1、三级文秘基础知识文书基础1、 文书分类：（1） 行政公文：发文机关：行政机关；具有法律效力和规范体式；作用：依法行政和进行公务活动；又被称为“通用公文”；例如：决定、通知、通报、报告、函、会议纪要、意见、请示（2） 事务文书：发文机关：机关单位团体和个人；内容为日常事务；例如：请柬、邀请信、启事、剪报、计划、总结、讲话稿、述职报告（3） 商务文书：发文机关：机关、单位、团体；内容：处理商务业务；例如：商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告、意向书、订货单2、通用公文（行政公文）的制发程序:草拟；审核；签发；复核3、事务文书、商务文书的制发程序：草拟；审核；定稿；公布及操
2、作4、通用公文用纸和印装规格（1）A4：210mm*297mm（2）版心：156mm*225mm（3）天头：37mm+/-1mm（4）订口：28mm+/-1mm（5）22行；28字/行；28字*22行5、通用公文中各要素标识规则（1）眉首：A、公文份数序号（便于文件统计、登记和查找；办法规定带有密级的公文要编制份数序号；顶格标识在版心左上角第一行；至少不低于两位，如“1”编为“01”）B、秘密等级和保密期限（分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级；3号黑体，顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一格；秘密等级和保密期限之间用“”隔开，如“机密一年”）C、紧急程度（分为“特急”和“急件”；限时送达
3、，在封套上标注“限月日时前送达”；如需同时标识秘密等级，则紧急度顶格标识在版心右上角第二行）D、发文机关标识：发文机关全或规范简称后加“文件”组成；红头文件：中共中央文件、国务院文件；小标宋体字E、发文字号：（发文机关代字、年份和序号组成；3号仿宋体；例：“国办发20065号”；位置：a、平行文、下行文的发文字号位于发文机关标识下空2行，居中 b、上行文的位于发文机关标识下空2行，居左空一字）F、签发人（会签人）：最后审定公文文稿签字印发的机关领导；平行排列与发文字号右侧，居右空一字；“签发人”三字用3号仿宋体，后用全角冒号，签发人姓名用3号楷体字G、红色反线：在发文字号之下的4mm处，长度与
4、版心等宽，即156mm（2）主体A、公文标题：除引号、书名号不用标点；位于红色反切线下空2行；用2号小标宋体B、主送机关：上行文（如请示、报告）、特指性下行文（如批复、通知）、平行文（函），只写一个主送机关；普发性下行文（如决定、通知、通报、意见）写数个主送机关；周知性公文（如公告、通告）可不写主送机关 按党、政、军、群的性质顺序排列C、正文：位于主送机关下1行，用3号仿宋体D、附件：正文下空1行，左空2字，用三号仿宋标识“附件”，其后标全角冒号和附件名称，附件后不加标点符号E、成文日期：以签发日期为准；联合行文最后一个机关签字日期为准F、印章：是公文的生效标志G、附注（3）版记：主题词；抄送
5、；印发机关和印发日期；版记中的反线6、通用公文的特定格式（1）信函式格式（2）命令式格式（3）会议纪要式格式7、材料运用的四个环节：（1）占有：两条途径：亲身经历所获；调查阅读所获（2）鉴别：对材料进行分析、比较的研究过程（3）选择：4原则：围绕主题选择材料；选择典型材料；选择真实准确的材料；选择生动新颖的材料（4）使用：恰当安排材料的先后顺序；确定材料的详略程度（根据主题的需要和文体的特点）8、确立主题的依据（1）以写作目的为立意依据（2）以材料本身的意义为立意依据9、对主题的要求：正确、深刻、新颖、集中10、结构的内容（1）标题：公文式标题；一般文章式标题（2）开头：概述式；目的式；开门见
