1、（五）成立庆典的第二天：欢送嘉宾返程。七、成立庆典筹备工作的组织结构：（一）筹备工作领导小组名单：组 长： 赵红良 刘新文副组长：张勇、欧绍明，张中国，肖也君，何伯，卢军，易成标，周胜军，姚琳。等成 员： 唐延红，许荣，曹文波，尹小军，沈检华，黄实，贺玉凤，刘品山，马朝华，李荣，达小中，刘小义，蒋小军，周五毛，欧阳群海，付志青，谭中，及自愿参加的各位老乡若干。（二）筹备工作领导小组职责：1、全面负责商会成立庆典活动的组织、策划、准备和实施工作；2、全面负责庆典活动的总体指挥工作；3、全面负责庆典活动与政府部门、社会团体等的协调工作；4、负责督促各工作组按本方案实施并完成本职工作；5、及时对工作
2、组的请示做出指导性意见。（三）筹备工作领导小组下设机构：A、事务组：（组长： 成员： ）1、负责广告媒体（报纸、电视台、电台、广告制作公司）的选择（合同）；2、负责庆典活动广告宣传的制作和发布（可与广告公司合作）；3、负责成立庆典的各个活动区域的场景布置（场外的地毯、塔台、横幅、彩旗、拱门、空飘等；场内的主席台、舞台布景、横幅、植物盆景、发言席鲜花等，可与广告或礼仪公司合作），制作出布置程控表，配以文字资料，与相关具体执行人进行技术交底，并强调重点注意事项；4、负责成立庆典的各个活动区域的音响、音像和麦克风（调试）、道具等的准备；5、负责按社交礼仪规范排好主席台座位，并摆放好两边均有名字的席卡
3、；6、各个活动区域布置完毕后，派专人随时维护、检查现场布置的相关情况；7、负责提前催场；8、按议程需要落实好相关人员（主持人、民政局和商务局宣读文件的领导、揭牌领导、授牌领导、致辞嘉宾等），并按议程需要提前做好沟通协调工作；9、负责安排礼仪小姐做好领导发言等活动的引导工作；10、负责安排礼仪小姐按议程准备物件，并根据主持人的示意向主席台展示牌匾礼品等，并做好展示后的保管收存工作；11、根据需要负责请庆典专门人才和队伍（主持人、演艺公司、军乐队、威风锣鼓队等），并做好协调工作；12、协助宣传组做好庆典活动的集体合影工作（地方、前排座次及名字提示、准备工作的人员安排）；13、负责庆典后的清场收拾工
4、作B、宣传组： 成员：1、负责向民政局和商务局提供尚需补充的备案资料。2、负责庆典活动策划方案（执行计划）的拟订、明确各部门及成员的工作职责；3、负责庆典活动广告宣传的定位和设计审定；4、负责庆典活动宣传资料的编辑、整理、印刷及派发；5、视情况需要制作各项展板、模型等；6、负责庆典活动所需的稿件（议程、发言稿等文字资料）；7、负责商会会刊（创刊号）的编辑、出版；8、负责对参加庆典活动的媒体的邀请和协调；9、负责庆典活动的摄像、摄影（新闻摄影，集体合影：地方、前排座次及名字提示、准备工作的人员安排）；10、负责领导题词的准备工作（庆典之前、庆典当日）11、负责庆典活动专题采访的整个策划和安排；1
5、1、负责会议记录；C、联络接待组：成员：1、根据领导小组拟定的名单负责邀请领导和嘉宾及通知会员（到场的时间不同）；2、将出席庆典的人员情况分门别类进行统计并及时报告。尤其是对领导和贵宾的情况要随时提醒领导小组和其他工作组；3、对领导和贵宾制订专门的接待方案（含日程安排及落实贵宾休息室等），专人负责与领导和贵宾的联系。并做好迎送、休息、食宿等接待工作；4、负责与酒店等服务承接单位的工作衔接；5、负责报到区（签到簿、笔、胸花、记者采访证、庆典出席证、礼品券、庆典资料包、矿泉水等）、住宿区、会员代表大会区、成立庆典区、宴会区、文艺联欢区、礼品区等的接待服务工作。分别作出接待服务细则。尤其要做好各区域
6、的人员安排；6、做好庆典礼品的接收、保管和派发工作，并做好文字记录（商会顾问的礼品由赵，刘组长安排奉赠）；7、根据需要向礼仪庆典公司遴选公关小姐，并对其进行必要的培训和工作安排；8、负责来宾礼品的登记和存放。9、协助宣传组做好庆典活动的集体合影工作（地方、前排座次及名字提示、准备工作的人员安排）；10、负责庆典后的清场收拾工作。D、财务组：1、负责收存参加庆典的会员临时缴纳的会费；2、负责收存参加庆典的有关人士和组织捐赠的款项；3、负责成立庆典所需开支经费的支付；4、负责庆典专请人员（主持人、民政局和商务局宣读文件的领导、揭牌领导、授牌领导、致辞嘉宾等）的礼物（含红包及其礼金）跟随专门负责接待
