1、活动的管理活动的管理与控制以节庆活动为例一一 节庆活动的发展节庆活动的发展二二 节庆活动的筹备工作节庆活动的筹备工作三三 节庆活动的组织实施节庆活动的组织实施四四 节庆活动的组织领导节庆活动的组织领导节庆活动的发展节庆活动策划是一项以节日为载体，通过对节庆活节庆活动策划是一项以节日为载体，通过对节庆活动的安排和节庆内容的设置，来达到对当地优势资动的安排和节庆内容的设置，来达到对当地优势资源的宣传或者获得经济资源收入目的的活动。源的宣传或者获得经济资源收入目的的活动。我国的节庆活动有传统节庆活动和现代节庆活动之我国的节庆活动有传统节庆活动和现代节庆活动之分分 传统节庆活动如：春节、元宵、端午、藏
2、族洛萨传统节庆活动如：春节、元宵、端午、藏族洛萨节、黎族和彝族的三月三节、泼水节等等。节、黎族和彝族的三月三节、泼水节等等。v除了传统节庆之外，现代节庆活动还有：v利用本地的名优特产优势。如河南洛阳牡丹节、陕西临潼石榴节、海南椰子节、吐鲁番葡萄节、贵州国际名酒节、大连服装节、潍坊风筝节、青岛啤酒节等。v利用本地区经济或交通优势。如广州市利用其经济优势及东南沿海交通的枢纽城市地位，每年举行的中国广州进出口商品交易会，规模空前，影响很大。v從各種節日的性質來分類：自然節日中國之節氣：春節、夏至、秋分生產節日農作物生產：農民節生活節日聖誕節、過年宗教節日浴佛節、潑水節文化節日巴西狂欢节政治節日國慶日
3、社會節日媽祖節国外节庆活动泰国水灯节慕尼黑啤酒节巴西狂欢节保加利亚玫瑰节活动组织和管理中的典型问题劳动强度大：由于没有一个合理而科学的管理和执行规划，往往是事到临头才找人去做，所以在活动期间内人员的体力和脑力严重超支，往往每天只能睡几个小时或者根本就没有睡眠时间。财务预算超支：由于没有对活动过程中的各种支出做出一个比较详细而严密的预算，所以在活动的执行期间往往会冒出很多预算之外的支出，使活动结果的结算时严重超支。活动过程混乱：由于在活动执行前期的分工混乱，缺乏规范的管理，直接造成活动执行过程中的人员调配、流程执行等环节的混乱，严重影响了活动质量。二、筹备工作v申报和审批一般常见的活动，主要需要
4、报批的主要有文化厅（局）、公安、消防和环卫四个部门，其他的申报行政机关也有可能出现，但通常机会比较少，主要以上面四个机关居多。1.需要向地方文化部门报批的方面由于大多活动都或多或少带有一定的表演内容，根据营业性演出管理条例实施细则第三十条规定任何单位举办营业性演出活动，都应当委托演出公司承办，并按照规定办理审批手续。营业性演出管理条例第三十二条规定，占用公园、广场、街道、宾馆、饭店、体育场（馆）或者其他非营业性演出场所举办营业性演出活动的，应当报经当地县级以上地方人民政府文化行政部门、公安机关和其他有关部门批准。申请时应提交的文件有：n（1）演出申请书；（2）与演出相关的各类演出合同文本；（3
5、）演出节目内容材料；（4）营业性文艺表演团体的演出证。营业性演出包括下列方式：（1）售票或者包场的；（2）支付演出单位或者个人报酬的；（3）以演出为媒介进行广告宣传或者产品促销的；（4）有赞助或者捐助的；（5）以其他经营方式组织演出的。2.关于公安部门的报批项目 n申请时提交以下文件：（1）活动方案和说明；（2）活动安全保卫工作方案；（3）场地管理者出具的同意使用证明；（4）申请人身份证明及无违法犯罪记（5）法律、法规和规章规定须经有关主管部门批准的活动，应当同时提交有关批准文件。n其中活动安全保卫工作方案主要包括：（1）活动的时间、地点、人数、规模、内容及组织方式；n（2）安全工作人员情况、
6、数量和任务分配、识别标志；（3）场地建筑和设施的消防、安全情况；（4）入场票证的管理、查验措施；（5）场地人员的核定容量；（6）迅速疏散人员的预备措施。参加人员数量方面 n群众性文化体育活动的参加人数在二百人以上三千人以下的，由县级公安机关许可；人数在三千人以上的，由地（市）级公安机关许可；跨地区的群众性文化体育活动，由共同的上一级公安机关许可。作出许可的公安机关应当向上一级公安机关备案。3.关于环卫部门的审批 n环卫部门主要是针对户外的一些横幅、竖幅等与市容和环境有关的宣传方面的审批4.关于消防部门的审批 n消防部门主要针对活动场地的消防设施和措施进行审查，像户外的空飘、气球等方面也属于消防
