1、登录页面如下图：第一章我的办公桌“我的办公桌”是把菜单中几项比较常用的功能，醒目的列在主操作区上，方便用户操作。用户登录后，主操作区上默认显示“我的办公桌”的内容。具体操作说明详见相应的模块说明，如下图：自定义菜单快捷方式：可在桌面右上角的“控制面板”（左侧导航栏中的“我的办公桌”下的“控制面板”）“菜单快捷组”中选择自己需要的模块项目。另外：“个人资料”、“昵称与头像”、“修改密码”等均在“控制面板”里面进行。1.1 电子邮件OA系统中的电子邮件分为两种：内部邮件和INTERNET邮件。内部邮件：只能在OA系统中进行邮件的发送和收取。也就是在公司使用OA系统的所有用户之间进行。Interne
2、t邮件：发送和接收OA系统以外的，互联网上用户的邮件。1.1.1 内部邮件点击OA导航栏里面的“我的办公桌”下的“电子邮件”下的“内部邮件”如下图所示：内部邮件分为收件箱、发件箱、已发送邮件、写邮件、查询邮件和邮件箱管理。如果有未读邮件，进入邮箱时自动进入未读邮件列表。写邮件界面如图所示：a. 添加收件人：点击“添加”按钮，弹出一个窗口，可按部门和角色或者自定义组选择收件人，点击被选的收件人，可自由删除任意指定的一个人或几个人，点击“关闭”按钮退出该窗口。个人自定义组的设置和使用请查看“控制面板自定义用户组”，公共自定义组定义请见“系统管理/部门管理/公共自定义组”。b. 邮件写完之后，可以随
3、邮件带任意多个附件，并允许在线编辑要发送的office 文档附件。c. 可以通过内部邮件对Internet 发送邮件，在“外部收件人”中填入外网的邮箱（如果多个可以用逗号隔开），并在Internet 邮箱中选择在Internet 邮件中已经配置好的邮箱。d. 如果想提醒收件人查收，可以选中“使用短信息提醒收件人”，若有手机短信模块，可以选择“使用手机短信提醒收件人”。e. 选择此邮件的重要程度，在收件人收到邮件后可以看见重要程度。f. 如果不想立即发送，可以点击“保存到发件箱”，在想发送该邮件时可以到“发件箱”里找到该邮件进行发送。发给多人的邮件如果保存到发件箱中只显示一条记录，并可以编辑发件
4、箱中的邮件收件人、正文和附件（附件可删除、新增、编辑），如有图片需插入正文，请先作为附件上传，并点击右下角“插入正文”，如此图片就插入正文中光标所在位置。g. 如果需要重新填写邮件，可以点击“重填”，刚写好的内容都会被清掉，重新回到写新邮件的状态。h. 邮件箱管理允许用户自定义邮箱。i. 发送后的邮件会在已发送邮件箱显示，在已发邮件箱中可以删除对方已删除的邮件和删除所有收件人未读邮件。群发邮件在系统内只占用一封邮件的空间，空间使用率大为提高。j. 收件箱中可将邮件导出。发送完毕，可以查看已发送邮件箱，如图： 邮件的状态，包括对方未阅读“ ”、对方已阅读“”和对方已删除“ ”三种状态。其中，对于
5、收件人没有查看的邮件，发件人还可以编辑修改或删除。所有的邮件都可以导出为“.eml”和Excel 格式备份，可节省服务器上空间，而且可以同时选择多个邮件实现导出。对于对方已经删除的邮件无法再实现编辑。点击“再次发送”，则进入邮件编辑状态，并可以重新发送。收件箱中如下图：收件箱中能看到邮件的主题、状态、重要程度和附件等信息（附件信息必须要在邮件查阅完毕后才能显示出来），状态显示了新邮件和已读两种状态，重要程度则是发件人选择，在此处可见。邮件附件可直接实现转存，如图所示：邮件查询提供对内部邮件的查询，可以通过邮箱、邮件状态、时间、主题、内容以及附件所包含的关键词进行查询，其中内容最多可以选择三个包
6、含关键词，如下图所示：a. 选择邮箱（如收件箱），输入邮件主题包含文字（如：输入“a”）或者按照日期、发件人等条件；b. 点击查询，则列出收件箱中所有邮件主题包含“a”的邮件；内部邮件有智能存储优化功能，发送的邮件和对方接收的邮件只占用1 份磁盘空间；另外，在群发有附件的邮件时，所占的服务器空间并不会加倍，只会占用一个附件的磁盘空间。邮件可由指定人员监控，具体设置在“系统管理系统资源管理系统资源监控”。1.1.2 Internet 邮件（外部邮件）点击OA导航栏里面的“我的办公桌”下的“电子邮件”下的“Internet 邮件”后，先配置邮箱，即输入邮箱的pop3 和smtp 地址，以及选择账户
