1、LOREM IPSUM DOLOR养护大中修工程竣工文件立卷归档目录/contents术语术语 1 1 组卷要求组卷要求2 2卷内文件材料排列卷内文件材料排列3 3案卷编目案卷编目4 4卷内目录编制卷内目录编制5 5卷内备考表编制卷内备考表编制6 6 卷内文件排列顺序卷内文件排列顺序7 7 卷内文件材料排列卷内文件材料排列8 8案卷编目案卷编目9 9卷内目录编制卷内目录编制10 10卷内目录编制卷内目录编制11 11 一一 术语案卷案卷由互相联系的若干文件材料组成的一种档案保存单位。卷内目录卷内目录案卷内登记文件材料及其排列次序的目录。卷内备考表卷内备考表档号档号说明案卷内文件材料状况的表格。
2、由档案分类号和案卷顺序号组成。TERMINOLOGY档号档号 二二组卷要求 1组卷应遵循公路工程文件材料的自然形成规律和成套性、连续性、系统性的原则，科学分类，便于查找利用。2案卷内文件材料所反映的工程项目情况和有关管理活动内容，必须做到真实、准确、齐全、完整、规范。3案卷内文件材料必须书写工整，字迹、线条清晰耐久，用纸统一规范（A4，A3）,制作和书写材料必须利于长期保存。书写材料必须用碳素墨水或蓝黑墨水书写，禁止使用纯蓝墨水、圆珠笔和铅笔。凡属易褪色书写禁止使用纯蓝墨水、圆珠笔和铅笔。凡属易褪色书写材料（如复写纸、热敏纸传真件等）应复印保存。材料（如复写纸、热敏纸传真件等）应复印保存。4案
3、卷内不应有重份文件，件内不应有重页文件，但卷与卷之间相互有关联的文件，在归档过程中允许有一定数量的重复。三三卷内文件材料排列01按工程路线统一的里程桩号，由小到大依次排列（施工阶段形成的案卷依路线进行方向，按照路基、路面、桥梁、隧道、涵洞、交叉工程、沿线设施及监理工作的顺序分别进行排列）。各单位工程按分部、分项工程自下而上的顺序排列。02卷内文件材料一般文字材料在前，图表在后。03卷内文件材料按照形成时间顺序，以卷为单位排列。四四案卷编目案卷编目（一）案卷页号的编写0101案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号，应用铅笔编写，大小为3号字体。03卷内目录、备考表不编写页号。0202页号编写
4、位置：单面书写的文件材料，在右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在右下角，反面在左下角编写页号（此处所说的文件左、右下角均为装订成册后的左、右下角）。页号与边保持合适距离（1cm）。04案卷的页号，要求以卷为单位编写小流水号。案卷封面采用外封面的形式，包括“档号、档案馆号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级”等内容（式样见附件2）。将封面内容统一打印在与档案盒颜色一致的牛皮纸上，用白乳胶或糨糊（不得用胶水、固体胶）粘贴在案卷外封面对应位置。（二）案卷封面的编制与粘贴1由档案分类号和案卷顺序号组成。用3号加粗宋体字。公路工程竣工文件材料分为四级类目。一级类目为工程项目代号，二级类目
5、按工程项目竣工文件材料形成时间的先后,根据公路工程竣工文件材料归档范围划分（依据附件1，如监理单位施工阶段文件为“4”，施工单位施工阶段文件为“5”），三级类目为监理处或合同段，四级类目为案卷顺序号。具体档号形式如：X XDXXXX X “X X”：一级类目（工程项目代号）“”：（类级）“DX”：养护工程类别，（GJ-改建项目，DX-大修项目；ZX-中修项目）“X”：二级类目（归档单位，依据附件1）“X”：三级类目（合同段或总监办）“X X”：四级类目是案卷顺序号，顺序号从“1”开始编写。档号三级类目是二级类目后加驻地办合同号、施工单位合同段号，如S308夏土线莱州段大修工程总监办档号为S30
