1、 涉及接待重要来宾或专题会议等重大会议时， 应 填写会议接待需求表 ； 三、如遇特殊情况、 紧急会议可先通知行政部负责人， 根据实际情况协调会议室 使用，事后补办有关登记；四、部门应在所预约时间到达会议室， 并开始使用。 若长时间未到， 则会议室使 用权由行政部另作安排；五、如部门临时取消申请， 再需使用时， 需重新申请。 部门及个人应按预约时间 内使用完毕， 若后续时间无其他安排， 可超时使用。 但若紧接的时间段内已安排 了其他部门使用，超时部门必须离开会议室，终止使用该会议室。第四章 会议准备第五条 会议组织部门应根据会议类型、与会人员级别等内容，提前到行政部指 定人员进行登记预约，涉及重
2、大会议时，应填写会议接待需求表 ，经行政部 审批。第六条 所有会议的主持人、召集部门、与会人员及与会领导都应该做好充分准 备工作，以便会议高效、有序进行。第七条 会议组织方或人员的会议前需要准备以下内容：一、明确会议主题、会议主持人、会议时间、明确参会人员，准备会议议程表、 会议资料及签到表，并且指定人员进行会议纪要；二、涉及接待重要领导或贵宾的会议， 需要提前与行政部确认该贵宾或领导的住 宿、行程、用餐等安排及相关费用等事项；三、会议通知由会议组织方或人员发布。第八条 行政部会议前必须根据会议类型及会议组织方需求， 需要准备以下内容：一、应于会议前 10 分钟，准备好茶水、茶歇（水果、点心）
3、 、会场布置（包括会 议电脑、视频会议链接、音响、投影、条幅标语、座位及名牌、照明、笔、信纸、鲜花等）工作；二、涉及接待重要来宾的行政工作，包括酒店住宿、来宾用车、用餐预定等。 第五章 会中服务和会议要求第九条 会场服务会场服务主要由行政部负责。一、引导座位： 会议组织方或人力行政人员应于会前准备好座位名牌， 可引导与 会人员 尽快就座，特别要注意主要领导人员和重要贵宾人员的座次位置；二、茶水服务：会议开始后，人力行政人员应指定前台工作人员，每隔 15-20 分钟添加茶水，根据与会人员饮水情况，自行调整添加茶水间隔时间；三、维护会场秩序： 保证会场内外安静， 注意会场周围无关人员大声喧哗或闯入
4、 会场内，影响会议正常进行；四、内外联系、 传递信息： 做好内外联系及信息传递工作， 包括会议进行中领导 对外要办的事项、外来人员电话接听、重要日程安排及接待等事项。第十条 会议要求一、 请与会人员严格遵守会议时间，切勿迟到或无故早退；二、会议主持人应把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会人员；三、会中，与会人员应及时关闭手机铃声，打开震动；请勿随意打断他人发言； 急需接听电话，须到场外接听。第六章 会后工作第十一条 会议结束后，各部门应做好收尾工作。一、会场清理：各部门使用后要及时关闭投影仪，视频等设备，椅子及时归位。 行政部会后检查并整理会场， 保持会场清洁。 清点会场设备， 保证会
5、场内设备完 好。会议室使用完毕后，随时关闭门、窗和全部设施、设备、电源，其实做好防 火、防盗及其他安全工作；二、会议纪要： 由会议组织部门指定人员做好会议纪要， 并成文由与会人员签字 确认；三、贵宾接待工作： 涉及会后接待用餐或接待用车， 由责任部门陪同， 行政部协助安排用餐及行程用车，直至接待工作结束。第七章 会议室的管理第十二条 会议室由行政部指定专人管理，各部门在使用会议室过程中，要保持 卫生，禁止吸烟，爱护室内设备。会议室内的设备、工具、办公用品未征得公司 同意，任何人不得随意拿出会议室或挪作他用。第十三条 会议室的环境卫生由行政部安排专人打扫，要做好日常清洁工作。为保持公司形象，公司
6、员工切勿将私人物品摆放于会议室。第十四条 如遇下班或节假日，会议室管理人员应做到门窗关闭、电源关闭，遥控器等小件物品应及时收纳，做好防火、防盗安全工作。第八章 附 则第十五条 本制度由行政部指定，经区域总经理审批，报批集团通过后生效。第十六条 本办法的解释权和修改权归行政部所有。第十七条 其他内容附件一：会议室预约使用登记表附件二：会议接待需求表篇二：会议室使用管理规定一、目的为了进一步加强会议室管理， 明确各部门使用会议室的规定及申请使用流程， 现 对会议室的使用作如下规定。二、适用范围适用于公司内部各大小会议室的使用。三、会议室使用规定1、会议室均由总经办统一管理，统筹协调安排使用，并负责