7、格式，请参考所租用邮箱的相关说明，或参考Outlook 的设置，其中“默认邮箱”设置，如果被选择，则该邮箱将作为内部邮件外发的默认邮箱。如图：当用户填写电子邮件地址时，下面的接收服务器和发送服务器会自动填写。用户登录格式分为“仅用户名”和“用户名主机名”两种，用户根据邮箱提供商自行选择。配置好以后，点击邮箱名称，输入登录密码，即可进入邮箱管理界面。*注意：说明：请关闭OA 服务器的瑞星邮件发送、接收监控，以免引起误报。1.2 公告通知“我的办公桌”下的“公告通知”是“公告通知”的查看功能，分为全体通知和部门通知两种，发布公告通知的方法详见“公共事务”下的“公告通知管理”。进入公告通知查看页面，
8、可直接以公告通知的类型或者发布时间为条件进行查询，或直接点击转到别的页码。有“公告通知管理”这个模块权限的用户，进入公告的查看后会出现“转发”按钮，点此按钮可直接进入编辑该公告，并重新选定发布范围。在左下角有“快捷操作”，可直接标记所有公告为已读状态。对于用户没有阅读过的公告通知，标题后会有个“new”图片标记。对于带附件的公告，若附件设置为允许下载，则可以看到“转存”选项，将文档转存至个人文件柜。如果附件为office 文档，点击“阅读”则直接打开文档可以实现阅读。公告通知查询功能，能对自己接收到的公告通知进行查询，方便用户对自己的公告进行管理。公告通知的查询，能查询到自己权限范围内的已终止
9、和未终止的所有公告。1.3 新闻新闻与公告比较类似，如下图为所显示的已经发布的新闻，新闻具备评论功能（评论是否可以匿名发表，由发布该新闻的人设定），点击量和个人所发表的评论都可以查阅。发表的新闻在桌面上或者点击“我的办公桌新闻”可以列出。点击“评论”即可进行新闻评论。1.4 日程安排“日程安排”位于“我的办公桌”下，日程安排可以日、周和月历的形式显示在界面上，如下图为周列表，将每日自7 点到23 点以表格列出，双击某个空白处，可直接新建该时间段的日程安排。点击“新建事务”，进入日程安排管理界面，选择要新建的日期，可以新建该日的工作或个人事务。如果选择私人事务，则该事务在员工日程安排查询中就查询
10、不到。查询员工日程安排功能在“公共事务/日程安排查询”。用户可以制定周期性事务，并采用短信提醒，对于长期从事的相同工作，可以避免每日的重复设置，方便用户的使用。在我的任务里，可建立个人工作任务，并以不同颜色标识其重要性。点击新建“我的任务”时，可设定该任务的个性状态，并设定任务优先级，可用不同颜色进行指定。任务应该是有起始时间与结束时间，任务也可以进行编辑，标注完成情况和当时时间。日程安排查询功能主要实现了对于个人在一段时间内的日程安排的查询与统计，并可以将查询结果导出为EXCEL。1.5 工作日志“工作日志” 位于“我的办公桌”下，是一个非常实用的记事工具，日志采用Html 编辑器，具备一定
11、的文字排版效果。a. 点击“新建”按钮可以新建当天的日志，每天可记录多篇日志，分为工作日志和个人日志，个人日志在“员工工作日志查询”模块中是查询不到的。新建工作日志时，可自定设定共享范围。b. “最近的10 篇日志”列出了最近的10 篇日志，日志以列表的方式按时间排列，用户可以编辑自己的日志内容。在日志中，可以方便的看到目前该日志是否有人做过点评，可以点击查看点评的内容。c. 日志可以由别人点评，点评者必然是角色权限高于本人，并管理范围包含本部门的人员，用户可在“最新点评”中看到近期有人做出的点评。d. “日志查询”可以迅速找出符合条件的日志，最多可以输入3 个关键词，系统进行模糊查询，找出所
12、有符合条件的日志，并可导出为Excel 格式。1.6 通讯簿“通讯簿”位于“我的办公桌”下，提供分组、按姓氏索引，导入、导出等功能。1、管理分组“通讯簿”支持Outlook 与Foxmail 通讯簿格式，点击左边的“管理分组”卷标，则在右边显示管理分组的页面，可以对分组进行编辑、删除、添加和打印操作，方便对通讯簿的使用、管理和携带。如下图：2、索引（按姓氏）点击任意索引，则列出姓氏拼音以该字母开头的所有人员的列表，如下图：3、联系人分组可以编辑、删除、新建以及查看联系人的详细信息。4、查找（关键字）“查找（关键字）”，输入查询关键词，系统进行模糊查询。1.7 个人文件柜“个人文件柜”位于“我的
