1、高校后勤维修信息管理系统摘 要随着计算机在大中小企业的普及应用，信息化的优势已是显而易见的了。高校是一种数据信息保管量比较大的单位所以实现高校信息化是必然的趋势。高校学生和教职工的数量在不断的增加，随着生活条件的改善，学生和教职工对学校的宿舍、教室环境等教学、生活场所的要求越来越高。高校的后勤维修更是成为了大家关注的要点，如果维修不能及时进行，给学生以及教职工的生活带来不便，很容易引起学生及教职工的不满，从而降低大家的学习工作效率。后勤维修的时效性、维修付款的便捷性、维修情况的及时反馈、对维修材料库存情况的掌握程度以及维修物品的采购等问题都是后勤维修部门负责人员需要认真考虑的实际问题。利用后勤
2、维修系统，实现在线报修、维修单管理、自费维修费用的缴纳以及维修物品的采购，这既提高了维修速度以及维修的质量，还能使得高校的人力、物力、财力得到极大的节省。经过实地调研，北京印刷学院已经使用了校园一卡通系统，并且校园的信息化程度也比较高，因此，后勤维修系统的分析与设计利用网络，整合现有资源，能给学校后勤维修管理能力带来实质性的提升。通过对该系统的可行性分析、学校后勤维修部门组织结构与职能分析、维修的业务流程分析、数据流程分析以及系统功能结构设计，该系统主要实现了维修管理、仓库管理、采购管理、收付款管理以及反馈管理等功能。关键词：后勤维修 信息管理 库存管理 采购管理 反馈管理ABSTRACTWi
3、th the widespread application of computer and Internet technology in the large, medium and small scaled enterprises, the advantages of the utilization of information technology are becoming apparent. The education information will be the information time development inevitable trend since the manage
4、ment of data in the university is so heavy. The number of students in the university is increasing and with the improvement of the life quality and living quality, students and the teaching and administrative staff of the university pay more attention to the quality of student dormitory, department,
5、 classrooms and so on .Undoubtedly the quality of logistic service in higher institution has been paid particular attention to. It may bring inconvenience to students and teachers if the broken things can not be repaired as soon as possible. The inconvenience may also cause broadcast discontent and
6、this would lower the efficiency of study and work.The logistics maintenance manager should take a lot of practical problems into careful consideration such as the timeliness and convenience of logistic maintenance and the procurement, transportation and storage of the material. Take advantage of the
7、 logistic maintenance information system can make it possible to ask for maintenance, manage the repair order, pay for the repair order and purchase the material on line. Universities can make full use of manpower, material resources and financial resources and to achieve well benefits if they apply