7、的审查范围。另外在各种活动中的舞台或展位搭建方案包括效果图、平面图、电路图等都要经过主办单位或消防部门的审批。n举办大型集会、焰火晚会、灯会等群众性活动，具有火灾危险的，主办单位应当制定灭火和应急疏散预案，落实消防安全措施，并向公安消防机构申报，经公安消防机构对活动现场进行消防安全检查合格后，方可举办。二、筹备工作成立领导班子二、筹备工作成立领导班子二、筹备工作活动筹备计划主要包括以下几项内容：1、工作计划。也称实施计划。是为了活动项目最终实现而制定的实施方案，要说明以什么方法组织实施活动，需要做什么样的工作，如何利用各方面资源达到最佳效果等。2、人员组织计划。主要表明各子项目中的各项工作有谁
8、来负责，以及相互关系。在这份计划中，通常都采用框图式构架，各项工作、负责人、具体情况等内容都集中在一起，制作一个人员组织计划表。可以让工作人员一目了然。3、活动进度计划。根据活动的正式开始时间和筹备工作正式开展的时间，对筹备工作的各项任务列定工作进程计划。通常情况下，指定活动进度计划时会采用框图式构架。4、财务预算计划。对于活动实施过程中的各项费用预算。5、文件档案管理计划。因为在每次活动过程中都会产生很多的相关文件和档案，如在活动审批过程中的行政文件和与相关单位签定的合同等。这些文件档案在整个活动过程中的作用非常关键，可以说是活动赖以开展的前提条件。所以对于文件和档案的管理在活动筹备前期就要
9、安排妥当，最好安排专人负责。筹备工作的两点建议l“好记性不如一个烂笔头好记性不如一个烂笔头”活动前期以活动内容为核心，按照严格的逻辑顺序和合理的项目分类把围绕活动内容而需要开展和准备的活动一一罗列，然后再从每个活动入手，把其中有可能涉及到的事物和可能遇到的突发事件全部展开，根据活动的具体性质制作一个“活动现场事物预置表”筹备工作的两点建议l头脑风暴法头脑风暴法由于对于活动现场的各种事物和突发事件的准备和预防是一件很繁杂的事，每个人并不能保证把所有的东西都考虑进去，所以在这个时候运用“头脑风暴法”发动所有人的智慧就有可能让前期准备趋于完善。三、活动的执行管理v1、工作人员管理v2、财务管理v3、
10、活动的安全管理v4、法律契约管理v5、活动的收尾工作一个问题：是否可以精确人员需求量v假設每小時通過入口人數為假設每小時通過入口人數為240人。接著預估活動的參與人人。接著預估活動的參與人數，假設過去三年參與人數保持在數，假設過去三年參與人數保持在5000人左右，其中八成人左右，其中八成(4000人人)在在9點至點至11點抵達的，那點抵達的，那9點到點到11點間，需要幾個點間，需要幾個人人在两个入在两个入口呢？口呢？工作人员管理w角色管理根据参与活动者的不同身份把现场的管理任务分为若干方面，每一参与角色群体的相关事务为一方面的管理任务，再分别安排专人来负责每一方面的相关事务，最后有项目负责人来
11、统一管理各个方面的负责人，协调和控制整个现场工作。角色划分活动的组织方活动的组织方场馆方场馆方主要包括活动的主办方、承办方、协办方等参与主要包括活动的主办方、承办方、协办方等参与活动整体策划和运作的单位和个人。不管是在程序上，活动整体策划和运作的单位和个人。不管是在程序上，还是事件的实际处理过程中，活动的组织各方都需要还是事件的实际处理过程中，活动的组织各方都需要很紧密的合作与联系，对于他们的管理和协调亦非常很紧密的合作与联系，对于他们的管理和协调亦非常重要。重要。主要是指场地的所有者或管理者。例如在体育馆主要是指场地的所有者或管理者。例如在体育馆举行演唱会时的体育馆方，在社区举办活动时的社区