6、山式；引述来文式（3）层次：总分式； 并列式；递进式；因果式；时序式；三段式（4）段落：提行式；条款式；篇段合一式（5）过度：过渡词；过渡句；过渡段（6）照应：首尾照应；文题照应；行文前后照应（7）结尾：强调式；期求式；希望式；说明式；秃尾11、对结构的要求：严谨；自然；完整；统一12、运用语言的标准：准确、简洁、平实13、叙述的人称：第一人称、第二人称14、叙述方式：顺叙、倒叙15、议论类型：立论、反驳（驳论）16、论证方法：例证法、分析法、引证法、对比法、因果法17、常用的说明方法（1）定义和表述（2）分类和比较（3）数字和图表办公自动化基础1、 CPU是计算机的核心部件2、 内存储器（1
7、） 随机存储器（RAM）：断电后，RAM中的数据会丢失（2） 只读存储器（ROM）：无法写入，只能读取；断电后数据不丢失3、 外存储器：硬盘、软盘、光盘、其他移动存储设备4、 计算机病毒的特征：传染性、隐蔽性、潜伏性、破坏性、不可预见性5、 单元格地址（1） 相对地址（2） 绝对地址（3） 混合地址（4） 三维地址6、 计算机网络的分类：局域网；广域网；因特网7、 我国的四大网络（1） 中国教育和科研计算机网（2） 中国科技计算机网（3） 中国公用计算机因特网（4） 中国金桥信息网沟通基础1、 秘书从事的沟通工作的职业特点（1） 非权利支配性（2） 非职责限定性（3） 认同数到性2、 沟通的类
8、型（1） 依据所沟通的对象不同分：人与人之间的沟通；人的自我沟通；人与机器的沟通；组织之间的沟通（2） 根据沟通手段：书面语言的沟通；口头语言的沟通；态势语言（3） 根据沟通领驭的不同：网络沟通；团队沟通；跨文化沟通3、 跨文化沟通的障碍：语言障碍；非语言障碍；信仰与行为障碍4、 解决方法（1） 注意不同空间位置在不同文化中的作用（2） 重视保留、保持沟通中的个人空间（3） 了解不同的时间概念在交往中的作用（4） 了解对现实、建立友谊的不同习惯（5） 学习了解不同文化中对于承诺、协议的含义和差异（6） 把不同的伦理道德与其历史文化联系加以理解（7） 了解、适应不同的饮食习惯和饮食文化要求（8）
9、 努力了解不同文化背景中的礼仪与馈赠方式5、 有效沟通的要素（1） 有效沟通的前提：尊重、理解（2） 把握沟通的关键：a、 有效倾听b、 构建良好的倾听环境c、 克服倾听的障碍d、 实现有效倾听的准备e、 有效提问和拒绝f、 自信的提出要求g、 学会礼貌的拒绝h、 了解提问的禁忌：忌问对抗性问题、忌不看实际的提问、忌问显示精明的问题、忌中断别人的话题发问、忌问对方公司的高级机密、忌问老人和女士的年龄、问男士的收入、问女士服饰的价格、问对方婚否、家庭，宗教及政治倾向等隐私性问题6、 有效沟通的原则(1)“7c”原则A、可依赖性（credibility）B、保证沟通计划与沟通环境的一致性（cont
10、ext）C、内容（content）D、明确性（clarity）E、连贯性(consistency)F、渠道(channel)G、准确判断接受能力(capability of audiene)（2）用心去听，不要在乎对方的表达方式（3）积极去想、分析出弦外之音7、有效沟通的目标 （1）说明事物（2）表达感情（3）建立联系（4）和谐工作环境8、完整的沟通流程 做好沟通前的准备（明确自己的目标，对方的背景）确认对方的需求正确的阐述自己的观点关注对方的反应实施有效的提问积极认真的倾听及时确认、应对适时进行总结9、 需要沟通的工作关系：与客户沟通；与同事沟通；与上司沟通10、 沟通方法（1） 及时明确沟
11、通对象A、 熟练制作和使用必要的记录工具B、 适当询问会使已有的信息更具有针对性（2） 了解沟通对象的行为习惯和工作风格A、 了解上司的行为习惯和工作风格B、 了解他人的行为习惯和工作风格（3） 正确选择沟通渠道A、 面谈沟通：一对一的互动性B、 书面沟通：水平较高，弥补口头的空间限制和时间限制，使双方交流有据可查C、 会议沟通：流程性；信息内容的设计具有衔接性；秘书面对的沟通对象具有群体性；信息影响具有传播的延伸性D、 演讲沟通：鼓舞性；煽动性E、 电子媒介沟通：简单、直接、平等；具有及时性、秘密性、非干扰性11、 横向沟通（平行沟通）（1） 平级间进行，不存在上下级关系（2） 横向沟通中的
