【城管制度】机关会议室使用管理制度(通用).docx
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【城管制度】机关会议室使用管理制度(通用).docx
1、【城管制度】机关会议室使用管理制度(通用)机关会议室使用管理制度为切实加强局机关小会议室、中会议室、大会议室的管理, 确保各类会议顺利召开及规范有序使用,提高会议室的利用率, 制订本制度。一、会议室使用范围局机关会议室使用范围是机关各科室、局直属事业单位。二、会议室管理主体机关会议室由局办公室负责,根据会议室具体情况统一安排、统一管理、统一协调。三、会议室使用原则(一)专人管理原则。办公室实行会议室专人管理、专人负责运行机制,办公室内勤为会议室管理人员。(二)保障重点的原则。会议室重点保障机关各类会议,特别是局党组会、局党组扩大会、局长办公会、局长办公会扩大会、全区性和全局性重要会议及局领导主
2、持召开的专题会议。(三)先急后缓和预定优先的原则。会议室使用发生冲突时, 原则上是“先领导后科室(部门)、科室(部门)提前预定者优先使用”。(四)规范服务的原则。局党组会、局党组扩大会、局长办 公会、局长办公会扩大会、全区性和全局性等重要会议,会议室服务由局办公室具体承办;各分管局领导主持召开的部门(科室) 会议、专题会议,在办公室会议室管理人员的指导下,由承办部门(科室)负责做好会议室设备设施调试、会务准备、会议服务等相关工作。四、会议室的使用程序(一)使用申请。使用局机关会议室须提前1 天或半天到局办公室会议室管理人员办理机关会议室使用申请表;紧急会议根据会议室使用情况,由办公室临时调配安
3、排。(二)备案登记。填写机关会议室使用申请表须完整填 写申请部门(科室)、申请人、使用时间(起止时间)、参会人数、 拟使用会议室名称、会议名称、会议主持,并由局办公室主任签字生效。(三)使用交办。根据会议室使用安排,当各承办部门(科 室)须做好会标、瓶装饮用水、演示设备等前期会务准备时,由具体工作人员(即申请人)到办公室会议室管理人员处领取会议 室钥匙,其他人员一律不得领取。五、会议室的使用要求(一)保持清洁卫生。会议室内的卫生每周至少要清洁一次, 遇有会议时,要一次一清洁。会议期间严禁吸烟、随地吐痰,不得乱扔纸屑、杂物,须保持会议室清洁卫生。(二)爱护公共财物。会议室使用部门(科室)要爱护会
4、议 室内公物,未经允许不得随意使用、移动、拆卸室内设备设施; 不准乱钉、乱挂其它标识标牌,不得随意悬挂、张贴会标;若因会议需要张贴会标的,由使用部门(科室)负责清除;若造成会议室设施设备损坏、丢失的,由使用部门(科室)照价赔偿。会后由使用部门(科室)负责人检查安全,关好窗、锁好门,将钥匙交还局办公室。(三)防火安全责任。凡使用会议室的使用部门(科室)负责人即为会议使用期间的防火负责人。(四)延误会议追责。未办理会议室备案登记和未经办公室 主任同意,擅自使用会议室,造成延误会议等后果的,将追究有关人员责任。(五)其它特殊情况。会议室原则上不安排其他用途,不对外租借,特殊情况需经局分管领导、主要领导批准同意后使用会议室。