13、办公桌”下，用于存放自己的文件。用户先建立自己的文件夹，然后在文件夹里增加文件。个人文件柜具有对文本和Word 文档全文检索、文件和文件夹移动等功能。个人文件夹中，对于有些文件夹，可以设置成为共享文件夹。设置共享文件夹的方法是，选定一个文件夹，点击右下角的“共享此文件夹”选项，如下图示：在共享范围中，点击添加按钮就可以添加可以共享的人员名单。修改权限的备选人员是共享范围内的人员，即具备修改权限的备选人员首先必须是共享范围内的人员。已经共享的文件夹点击查看详情。个人文件柜中，还可以实现全局检索的功能，点击“全局检索”按钮，可以看到如下功能：可按不同关键字进行文件检索，节省翻阅查找时间，如图所示。
14、1.8 控制面板“控制面板”位于“我的办公桌”下，包括界面主题、快捷菜单组、个人资料、自定义用户组等11 个部分。A、界面主题用户可以根据使用习惯设置界面主题与菜单图标、登录选项、内部短信、天气预报等显示内容。B、快捷菜单组设置显示在菜单快捷组的项目，可以把经常使用的菜单项选择并添加到左侧的列表框，点击按钮保存设置。保存后的快捷菜单，会显示在我的桌面上方横栏处。C、自定义桌面桌面的自定义功能，是指针对管理员在“系统管理-界面设置”中设定的“用户可选”桌面模块，用户可以选择这些模块是否显示达到个性化定制桌面的作用。用户也可以通过在桌面拖动来调整项目显示的位置。在自定义桌面里有自定义桌面背景的功能
15、，选择图片路径然后点击“保存”即可。这里所修改的仅为用户自己的桌面背景图片。桌面中的模块按照两列显示，用户可以点击桌面模块的“设置”按钮，来设定左右两派的比例、每个模块显示的条目数和列表是否设置成为上下滚动效果，达到美观效果。D、Windows 快捷组给常用的Windows 应用程序建立快捷方式以方便OA 用户随时调用。E、个人网址“个人网址”可以编辑和添加、删除个人收藏的网址链接，按序号升序排列，在桌面上可以显示。直接点击该收藏网址即能登陆。F、个人资料“个人数据”用于填写用户的个人信息，主要是详细联系方式，其它用户可以在“组织机构设置”中的“用户信息查询”中查阅。其中设置手机短信号码的功能
16、主要是针对“短信组件”使用，在个人资料中填写手机号码的，系统将可以直接给该用户名发送手机短信，而不用另外指定手机号码。其中的手机号码可选择为不公开，此号码在手机短信模块使用的时候能直接调用，并与机主信息对应。G、昵称与头像设置用户本人在讨论区显示的昵称、头像，还可以上传自定义的头像。头像必须为像素为20*20 的“.jif”格式文件。H、自定义用户组自定义用户组里自定义的是用户在选择人员时所罗列的人员列表的组合。用户可以自定义多个组，对应经常需要交流的人员名单。点击设置用户，可以选择不同部门的不同用户组合成为一个用户组。I、我的帐户在此每个用户可以看到自己所拥有的别名和权限，包括：用户的主角色
17、、辅助角色和管理范围。在此设定的别名，可以作为与用户名一样的登陆用名。J、修改密码经常使用修改密码功能是保证自己密码安全的有效手段之一，并且在这个页面中可显示最近十次该用户修改密码的纪录。K、安全日志安全日志主要显示用户登录并做过的一些主要操作，并作为纪录保存下来。第二章工作流（暂时不应用）工作流模块的更详细资料见于工作流使用详解。2.1 新建工作新建工作流，可以看到用户有新建权限的所有工作流程以及相应的分类。如上图，点击其中一个分类，能够看到该分类下用户能新建的工作流程名称，点击其中一个，显示该流程的文号以及流程步骤和步骤列表。如果用户在工作流的步骤设计中，并没有某一个流程的第一步骤地经办权