8、 the information system. After a cases study of the Beijing institute of graphic communication, I find that this college has made use of the campus card system and has a relatively high degree of electronic information, which make it easier to organize the existing resources and improve the administ
9、rative ability of the logistic with the help of the logistic maintenance information system.This paper develops an information system including the repair order management, the purchase management, the warehouse saves management, the feedback management as well as receives-payment management by anal
10、yzing the organizational structure, application architecture, work flow and data flow of logistic maintenance based on the current situation and giving the chart of work flow, data flow and architecture chart of the system.Key words: logistic maintenance information management inventory management p
11、rocurement management feedback management1 引言 高校的信息化过程与信息系统技术的发展密切相关。随着信息系统与技术的快速发展，我国高校实现了不同程度的信息化。为了更好的方便学生和教职工的教学工作生活，高校应该从信息化的发展入手，以网络技术为着眼点，加快学校的信息化。目前学校的教学工作信息化成果显著，但是后勤维修方面信息化程度依然很低。信息管理系统是能够提供过去、现在和将来预期信息的一种有条理的方法，这些信息涉及到内部业务和外部情报。它按适当的时间间隔供给格式相同的信息，支持一个组织的计划、控制和操作功能，以便辅助决策过程。后勤维修系统的使用，改变了传统
12、的维修单的管理方式以及后勤维修物品采购的形式，这是高校后勤维修的必然发展趋势。在线报修极大的缩短了报修过程，传统的后勤维修大多运用纸质报告这种方法，一个维修项目从报修到验收一般要较长时间才能完成, 这导致报修的时间周期长, 容易引起学生以及教职工的不满。维修系统收付款管理模块通过电子目录，以及与一卡通系统的连接，快速实现了维修费用的扣除，极大的提高了缴费速度。库存管理模块通过对各厂商的报价分析，能够迅速找到合适的供应商，根据供应商的历史数据，可以选择最佳的货物来源，通过对数据库的数据分析，采购员、库存管理员可以及时了解市场行情和库存情况，科学制定采购计划和采购决策。使用后勤维修系统, 维修受理
13、时限就会极大缩短, 各项统计能及时进行, 使“快捷服务”真正落到实处。使用这个系统还可以提高维修记录查询的速度，以及维修人员的工作效率，为维修工作带来了巨大的方便 。同时使用后勤维修系统还能够及时的对报修单进行归类，快速的计算出所需要的维修工具和物品，更好的对库存物品进行控制，使得高校后勤维修效率大大提高。2 系统综述2.1系统开发背景高校后勤信息化是指在高校后勤管理、服务的各个层次和各个方面，采用先进的计算机、通信、互联网等信息化技术和产品，并充分整合、广泛利用学校内外信息资源，提高管理与服务水平的过程。通过后勤信息化管理平台，实现各个中心职能部门的资金使用情况、收益情况、资产情况、人员情况
