审查承包商上报的竣工文件，责成监理处对已签认文件的准确性、真实性和完整性负责，及时闭合和完善监理和承包商之间的交叉资料；同竣工文件管理组一起指导和检查质检表格的填写和质量评定并督促各监理处完成自己的竣工文件（监理部分）。(4) 中心实验室：督促各监理处和承包商拟定工地试验计划（包括检验项目和频率等），并按时按量完成试验计划的实施；拟定中心实验室的抽检计划，并将抽检试验资料报送整体归档；督促监理处对承包商自检资料和监理处检验资料的检查，
12、指导和检查试验表格的填写。2.2.2.3 及时、准确、完整地收集从项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工到交工竣工验收的全过程中形成的与业主总监办有关的文件材料，包括提供项目的各种批文、全套施工图设计文件、征迁资料、建设过程中下发及上报的各种文件、总监办和业主主持的各种会议纪要、工程决算及有关资料、交工及竣工验收全套资料、工程交接表及交接会议纪要、中心试验室抽检评价等资料、全套工程量清单及每个月清单累计、执行情况表、政府监督提交的各种资料、项目建设以及科研工作总结报告等。2.2.2.4 承包商在每次计量之前必须提交当期的相关竣工资料，并得到竣工文件管理组的签认，否则，不能办理当期计量与支付。2
13、.2.3 项目竣工文件管理组对竣工资料编制管理的职责：2.2.3.1 在业主和总监办的领导下，对竣工资料收集编制的各方进行培训、指导，对疑难问题进行解决，并逐步完善竣工资料收集编制体系。2.2.3.2 对业主和总监负责，认真收集、整理、保护、编制和分析资料，按时完成协议书约定的任务并履行其责任。2.2.3.3 对竣工资料编制工作进行统一管理和指导，及时检查竣工资料的收集编制情况，包括资料的时效性、准确性、真实性、完整性、规范性、美观等。审查承包商、监理单位上报的资料，及时签认或反馈审查结果。2.2.3.4 对业主、总监办、监理单位、承包人和质检部门提供的竣工资料进行整理、汇总和归档。工程完工，
14、竣工资料的编制也进入尾声。交工验收前，对基本的竣工资料进行装订，接受交工验收检查并符合交工验收要求，移交给邵怀高速公路档案管理部门。2.2.3.5 同监理部一起指导和检查质检表格的填写和质量评定。2.2.3.6 实施全过程的动态管理，为业主和总监办决策提供依据。2.2.4 监理单位对竣工资料编制管理的职责：2.2.4.1 按时完成与监理工作有关的资料收集、整理、保护和编制工作，包括提交抽检和试验资料、质量评价资料、已审批生效的变更资料和计量支付资料、指令及反馈资料、事故处理有关资料、下发和上报各种文件及内部自身建设的有关文件和制度等、各种会议纪要、监理月报（包括本月计划完成数、累计计划完成数、
15、本月实际完成数、累计实际完成数、下月计划完成数）、索赔有关资料及处理结果资料、监理总结等。2.2.4.2 明确竣工资料编制管理的负责人，根据竣工文件管理组的建议及时发布与竣工资料编制管理有关的通知，积极协调承包商与竣工文件管理组的关系。2.2.4.3 及时全面审查承包商上报的竣工资料，监理必须慎重行使个人签字权，对已签认文件的准确性、真实性和完整性负责，及时闭合和完善监理和承包商之间的交叉资料。2.2.5 承包商对竣工资料编制管理的职责：2.2.5.1 承包商必须成立与竣工资料编制管理相适应的管理机构和人员，而且在整个管理过程中不允许私自更换竣工资料收集编制管理人员（竣工文件管理组要求更换除外
16、）。2.2.5.2 按时完成与工程施工有关的资料收集、整理、保护和报送，按规范要求自检，提供计量附件资料（开工报告、自检自评资料、竣工图纸等）、计量资料、进度计划及执行情况报告、提交变更申请、施工总结（包括阶段总结和竣工总结）。2.2.5.3 对上报的竣工资料的真实性、准确性和完整性负全责，即使得到监理、竣工文件管理组和业主的签认，承包商仍不能免除在该方面的责任。2.2.5.4 在每期计量前必须将监理已签认的竣工资料报送竣工文件管理组，只有得到竣工文件管理组的签认，才能上报业主审批当期的工程计量与支付。2.2.6 竣工资料按“谁经办谁负责”的原则进行。承包人和监理单位对报送的原始资料的内在质量
17、负责，竣工文件管理组对编制质量和动态管理负责。在编制过程中，各单位有责任提供本单位在工程管理中的相关资料。2.3 竣工资料收集编制管理人员的要求为了使本项目竣工资料收集编制管理达到规范化、标准化、科学化的要求，确保竣工资料的时效性、准确性、真实性、完整性、规范性、美观，各相关单位应该把竣工资料的形成积累纳入工程建设计划，纳入工作程序，纳入有关部门和工程技术人员的岗位职责。各单位要建立与任务相适应的工作机构，配备专(兼)职人员，且保持稳定，以保证工作顺利进行。竣工资料收集编制工作专、兼职人员应当忠于职守，遵守纪律，具有专业技术技能，并具备对资料的收集、整理、保护和分析的能力。对在竣工资料的收集、