6、8DX4-XX,；施工单位分两个合同段，一合同档号为S308DX51-XX。如果只有一个合同段，则档号为S306DX5-XX。卷（盒）封面上的档号，对于项目办一、二类文件放同一盒时，填写方式为“S306DX1-1；S306DX2-12”；对于监理资料，一盒放多卷情况时，填写方式为“S306DX51-13”。2档案馆号：暂不填写。工程项目名称用1号加粗宋体字。34案卷题名：案卷题名应简明扼要、准确地揭示卷内文件材料的内容。应包括公路工程项目的名称、项目的名称、起迄桩号、单位工程（含分部、分项）名称及文起迄桩号、单位工程（含分部、分项）名称及文件名称件名称。如属桥梁等工程项目，还应同时标明结构、部
7、位的名称。用3号加粗宋体字。（1 1）公路工程档案资料案卷题名应包括公路工程项目的名称、起讫桩号、单）公路工程档案资料案卷题名应包括公路工程项目的名称、起讫桩号、单位工程（含分部、分项）名称及文件名称；位工程（含分部、分项）名称及文件名称；各单位管理文件案卷题名的表示形式：各单位管理文件案卷题名的表示形式：问题问题名称（文件）名称（文件）示例：公章启用、组织机构、规章制度、岗位职责、人员变更等文件（当所有示例：公章启用、组织机构、规章制度、岗位职责、人员变更等文件（当所有的文件能简明扼要的概括完全时，不需要加的文件能简明扼要的概括完全时，不需要加“等文件等文件”）。）。项目技术文件材料案卷题名
8、的表示形式：项目技术文件材料案卷题名的表示形式：桩号桩号工程工程结构结构部位部位名称名称示例：示例：K11+150-K12+000 K11+150-K12+000路基土石方填筑检测表路基土石方填筑检测表（2）禁止出现同类案卷题名，如工程变更文件（一），工程变更文件（二）；可按每卷年度、变更名称进行题名。5立卷单位：是指案卷形成单位（填写单位全称即签订合同名称。如：山东东泰工程咨询有限公司）。用3号加粗宋67起止日期：是指卷内目录中的起止日期。（用阿拉伯数字填写，年、月、日不能省略，如2008年8月30日2009年6月28日）用3号加粗宋体字。保管期限：填写其规定的保管期限（参见附件1）。用3号
9、加粗宋体字。如果一盒内有多卷，且保管期限不一样的，根据卷号顺序依次填写。8密级：根据文件实际情况填写，有则填写，无则空着，用3号加粗宋体字。案卷脊背的内容包括“档号、案卷题名”（式样见附件3）。将脊背内容统一打印在与档案盒颜色一致的牛皮纸上，用白乳胶或糨糊粘贴在案卷脊背对应位置。（三）案卷脊背的编制及粘贴12案卷脊背“档号”用4号加粗宋体字横排居中。例：省道308夏土线莱州段大修工程一合同施工阶段，档号为“S308DX51-X”，如一盒装多卷时，则第一行为“S308DX51-1”，第二行为“S308DX51-2”，一盒一般最多装一盒一般最多装3 3卷卷。案卷脊背“案卷题名”用4号加粗宋体字，自
10、右至左竖行居中排列，首行上空三个字，下空一个字。第二行后上下各空一个字。桩号要求“字头向右，躺着打字头向右，躺着打”。题名前加工。题名前加工程项目名称。程项目名称。五五卷内目录编制1序号：填写文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从“1”起依次标注。2文件编号：发文机关的发文字号或图样的图号。文件材料上有则填写，无则空着。2责任者：填写文件材料的直接形成部门即盖章名称，最多不能超过12个字，如责任者名称字数太多，也可填写主要责任者的通用标准简称。124（1）原文上有标题的，填写文件材料标题的全称。（2）原文上没有标题或者标题太简单（如会议纪要、通知等），应重新拟写一个符合文件材料内容的标题，外加“”号
