1、企业档案管理实务工作 （金社春）2010年06月28日什么是企业档案什么是企业档案v企业档案是企业在各项活动中形成的，企业活动企业活动是指企业生产、经营、行政、科研、基建、设备是指企业生产、经营、行政、科研、基建、设备管理等各职能部门，管理等各职能部门，综合运用资源条件、劳动力、资本、科学技术、流通手段、企业信誉等经济要素，制造产品获取利润和创造经济效益，实现企业基本目标的活动。因此，企业档案是企业各种因素相互作用的产物，它综合反映和说明企业的基本面貌和全部活动，是各种内容和载体档案的总和。企业档案工作12 什么是企业档案工作什么是企业档案工作怎样做好企业档案工作怎样做好企业档案工作 什么是企
2、业档案工作什么是企业档案工作什么是企业档案工作一是企业一是企业档案行政档案行政管理工作管理工作二是企业档案业务建设工作 企业档案的构成是由企业若干项职能活动构成的是由企业若干项职能活动构成的总体划分为经营、生产技术管理基本建设、设备仪表科技研究、科技研究、科技研究、科技研究、产品生产产品生产产品生产产品生产财务会计、人事管理党群工作、党群工作、党群工作、党群工作、行政管理行政管理行政管理行政管理 企业档案的基本类型企业档案的基本类型文书档案其他载体档案会计档案企业档案企业档案 科技档科技档 案案实物档实物档 案案人事档人事档 案案从而形成了以企业管理档案为基础，以科技档案为主体。企业档案行政管
3、理企业档案行政管理12档案专业主管机关企业档案管理部门 怎样做好企业档案工作1 1 123 3 3争取主动，建立网络，为档案工作提供组织保证建立健全档案管理规章制度加强基础业务建设4 4 4管理不断创新，全面提升档案工管理不断创新，全面提升档案工作作 收集、整理开发利用编研统计、检索鉴定、鉴定、保管保管对企业在工作中活动中形成的对企业在工作中活动中形成的文件的积累、整理、归档的管文件的积累、整理、归档的管理、对直属单位监督指导理、对直属单位监督指导企业档案业务建设工作企业档案业务建设工作了解企业内部各职能的职责，尽快熟文件形成的规律建立健全建立健全档案管理档案管理归档工作归档工作及时收集企业重
4、大活动的有关档案 企业档案的收集工作 123转变收集转变收集观念，注观念，注重收集范重收集范围围4 企业分类一级类目企业分类一级类目0129637458党 群行政管理经营管理生产技术财务审计人事劳资产 品科学技术基本建设设备管理保持文件之间的有机联系0党群工作5人事劳资3生产技术管理1行政管理2经营管理 0-5文书档案分类按年度-问题-保管期限 4财务审计财务审计 0-5文书档案整理、编目文书档案整理、编目全宗号年度 2007件号 1类别 生产管理保管期限 永久页数 6全宗号年度 2006件号 1类别 党群保管期限 永久页数 61v在文件右下角编页码v在文件的右上角盖上归档章0-5文书档案编号
5、文书档案编号v0-5类编号v 2007-0-1-1v v 件号（0-9）v 盒号（0-9）v 分类号（0党群）v 目录号（年代）文书档案的编目文书档案的编目v年度：2007年 保管期限：永久 序号 责任者 文号 题 名 日 期 页数 备 注1 v 琼电 关于注册海南电网海口分公司 2007v1 海口公司（2007）的请示 0108 2 12号v 2 南方电网 南电字 关于同意注册海南电网海口分 2007v （2007）公司的批复 0521 1v 28号0-5文书档案组卷、排列文书档案组卷、排列 归档文件应以归档文件应以“件件”为单位，为单位，按照其排列顺序编写件号（室按照其排列顺序编写件号（室
6、编件号），并以归档章的形式编件号），并以归档章的形式在归档文件上注明。件号应在在归档文件上注明。件号应在分类的最低一级类目内，按文分类的最低一级类目内，按文件排列顺序从件排列顺序从“1 1”开始标注。开始标注。同一年度的归档文件，永久、同一年度的归档文件，永久、长期、短期各排一个流水号。长期、短期各排一个流水号。不同保管期的不能放一个合内。不同保管期的不能放一个合内。档案盒脊背设置各检索项，档案盒脊背设置各检索项，包括全宗号、年度、保管期限、包括全宗号、年度、保管期限、机构机构(问题问题)、起止件号、盒号。、起止件号、盒号。什么是企业档案工作什么是企业会计档案什么是企业会计档案是指会计凭证、是