7、室内卫生清洁、绿 植更换、设备设施维护保养等各项日常管理工作。2、部门或个人需要使用会议室时，需提前至少半天向总经办提出申请，填写在 会议室使用登记簿上，经办公室准许后方可使用。3、负责会务人员需提前至前台领取钥匙，打开会议室门，需要使用音响、投影 设备的，提前安装调试。4、使用原则：先申请后使用，按申请的先后顺序使用。没有经过申请的部门或 个人临时需使用，可以使用（仍须至前台申请后使用） ，但如有冲突，必须先礼 让已申请使用会议室的部门或个人。 特殊情况下， 经相互之间协商后可以调整使 用顺序（总经办不负责协商，由使用者自己协商） 。5、遇公司级的紧急及重要会议，已申请使用会议室的部门或个人
8、，在不能调换 的情况下，部门或个人应先让公司层级的重要会议。6、为了提高会议室的使用效率，部门及个人应在预约的时间到达会议室，并开 始使用，超过 30 分钟未到达会议室的， 总经办有权对会议室的使用权另作安排。7、使用者应按预约的时间内使用完毕，不许超时使用。如需延长使用，请及时 通知总经办， 如在紧接的时间段内已安排了给公司级或其他部门使用时， 超时使 用的单位或个人必须离开该会议室，终止使用该会议室。8、任何部门或个人在使用会议室期间， 必须爱护会议室的设备设施， 安全使用， 严禁私自接拉电源，私自移动设备。用后应及时整理，保持会议室整洁：按 6S 标准（包括白板檫干净，白板笔盖好，桌椅、
9、设施设备还原，地面室内卫生等） ， 离开时关闭电源、空调，锁好门、窗，将门钥匙交还办公室。9、会议室内所有配置、设备等，用后不能带走。会务人员必须管理和维护室内 设施和物品，任何部门和个人未经办公室同意不得将会议室的各种设施拿出会议 室或转作他用。如因个人原因造成设施设备损坏，须照价赔偿。10、会议室内本公司员工不允许抽烟， 不能往会议室窗台及窗外丢东西。 违者发 现一次罚款 50 元。11、如部门或个人临时取消申请，再需使用时需重新申请。四、程序1、申请流程1）部门或个人至前台查询会议室的使用状况；2）部门或个人提出申请，经前台登记确认后记录在会议室使用登记表上；3）部门或个人按时间使用会议
10、室。2、使用流程1）部门或个人按会议室使用规定使用会议室；2）部门或个人自行制定人员安排会务工作（公司级或重要接待除外） ；3、交换流程1）部门或个人使用完毕后， 总经办人员有权检查会议室， 发现不按规定使用的，及时要求部门或个人改正；2）如部门或个人拒绝改正，将根据本规定对责任人作出处罚：负责会议室清 洁卫生一星期； 如造成经济损失的， 照价赔偿； 经劝说后仍未自觉遵守各项 规定，将停止其继续借用会议室。会议室使用流程图：五、本规定自批准之日起执行，其解释权归办公室篇三：为加强对集团会议室等场所的管理， 充分发挥作用， 提高利用率， 增强公司各部 门工作的计划性和协调性， 进一步节约公司资源
11、， 保障各类场所的正常使用状态。 二、适用范围本制度适用于集团公司办公区会议室、 接待室、 茶艺室、洽谈室等场所的管理与 使用。三、权责（一）办公室：全面负责会议室、接待室、茶艺室、洽谈室等场所日常管理。1、场所预定信息接收、审核及相关调配；2、场所使用时相关物资的准备；3、各类场所的日常清洁维护及整理。（二）申请单位：负责部门召开会议或进行外部接待时场所的申请并遵循本规定 规范使用各类场所。1、提前申请，并做好前期的相关准备；2、在场所使用过程中，场所内所有物品（含音像及音响器材、数码设备、茶艺 设备、装饰品等）的保管与维护；3、场所使用完毕后，场所的清洁整理。四、具体流程及优先原则（一）部
12、门经办人申请 （填写会议申请表） 会议室管理员审核申请部门 负责人审批会议室管理员登记并发布场所预约信息经办人及会议室管 理员共同准备场所需物品场所使用场所清洁整理（二）相关安排：1、重要会议（全员大会、董事长办公会、总裁例会等）和办公室牵头承办召开 的各类公司性重要会议， 由相关组织部门安排人员协助会议室管理人员做好会务 工作；2、部门会议及接待如与高管会议及接待发生场地使用冲突时，必须保证高管优 先使用。各部门使用会议室按登记时间先后依次使用， 如发生冲突， 则由办公室 安排协调使用其他会议室或调整使用时间；3、使用茶艺室等专用性接待场所的，需提前向董事长进行申请，临时使用的申 请人需请示董事长获批后方可使用。（三）申请要求：因会议等级不同，需准备会议物资，请按照以下时限执行：五、注意事项：（ 一 ） 使用会议室等各类场所时， 未经会议室管理员办同意， 不得改变设备、 家具 的位置，不得将场所内的物品携出室外。音响、话筒等设备不得擅自动用，如需 调整使用应事先征求办公室的同意，由办公室派专人进行调试；（二）场所使用期间请使用部门自觉保持场所内的清洁， 会后及时清扫场所卫生， 关好门窗、空调、饮水机等设备，离开时应确认场所门口是否锁好。否则若造成设备和物品损坏或丢失的，则由使用部门承担相应责任 六、附则一）本办法的修订、解释权由集团公司办公室负责二）本办法自发布之日起施行。
