1、企业档案管理制度版本/修改：2/1档案管理制度YT-051-20151、总则1.1为规范公司档案管理工作，特制定本制度。1.2本制度所称的档案，是指公司在生产、经营和管理活动中形成的对企业、国家、社会有保存价值的各种形式的文件材料等历史记录。1.3档案工作是企业基础管理工作的组成部分，是维护企业经济效益、合法权益和历史真实面貌的一项重要工作。1.4公司档案工作必须符合国家有关法律法规并接受档案行政管理部门的监督和指导。1.5公司档案工作列入企业发展规划和年度计划，实行统筹规划。1.6公司各类文件材料的形成、积累、整理和归档工作，纳入公司有关部门职责范围和各项管理程序，纳入企业领导议事日程，纳入
2、行政、生产、科研、基建和经营等各项活动和工作计划。2、档案管理体制2.1公司档案工作，实行集中统一管理的档案管理体制，统一领导、统一制度、统一管理。公司设立档案管理办公室，负责对档案工作的日常维护、检查、监督和指导，接受行政部主管领导的管理；各部门应明确档案工作分管领导，并配备兼职档案人员形成网络，定期开展业务活动。2.2根据有关档案法规规定，各部门和所属单位形成的文件材料由该部门负责立卷整理和归档，并定期向公司档案管理办公室移交保管。2.3公司配置库房和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。3、归档管理3.1科技档案3.1.1产品档案应形成资料的归档范围3.1.2产品的生产工艺、操作
3、规范、生产流程、产品技术图纸、技术数据、质检标准、奖惩措施、应急预案等。3.1.3新品研制计划任务书；市场调研、技术经济可行性报告；新品试制大纲。3.1.4产品投产鉴定、定型报告、批示；新品研（试）制工作报告；工艺文件（技术操作规程、工艺路线、配方等技术参数、产品标准等），技术测试报告，专家、权威鉴定、评估意见。3.1.5产品创优申报资料（上级主管批示，各级获奖证书）。3.1.6产品认证资料（包括船级社认证、用户认证、国家强制许可认证、体系认证等）。3.1.7产品生产重大恶性质量事故分析报告等。3.2设备档案应形成资料归档范围3.2.1项目前期资料：项目立项；项目合同审批；合同原件及技术协议；
4、资质材料；决算书（非闭口价）等。3.2.1.1交工资料：（1）设计合同资料部分：全套设计图、设计变更说明及变更图等；本公司立项报告；招投标文件原件；报价汇总表谈判说明；回标书各单位商务报价单；招标项目商谈准备表招标、议标申请审批表；谈判过程表投标竞价表；谈判结果报告评标报告；合同结算依据；资质材料；项目合同审批；合同原件及技术协议。（2）安装竣工资料部门：初步设计；开工报告；施工组织方案；设备报验及设备进场报验；原材料试验质保书；焊接、探伤、清洗、强度、防腐、密闭性记录；中间交接验收记录、分部分项工程质量检验评定、隐蔽工程验收记录、自检记录、安装调试记录、竣工报告、竣工图等；（3）随机资料部分
5、：装箱单、随机资料清单、使用说明书、合格证、检验记录及试验报告、零部件图目录、易损件图目录、随机设备图纸、工艺流程图、操作规程等。（特别是压力容器、行车等特种设备，压力容器所有资料及图纸必须交原件，随机图应“设计章、压力容器专用章、竣工章”三章并存）。3.1.1.2监理资料：监理大纲、监理规划、其他监理资料（通知、联络单、周报、月报、专题报告、会议纪要、整改清单、进度报表）、工程质量评估、监理小结、监理总结报告等。3.3基建档案应形成资料归档范围3.3.1主要工程项目的建筑物、构筑物施工技术文件：（1）合同协议书及审批报告、开工报告、工程技术要求、图纸会审记录及施工企业资质证明等；（2）施工方
