1、移动考勤实施和应用指南移动考勤实施和应用指南天津融商科技有限公司2014-7-23目 录一、前言 4(一) 实施理念 4(二) 阶段实施目标 41、基础考勤管理和统计 42、高级考勤管理和分析 43、实时运营管理工具 4二、开通移动考勤 5(一) 签署协议 5(二) 支付服务费 5(三) 开通账户 5(四) 终端设备交付 5(五) 管理者培训 5三、基础工作 6(一) 终端设备安装和管理权限 6(二) 考勤编号管理 6(三) 管理平台初始化 61、建立部门 62、设置权限 73、导入人员信息 74、建立工作时段和班次 7(四) 指纹采集和下发 8(五) API对接其它管理系统 8四、管理应用
2、8(一) 基础考勤管理 81、员工打卡 82、指定班次（排班） 93、基础考勤报表 94、出勤异常管理 95、员工信息管理 106、增加分支机构 10(二) 高级考勤管理 101、智能识别班次 102、项目管理 103、自定义统计报表 11(三) 实时运营管理 111、关键岗位监管 112、短信提示和报告 113、即时统计分析 114、路径巡查管理 11(四) 管理建议 111、指纹采集是关键 122、严格打卡制度 123、准确班次设置 124、单据提交制度 125、异常处理规范 136、备用终端设备 13五、支持与服务 13(一) 终端设备 13(二) 管理平台 13一、前言(一) 实施理念
3、对多门店、多项目、多分支机构企业来说，实施“移动考勤”是一场人力运营管理模式的变革，通过移动考勤可以实现管理模板复制，保证从总部到基层的管理、考核标准化；压缩管理周期、提升管理效率、提升应对和处理突发事件的时效性；强化过程管理，消除管理盲点，降低用工成本，最终实现人力集约化、扁平化的管理目标。为了实现移动考勤的实施目标，企业领导层需要高度关注和参与实施的整个过程，坚决贯彻相关的管理制度。(二) 阶段实施目标1、基础考勤管理和统计杜绝虚报考勤、人情管理等考勤管理的弊端，提高出勤管理的即时性和准确性，节省人力资源部门统计汇算员工考勤数据的时间。2、高级考勤管理和分析运用移动考勤的特色功能，解决之前
4、的管理难点。例如，流动巡察工作人员的管理和统计，特殊项目（如培训、会议等）的管理，工作时间不固定的人员出勤管理和统计，特殊统计报表的汇总等。3、实时运营管理工具除人力资源部门外的其他管理者，可以对关键岗位人员、流动巡察人员等实现即时人力监管。利用移动考勤的实时监管和即时统计功能，实现人员的及时管理和调度，提升应对和处理突发问题的时效性。二、开通移动考勤(一) 签署协议开通移动考勤业务前，需签署移动考勤业务合作协议。(二) 支付服务费实施移动考勤前，需按移动考勤业务合作协议的规定支付相关服务费。(三) 开通账户在移动考勤管理平台上开设使用方的账户，并对应设立顶级管理员账号。使用方顶级管理员可以通
5、过此账号初始化管理平台，设立各级下属分支考勤管理员和其它运营管理者的账号。(四) 终端设备交付按移动考勤业务合作协议的规定支付相关服务费后，乙方会将协议中规定的设备全部发送至甲方总部，总部接口人清点确认后，将收货单签字确认并交还给乙方。总部按下属各公司需求，将终端设备发送至下属公司。下属各公司再按各分支机构的需求，将终端设备分发给各分支机构。(五) 管理者培训1、 参加人员：1) 总部人力资源主管和考勤管理员；2) 分公司/区域公司人力资源主管和考勤管理员；3) 需要参与管控平台操作的人员。2、 培训方式1) 管理平台初始化后进行一次全体管理员的现场集中培训；2) 使用过程中的远程电话和视频培