18、整理、保护和分析等方面成绩显著的单位或者个人应给予奖励。竣工资料编制管理单位和相关人员要严格履行职责，对失职的单位和人员要依法严肃处理，擅自损毁、丢失有保存价值的竣工资料，要追究有关单位和当事人的责任。2.4 人员培训承包商和监理单位全部进场到位后，竣工文件管理组要求各单位明确竣工资料收集编制负责人，并将名单报送竣工文件管理组，竣工文件管理组将本细则和有关资料分发给所有负责人，然后委派专职人员主持档案管理与竣工文件编制培训，培训的对象为竣工资料收集编制工作的相关人员，培训的主要内容为：2.4.1 竣工资料收集编制的依据及其部分内容。2.4.2 竣工资料收集编制的程序、要求和注意事项。2.4.3
19、 竣工资料收集编制的分工和职责。2.5 竣工资料管理工作程序2.5.1 竣工资料的编制程序因各个参与单位的工作性质不一致，资料报送周期也不一样，详见如下框图。2.5.2 承包人是以计量期数为报送周期，其流程为：承包人专项技术人员资料收集现场监理审核签字承包人资料整理汇总每期计量前报送监理处审核汇总（审核合格）工作组审核（审核合格）竣工文件管理组核签（审核合格）业主总监办签准计量支付。报送时间与每期计量的报送时间同步，报送的竣工资料为上期计量的相关资料，以确保资料的完整性。2.5.3 监理处以单位工程为报送周期，其流程为：监理资料收集（包括实验室、专业工程师、监理组、监理处的所有工程监理资料）监
20、理处资料汇总竣工文件管理组审核归档。2.5.4 公司和总监办在合适时间内报送资料，其流程为：业主资料收集（中心实验室、各职能部门、工作组的相关工程资料）工程部资料室审核资料汇总竣工文件编制管理组复核归档。3 竣工资料内容框架及分工3.1 竣工资料内容框架竣工资料内容分为综合文件，竣工决算，竣工图表，设计、施工文件，工程监理文件五个部分32册48分册。具体内容详见下表。3.2 竣工资料收集编制分工具体分工详见下表：公路工程竣工资料收集编制内容及分工一览表编 制 内 容收集提交负责单位审查或抽查编制管理第一部分 综合文件竣工文件管理组第一册 竣工验收文件初设批复机关第二册 工程总结一、施工总结承包
21、商监理、业主审查二、监理总结监理单位业主审查三、设计总结设计单位四、建设管理总结业主五、质量监督工作总结质监单位第三册 征地拆迁资料业主第四册 上级批准文件及有关指示业主第五册 建设项目承发包合同、协议文件业主第六册 工程交接及有关资料业主第二部分 竣工决算竣工文件管理组第一册 竣工决算报告业主第二册 桥梁、互通工程决算表承包商、监理第三部分 竣工图表承包商监理、业主审查竣工文件管理组第一册 路线平面、纵断面竣工图表第二册 路基竣工图表一分册 路基横断面竣工图二分册 路基土石方竣工图表三分册 排水工程竣工图表四分册 小桥、渡槽竣工图表五分册 涵洞、通道竣工图表六分册 防护工程竣工图表七分册 大
22、型挡土墙竣工图表第三册 路面竣工图表第四册 大桥、中桥竣工图表第五册 立交工程竣工图表一分册 互通式立交竣工图表二分册 分离式立交竣工图表三分册 平面交叉工程竣工图表第六册 接线工程竣工图表第七册 隧道工程竣工图表第八册 交通工程竣工图表一分册 标志标线竣工图表二分册 护栏、隔离栅（墙）防眩板竣工图表三分册 通讯系统竣工图表四分册 照明设施竣工图表五分册 环保、绿化工程竣工图表六分册 收费系统竣工图表七分册 服务系统房屋建筑竣工图表第四部分 设计、施工文件竣工文件管理组第一册 技术设计文件一分册 技术设计综合文件设计单位二分册 变更文件监理单位、业主第二册 工程质量文件承包商监理业主审查一分册
23、 合同段工程质量文件二分册 路基工程质量文件三分册 路面工程质量文件四分册 桥梁工程质量文件五分册 立交工程质量文件六分册 隧道工程质量文件七分册 交通安全设施质量文件第三册 施工综合文件承包商第四册 路基工程承包商一分册 土石方工程二分册 排水工程三分册 小桥、渡槽工程四分册 涵洞、通道工程五分册 防护工程六分册 大型挡土墙第五册 路面工程承包商第六册 大、中桥梁工程承包商第七册 立交工程承包商一分册 互通式立交二分册 分离式立交第八册 隧道工程承包商第九册 交通工程承包商一分册 标志标线二分册 护栏、隔离墙、隔离栅、防眩板三分册 通讯系统四分册 照明设施五分册 环保、绿化工程六分册 收费系