6、案、组织设计及报批文件、施工计划等；（3）全套设计图、设计变更说明及变更图等；（4）原材料构件出厂证明、建筑材料试验报告等；（5）施工定位测量复核记录、地质勘察报告等；（6）土、岩试验报告、基础处理、桩基工程记录、地基验槽记录等；3.3.2项目建议书及其报批文件；可行性研究报告及其报批文件；环境预测、环境影响报告书和批复；总体规划设计、初步设计及其报批文件。3.3.3开工报告；建筑材料试验质保书；工程质量检查评定；隐蔽工程验收记录；申请竣工报告；监理总结报告；施工中质量大事日记等。3.3.4竣工文件：竣工验收报告、竣工验收证明、工程决算书、监理评估报告、竣工图等以及重要工程项目的“三同时”资料
7、。3.3.5以上资料在项目竣工验收后一个月内办理归档手续。3.4科研档案应形成资料归档范围3.4.1科研项目（课题）开题报告，项目（课题）论证、调研报告、审批文件、任务书、委托书、协议书、合同书、重要的会议记录和来往文函，项目（课题）研究计划或实施方案。3.4.2科研实验的主要原始记录、源程序、设计文件、图纸和技术工艺、基础资料、计算材料、阶段研究实验报告。3.4.3总结鉴定验收（课题）工作总结、研究技术报告、论文和专著、技术性能测试报告、参加人员名单、科研项目（课题）经费决算、科研成果鉴定证书、经济和社会效益证明。3.4.4成果和奖励申报、科技成果申报表及附件、科技成果奖励申报与审批文件、获
8、奖凭证、专利文件。3.4.5成果推广应用方案、技术转让合同、协议书、推广应用中形成的技术文件及工作总结、用户反馈意见和国内、外学术交流、宣传报道材料。3.4.6科研课题实施方案、技术资料、阶段性成果、验收报告、鉴定书、用户报告及成果登记表、最终成果；3.4.7科研课题专题论文、报告、专著、工作总结，专家权威鉴定意见。3.5基建、设备、技改项目档案验收、归档要求3.5.1凡是立项的项目（包括购置设备）都必须由档案室在工程验收报告（设备验收单）上签署竣工资料及随机资料基本完整归档的意见，项目（设备）才给予验收。3.5.2分厂各工程项目所归基建、设备、技改资料必须由分厂兼职档案员扎口管理，分厂专业工
9、程师、项目负责人签字后经装备部专职工程师进行审核签字，最后由档案室综合审核认可，确保档案资料归档率达100%，完整率达98%以上，准确率达100%。3.5.3每个项目竣工验收，首先由项目责任人列出该项目所有形成档案资料的合同清单，档案室按此清单接收各合同提供的资料。事后，在提供利用中发现所列清单归档不完整、不准确，要作为月度考核依据报企管。3.5.4所有归竣工图纸必须提供电子光盘，竣工图在原施工图上加盖竣工章并签名，竣工章按国家标准，在施工过程中对图纸中尺寸、文字说明更改，必须保留内容，更改图纸必须重新出图，并全部加盖竣工章及签名，所有变更内容及说明要在电子光盘中体现出来。3.5.5归档竣工资
10、料做到不乱涂写，幅面整洁，保持图样清晰，尽量不用复印件，竣工图除进口部分外一律使用蓝图，有利于长期保存和工作利用。3.5.6凡是土建、设备安装(制造)竣工资料、竣工图归档两份，随机资料归档一份、随机图归档两份，竣工图和随机图电子版以光盘形式归档一份。3.5.7归档材料应编制移交目录，一式二份，交接双方清点签字后各执一份。3.6工程竣工图章结构竣 工 图1550施工单位7编制人审核人7技术负责人编制日期7监理单位7总 监现场监理720 20 20 203.6.1竣工图章的内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。3.6.2竣工图章尺寸：
11、50mm80 mm。3.6.3竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。3.6.4利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。3.7建设单位档案应形成竣工资料归档范围3.7.1立项文件：项目建议书、项目建议书审批意见及前期工作通知书、可行性研究报告及附件、可行性研究报告审批意见、关于立项有关的会议纪要、领导讲话、专家建议文件、调查资料及项目评估研究材料、环境影响评价报告书及批复、通航安全、劳动安全、卫生防疫、防洪等部门、评估及审核意见、其他文件材料。3.7.2 建设用地、征地、拆迁文件 ：选