12、障碍A、 本位主义B、 员工短视现象C、 贵贱等级偏见D、 性格差异、知识水平差异E、 猜忌、恐惧、感到威胁12、 纵向沟通类型（1） 自上而下的下行沟通（是纵向沟通的主体）（2） 自下而上的上行沟通（是纵向沟通的关键）13、 下行沟通采用的介质（1） 书面类：指南、声明、政策、公告等（2） 面谈类：口头指示、谈话、广播等（3） 电子类：电话会议、传真、电子信箱14、 下行沟通的策略（1） 制定针对性的沟通计划（2） 精简沟通环节（3） 减轻、分流沟通的任务（4） 提倡简约的沟通（5） 启用反馈（6） 多介质组合15、 上行沟通的策略（1） 建立信任（2） 适时采用走动管理，安排非正式的上行沟
13、通（3） 推广领导层的内部一致性，请示汇报工作严格，按照职务分工进行16、 人际风格类型（1） 城府分析型（2） 温和型（3） 直接表达型（4） 支配命令型17、 危机沟通的策略（1） 依据危机影响确认沟通重点（2） 重点实施沟通的方法A、 对企业员工：引导服从，争取内部一致，共度难关B、 对危机的受害者：体现公共利益第一的原则C、 对新闻媒体：提供准确可靠的第一手信息，获得社会公众的支持和理解18、 速记的作用：记录有声语言、记录无声语言19、 速记的分类：汉字速记、拼音速记、两者结合企业管理基础1、 公司登记注册程序两种（1） 公司进行的申请登记注册程序（2） 公司登记机关对公司进行的核准
14、登记注册程序2、 有限责任公司的注册资本有最低额的规定3、 现代企业制度3方面（1） 现代企业法人制度（2） 现代企业组织制度（3） 现代企业管理制度4、 现代企业制度的基本特征（1） 产权清晰（2） 权责明确（3） 政企分开（4） 管理科学5、 企业融资方式（1） 股权融资：长期性；不可逆性；无负担性（2） 债务融资：短期性；可逆性；负担性6、 企业文化的结构3个层次：物质层；制度层；精神层（核心）7、 精神层6方面（1） 企业最高目标（2） 企业哲学（3） 企业精神（4） 企业风气（5） 企业道德（6） 企业宗旨8、 制度层三方面：一般制度，特殊制度，企业风俗9、 企业文化的特征：（1）独
15、特性(2)普遍性（3）可塑性10、 企业文化的功能：（1）刺激（2）导向（3）约束（4）凝聚（5）稳定（6）辐射11、 企业形象识别系统（CIS）包括（1） 企业理念识别（MI）（2） 企业行为识别（BI）（3） 企业视觉识别（VI）12、 企业形象识别策划原则（1） 全方位推进原则（2） 以公众为中心原则（3） 实事求是原则（4） 求异创新原则（5） 两个效益兼顾原则13、 人事管理基本原则（1） 公平竞争原则（2） 责任制原则（3） 激励原则（4） 流动性和稳定性相结合（5） 民主管理原则14、 高性能团队所具备的条件（1） 共同的愿景（2） 团队之间有开放的交流（3） 队员之间需要互相信
16、任，互相尊重（4） 在不同的领域，不同队员可做团队的领导（5） 要有高效的工作程序（6） 在团队内要求同存异（7） 队员做事有共同的方法和工作流程15、 人事档案保管制度的基本内容（1） 归档制度（2） 核查制度（3） 保密制度（4） 统计制度（5） 转递制度16、 人事档案利用的手续（1） 查阅手续（2） 外借手续（3） 出具证明材料的手续17、 人事档案利用的方式（1） 设立阅览室以供利用查阅（2） 借出使用（3） 出具证明材料18、 人员招聘流程：招聘计划阶段招聘信息发布阶段招聘测试阶段人事决策阶段职工入职阶段招聘报告阶段19、 人员招聘方式：（1） 笔试：论文式笔试；测验式笔试（2）