14、、绩效考核、监督情况以及其他资源进行共享和查询等功能，达到降低整体运行成本，有效规避运营风险，使资源达到重组，创造效益最大化，使后勤管理真正成为统一体1。实现后勤的全面信息化需要经过一定的时间、财力和物力，我国大部分高校后勤已经实现了一定程度信息化，但由于受到各种条件的限制，各高校的信息化程度不同。随着后勤信息化的发展，很多高校对后勤部门实行了初步的改革，后勤部门与学校进行了一定程度的分离，建立了后勤集团，实行甲乙方管理制度。目前北京高校的后勤信息化有了快速发展，63%的学校建立了专门的后勤网站，40%的学校部分地使用了后勤管理软件，8%左右的学校全面使用了后勤信息化管理软件，这些都为全面开展
15、后勤信息化奠定了基础2。实现后勤全面信息化需要因校制宜，各高校应该根据自己学校的具体情况，现有的条件，逐步的实现后勤信息化。当今我校后勤的信息化程度还不是很高，但是在后勤的一些部门已经使用了后勤管理软件并且建立了后勤网站，这些都使得后勤工作效率得到了极大的提高。为了实现后勤全面信息化这个目标，学校应当从后勤部门经常性工作的信息化着手，逐步实现全面信息化。对于高校来说，学校的建筑物很多，建筑物的管道等需要定期的维修，而且教职工宿舍以及学生宿舍的门窗、暖气管道、水电等会有需要维修，这使得后勤维修工作成为经常性的工作。随着高校的招生人数的增加，以及高校教学生活自身的特点，高校后勤维修工作的及时性、方
16、便性都需要有很大的提高，因而高校后勤维修工作的信息化越来越值得重视。2.2高校后勤维修发展现状目前我校的后勤维修工作依然是采取传统的人工管理、纸质报告的工作方式，这在一定程度上影响了后勤维修的速度，存在着较多的缺点，给学校的教学生活带来了一定的不便。总结后勤维修运用纸质报告这种方法主要有以下缺点： 1）周期长而且报修记录容易被遗漏, 难以统计。一般后勤维修工作, 需要报修人员填写报修单,并将报修单交给楼长或者值班人员拿到维修部, 由维修部派维修人员进行维修工作, 并让报修人员签字认可。一个维修项目从报修到验收一般要较长时间才能完成, 这导致报修的时间周期长, 容易引起学生以及教职工的不满，影响
17、学校教学生活的正常进行。2）偶尔会丢失维修、库存等单据, 报修人员反馈途径不畅通。由于每次的报修需要在记录本上进行登记, 如果想要对某个维修员的工作情况和维修量进行统计的话，这就显的十分麻烦, 有时还需要一项一项的手工去加, 这样不仅计算速度慢,而且还会出现错误统计, 如果把工作量算少了，还会容易挫伤维修人员的工作积极性, 也不利于工作的开展和员工之间的团结及与学生之间的信息沟通。有的高校在校教职工以及学生人数很多，需要记录的维修信息量比较大，因而登记工作变得比较重，如过要查找某条具体的记录时，虽然数据量庞大，但是只能依靠人工去翻阅以前厚厚的记录，如果之前的记录分类不是清楚，或者有的记录丢失了
18、，那就要浪费很多时间，因为查询的难度会很大。3）维修物品库存量不清楚。由于用于维修的工具和物品种类较多，而且学校用来存储维修物品的地方不是很大，这就要求库存管理员对维修物品的存放地点以及库存量有很准确的记录，如果记录采用纸质报告的形式，很容易引起记录不清，记录丢失，库存数据更新不及时，浪费资源等问题，并且维修物品的出库和入库登记将会变得很繁杂。建立并使用后勤维修系统则能够有效的解决以上问题，进一步促进高校后勤全面信息化的实现，为学校节省大量的人力、财力和物力，因而后勤维修系统具有很大的发展优势。2.3系统开发的意义使用后勤维修系统, 使得维修的受理时限极大缩短, 各项统计能及时进行, 使“快捷
19、服务”真正落到实处。后勤维修系统的使用能够提高维修信息的传递速度，避免因为一些易耗品如灯管等的损坏而给学生的生活带来不便。维修时间的预定可以使得后勤维修体现出人性化服务，用校园一卡通进行对自费单付费可以节省报修人员缴费的时间，给学生以及教职工的生活带来很大的方便。同时使用维修管理系统还能够及时的对报修单进行归类，快速的计算出所需要的维修工具和物品，更好的对库存物品进行控制。对供应商进行筛选，签订长期合作合同可以降低采购成本，为高校节省一定的人力、财力和物力。3 系统规划3.1系统可行性分析可行性分析的任务是明确开发应用项目的必要性和可行性。必要性来自实现开发任务的迫切性，可行性则取决于实现应用
20、系统的资源和条件。3为了更好的实现后勤维修系统的设计，下面从三个方面对系统的可行性进行分析：3.1.1管理可行性在以往的维修工作中，学校的维修登记大多采取人工登记的方式，浪费了大量的资源，使用维修系统可以有效地提高资源利用率以及维修效率。使用维修系统之前，学校应当对系统使用人员进行一定的培训，由于系统操作简单，所以培训不会很复杂，不会引起使用人员的反感。当然，如果后勤对维修系统有进一步的要求，学校也可以聘请有专业背景的系统管理人员负责系统的运行和维护，学校机房的维护管理工作量比后勤的要多得多，所以对于这个简单系统的运行维护应该不会对学校造成困扰。因此，该系统在管理上是可行的。3.1.2技术可行
