1、1现代企业档案管理培训现代企业档案管理培训2 2uu有人说，恒量一个企业的好坏，可以去该企业的档案室看一下有人说，恒量一个企业的好坏，可以去该企业的档案室看一下有人说，恒量一个企业的好坏，可以去该企业的档案室看一下有人说，恒量一个企业的好坏，可以去该企业的档案室看一下他的档案管理即可。此语可能不够全面，但却有一定的道理。他的档案管理即可。此语可能不够全面，但却有一定的道理。他的档案管理即可。此语可能不够全面，但却有一定的道理。他的档案管理即可。此语可能不够全面，但却有一定的道理。uu正规的档案管理，对文件夹、档案标识等都有要求。文件夹一正规的档案管理，对文件夹、档案标识等都有要求。文件夹一正规
2、的档案管理，对文件夹、档案标识等都有要求。文件夹一正规的档案管理，对文件夹、档案标识等都有要求。文件夹一般不超过般不超过般不超过般不超过4 4种；档案标识可以重要程度区分，用不同的颜色进种；档案标识可以重要程度区分，用不同的颜色进种；档案标识可以重要程度区分，用不同的颜色进种；档案标识可以重要程度区分，用不同的颜色进行标示。行标示。行标示。行标示。uu一个档案就像一本书，要定位、编号，使其一目了然；档案柜一个档案就像一本书，要定位、编号，使其一目了然；档案柜一个档案就像一本书，要定位、编号，使其一目了然；档案柜一个档案就像一本书，要定位、编号，使其一目了然；档案柜外要清晰的标明其目录。外要清晰
3、的标明其目录。外要清晰的标明其目录。外要清晰的标明其目录。3什么是档案管理什么是档案管理n什么是档案什么是档案 收集、整理、保管、鉴定、统计和提供收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。利用等活动。1、收集：什么需要归档，即归档范围必须要清楚；、收集：什么需要归档，即归档范围必须要清楚；2、统计：有什么内容，须统计清楚，实行电脑化管理。、统计：有什么内容，须统计清楚，实行电脑化管理。3、档案目录要清楚，并进行编码、整理，并分类保管。、档案目录要清楚，并进行编码、整理，并分类保管。4、档案的保存期限必须明确。、档案的保存期限必须明确。4档案管理的作用档案管理的作用l凭证作用凭证作用l参考作
4、用参考作用l档案工作档案工作 是用科学的原则和方法管理档案，并为各项工作进行服务的是用科学的原则和方法管理档案，并为各项工作进行服务的一项活动。包括档案的收集、整理、鉴定、编目和检索、保一项活动。包括档案的收集、整理、鉴定、编目和检索、保管、统计、编研和提供利用等。管、统计、编研和提供利用等。5档案管理工作原则档案管理工作原则档案工作的管理原则一般有两条：档案工作的管理原则一般有两条：1、统一领导。、统一领导。2、分级管理。、分级管理。为维护档案的完整与安全，进行档案管理必须为维护档案的完整与安全，进行档案管理必须要有相应的管理制度，并便于企业各单位的利要有相应的管理制度，并便于企业各单位的利
5、用。用。6企业档案概念的涵义企业档案概念的涵义v企业档案是企业各项活动的历史记录。企业档案是企业各项活动的历史记录。v企档的形成是具体地，即在特定的企业活动范围企档的形成是具体地，即在特定的企业活动范围内形成。内形成。v企档的内容构成是复杂地，这是由企业类型的多企档的内容构成是复杂地，这是由企业类型的多样性和企业活动内容的复杂性所决定的。样性和企业活动内容的复杂性所决定的。v企档是企业活动的一种历史记录，说明企业档案企档是企业活动的一种历史记录，说明企业档案所反映的事物或活动已经完成或告一段落。所反映的事物或活动已经完成或告一段落。7职工档案管理部门的职能职工档案管理部门的职能v保管职工档案保
6、管职工档案v收集、鉴别和整理职工档案材料收集、鉴别和整理职工档案材料v办理职工档案的查阅、借阅和转递手续办理职工档案的查阅、借阅和转递手续v登记职工工作变动情况登记职工工作变动情况v为有关部门提供职工情况为有关部门提供职工情况v做好职工档的安全、保密、保护工作做好职工档的安全、保密、保护工作v定期向企业档案室移交档案定期向企业档案室移交档案v办理其它有关事项办理其它有关事项8 8企业档案的一般分类企业档案的一般分类uu管理类管理类管理类管理类所有制度类档案所有制度类档案所有制度类档案所有制度类档案uu业务类业务类业务类业务类含技术类、研发类、营销类等含技术类、研发类、营销类等含技术类、研发类、
