1、如果是公函、倡议、挑战书之类的平行公文，受文者一定不会等闲视之，而会慎重对待。当然，好的公文不仅是内容，形式也很重要。形式即格式，一般说来，公文的格式是相对固定的，如果我们的公文格式不规范，内容再好也会影响到受文单位或个人的接受程度，最起码第一印象就不好，一是认为发文单位不正规，其二是认为不严肃，对受文单位不尊重，特别是上行文，有些一看就不规范的公文，也许上级领导连看都不会看，或者看一眼就扔在垃圾桶里了。谁还愿为你解决问题和矛盾？由此可见，企业文秘工作对于企业的发展和壮大息息相关。文秘工作范围较广，包括公文写作、公文处理、档案管理等等。这里的学问很深，大学里有专门的学科，我们没有时间和精力、也
2、没有必要去深究，从我们的工作实际出发，只肤浅地探讨一下我们平时所涉及的文秘工作。第二章 本公司常见公文的分类1、从表现形式分： 行政性公文：决定、通知、通报、公告、通告、报告、请示、公函、总结、会议纪要、计划、大事记。 适用性公文：制度、办法、规程、细则、规定、规划、守则、工作要点、简报、调查报告、会议方案。 会议公文：提案、会议记录、会议简报、会议记要、经验介绍、讲话稿、总结。 社交文书：介绍信、公开信、证明信、表扬信、贺信、慰问信、倡议、决心书、保证书、挑战（应战）书。 民事文书：便条、留言条、请假条、借条、欠条、收条。 商务文书：协议、合同、广告、申请书、招标书、投标书。 其他类：海报、
3、温馨提示、告示、启示。2、从公文来源分：收文和发文。3、从行文方向分：上行文、平行文、下行文。4、从发送和处理时间分：特急、急件、平。5、从机密程度分：绝密、机密、秘密、普通。公文都具有特定的、统一的格式，行文规范严谨。 第三章 公文的格式。1、标题完整。2、受文单位明确（标题下空一行顶格写）。3、正文规范（开头、主体、结尾）。4、主题词（公文中的关键词、中间隔字，不用标点）。5、附件。6、落款和日期。有版头（标题上有单位的，只写时间，加公章，无版头的写明发文单位）。第四章 本公司几种常见公文及其写作一、报告 1、 报告的定义及其特点：报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出建议、回答上级询问
4、的上行公文。从性质和内容上分可分为以下5类：（1）工作报告：汇报例行日常工作和专项工作两种。（2）情况报告：汇报工作中发出或发现的某种情况或现象问题。（3）建议报告：侧重于对今后工作的意见和建议，与请示接近，供上级参考，上级可答复也可不答复。（4）答复报告：回答上级的询问，必须有针对性，不能答非所问。 物资申购报告必须写明：物资名称、数量、单位、规格、型号和期限等（特殊设备还需写明产地）。2、 报告的基本写法：报告由标题、主送单位、正文、落款和日期构成。（1） 标题：通常只写事由和文种，有的可加“紧急”字样。（2） 主送单位：在标题下第一行顶格写受文单位或对象。（3） 正文：一般由三部分组成，
5、即报告目的、报告内容和结尾。（4） 落款和日期（签章）。二、请示1、请示的定义及其特点：请示是下级向上级请示某项工作、某个问题，请求批准某个事项的上行公文（带请求性）。2、请示的基本写法：应写明请示事项和文种（不能用请示报告）。（2） 正文：包括三个部分：a、请示原由。b、请示事项。c、结束语。一般用“当否，请批示”、“妥否，请批示”、“以上请示，请予审批”等，要谦和得体，不宜使用请“从速批复”、“尽快解决”、“以解燃眉之急”等等字样。（3） 突出请示的重点。 a、把主要精力用在“怎么说”上面，而不应放在“说什么”，也就是技巧问题。同一个请示内容，有的得到批复，有的很快得到了批准，关键是技巧问
6、题。而技巧集中体现在对请示原因的陈述中，不要光从本单位考虑，而要放在上级的角度，从全局立场去考虑，用上级的道理去说服上级。如何挑选和陈述理由是一份请示的关键。（4） 坚持“一文一事”的原则。一份请示中，只能写明一个请求批准事项，不能把多个请示事项列于一份请示中。例：关于XX小区给予XX同志的加薪的请示。注意：报告和请示的标题必须写明事由而不能光写文体。报告一般不一定回复，而请示一般都应回复。三、公函。1、 公函的定义及其特点：公函是平行单位之间或不相隶属的单位之间商洽和联系工作、询问和解答问题时所使用的一种文体，属平行公文，一般不具有指令性，但有时上下级之间也采用“函”的形式联系工作，比如“指