21、性从计算机硬件和软件的可行性上进行分析，本系统运用的开发工具是当今比较适用与普遍的ASP.NET与 Microsoft SQLSever2005作为开发工具。使用SQL Server 2005，通过使用相似的语言，例如微软的Visual C# .NET和微软的Visual Basic，将能够创立数据库对象，它相对于其他数据库而言功能完备，并且使用难度适中，易于掌握运用，能够满足后勤维修部门的需要。从网络配置方面来讲，该系统可以接入校园网，网速能够得到很大的保证，维修信息及各类数据能够快速的在各部门之间传递。3.1.3经济可行性后勤维修系统相对于一些大的信息系统来说系统开发成本以及投入使用的经济
22、投资并不是很高，从学校的财政实力来看，这些费用是可以接受的。从学校现有的硬件设备以及网络设备来说，已经足够满足系统的运行需要，所以系统投入使用所需要的外围设备费用不是很高。因为系统使用起来很简单，并不需要很专业的技术培训，所以人员培训费用也不会很高。总的来说系统的经济投入不是很多，但是系统带来的经济效益去很大。一方面，由于实现了维修过程的信息化，从长期经济效益来看后勤部门节省了一定的不必要开支，由于库存管理的到了优化，流动资金的周转速度得到了有效地提高。另一方面，系统的投入使用极大的缩短了维修时间，有效的提高了教职工和学生的教学生活质量。因而，系统在经济上是可行的。3.2系统开发原则根据学校后
23、勤的实际情况以及维修过程中所涉及到各成员的需要，在设计系统时应该注意以下几个原则：1）实用性一个系统的开发需要从实际上满足用户的需求，系统开发的成功与否取决于是否符合用户的需要，满足用户的要求是开发工作的出发点和归宿，用户是否满意是衡量系统开发质量的首要标准，因此后勤维修系统需要尽最大可能的包含后勤维修过程所涉及到的所有日常工作，最大限度的满足学校师生的教学生活需要，使得学校的后勤维修过程得到优化但又不脱离实际需要。2）系统性系统是作为一个整体存在的，在系统设计中需要从整个系统的角度进行考虑，系统的代码要统一，设计规范要标准，传递语言要尽可能一致，对系统的数据采集要做到数出一处、全局共享，使一
24、次输入得到多次利用。3维修系统作为一个整体，需要根据维修过程的实际情况，分析出维修系统信息的物理模型，对物理模型进行综合抽象，得出整体逻辑模型，最后要对逻辑模型进行改进和完善，补充管理需要的、人工系统难以实现的新功能，形成系统的逻辑模型。3）相关性后勤维修系统是由各个子系统组成的，作为一个信息系统，维修系统是一个不可分割的整体，各个子系统并不是简单的拼凑加总，整个系统所实现的功能将要比各个子系统功能简单相加的大。从相关性来考虑，在进行系统设计时要充分考虑各个子系统之间的相关性，使得后勤维修能够顺利的进行，并且要比传统的人工登记方式简便，更好的实现各个子系统的衔接，最大程度的方便维修工作的进行。
25、4）灵活性随着计算机技术的快速发展以及用具需求的不断变化，后勤维修系统必须具有一定的灵活性，即：较好的开放性和结构的可变性。在系统设计时要尽量采用模块化结构，提高各模块的独立性，便于模块的修改以及新内容的添加，从而能够更好的适应时代的发展，技术的更新和用户需求的增加，为以后系统的扩展做好必要的准备，降低系统扩展成本，提高系统的长期适用性。5）可靠性一个好的信息系统必须具有较强的可靠性，如：安全保密性、检错及纠错能力、抗病毒能力等。后勤维修系统涉及到维修单以及采购单的收付款管理，因而安全保密性是值得注意的，对于用户填写的维修单，系统要有较强的检错和纠错能力，这样可以避免一些因为维修单、库存单填写
26、错误而导致维修误工的情况。作为一个应用于大学校园的信息系统，后勤维修系统应该主要自身的抗病毒能力，降低因感染病毒而导致软硬件损坏的可能性，更好保证各项维修工作顺利进行。 6）经济性 进行系统开发时应该充分考虑系统开发实施的费用，在满足系统需求的情况下，尽量的减少整个系统开发实施的费用。在实现实用性的同时根据实际需要降低系统需要的软硬件成本，不能因为盲目地追求技术上的先进而忽视了系统的经济性。4 系统分析4.1用户需求分析 所谓用户需求，是指目标系统必须满足的所有性能和限制，通常包括功能要求、性能要求、可靠性要求、安全保密要求以及开发费用、开发周期、可使用的资源等方面的限制。 通过对学校后勤维修
