1、行政管理规章制度流程及管理表单目 录第一章 总裁办规章制度 - 4 -11 前台礼仪规范 - 4 -12 行政会议管理制度 - 6 -121 会议管理制度 - 6 -13 文件收发管理规范 - 8 -131 收文管理规范 - 8 -132 发文操作规范 - 9 -14 员工出差管理规定 - 10 -141 员工出差管理制度 - 10 -142 出差报销管理制度 - 11 -15 印照使用与保管制度 - 13 -151 印章保管使用制度 - 13 -152 证照保管使用规定 - 16 -16 车辆管理制度 - 17 -161 车辆使用管理制度 - 17 -17 档案管理制度 - 26 -171
2、公司档案管理制度 - 26 -172 档案借阅管理制度 - 28 -173 资料借阅管理规定 - 29 -第2章 行政办公管理图表 - 31 -21 日常接待管理图表 - 31 -211 日常接待事项图 - 31 -212 来访客人登记表 - 32 -22 文件管理图表 - 32 -221 文件管理事项图 - 32 -222 复印文件登记表 - 33 -223 资料存放记录簿 - 33 -224 文件督办通知单 - 33 -23 差旅管理图表 - 34 -231 差旅事项管理图 - 34 -233 出差申请审批表 - 34 -234 员工出差登记表 - 35 -24 印照管理图表 - 35 -
3、241 印照风险管理图 - 35 -242 印章使用登记表 - 36 -243 印章使用申请表 - 36 -244 印章使用审批单 - 36 -25 车辆管理图表 - 37 -251 车辆管理事项图 - 37 -252 车辆使用申请表 - 38 -253 车辆派出登记表 - 38 -254 车辆行驶记录表 - 39 -255 车辆维修申请表 - 39 -256 车辆加油记录表 - 40 -257 车辆使用月报表 - 40 -258 车辆违章记录表 - 41 -26 档案管理图表 - 41 -261 档案管理事项图 - 41 -262 档案存放备查表 - 41 -263 档案内容登记簿 - 42
4、 -264 档案存放明细表 - 42 -265 档案调阅申请单 - 42 -266 档案调阅记录表 - 43 -267 档案调阅催还单 - 43 -27 财产物资管理图表 - 44 -271 固定资产管理图 - 44 -272 固定资产台账 - 44 -273 固定资产申购表 - 45 -274 固定资产盘点表 - 45 -275 固定资产报修单 - 46 -276 低值易耗品台账 - 47 -277 低值易耗品需求表 - 48 -277 低值易耗品申购单 - 48 -278 低值易耗品盘点表 - 48 -279 低值易耗品损耗表 - 49 -28 办公用品管理图表 - 49 -281 办公用
5、品管理图 - 49 -282 办公用品需求表 - 50 -283 办公用品申领单 - 50 -284 办公用品发放表 - 51 -285 办公用品盘点表 - 51 -29 后勤管理图表 - 52 -291 后勤管理事项图 - 52 -292 员工住宿申请表 - 52 -293 住宿员工登记表 - 53 -294 餐厅卫生检查表 - 54 -210 环境卫生管理图表 - 54 -2101 环境卫生管理事项图 - 54 -2102 卫生检查评分表 - 54 -211 消防安全管理图表 - 55 -2111 赔偿调查报告表 - 55 -212 行政人事管理图表 - 55 -2121 行政人事管理事项
6、图 - 55 -2122 人员招聘申请表 - 57 -2123 应聘人员登记表 - 58 -2124 招聘录用通知书 - 59 -2125 员工培训申请表 - 60 -2126 员工考勤汇总表 - 60 -2127 违纪处分通知单 - 61 - 2128 员工休假申请表 - 61 -执行部门档案编号文件编号编制人审批人修改资料编制时间审批时间修改时间第一章 总裁办规章制度11 前台礼仪规范第1章 总则第1条 目的为规范前台接待的职业形象，充分发挥前台接待的窗口展示作用，维护良好的公司形象，特制定本规范。第2条 适用范围本规范适用于前台接待礼仪管理。第2章 仪容规范第3条 要求员工头发梳理整齐，
7、面部保持清洁；男员工不留长发，女员工不化浓妆；保持口气清新，以适合近距离交谈；手部干净，指甲修剪整齐，男员工不留长指甲，女员工不涂抹鲜艳的指甲油；宜使用清新、淡雅的香水。第4条 员工服饰礼仪要求参照公司员工着装管理规定。第3章 电话接听礼仪规范第5条 电话接听1.接电话中，要勤说“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。2.在电话铃响后的第二、第三声的时候接起电话。接起电话首先要说“您好，(公司名称，如果公司名称较长，应用简称)”，如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让您久等了”。对知道分机号码或者转至具体人员的电话，可以礼貌地说“请稍等”，并马上转接过去。第6条 代接电话1.代接电话时，对