7、营销类等含技术类、研发类、营销类等uu财务类财务类财务类财务类独立管理独立管理独立管理独立管理uu人事类人事类人事类人事类所有人力资源类档案所有人力资源类档案所有人力资源类档案所有人力资源类档案uu其它类其它类其它类其它类不能归入上述四类的档案不能归入上述四类的档案不能归入上述四类的档案不能归入上述四类的档案9档案室的类型档案室的类型v普通档案、文书档案普通档案、文书档案v技术档案技术档案v音像档案音像档案v人事档案人事档案v综合档案综合档案v联合档案室，比如集团公司，有联合档案室，比如集团公司，有些类似于服务中心、文件中心些类似于服务中心、文件中心10企业档案的工作性质企业档案的工作性质管理
8、性管理性对企业档案进行管理对企业档案进行管理服务性服务性为各单位提供查阅和参考为各单位提供查阅和参考保密性保密性维护和保护企业资源，避免不必要的损失。维护和保护企业资源，避免不必要的损失。是否保密档案，在定义制度时须规定清楚，是否保密档案，在定义制度时须规定清楚，并加盖保密章。并加盖保密章。1111档案管理现代化的总目标档案管理现代化的总目标n n第一、是最大限度地延长档案寿命第一、是最大限度地延长档案寿命第一、是最大限度地延长档案寿命第一、是最大限度地延长档案寿命n n第二、是充分发挥档案的作用，迅速、准第二、是充分发挥档案的作用，迅速、准第二、是充分发挥档案的作用，迅速、准第二、是充分发挥
9、档案的作用，迅速、准 确地提供档案信息，为企业地进步确地提供档案信息，为企业地进步确地提供档案信息，为企业地进步确地提供档案信息，为企业地进步 和发展服务。和发展服务。和发展服务。和发展服务。n n第三、是在电子文件不断生成的情况下，第三、是在电子文件不断生成的情况下，第三、是在电子文件不断生成的情况下，第三、是在电子文件不断生成的情况下，进行及时有效地收集、整理，不断进行及时有效地收集、整理，不断进行及时有效地收集、整理，不断进行及时有效地收集、整理，不断 丰富档案内容和档案信息。丰富档案内容和档案信息。丰富档案内容和档案信息。丰富档案内容和档案信息。备注：所有长期保存的档案，不宜用彩色或喷
10、墨打印，宜用激光打印；传真备注：所有长期保存的档案，不宜用彩色或喷墨打印，宜用激光打印；传真纸不能保存；所有的签名、批示不能用铅笔、圆珠笔，红墨水等。纸不能保存；所有的签名、批示不能用铅笔、圆珠笔，红墨水等。12档案管理系统档案管理系统 档案管理系统包含档案管理系统包含档案管理系统包含档案管理系统包含1 1、文件管理、文件管理、文件管理、文件管理2 2、文书档案管理、文书档案管理、文书档案管理、文书档案管理3 3、科技档案管理、科技档案管理、科技档案管理、科技档案管理4 4、会计档案管理、会计档案管理、会计档案管理、会计档案管理5 5、声像档案管理、声像档案管理、声像档案管理、声像档案管理6
11、6、系统配置模块、系统配置模块、系统配置模块、系统配置模块7 7、档案制作系统、档案查询系统等。、档案制作系统、档案查询系统等。、档案制作系统、档案查询系统等。、档案制作系统、档案查询系统等。电子系统能大大提高档案管理的工作效率，加快档案检索速度，提高电子系统能大大提高档案管理的工作效率，加快档案检索速度，提高电子系统能大大提高档案管理的工作效率，加快档案检索速度，提高电子系统能大大提高档案管理的工作效率，加快档案检索速度，提高 档案的查找准确率，可使企事业单位的公文运转和档案管理一规范档案的查找准确率，可使企事业单位的公文运转和档案管理一规范档案的查找准确率，可使企事业单位的公文运转和档案管