7、指会计凭证、会计帐簿和财会计帐簿和财务报表等会计务报表等会计核算专业材料核算专业材料是记录和反是记录和反映单位经济映单位经济业务的重要业务的重要史料和证据史料和证据了解企业会计档案的种类了解企业会计档案的种类 4 财务审计类财务审计类v 财务审计综合41 财务管理42 会计财务43 审计工作44 4 财务审计类财务审计类会计报表：年报、季报、月报、各财务分析报表；会计帐本：日记帐、明细帐、辅助帐、总帐会计凭证：原始凭证、记帐凭证、汇总报；其他：固定资产卡、财务移交清册等43 会计财务430 会计报表431 会计帐簿432 会计凭证433 其他：会计档案的编号 例二某企业2002年度的会计年报（
8、2007430001）2007 4 3 00 0 1 v v 案卷号（案卷号（001-999）v 会计年报（三类）会计年报（三类）v 会计帐务（二类）会计帐务（二类）v 财务审行（一类）财务审行（一类）v 年度（目录号）年度（目录号）会计档案的编号 例二某企业2007年度的会计帐簿（2007431001，4财务审计类、财务审计类、3会计帐务、会计帐务、1帐簿、帐簿、001案卷号）案卷号）v2007 4 3 10 0 1 v v 案卷号（案卷号（001-999）v 会计帐簿（三类）会计帐簿（三类）v 会计帐务（二类）会计帐务（二类）v 财务审行（一类）财务审行（一类）v 年度年度(目录号目录号)
9、会计档案的编号v2007 4 320 0 1v v 案卷号（案卷号（001-999）v 三级类目（三级类目（0-9）v 二级类目（二级类目（0-9）v 一级类目（一级类目（0-9）v 目录号（年代）目录号（年代）v例一某企业例一某企业2007年年1 月会计现金收款凭证编号月会计现金收款凭证编号（2007年度、年度、4财务审计类、财务审计类、3会计帐务、会计帐务、2凭证、凭证、001案卷号）案卷号）会计档案材料保管期限的划分会计档案材料保管期限的划分 报表 帐簿 凭证 其他年报月、季报现金、银行日记帐总帐、分类帐原始凭证记帐凭证汇总凭证银行对帐单银行调节表固定资产卡会计档案清册永久3 年25年1
10、5年15年15年15年5年5年5年永久企业会计档案组卷企业会计档案组卷 会计报表按年报、季报、月报分别组卷，因保管期限不同；装具大不一致。会计帐本是一本一卷；会计凭证一般由经办会计当月凭证按形成时间先后分别装订若干成册，一般厚度不得超过3厘米，加封面装于凭证合内，并编号。人事档案人事档案 人事档案的收集工作人事档案的收集工作v收集的材料必须经过认真鉴别。归档材料收集的材料必须经过认真鉴别。归档材料应真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、应真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。需经人事部门审查盖章或本人手续完备。需经人事部门审查盖章或本人签字、签字、盖章后方能归入人事档案。503人事档案分
11、类人事档案分类21在职人员档案在职人员档案在职人员档案在职人员档案3退休人员退休人员职称档案职称档案10012001 第一层 人事档案材料的分类及编号人事档案材料的分类及编号v一、履历表（履历表、个人简历）v二、自传v三、鉴定、考察、考核v四、学历、学位、学绩、培训和专业技术材料v五、政审材料v六、参加党、团材料v七、奖励材料v八、处分材料v九、录用、任免、聘用、专业、工资、待遇、出国、退休v十、其他（独生子女登记、军人结婚登记、下乡证明等）企业人事档案材料组卷企业人事档案材料组卷 录录用用、任任免免、待待遇遇、其其他他入党团、奖入党团、奖惩、处分惩、处分鉴定表、鉴定表、学历、政审学历、政审履