7、的领导由其奉赠；5、及时以报表形式向领导小组汇报资金使用情况E、安全保卫组：1、负责成立庆典安全方案的制订和报批；2、负责与公安等政府有关安防部门进行协调，争取得到其最大的支持；3、负责成立庆典的现场消防安全检查；4、负责成立庆典的每项活动现场的秩序维护；5、负责来宾车辆的指引和调度；6、保证展示品、来宾礼品的安全；7、负责处理突发事件，是处理突发事件的直接执行者。8、负责庆典后的清场收拾工作。F、后勤组：）1、根据各工作组的请购计划负责庆典物资（含用品、设备等）的购置和保管（制物资进出表）。对应备物资实行核查制。按计划请购清单逐一细致检查物资的准备情况，以保证各类庆典用品及时到位；2、负责庆
8、典场地、酒店以及停车场的落实（以合同形式）并与接待组对接；3、负责成立庆典晚宴用品的准备和摆设（烟酒专人负责打开并派发）；4、与接待饭店餐饮部等部门接洽，保证餐饮卫生安全；5、与接待饭店工程部等部门接洽，保证庆典时正常的供水（洗手间）、供电；6、负责成立庆典各工作组人员的餐饮（包含工作期间的饮水等）；7、负责庆典后的清场收拾工作。G、协调组：各工作组负责人）1、明确领导小组对本次活动的绝对领导，听从领导小组的统一指挥；2、在各工作组之间，在各工作组与领导小组之间建立良好的沟通桥梁；3、以“先执行、后申诉”为原则。以集中指令为主，以民主建议为辅；4、积极协调各工作组之间、各工作组与领导小组之间的
9、工作衔接。确保活动有条不紊地进行。5、各司其职，互相提醒，团结协作，共享辉煌。H、突发事件处理组：各组负责人）1、拟订突发事件处理办法，以便临场调节；2、保证通讯通畅，随时保持联系，了解现场的每一个细节；3、坚持“以人为本，及时报告，群策群力，冷静处理”为原则处理突发事件；4、督促安全保卫组作好现场秩序的维护；5、现场出现突发事件时，现场工作人员须保持清醒的头脑。如能处理，则当机立断进行处理；如不能处理，须第一时间报告领导小组（时间、地点、事件发展状态、拟采取什么措施、需要哪些支持）。并按指令全力以赴处理事件。八、成立庆典区域分布：为让本次成立庆典达到科学分工、合理布局、高效执行的目的，保证本
10、次活动顺利进行及圆满成功，在执行过程当中领导小组把庆典场所分为几个功能区域，具体内容如下：（一）报到区1、地点：接待大堂；2、功能：来宾登记处，资料领取处，3、配备：礼仪小姐、接待人员、签到用具、会议宣传资料、摄影摄像、接待烟茶、礼品票据。（军乐队、威风锣鼓队等）（二）住宿区接待饭店 楼；合理安排，来宾称心酒店服务人员、接待人员、嘉宾住宿房号登记簿。（三）外景区接待饭店大门外、周边利于宣传、营造庆典的热烈气氛，并合影留恋。拱门、空飘、横幅、保安、军乐队、威风锣鼓队等（四）第一次会员代表大会区地点：接待酒店会议中心 * 新闻发布厅；A、主席台：1、功能：有主持席；发言席；贵宾席（民政厅领导，商务
11、厅领导，商会顾问等），利于会员代表大会选举和讨论文件；2、配备：音响设备、鲜花、饮料、相关文件、服务人员。B、代表席：利于会员代表大会选举和讨论文件；服务人员、会议记录人员、饮料、相关文件C、现场总控台：会场一侧；监控现场情况、协调现场工作、指挥活动进程；桌椅、饮水、对讲机及其他通讯设备。（五）成立大会典礼区A、主席台区：贵宾席（民政局领导，商务局领导，商会顾问、会长、秘书长，常务副会长等）利于典礼举行；地毯、音响设备、国歌音像、鲜花、饮料、相关文件、商会红绸牌匾、会员单位牌匾，贺信、题词条幅、名主持、礼仪小姐、警卫人员、服务人员。B、来宾及代表席区：利于典礼举行；（六）贵宾休息区接待酒店会议
12、中心 * 贵宾休息室；利于领导会前休息、交流；轻音乐、水果、鲜花、烟茶、礼仪小姐（七）宴会区接待饭店贵宾宴会厅；利于举办成立庆典晚宴；音响设备、轻快喜悦的音像、酒店服务员（八）文艺联欢区A、舞台所涉及文艺表演人员表演区域；主持人、演员、表演嘉宾、工作人员、音响设备、表演道具、舞台效果设备、舞台装饰设备等。B、贵宾、领导观礼区：舞台正前方；到场领导、嘉宾观看区域；礼仪小姐、警卫人员、饮料等。舞台一侧；（九）礼品发放区接待饭店大堂发放礼品；工作人员、礼品等。（十）来宾停车区停车场；参与活动的所有车辆的临时停放点；标志牌、警卫人员。九、成立庆典筹备工作倒计时排期（一）成立庆典前十二天，应落实的主要事项（11月14日）：1、确定礼品款式，订制礼品；（后勤组）2、向民政局、商务局报告成立大会筹备情况并请领导出席成立典礼；（宣传组）3、审定仪式有关项目内容；（领导小组）4、设计成立庆典广告板式；5、负责庆典场地、酒店以及停车场的落实；6、负责庆典活动策划方案（执行计划）的拟订；7、会员会费的催缴；（联络接待组）8、会员牌匾制作。（二）成立庆典前十天，应落实的主要事项（11月16日）：1、做好省外领导、嘉宾的邀请工作；2、会刊通过审定并准备付印；3、负责向民政