12、理一规范档案的查找准确率，可使企事业单位的公文运转和档案管理一规范 化、现代化，真正实现档案的一体化管理。化、现代化，真正实现档案的一体化管理。化、现代化，真正实现档案的一体化管理。化、现代化，真正实现档案的一体化管理。13档案管理制度建设档案管理制度建设n档案管理办法档案管理办法n文件材料归档范围和不归档范围文件材料归档范围和不归档范围n文书档案保管期限表文书档案保管期限表n全宗档案分类大纲全宗档案分类大纲n档案分类编号方案档案分类编号方案n档案人员岗位职责档案人员岗位职责n整理（立卷）制度整理（立卷）制度n档案利用制度档案利用制度n档案保管制度档案保管制度n档案保密制度档案保密制度n档案销
13、毁制度档案销毁制度1414档案管理制度建设档案管理制度建设1、编写制度时，以下因素不能少：文件名称、版次、编制时间、制作、编写制度时，以下因素不能少：文件名称、版次、编制时间、制作部门、页码部门、页码/页次、文件归档的范围、文件归档的时间、文件归档的页次、文件归档的范围、文件归档的时间、文件归档的份数、文件归档的要求与手续。份数、文件归档的要求与手续。2、管理制度里面必须包含的内容应有：目的、适用范围、术语或定义、管理制度里面必须包含的内容应有：目的、适用范围、术语或定义、相关文件、职责权限、操作流程、相关的记录。相关文件、职责权限、操作流程、相关的记录。3、管理制度的书写，其语言描述须简洁、
14、清楚、易懂、全面，且无歧、管理制度的书写，其语言描述须简洁、清楚、易懂、全面，且无歧意。意。4、细节方面的要求也应规定。比如，纸张大小、格式、字体、编码装、细节方面的要求也应规定。比如，纸张大小、格式、字体、编码装订位置等。订位置等。15企业档案的收集渠道企业档案的收集渠道o本企业业务职能部门移交的归档资料本企业业务职能部门移交的归档资料o外单位转让或移交的资料外单位转让或移交的资料o企业人员非职务活动中形成档案的寄存、捐赠或企业人员非职务活动中形成档案的寄存、捐赠或转让资料转让资料o面向社会收集、征集的相关材料。面向社会收集、征集的相关材料。16文件材料的形成与归档文件材料的形成与归档l归档
15、文件材料的范围归档文件材料的范围1、上级来文、上级来文2、本单位制发的文件、本单位制发的文件3、下属单位来文、下属单位来文l各类文件材料的归档要求各类文件材料的归档要求1、文件材料要齐全、完整、准确反映本单位各项活动的历史面貌。、文件材料要齐全、完整、准确反映本单位各项活动的历史面貌。2、文件材料的规格与字迹要求、文件材料的规格与字迹要求3、归档声像材料的要求。、归档声像材料的要求。17文件材料的形成与归档文件材料的形成与归档l归档时间归档时间1、科研档案归档时间：成果鉴定后三个月内归档。、科研档案归档时间：成果鉴定后三个月内归档。2、设备档案归档时间：安装调试完毕三个月内归档。、设备档案归档
16、时间：安装调试完毕三个月内归档。3、基建档案归档时间：各施工承包单位应在项目实体完、基建档案归档时间：各施工承包单位应在项目实体完成后三个月内将项目文件向建设单位移交归档。成后三个月内将项目文件向建设单位移交归档。4、会计档案归档时间：隔年向档案室移交。、会计档案归档时间：隔年向档案室移交。5、业务档案归档时间：由动态转静态后移交。、业务档案归档时间：由动态转静态后移交。6、其他档案归档时间：活动结束后归档。、其他档案归档时间：活动结束后归档。18文书档案案卷格式文书档案案卷格式v案卷卷皮格式案卷卷皮格式 两种：硬卷皮、软卷皮。两种：硬卷皮、软卷皮。v硬卷皮外形尺寸硬卷皮外形尺寸 封面尺寸规格采用封面尺寸规格采用300mm220mm或或280mm210mm（长（长宽）宽）v封底尺寸同封面尺寸封底尺寸同封面尺寸 封底三边（上、下、翻口处）要另有封底三边（上、下、翻口处）要另有70mm宽的折叠纸舌。卷脊可宽的折叠纸舌。卷脊可根据需要分别设以根据需要分别设以10、15、20mm三种厚度。用于成卷装订的卷三种厚度。用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订