6、训。3、 培训内容：1) 现场培训内容：考勤机常用操作、指纹采集、平台日常操作等；2) 远程培训内容：个性化定制报表、实时监管、管理经验等。三、基础工作(一) 终端设备安装和管理权限1、 设备需要安装在室内，正常工作温度在0-45；2、 设备应牢固安装在墙体上，同时建议设备安装在监控摄像区域内，通过威慑方式实现设备安全防护。3、 设备旁边醒目位置张贴打卡说明和注意事项。4、 设备下发到项目前，要通过管理平台统一锁定终端设备的操作权限，避免无授权的人员操纵设备造成潜在隐患。(二) 考勤编号管理1、 考勤编号是员工在考勤管理平台中的重要标识，每个员工不能重复。2、 为了便于分支机构和部门分配考勤编
7、号，建议企业为各分支和部门分配编号区段（例如20002999编号都属于第一分公司）。3、 考勤编号最大长度11位，支持以手机号码作为考勤编号。4、 若以企业原有工号作为考勤编号，工号必须全由数字组成。(三) 管理平台初始化1、建立部门建立部门有四种方式：第一种，下载部门模版文件，按照规定的格式，整理好部门信息文件，批量上传导入管理平台。第二种，通过手工录入建立部门，适用于部门不多的企业或增加少量部门。第三种，通过批量导入人员信息（见后）时，按人员所在部门信息建立部门结构。（部门结构较复杂时不建议使用此方法。）第四种，通过移动考勤平台提供的API接口与企业的HR系统对接，自动从HR系统导入部门。
8、（此方法需要IT部门的人员配合开发）。2、设置权限1) 部门结构对应的管理权限，会随同部门初始化建立时自动生成。初始化的权限基本可以满足企业管理需要，如果更细化部门层级管理时，可以手动调整增加或修改权限。2) 多账号的分级管理权限，需要超级管理员为各级管理员设置；所有管理员都拥有为所管理部门人员开设查询账号的权限。3) 总部人力资源部门有超级管理员权限，可以对全员进行管理；分支公司人力资源部门有对分支公司人员的管理权限；其他各级参与日常运营管理的领导，可以按所属部门拥有对本部门和下级部门员工的查询权限。3、导入人员信息初始化人员信息有三种方法：第一种，下载人员信息模版文件，按照规定的格式，整理
9、好人员的信息后，批量上传导入管理平台。第二种，手工新增人员，适用于少量人员入职时，内部HR系统还未与移动考勤平台对接；或HR系统中还没有添加这些人，但急于先行考勤。第三种，通过移动考勤提供的API接口与企业的HR系统对接，自动同步人员信息。（此方法需要IT部门的人员配合）。4、建立工作时段和班次人力资源部门先按工种梳理各项目的工作时段，包括休息时间，建立班次的基础。准确的时段建立后，移动考勤系统就可以自动为上班打卡的员工统计出勤结果。在工作时段的基础上，就可以进一步建立班次。一个班次可以由多个工作时段组成，对于复杂但有规律的班次，需要通过周期班次设定。(四) 指纹采集和下发1、 人力资源部门（
10、总部或下级公司）专人负责员工指纹数据的采集工作，所辖各分支机构的员工必须在人力资源部门专用设备上采集指纹数据。（不建议各项目自行采集, 同时密码锁定考勤机的管理员权限。）2、 按人员所在项目，移动考勤管理员负责将对应的指纹数据从管理平台发送到项目的考勤设备上。(五) API对接其它管理系统通过API对接企业自有管理系统，可以保证数据的一致性和及时性，也大大降低了人工操作工作量，节省人力成本的同时也提高了管理效率。1、 API接口：移动考勤平台提供数据同步接口，通过标准通讯协议支持企业自有系统与移动考勤平台对接，实时同步人员信息、考勤数据、统计报表等。2、 系统对接：企业IT部门按照移动考勤数据