27、过程的需求分析，得到维修系统用户要求的主要功能有以下几个方面： 1）维修管理 报修人员通过输入用户名和密码登陆报修系统，登陆后可以选择填写报修单，填写报修单时报修人员可以根据自己的方便对维修时间进行选择。如果报修单提交后提示维修项目需要缴费，那么报修人员可以根据提示输入校园一卡通密码进行付费。 维修单管理员可以查询报修人员提交的维修单基本信息，并将新接收的维修单按维修内容进行分类，管理员可以查询维修人员的基本信息以及各个维修人员的维修历史明细，并将分类后的维修单分配给各个维修人员。 维修人员可以登录系统查询分配到的维修单，并按维修单要求的时间进行实地维修。维修人员也可以查询自己的维修历史明细，
28、以便确定自己一定时间内的维修工作量。 2）收付款管理 收付款管理员可以查询自费维修单付费通知，并根据维修物品价目表对自费维修单进行费用扣除，收付款管理员接收采购员的采购单，并对采购进行付款或支付定金。 3）库存管理 库存管理员有权根据实际需求使用库存历史查询、库存警报上下线设置、报损报溢、库存盘点、库存查询、维修物品出库单、入库单的管理等功能。当维修人员领取维修物品时，可以通过维修系统登记维修物品出库单。当维修物品入库时采购员可以登陆系统填写维修物品入库单。4）采购管理采购员需购进新的维修物品时，可以查询以往合作过的供应商基本信息，以及采购历史明细，通过与供应商的联系取得供应商物品报价，由采购
29、部负责人最终决定合适的供货商。采购部负责人有权限进行合同历史明细查询以及供应商基本信息、采购员基本信息的查询。5）维修反馈管理报修人员根据维修人员的维修情况，在维修完成后登录系统对维修过程进行反馈，维修单管理员将反馈信心归档，维修人员可以查询报修人员的匿名反馈以便促进自己工作质量的提高。4.2组织结构图与职能分析4.2.1后勤组织结构图图3-1 后勤内部组织结构图4.2.2主要部门管理职能分析后勤基建处是学校的职能部门，实行的是“校园基建、管理监督、后勤服务”三位一体的管理模式。后勤基建处现有在编职工60人，编外聘用制职工13人，外包单位人员330人，处核心组由4人组成。后勤基建处承担着：学校
30、基础设施建设、大中修和校园环境治理工程管理、房屋管理修缮、职工住房公积金管理等工作。同时还担负着：水电暖供应保障、师生员工医疗保健、校园绿化美化、维修项目实施、交通服务、餐饮服务等后勤工作的规划、管理、协调、监督和服务保障任务。基建办公室：负责学院土建的计划内、计划外大、中修、零维修工程；负责制订施工立项申请及工程预算书，经学院批准后，组织实施；负责办理施工所涉及的各种申请、报批手续、工程设计、施工交底、委托监理、预决算审核、施工方案的审定、组织验收、核拨工程款等工作；参与工程的变更洽谈及主要材料、设备的选购，并对施工的质量、进度和流程进行有效的监督和检查。采购部：负责对维修物品的采购，保持与
31、商家的密切联系，确保维修物品采购的顺利进行，在保证物品质量的前提下，最大限度的降低维修成本。收付款管理处：负责自费维修单的收费以及对采购单进行付款，与校园一卡通系统进行连接，使得自费维修单的缴费时间大大缩短。仓储部：负责维修物品的仓储，及时更新维修物品的详细信息，登记维修物品的出库和入库信息。维修部：负责对损坏的物品按要求进行维修。定期检查校园公共设施的安全性，并对需要定期维修的物品进行及时维修。4.3系统主要业务流程图及分析图3-2 业务流程图基本图例 通过对一些高校的后勤维修过程进行调查，基本上熟悉了高校后勤维修的业务流程，同时也在一定程度上了解到了传统人工后勤维修管理中存在的缺陷，发现后
32、勤维修很需要进行信息化，使用后勤维修系统能够克服传统人工后勤维修管理的大部分缺点，提高高校后勤资源的利用率，方便教职工、学生的日常教学生活。经过对业务流程的分析，绘制了后勤维修业务流程图，业务流程图基本图例见图3-2 。4.3.1总维修业务流程图与分析对后勤维修的业务流程进行调查后，对后勤维修业务流程进行了总的分析。从实际后勤维修业务流程的角度，将系统调查中有关维修业务流程的资料串起来做了进一步的分析。业务流程分析是在业务功能的基础上将其细化，利用系统调查的资料将维修业务处理过程中每一个步骤用一个完整的图形将其串起来，从总体上看后勤维修的业务流程如图3-3所示，总业务流程图的各个业务节点描述见表3-1。图3-3 总业务流程图表3-1 后勤维修业务流程图节点描述流程节点节点业务描述E1登 陆 报 修：报修人员登陆系统并提交维修单A2分类维修单 ：维修单管理员审核维修单并将自费单提交给首付款管理员B2自费单收款 ：收付款管理员计算价款并通过一卡通系统收款E2自费单付款 ：报修人员根据付款通知用一卡通支付自费单A3分配维修单 ：维修单管理员按维修内容将维修单