7、导函”、“询问函”等等，这种函就带有指令性。“函”的使用范围十分广泛，凡是不便使用其他公文文体联系工作的，都可能用函，它简便、简短、自由、灵活、不受一般公文的严格规定，可不编文号，可不用文头。2、函的种类和写法。、商洽性函：商洽原因 商洽事项、询问性函：询问原因 询问内容、答复性函：告辞情况 答复意见、委托性函：委托原因 委托内容 、告知性函：与答复性函有些相似，区别在于，答复性函是答复对方询问的问题，而告知性函则是告知对方代办或代查事项的情况。告知原因， 告知事项。无论哪类函，都必须注意两点：第一、 一函一事，中心突出，有的放矢，及时准确。第二、 直述原由，行文简洁，语言明快、措辞得体。四、
8、通知 1、 通知的定义及特点。通知是机关或单位向特定的受文对象告知有关事项的晓喻性公文。具有以下特点：、运用范围广泛，在所有的公文中，通知应用范围最广泛，上至高层单位、下至基层单位，大到国家重大事件，小到一个小单位的一般事项，都可用通知行文。、文体功用的晓喻性有所告晓，有所要求，“晓”和“喻”。、知照事项的时间性。在所有的公文中，通知的时间性最强，即使是规定性通知，也不象其他规范性公文那样有较长的时效性。停水通知、（原因、事项、时间、要求） 2通知的写法： 标题：主送单位（个人）、正文、落款、日期。a、标题：由事由和文种组成。b、主送单位，标题下第一行顶格写。c、正文：由原由、事项、要求三部分
9、组成。d、落款和时间（右下方）。通知属下行文，不宜向上级或同级或不相隶属单位发通知。五、通告（公告） 通告与公告的区别：通告的发布者通常是国家机关中的业务（职能）部门，也可以是基层企事业单位、人民团体。行文关系可以是平行文，也可以是下行文。公告的发布者一般是国家立法机关或行政领导机关，具有较强的权威性，有的还有强制性。公告的受文者十分广泛而笼统，行文关系又十分明确，原则上可称为下行文。从以上情况看，我们企业来说，通常不用公告而只用通告这种文体。 通告的写法：通告一般由标题、正文、落款和日期构成。a、标题有三种写法：一是由发文（单位）、事由和文种三部分组成，二是由事由和文种组成，三是直接标出文种
10、。 XXX关于XXXXX的通告；关于XXXXXX的通告；通 告。b、通告的正文：由通告缘由、通告事项、通告要求三部分组成。缘由指目的意义，后写“特作如下通告”或“通告如下”引起下文。通告事项要写明让一定范围内群从遵守或周知的事项，一般可用条列项来写，有的结尾还写执行的时间、范围和有效期，或者提出希望和号召。六、制度制度的分类很多，按内容分有工作、学习、管理等，按范围有国家、单位、个人等，按时间分有长期、短期等。我们在这里讨论的只是适用于本公司的制度，即工作岗位责任制度，这种制度是把责任和制度结合在一起的，是责、权、利在一个岗位上的有机结合，可使员工责任明确、具体，增强责任感。例如：秩序维护队门
11、岗制度、工程维修值班制度等等。 制度的特点：a、规定性：限定员工可以做什么，不可以做什么。b、程序性：要求员工必须按一定程序和规则操作。 制度的写法：由发文单位、事由、文种和类别（制度）三部分组成。b、正文：分三个部分：写明发制度的缘由； 写明各种具体条文 ； 写明实施范围、生效日期和解释权等等。要求：文字必须简洁易懂，具体准确，切忌重复和废话。标题下写明时间，加括号。七、规定规定的使用范围较广，党政机关、社会团体、企事业单位均可使用。凡是需要规范人们的行为，要求有关人员遵守和执行的事情，都可以用规定行文。 规定的基本格式由标题、发文单位及日期、正文三部分组成。由发文单位，事由和文种组成。XX
12、X小区（发文单位）客户中心档案管理（事由）规定（文种）。由开头、主体和结语组成。开头写制定规定的原因，并以“特作制定如下规定”、“特作如下规定”等语承上启下。主体部分写明规定的具体内容，一般是分条行文。结语部分写实施说明。本规定自X年X月X日生效、本规定自X年X月X日执行。八、守则守则是面对全体人员公布的一种应自觉遵守的道德规范和行为准则，此外，还可以是具体操作规范，如配电房操作守则、员工守则之类就是规范本行业的守则。守则一般由标题、正文、署名和日期三部分组成。 标题： 由执行守则的对象加文种组成，如员工守则； 正文：将有关的要求（包括应该做的和不应该做的）内容以条为序依次写明。 署名和日期，一般写在正文右下方，也可写在标题之下，外加括号。因守则是员工自我教育的一种方式，所以一般应通过群众酝酿讨论。条文应明确，具体通俗，不可多也不可长，以便记忆和检查。九、计划（规划）1、计划与