18、限，则在新建工作这个模块中不显示此流程，相应的，如果用户对于某一个分类的流程都没有第一步骤地经办权限，就看不到该分类显示。如果用户在所有的流程中第一步骤都无经办权限，则此用户点击新建工作时，将提醒该用户无该模块使用权限。如下图，点击新建或“常用工作流程”中的“向导”就可以进入流程的办理：工作流区分固定流程和自由流程两种，固定流程新建工作时，其流程步骤的属性已经由管理员在“系统管理工作流设置”中设计完毕，流程使用人员只需按照已固定的步骤进行办理和转交。自由流程的概念就是，管理员设定流程的基本属性和管理权限，并不负责流程步骤的设定。流程的步骤可以由开始办理流程的人进行预设，具体设置是在流程建立并办
19、理后，转交下一步时，点击“增加下一预设步骤”，就可以设置第三、四等步骤地流程经办人和主办人。被预设的步骤主办人无法更改该流程的下一步骤经办人。以下为新建工作后进入流程表单中办理的页面，控件显示为灰色的，在本步骤该控件为不可写。主办人办理完毕后，点击转交下一步，进行下一步主办人和经办人员的选择，并可选择用短信或邮件提醒。在表单的下面是公共附件区和会签意见区，公共附件可以上传文档附件和对Word 和Excel 文档进行在线编辑。在会签意见区可以保存自己的签办意见，不论经办人或者主办人都可以在此签办并且保存。如果有人进行点评，点评也会在会签意见区中显示，并有“点评”字样标志。流程转交时，如果同时转交
20、给多个步骤并行，则需要分别给所选择步骤设置经办人员和主办人员。如果用户目前无法办理，可以选择“委托”，即委托给该步骤的经办人员之一，该流程步骤即转为由该人员主办。可以使用内部短信息或者手机短信息提醒本流程发起人和本流程所有经办人。如果流程在设置时，该步骤曾经设置了转交时邮件自动通知，则被设置为接收通知邮件的人员，可以在内部邮箱中收到来自流程该步骤主办人发送的标题为“xxx 流程”的内部邮件，邮件中包含表单和当前的流程图等信息。流程新建后，就进入待办工作中，所有未接收或者已接收的流程都在该模块中显示。2.2 待办工作新建工作流后，将进入待办工作，显示流程的名称、文号以及步骤和目前的状态。尤其在主
21、办这个框内，如果出现“主办”字样，说明用户在当前步骤为主办人员，如果出现“会签”字样，则说明该用户目前只是经办人员，可以签办意见，却不能修改、保存表单和转交下一步骤。待办工作中区分罗列“未接收”、“办理中”和“已办结”三种，如果流程设计时对某个步骤有时限的限制，则在超出时限后会出现红色警示。在“已办结”中，出现“收回”字样，是因为下一步骤的主办人未接收办理，若点收回，那么流程则重新回到这个步骤。点办理进入流程办理，主要是对表单的签办和保存。如果有人选择关注该流程，在进入流程办理时，会提醒“此工作已被下列人员关注”的标示。点击主办界面中的“关注情况”，也会出现相同提示。待办工作将会显示在桌面上的
22、“待办事宜”一栏中。2.3 工作查询对于已经完成的流程，或正在进行的流程，如果用户是该流程的经办人员或者具备查询权限的人员，就可以实现多种范围、多种流程的查询，包括快速查询和工作流高级查询两种。点击工作查询首先出现以下界面：如果选择某个流程进入详细查询, 按照流程查询的时候，需要选择某一个流程，可以进行多种形式的针对具体表单项目的查询。可以在查询时，自由选择该流程表单中的字段，用以生成统计HTML 或EXCEL 格式的报表，便于保存和统计。查询时，用户可以根据工作流的状态或者文号或者时期以及公共附件的名称来查询工作流，或者按照“表单数据条件”来选择。表单数据指的是该工作流所使用表单中的各个控件
23、的名称，该查询可以按照任意一个控件的值来查询，查询条件包括“大于”、“小于”等多种。2.4 工作监控工作监控模块主要是针对具有某个流程监控权限的用户，如上图显示，监控人可以查看表单并将流程转交下一步和流程目前大概的办理时间与进度。监控人员的权限在工作流设计中设定。流程的监控人，具有强制转交下一步、删除当前流程、强制委托和进行超时流程催办的权限。进度中出现“超时xx 小时”，说明这个流程的步骤中设置了完成时限，在工作监控的右上角有“催办超时流程”的按钮。2.5 超时统计超时统计可以生成超时记录的统计报表。2.6 工作委托在工作中，经常会遇到某个用户不在岗位上，但是有工作急需此人办理的情况，这个时