24、统七分册 服务系统及房屋建筑第十册 进度控制文件承包商、监理单位第十一册 投资控制文件业主第十二册 施工原始记录承包商、监理单位第五部分 工程监理文件监理单位竣工文件管理组第一册 综合管理文件一分册 监理情况二分册 与业主往来文件三分册 监理处下发文件与阶段性工作总结四分册 监理处会议纪要五分册 监理处书面指令及回复六分册 工程质量事故处理资料七分册 工程质量评定资料第二册 监理抽查的试验检测记录和报告第三册 监理抽查检验汇总表第四册 计量支付文件4 准备工作4.1 人员配备及素质要求4.1.1 业主和总监办应设置专职或兼职人员管理工程竣工资料的工作，组建竣工文件管理组，并授权其行使竣工资料编
25、制管理的前期工作权利。4.1.2 驻地监理处应设置专职或兼职人员，负责收集和报送监理处的竣工资料，并及时审核承包商的报送资料。4.1.3 承包人设置专职或兼职人员管理本单位工程竣工资料的收集和报送工作。4.1.4 上述专职或兼职人员不仅具备公路工程专业技术知识，而且熟悉工程管理及竣工资料编制的依据和要求。4.1.5 监理部应在第一次报送时间内向管理组报送完整详细的承包商和监理处的竣工文件编制负责人名单及联系方式。4.2 单位、分部、分项工程的划分工程开工之前应按公路工程质量检验评定标准（JTJ071-98）的要求进行单位、分部、分项工程的划分，为竣工资料的编制做好准备工作。由监理处与承包人协商
26、划分，划分体系应保持一致，报总监办审批。经总监批准的工程划分方案最终作为施工单位、监理单位、质监部门进行工程质量评分的依据。监理部应在第一次报送资料时向管理组报送完整全套的单位、分部、分项工程划分表。4.3 建立计量台账监理处和承包商分别组织专业工程师和工程技术人员在审查设计的基础上建立计量台帐，当计量台帐数量与工程量清单细目数量不符时，应通过纠错、变更、修改清单数量，使两者的工程量一致，修改后的工程量清单将作为基数来实施变更控制，合同部应在第一次报送资料时向管理组报送完整全套计量台账。4.4 拟定计划4.4.1 拟定试验计划根据工程量分解、计量台账和规范要求的公路工程试验、检验频率要求，分别
27、拟定承包商试验和自检计划、监理处试验和抽检计划、中心试验室试验和抽检计划。承包商将计划报送监理和中心试验室审核，合格后由中心试验室汇总并报送竣工文件管理组；监理单位将计划报送中心试验室审核，合格后由中心试验室汇总报送竣工文件管理组；中心试验室将抽检计划直接汇总报送竣工文件管理组。竣工文件管理组以此计划来控制各部门的试验和检验频率是否符合规范要求，便于对工程质量的动态管理分析，以满足竣工资料编制的完整性。4.4.2 拟定进度计划承包商应拟定项目总体计划、本年度计划、季度计划、月计划，并得到监理、总监办和业主的审批，同意后经合同部汇总统一报送竣工文件管理组；业主及总监办对整个项目的总体计划、本年度
28、计划，以及为各监理处和承包商下达的季度和月计划，也应由工程部汇总报送管理组，以便于竣工文件管理组对进度的动态管理分析。4.4.3 拟定投资计划承包商应拟定项目投资完成的总体计划、本年度计划、季度计划、月计划，并得到监理、总监办和业主的审批，同意后经工程部汇总统一报送竣工文件管理组；业主及总监办对整个项目完成投资的总体计划、年度计划，以及为各监理处和承包商下达的季度和月投资计划，也应由工程部汇总报送管理组，以便于竣工文件管理组对投资的动态管理进行分析。4.5 第一次报送资料内容：4.5.1 第一次应报送包括4.1（监理部）、4.2（监理部）、4.3（合同部）、4.4（其中4.4.1为中心试验室、
29、4.4.2和4.4.3工程部）的所有资料。4.5.2 承包商已计量支付工程的所有质量文件，包括试验和检测资料等。4.5.3 本次计量支付所涉及的质量文件以及下个月的进度计划、完成投资计划。4.5.4 业主和总监办应完成前期文件的临时归卷工作（工程部资料室），这些前期文件包括从立项、可行性研究、招投标、征地拆迁资料、上级批准文件及有关指标（含工可、预可）、承发包合同或协议等文件，并视情况送竣工文件管理组。4.5.5 业主和总监办应将本项目所有承包商、监理单位的完整名称，所辖工程内容、里程桩号、合同号等具体情况由监理部汇总报送竣工文件管理组。5 竣工资料收集编制的具体要求5.1 格式要求按照竣工资料编制的依据要求，编制归档的文件材料除应遵循总要求外，还必须符合并达到归档要求。为此按照案卷构成一般要求，所有邵怀高速公路工程竣工资料必须是原件（特殊文件除外），归档文件材料，必须书写工整，字迹、线条清晰耐久，表格统一规范（文字、表格A4，图纸A3），禁止使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等易褪色的书写工具书写。5.1.1 尺寸要求：竣工资料采用A3、A4两种尺寸，图纸允许