12、址申请及选址规划意见通知书、用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设、用地批准书、拆迁安置意见、协议、方案等、建设用地规划许可证及红线图、划拨建设用地文件、国有土地使用证。3.7.3 勘察、测绘、设计文件 ：工程地质勘察报告、水文地质勘察报告、自然条件、地震调查、建设用地钉桩通知单（书）、地形测量和拨地测量成果报告、申报的规划设计条件和规划设计条件通知书、初步设计及审批文件、专家意见及会议纪要、有关行政主管部门批准文件或取得的有关协议、施工图设计及审批文件、设计计算书。3.7.4 招投标文件：勘察设计招投标文件、勘察设计承包合同、施工招投标文件、施工承包合同、工程监理招投标文件、监理委托合同。3
13、.7.5 开工审批文件：建设项目列入年度计划的申报文件、建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表、规划审批申报表及报送的文件和图纸、建设工程规划许可证及其附件、建设工程开工审查表、建设工程施工许可证、投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等、证明、工程质量监督手续。3.7.6 财务文件：工程投资估算材料、工程设计概算材料、施工图预算材料、施工预算。3.7.7 工程项目管理组织架构等3.8其他类合同档案应形成的资料归档范围：3.8.1 合同审批表、合同、技术协议、工程验收单、招标（议标）申请审批表、投标邀请函及回执、会议签到表、评标原则、报价文件、评标报告、招标（议标）情况汇报、中标通知书、
14、企业资质介绍文件、招投标资料。4、文书档案4.1归档范围 （1）凡是上级机关的来文及在执行过程中形成的一系列资料；本公司在党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理活动中所形成的具有保存查考价值的各种文件、资料；与有密切联系的有关单位的来往公函，都要归档。（2）要求收集归档的文书资料有：公司立项项目的请示、批复及有关资料；重要会议纪要；年度统计报表；生产情况汇编；各种合同、协议、契约；各种证书及外出开会的重要文件、资料等。4.2 归档时限文书应在第二年上半年将前年一年形成的文书材料归档；各部门兼职档案员应随时将工作中形成的具有保存价值的文件材料收集齐全，经公司文书处理后归档。4.3 归档要求4
15、.3.1 每件案卷均注明保管期限。4.3.2 归档材料应编制移交目录，一式二份，交接双方清点签字后各执一份。4.4、会计档案4.4.1 归档范围4.4.1.1 会计凭证：记账凭证及各种原始凭证。4.4.1.2 会计报表：财务成本决算及月报、季报、年报等。4.4.1.3 会计账簿：总分类账及财务成本各明细分类账。4.4.1.4 其他部门应保存的会计核算专业资料4.4.2 归档时限 财务部门负责整理、立卷、装订成册，当年会计档案资料在会计年度终了后可暂由财务部保管一年，期满之后，由财务部移交档案室保存。4.4.3 归档要求4.4.3.1 归档材料要求内容连续完整、准确。4.4.3.2 组成会计档案的原始凭证、账册、报表，应按会计材料组卷要求，整理立卷，装订要规范化，封面书写齐全，并编上流水号。4.4.3.3 归档材料由财务部编造清册，一式两份，交接双方清点签字后各执一份。4.4.4 保管期限4.4.4.1 永久保管4.4.4.2 定期保管。分5年、10年、15年、25年四类。4.5、声像档案4.5.1 归档范围4.5.1.1 本公司召开的重要会议的主要照片、录像带、录音带等。4.5.1.2 中央、省、