11、同步规范开发自有系统通过API接口对接移动考勤平台。（可提供代码示例）四、管理应用(一) 基础考勤管理1、员工打卡1) 员工打卡是考勤管理的基础，防止“代打卡”是通过技术保障的，而防止“不打卡”是要通过管理制度保障的。2) 要以更严格的方式考勤“打不上卡”的员工，防范破坏制度的理由。3) 详细打卡方法和注意事项见使用帮助文档内的终端应用部分。2、指定班次（排班）1) 为员工设定班次，是规范运营管理的保证。让正确的人、在正确的时间出现在正确的岗位，才能有效管理和保障服务质量。2) 只有正确地为员工排班，才能保证准确的工时统计和汇算。3) 给员工指定班次有长期排班和临时排班两种方式，操作时可以按部
12、门、工种等条件筛选员工后指定班次，也可以采用导入排班文件批量指定员工班次。3、基础考勤报表1) 考勤日报考勤日报是第一时间员工出勤情况的真实反映，管理者可以通过日报查看每个员工出勤情况，并通过异常条件搜索出各类非正常出勤员工。考勤日报中的异常包括两种情况，一种是真实情况结果，另一种是由可以被认可的原因造成，经相关管理者审批确认后，能够通过有效单据（如请假单、调休单等）消除或更改的异常情况。考勤异常要及时确认和处理，以便各级管理者能够准确地了解员工真实出勤情况。（异常管理见下文）2) 考勤月报考勤月报是人力资源部门每月核算员工工资的依据，它根据考勤日报的结果生成，依赖于日报的准确性。考勤月报的内
13、容可以按需要自行定义，并可以按既定格式导出报表。4、出勤异常管理1) 出勤异常包括：缺卡补卡、请假、加班、倒班倒休、存休补休等。2) 只有人力资源部门可以对人员的出勤状态进行修订，任何异常的修订，都要依据企业原有审批流程，专人负责。3) 出勤异常的情况可以在发生前处理，如提前录入加班单、请假单等，也可以在事后统计日报中针对系统提示的异常情况进行处理。（详细操作方法见使用帮助文档）。5、员工信息管理1） 任何时间都可以登录移动考勤管理平台，进行手工方式增、删、改的信息编辑工作。2） 按照人员模板批量导入人员信息文件，可以进行批量新增和修改的操作。3） 实现通过API接口对接HR系统后，可以实现员
14、工信息实时增、删、改的自动同步工作。6、增加分支机构1） 新增项目时，只需按照考勤终端所在项目对应的管理权限，将终端设备添加到管理平台就可以开始考勤管理。2） 新增下级公司时，总部管理员要先在管理平台上建立部门结构，包括下辖分支机构，再按照新增项目流程添加新的终端设备。3） 详细操作说明见使用帮助文档。(二) 高级考勤管理1、智能识别班次对于工作时间经常变换、经常调休倒休或临时排班的人员，为了节省人力资源部门的工作量，系统提供了智能识别班次功能。管理员只要提前指定使用此功能的人员，不需要提前为他们排班，系统自动确定出勤人员所上班次并生成报告。2、项目管理这里所说的项目可以是一个分支机构，也可以
15、是某个重要地点（如监控室），还可以是一次会议、一个培训班、每天的食堂就餐、各种活动，等等。针对这种项目，人员出勤可能是临时性的、或是定时出现的，移动考勤可以对项目上出勤的人员进行监管、统计分析，并生成报表，满足管理者对一些特殊场合或场地的人员出勤的管理需求。3、自定义统计报表根据特殊管理需求，考勤管理者随时可以自定义需要统计的内容并汇算生成报表。同时，自定义报表支持导出。(三) 实时运营管理1、关键岗位监管移动考勤支持对具体人员、部门、项目的即时监管，通过平台页面异常提示和手机短信的方式，通知管理者相应的出勤情况。另外，利用搜素功能，管理者能够随意查看任何下属部门和人员的出勤状态。2、短信提示