12、履历历表表、自自传传 人事档案的编号人事档案的编号v人事档案的编号有音序编号法，许多种，今天给大家介绍的一种编号方法是音序编号法。音序编号法，比任何一种方法实用、便捷。优点是：1、简单易学；2、字体无要求；3、不易错号；5、简化归档手续；6、提高工作效率；7、用途广广泛。编号基本方法编号基本方法v第一步：把所有的人事档案姓名用拼音拼写出来，取每一个拼音的第一个字母；v第二步：把同一个字母的放在一起，按姓的汉字声母的ABCD依次排列（单名中间空一个字符）；再按名的汉字声母的ABCD依次排列，依此类推（见附表）v第三步：按过索引的档案号、姓名、籍贯进行排序上架；v第四步：每一个字母后留一定的空号，
13、以备增加档案之用。v第五步：箱柜右上角应标明档案号的第一个字母。科科 技技 档档 案案科技档案的特点科技档案的特点v1、专业性v2、成套性v3、可更改性v4、通用性v5、现实性科技档案种类科技档案种类v一、农业科技档案（农、林、牧、副、渔）v二、地质档案、测会档案、医学科技档案v三、工业科技档案（产品、科研、设备、基建）科技档案收集归档科技档案收集归档v一、收集方法v一列入、一同步、一参加、一把关1、明确基建、设备、科研、产品等业务管理部门的岗位职责，即把科技档案的收集、积累、移交归档工作列入该科室的职责范围，并责任到人一 列 入一一 同同 步步v 科技档案的收集工作与基建、生产、科研、设备管
14、理活动同步进行。v（1）事前介入。在与有关单位签订协议合同时（如勘察、设计、施工、监理等单位），应对科技档案的套数、费用、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求，作为科技档案接收时的依据。v（2）事中监督。本单位要负责组织、监督和检查有关单位（如勘察、设计、施工、监理等单位）科技档案的形成、积累、整理、移交工作，做到边施工边收集边整理。一一 参参 加加v 档案人员参加产品科研成果评优、基建项目竣工验收会和设备开箱，覆行签字手续，并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。一一 把把 关关 把好外出人员带回材料的收集关围绕 基建项目、设备选购、科研、学述等活动外出开会、学习培训带
15、回的各种文件要及时向本单位档案室移交。并由档案部门签字后，才能报销差旅等有关费用（此项规定可纳入本单位的规章制度，以把好文件材料的收集关）。科科 研研 文文 件件 归归 档档 范范 围围v科研准备阶段：科研课题审批文件、任务书、方案论证、课题计划等v研究实验阶段：分析报告、实验报告、计算书、设计图等v总结鉴定验收阶段：鉴定书、科研报告、总结、论文、技经材料等v成果推广应用阶段：扩大生产设计文件、工艺 文件、技术转让文件等产产 品品 文文 件件 归归 档档 范范 围围v：产品研发阶段（开发研制报告、可行性分析报告、计划任务书等）v 产品设计过程（各种部件图、产品说明书、合格证等）v 产品试验过程
16、（试验报告、质量分析、产品研制总结、产品鉴定书等）基基 建建 项项 目目 文文 件件 归归 档档 范范 围围v项目前期文件项目前期文件:立项、可研、设计立项、可研、设计v项目管理文件项目管理文件:招投标、合同、协议、征招投标、合同、协议、征 地、地、施工管理施工管理v施工文件：施工文件：开工报告、技术交底、材质证明设开工报告、技术交底、材质证明设计变更、质量评定、工程记录、设备调试记录、计变更、质量评定、工程记录、设备调试记录、完工验收报告等完工验收报告等v项目竣工文件：项目竣工文件：竣工验收报告、竣工图、项目竣工验收报告、竣工图、项目质量评审材料、工程声象材料等质量评审材料、工程声象材料等设设 备备 文文 件件 归归 档档 范范 围围v购置设备申请及批复、协议及合同v外购设备的随机文件v设备安装、调试和验收过程形成文件v设备操作规程，运行、维修记录v设备改进、改装、技术文件v设备报废申请、鉴定及审批文件归档要求归档要求v1、归档的文件材料应为原件。v2、归档的文件材料内容必须齐全、完整、准确、系统。v3、文件材料应采用耐久性强的书写材料书写，不得使用易褪色的书写材料，否则必须复印。v