24、候，可以使用工作委托的功能。工作委托的功能，就是可以让一个用户将自己某个流程的主办或者经办权限转移委托至别的用户，则当有流程设定为该用户办理时，流程自动转由该用户所委托的用户接收并办理。在办理委托时，选择一个需要委托的流程，或者选择全部流程，选择被委托的人，并选择该委托的有效期限，然后点击添加即可生效。委托者，可以随时启用或者关闭该委托。2.7 工作销毁工作流程被删除后，还需经过工作销毁，该流程才真正被删除。在工作销毁模块里，可以实现对被删除的流程进行彻底“销毁”或者“还原”。如下图所示：选择一个需要被销毁或者还原的已删除工作流程，可以按照发起人、起止时间或流水号、关键字等来进行查询，查询到该
25、流程时，进行销毁和还原操作。或者，在指定范围内，进行统一的销毁或还原操作，选定范围进行销毁需谨慎。2.8 流程日志查询工作流的流程日志查询记录了所有的流程操作，具备菜单权限的用户，在该菜单中皆可以查询到详细的查询记录。流程日志查询的意义在于，在流程中某些用户因转交、委托、删除、销毁、还原或修改日志等操作产生错误时，在流程日志查询中可明确查询到该处理人的处理记录。记录可导出作为历史存档数据，查询得到结果如下：第三章公共事务3.1 公告通知管理“公告通知管理”位于主菜单“公共事务”下，公告通知主要实现单位内部公共告示的作用，是单位内部不可缺少的信息发布与共享的功能。其操作界面如下图所示：这里显示的
26、公告通知为用户自己发布，或用户具备的“管理范围”内的部门公告。点击标题可查看通知的详细情况，点击查阅情况可查看查阅过该通知的用户：“我的办公桌”上就有“公告通知”模块，如果一个公告通知状态是“生效”，而且新建公告的时候选择了“使用短信息提醒员工”，那么发送范围内的用户都会收到这条公告通知，并且会在收到通知的同时收到一条提醒短信。新建公告的时候可以选择该公告的审批人，发布后由审批人审批，审批通过则可以被客户看到，若不通过则被拒绝发布。“新建公告通知”的界面如下图：新建公告通知的时候有多种选择，首先就是格式。目前可供选择的格式有“普通格式”、“MHT 格式”和超级链接三种，MHT 格式和超级链接无
27、需输入，只要在附件区上传“.mht”格式的文件或输入网络链接即可，公告通知查看时就能直接显示该格式的文件。公告通知的类型，这个类型是在“系统管理/系统代码设置”中“公告通知”中添加的，可以由系统管理员自行定义，用户只要在此选择相应的类型即可。不同类型在发布的公告通知的标题开头处有不同提示。公告通知的发布范围是有三种选择的，分别为：部门、角色和人员。按照三种不同的方式选择，可以将公告通知发布精确至个人。如果按照部门发布，则只有被选择的部门人员才能看到发布的公告通知，相应的角色和人员也是一样。公告通知可以选择相应的有效期限，利用日期控件可以选择生效日期和失效日期。公告在达到失效日期以后自动会转为失
28、效状态。同时，公告通知的发布可以选择是否用内部短信和手机短信发送。公告通知的附件是可以在发布的时候直接在线编辑的，如果上传的附件为office 文档，则可以直接点击编辑进行修改。如果上传为“.mht”格式的附件，在查看时可以直接显示。发布公告通知的时候要选择此公告的附件是否是可以被人下载和打印的，软件默认是可以下载。点击“修改”进入修改公告通知界面，您可以对公告通知的各项内容进行修改，如果所带的附件是Office 文档，还可以对Office 文档进行在线编辑。关于“MHT”格式的公告通知的发布，见下图：“MHT”格式的公告通知可实现图文混编，可以由各种文档或者网页保存为以“.mht”结尾的文件，并以此作为附件上传。查阅时，直接显示附件的内容。超级链接方式，直接输入链接地址，该通知自动显示该地址所在页面内容。点击“附件”后的“编辑”按钮，进入Office 文档在线编辑页面，实现快捷、方便的在线编辑功能。除了Office 固有的菜单功能外，我们还加入了手写签名、电子印章等功能，所有模块的附件只要是Office 文档，就可以实现在线编辑。公告通知的查询功能，能实现对公告通知的查询或删除。3.2 公告通知审批公告通知发布时