17、面试：模式化面试；非指导性面试；状况面试；压力式面试；心里测试20、 人员招聘原则：公开原则；竞争原则；平等原则；能级原则；全面原则；择优原则21、 企业公共关系的基本特征(1) 以社会公众为工作对象(2) 以塑造形象为工作目标(3) 以传播沟通为工作方式(4) 以互惠互利为工作原则(5) 以真实为工作信条(6) 以注重长远为工作方针22、 企业公共关系的职能（1） 信息管理职能（2） 参谋决策职能（3） 媒介宣传职能（4） 协调沟通职能（5） 促进销售职能23、 企业公共关系原则：（1） 真实信用原则（2） 互惠互利原则（3） 全员公关原则（4） 为社会服务原则（5） 科学指导原则（6） 社
18、会规范原则24、 企业形象的塑造和维护（1） 阐明企业当前策略（2） 确定企业形象（3） 制定沟通目标（4） 拟定沟通计划（5） 持续执行计划25、 股票的基本特征（1） 时间性（2） 价格波动性（3） 投资风险性（4） 流动性（5） 有限清偿责任（6） 无期性（7） 权责性26、 沪深股市基本交易原则：价格优先、时间优先27、 金融体系：金融机构体系、金融市场体系28、 实际利率=名义利率-通货膨胀率法律与法规1、 公司营业执照签发日期，为有限责任公司成立日期2、 股东会是公司的权利机关3、 董事会是公司的业务执行机关4、 监事会是公司的监督机关5、 公司合并与分立的程序：债权人自接到通知书
19、之日起30日内，未接到通知书的自第一次公告之日起90日内，有权要求公司清偿债务或者提供相应的保护6、 合同的基本规则：(1) 平等，自愿，公平原则(2) 诚实信用原则(3) 合法原则7、 合同内容（1） 当事人的名称或者姓名和住所（2） 标的（3） 数量（4） 质量（5） 价款或酬金（6） 履行期限，地点和方式（7） 违约责任（8） 解决争议的方法8、 合同定立的程序：要约、承诺9、 合同履行的抗辩权（1） 同时履行抗辩权（2） 后履行抗辩权（3） 不安抗辩权10、 不正当行为的类型（1） 假名冒牌行为（2） 商业贿赂行为（3） 虚假宣传行为（4） 侵犯商业秘密行为（5） 低价倾销行为（6）
20、不正当有奖销售行为（7） 诋毁商誉行为11、 不正当竞争行为的法律责任（1） 民事法律责任（2） 行政责任（3） 刑事法律责任12、 劳动就业的原则（1） 平等就业原则（2） 双向原则原则（3） 照顾特殊群体人员就业的原则（4） 禁止雇佣童工的原则13、 订劳动合同的原则：平等自愿、协商一致、不得违反法律、行政法规的规定14、 劳动合同的内容（1） 劳动合同的期限（2） 工作内容（3） 劳动保护和劳动条件（4） 劳动报酬（5） 劳动纪律（6） 劳动合同终止的条件（7） 违反劳动合同的责任（试用期的不得超过6个月）15、 工作日分工：定时工作日和无定时工作日16、 定时工作日分为（1） 标准工作
21、日（2） 缩短工作日（3） 延长工作日（4） 综合计算机工作日（5） 弹性工作日17、 工资分配原则（1） 工资总量宏观调控原则（2） 用人单位自主分配原则（3） 按劳分配为主体、多种分配方式并存原则（4） 效率优先、兼顾公平的原则18、 劳动争议处理机构（1） 劳动争议调解委员会（2） 劳动争议仲裁委员会（3） 人民法院19、 劳动争议的解决途径：协商；调解；仲裁；诉讼20、 著作权的内容：人身权；财产权21、 作者对其作品著作自作品创作完成时即取得22、 著作权终生及死后50年；作品自创作完成后50年内未发表的，不予保护23、 作为专利权客体的发明必须具备3个特征：新颖性；创造性；实用性2
22、4、 商标权的特征：专有性；时间性；地域性25、 商标权取得原则：注册原则；先申请原则26、 注册商标的条件和程序：申请；审查、公告；核准注册27、 商标有效期为10年，应在期满前6个月内申请，每续展的有效期为10年28、 世贸组织的机构：部长会议；总理事会；专门理事会；专门委员会；总干事及秘书处29、 世贸组织法基本原则（1） 最惠国待遇原则（2） 国民待遇原则（3） 互惠原则（4） 透明度原则（5） 逐步削减关税原则（6） 一般取消数量限制原则30、 与货物贸易有关的法律原则（1） 贸易自由化承诺（2） 市场准入承诺（3） 保障措施（4） 反倾销措施（5） 反补贴措施（6） 减少和消除非关税壁垒