16、和报告短信提示是根据监管需要订制给管理者的即时信息，包括人员打卡、关键岗位空岗、关键人员缺勤提示等。短信报告是在预定的时间范围，管理者订制接收下属部门出勤报告、项目出勤报告、员工群组的出勤情况报告等。3、即时统计分析移动考勤系统支持即时和定时生成日报，允许用户实时了解当日人员出勤情况。在考勤日报和月报的基础上，移动考勤提供日报和月报的统计分析，让管理者随时掌握各部门的出勤统计结果。详细使用说明参见帮助文档。4、路径巡查管理针对流动工作人员，如维修人员，每日被派修到不同项目（一个或多个）上工作。为了追踪其在各项目停留时间以及是否及时到达，可采用路径巡查功能进行管理。 (四) 管理建议1、指纹采集
17、是关键指纹采集是考勤管理的关键步骤，是“虚报人力”和“虚报考勤”问题的孳生地，因此要严格按照上述要求操作。但是，如果确实无法实现人力资源部门统一采集员工指纹，那么强烈建议：各个项目自行采集指纹时，必须在监控摄像区域内、面向监控设备进行，通过威慑和可追溯形式，确保人员的真实性。同时建议，既使下放指纹采集权限到项目，也应采用每次临时下放管理权限（密码）的方式，操作后及时从管理平台更改密码收回权限。2、严格打卡制度1) 人力资源部门要规范和公告考勤制度和条款，对于不打卡、漏打卡的情况要有严格的处理制度；2) 要以更严格的方式考勤“打不上卡”的员工，防范破坏制度的理由。（例如，华厦物业采用在规定的时间
18、内，让“打不上卡”的员工到监控室用电话报到，通过影像确认真实性，杜绝了以此理由钻空子的情况。）3、准确班次设置1) 通过合理安排班次，把凌乱、随机的班次逐渐向有规律的班次过度，减少随机性才能实现减员增效；2) 一次性指定班次后，未经人资审核，不准更改，特殊情况变动班次，需提交倒班单（调班单）到分公司人资部门；3) 要求各项目经理在梳理班次过程中，积极探索优化班次的方式，因为梳理班次的过程就是实现减员增效的过程，从人力资源到公司领导要非常重视。4、单据提交制度为了保证出勤情况的及时性和准确性、降低人力资源部门不必要的工作量、以及规范出勤管理制度，请假单、加班单、倒班、调休等各类管理单据，部门或项
19、目负责人必须严格控制在3个工作日内提交人力资源部门处理（若使用其它审批系统提交单据，则必须相应作出规定）。逾期未提交的单据，若无特殊情况，人力资源部门不再受理。因未处理单据造成相应员工的经济损失，由责任人个人担负。5、异常处理规范1） 考勤日报中的一些出勤异常，可以通过提交单据清除掉，因此，需要管理员及时在管理平台上处理上报的各类考勤单据。2） 人工补卡的情况要严格管理，有真实的依据才可以操作。补卡时必须备注原因或凭证信息。6、备用终端设备各地下级公司按照所辖项目多少，采购12台备用终端设备（二手考勤设备），当项目上的设备一旦损坏时能够及时更换，待损坏设备维修后再替回，保证考勤管理的连贯性，杜绝因设备问题造成违反制度的侥幸心理。五、支持与服务(一) 终端设备见移动考勤业务终端售后服务说明。(二) 管理平台1、 现场培训服务1) 提供一次现场集中培训，协助甲方快速应用系统。2) 若再要求额外上门培训，按500元/人/天收取培训费用，天津以外地区上门时甲方应承担差旅费用。2、 管理咨询及技术支持服务1) 提供724电话咨询服务，随时对平台使用操作和管理问题提供讲解和指导。2) 服务中心电话4001108800。3、 系统升级服务1) 甲方享有移动考勤管理平台免费升级服务。2) 乙方有偿提供非考勤业务的特殊功能开发服务。