12、举行演唱会时的体育馆方，在社区举办活动时的社区街道办或者物业管理方等。他们在整个活动的进程中街道办或者物业管理方等。他们在整个活动的进程中充分扮演着活动实际操作过程中的把关和配合角色。充分扮演着活动实际操作过程中的把关和配合角色。角色划分演员演员/主持主持/选手方选手方舞台舞台/灯光灯光/音响制作方音响制作方 主要包括参与活动的演员、主持人、参赛的选手、参加讨论的主要包括参与活动的演员、主持人、参赛的选手、参加讨论的发言人等活动的表现主体人员。所谓表现主体人员，是说他们在整发言人等活动的表现主体人员。所谓表现主体人员，是说他们在整个活动的进程中具有一定的表演、展示、发言等行为的人员。这种个活动
13、的进程中具有一定的表演、展示、发言等行为的人员。这种称谓主要是为了有别于活动主体人员，因为很多时候的活动主体人称谓主要是为了有别于活动主体人员，因为很多时候的活动主体人员主要是观众，但是观众这一块我们会单独管理。员主要是观众，但是观众这一块我们会单独管理。主要包括舞台的搭建、灯光的安装、音响的调试等几个方面的主要包括舞台的搭建、灯光的安装、音响的调试等几个方面的工作人员。这些都属于活动的基础设备，而且具有很强的联系性，工作人员。这些都属于活动的基础设备，而且具有很强的联系性，所以把对他们的管理专门划为一方面。所以把对他们的管理专门划为一方面。角色划分嘉宾嘉宾/观众方观众方 媒体记者方媒体记者方
14、 主要包括到场的领导、嘉宾、评委、观众等几方面的人员。因主要包括到场的领导、嘉宾、评委、观众等几方面的人员。因为参与活动的领导、嘉宾和观众等在活动举行过程中的活动范围基为参与活动的领导、嘉宾和观众等在活动举行过程中的活动范围基本都限于同一场地，所以把他们主要规为一面。当然，对于某些大本都限于同一场地，所以把他们主要规为一面。当然，对于某些大型的活动，因为参与嘉宾人数众多，且与之相关的活动频繁时，也型的活动，因为参与嘉宾人数众多，且与之相关的活动频繁时，也可以把嘉宾和观众方分开进行管理。可以把嘉宾和观众方分开进行管理。主要包括活动邀请的媒体和主动前来采访的媒体。因为每次活主要包括活动邀请的媒体和
15、主动前来采访的媒体。因为每次活动都会产生一定的社会效应，而且很多公关活动的最终目的就是增动都会产生一定的社会效应，而且很多公关活动的最终目的就是增加宣传力度、扩大影响力，媒体的参与对于整个活动的效益评估具加宣传力度、扩大影响力，媒体的参与对于整个活动的效益评估具有很大的参考价值。有很大的参考价值。人员管理中会忽略的两点n n认识场馆方负责人 n n工作协调会议 不管自己的工作在之前安排的多么妥当，活动正式开始前一天的这个工作协调会议一定要开。因为这不仅仅是为了布置工作，它更是活动前的一次动员会，有利于进一步提高员工的工作紧凑感和相互之间的协作默契。通常在活动现场，活动的组织方一般通过服装来辨认
16、场管工作人员，而场管方亦是通过工作证件来确定组织方的工作人员。这种情况虽然对于双方人员身份的确认很少出错，但是在解决问题时难免会出现一些尴尬的局面。人安排好了，工作职责是什么？n n监督和控制各种角色参与人员的到场和准备情况。监督和控制各种角色参与人员的到场和准备情况。例如舞台灯光音响是否已经安装和调试完毕，为领例如舞台灯光音响是否已经安装和调试完毕，为领导嘉宾准备的笔、纸、水、名牌等是否齐备，演员导嘉宾准备的笔、纸、水、名牌等是否齐备，演员是否到齐，媒体记者是否已安排妥当等；是否到齐，媒体记者是否已安排妥当等；负责各角色人员之间的信息沟通。参与活动的各负责各角色人员之间的信息沟通。参与活动的各个方面都需要互相配合，各角色管理人员应当及时个方面都需要互相配合，各角色管理人员应当及时传达他们之间的信息和各种配合要求；传达他们之间的信息和各种配合要求；负责解决各角色群体提出的各种要求和出现的各负责解决各角色群体提出的各种要求和出现的各种问题；种问题；及时向项目负责人报告工作进展情况；及时向项目负责人报告工作进展情况；现场出现的其他相关事务。现场出现的其他相关事务。财务管理活动过程中各项财物