8、方如有留言，应用纸笔记录。2.电话接听完毕之前，不要忘记复诵一遍来电的要点，防止因记录错误或者偏差而带来的误会。第7条 做好电话记录前台工作人员在接电话时，要随时记录电话内容，这些记录应简洁完整，最好具备以下六点内容：何时、何人、何地、何事、为什么、如何进行。第8条 礼貌挂断电话通话完毕后，可以询问对方：“还有什么事吗？”既表示尊重对方，也是提醒对方。谈话结束时，要表示感谢，并让对方先挂断电话。第4章 来访接待礼仪规范第9条 接待预约来访人员时应礼貌大方、热情周到。第10条 客人到来进行来访登记后，要立即通知被访者，如需前台接待人员引导，则应使用正确的引导方法和引导姿势。第11条 为来访人员安
9、排接待地点时，应遵循以下原则。1.对于普通来宾，主动指引要访部门接待。2.对于面试人员，在会议室允许的条件下，尽量安排在会议室内接待。第12条 预约人员到达后，若公司已预约人员由于种种原因不能马上接见时，一定要说明理由与等待时间。第13条 如果预约来访人员要找的负责人不在，要明确告知预约人员的去向及回公司的时间。请来访人员留下电话、地址第14条 未进行预约人员来访时，应首先明确对方姓名，婉转询问对方来意。前台人员经过初步判断后，并不能直接回答“在”或“不在”，而应使用“让我看看他是否在”等言辞，及时与相关人员进行沟通，最后决定是否安排被访者进行接待。12 行政会议管理制度121 会议管理制度第
10、1章 总则第1条 目的为规范公司会议管理，提高会议质量和效率，实现会议管理的规范化、制度化，特制定本制度。第2条 适用范围公司召开的各种会议均应参照本制度进行管理。第2章 会议组织第3条 公司级会议，是指公司员工大会、全公司技术人员大会及各种代表大会，应由总经理批准，各相关部门组织召开，公司领导参加。第4条 专业会议，是指公司的技术、业务综合会议，由分管公司领导批准，主管业务部门负责组织召开。第5条 上级或外单位在公司召开的会议(如现场会、报告会、办公会等)或公司之间的业务会(如联营洽谈会、用户座谈会等)一律由公司组织安排，相关部门协助做好会务工作。第3章 会议安排第6条 为避免会议过多或重复
11、，公司一律将正常性的会议纳入例会制，原则上要按照例行规定的时间、地点和内容组织召开。第7条 凡涉及多部门负责人参加的会议，均需于会议召开前日经部门或分管公司领导批准后，报总裁办汇总，并由公司总裁办统一安排方可召开。第8条 总裁办每周六应召开全公司例会。第9条 对于已列入会议计划的会议，如需改期或遇特殊情况需安排其他会议时，召集部门应提前天报请公司总裁办，并经公司相关领导同意。第10条 对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，公司有权安排合并召开。 第12条 对于准备不充分、重复性或无多大作用的会议，总裁办有权拒绝安排。第13条 各部门会期必须服从公司统一安排，各部门会议不应安排在与公司
12、例会同期召开(与会人员不发生时间冲突的除外)，应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。第4章 会场纪律第14条 开会前10分钟与会人员必须到达会场，同时将手机调到振动状态或关闭。第15条 会场内严禁吸烟，未经批准，不得在会议期间进行私自讨论。第16条 与会人员因为特殊原因不能按时出席会议的，须在会前向会议组织部门请假，并以书面形式说明不能按时出席会议的原因(特殊情况可以采取口头形式请假)，得到组织部门批准后才能请假。第17条 会议中途与会人员如有急事需离开，要向会议主持人提出申请，得到批准后方可离开。第5章 会议室管理第18条 会议室由总裁办指定专人负责管理，各部门如因会议需要使用会议室，须事
13、先向总裁办提出申请，由总裁办统筹安排。第20条 会议室的卫生由总裁办安排人员维护，在每次会议召开前后均要进行打扫，并做好日常保洁工作。第21条 会议室电子设备的管理、使用和维护由总裁办陈飞负责，其他人不得随意操作，否则如造成设备损坏应按价赔偿。13 文件收发管理规范131 收文管理规范第1条 为进一步规范收文管理工作，提高公文处理的效率，特制定本规范。第2条收文范围1.外部单位与公司之间关于管理、检查、监督、业务衔接等事务的所有往来公函。2.公司内部公文。第3条收文承办、催办1.承办人员应按要求办理。急件应马上处理，小时内予以答复；一般要办理的文件，天应办理完毕，最迟不能超过天；承办人员在规定
14、期限内办不完的，应说明理由，并告知行政部。2.已办结的收文，由承办单位在“收文阅办单”上注明处理结果，并在签署姓名、日期后及时交回档案室。3.收文的催办由行政部负责，对送交有关职能部门办理的重要文件、会议下达任务，要定期进行跟踪检查。4.收文的处理、传阅，最多不能超过一周，阅文者应在当日返还资料室。第4条收文整理归档档案管理人员对来文每月进行一次正常性清理，每季度进行一次系统性清理，并按档案管理的规范化要求保存、立卷、归档。第5条收文保密工作1.各部门文管人员应严格遵守保密制度，严防文件散失、泄密和失密。2.对发生文件丢失、被盗、泄密、失密事件者，要严肃处理，并追究责任人的责任。132 发文操作规范第1条为规范公司发文管理，提高发文效率，确保发文质量、文书安全、传递及时，特制定本规范。第2条总裁办统一负责公司文件的审核、发布工作。第3条文稿起草1.文稿要求言简意赅、观点鲜明、主题突出、结构严谨，符合发文格式和行文规定。2.文稿起草完毕后，需仔细审核，并打印，填写“发文签批单”，经相关部门负责人签字后送总裁办审阅后发布。第4条签发文稿核校无误后，送分管副总和总经理签发。对于一般性业务文件，可由发文部门分管副总签发；涉及公司重要事项的发文由董事长/总经理