11、，例如：会议纪要关于的会议纪要。（3）每件文件材料的标题，填写时首行空两个字，回行顶格，每一横格内不能超过三行字；不允许任意调整表格高度；文件内容过多，超过三行时，第四行顶格排列在下一空格中。（4）技术性文件卷内目录题名要体现施工具体桩号、施工部位、施工内容。5日期：填写文件材料的形成时间。填写时间时可省略“年、月、日”字样，不足8位，用零补充。单份红头文件类日期格式为：2008年8月8日填写为“20080808”（分两行填写，“2008”在第一行，“0808”在第二行）。有起止日期的格式为：20081201-20081230（“20081201”在第一行，“-”在第二行，“20081230”
12、在第三行）。6页次：填写每份文件材料首页上标注的页号，最终件标注起止页号。如有附件的文件，需填写附件题名所在的页号。如所归档文件属符合档案保管要求的成本成册的材料，已编有页号的在卷内目录页次中填写总页数，在备注中标注一册。若每卷材料内有多个内容，文件题名需一一列明，不必填写工程项目名称，可直接填写施工桩号、部位、施工内容。“页次”对于已装订成册的资料，如施工图、招投标文件，监理日志、施工日志、竣工图，“页次”默认为“页数”。例如：监理日志共135页，则页次一栏填写“135”。7备注：留待对卷内文件变化时作说明用（如果有与卷内文件材料内容相关的特殊载体的档案，要求在此标注“*”，具体载体档案的档
13、号在卷内备考表中具体写明）。六六卷内备考表编制立卷人、审核人必须亲自签名，不得代签或使用签名章。立卷人、审核人必须亲自签名，不得代签或使用签名章。卷内备考表（式样见附件5）其内容应标明案卷内文件材料的件数、总页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。1 1立卷人由责任立卷者签名，即谁立卷谁签名。2 2审核人由组卷单位负责人签名。3 3立卷时间填写完成立卷的日期。4 4审核时间填写审核完成的日期。5 5 七七卷内文件材料排列顺序其它：借卷守则文件材料（卷封皮、卷内目录、备考表）。其中，借卷守则已印制在卷盒内左侧。管理性文件（已装订成册）：借卷守则卷封皮、卷内目录、备考表（装入封套）文件材料。
14、其中，借卷守则已印制在卷盒内左侧。八八案卷装订案卷装订123项目技术文件材料需编制卷封皮、卷内目录、卷内备考表，以卷为单位进行装订。红头文件中无批复的请示，应在文件首页右上角注明：“此文已口头答复”或者其它处理结果，并署名及日期。每卷文件材料装订的厚度不超过4cm，有关联的文件材料不能拆开。在装订前取掉金属物，5页和5页以下的文件材料可直接用白乳胶或糨糊粘贴（不允许用双面胶和固体胶）。5页以上的文件材料采用三孔一线（双线）方法，用白色档案专用线装订，孔距80mm，装订线距左纸边10mm。456文件材料装订取左边和下边对齐，表格要求表头朝上或朝左，左侧装订。原件有破碎或小页纸的，要求粘贴在A4纸
15、上，纸张规格大于A4型号的，要求按297mm210mm折叠，右下角的图标应外露。装订线压住文件内容的必须在左侧加边粘贴。7卷内目录、备考表结合实际装订或放入封套内。九九档号章档号章档号章用红色印泥盖在每卷文件竖放首页的左上角（文件竖放，若为横表也盖在纸张竖放的左上角），距上边沿1cm，左边沿2cm的位置。档号字体用4号仿宋体。注意：档号章格式与尺寸如上图，档号章内的“档号”可刻制至三级类目（档号章由业主或业主代表处统一刻制）。需要手写的部分统一用碳素笔填写。十十竣工资料套数根据公路工程竣工材料归档范围和保管期限表的保管单位确定。十一十一卷盒要求卷盒要求用标准的科技档案盒，卷盒的外表尺寸310220mm，施工、监理单位档案盒尺寸以40 mm、50mm、60 mm为主，可以多卷装一盒。严格按照每一卷资料的厚度选择档案盒，不得出现盒空、过满的现象。谢谢 谢谢 大大 家！家！
