1、 3.2、眉首部分格式3.2.1发文单位:公司公文的发文单位*有限公司,由红色字体标示。使用时由集团行政办或分公司综合办统一印制,宋体,定号不限。需要注意的是请示性红头文件为上行文,发文单位比普通红头文件低55mm左右,一方面方便政府部门批示,另一方面也表示尊敬。上行文应注明签发人、会签人姓名,其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。 3.2.2发文字号:与发文单位标识下空1行,发文字号由发文单位代字(如太原市阳光实业有限公司对内下发管理制度,代字“并阳办字”)、年份和序号组成,用仿宋三号字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数字标识;年份应标全称,用括入;序号不编虚位(即1不编为01),不
2、加“第”字(如太原市阳光实业有限公司3号文件编为“并阳办字20143号”)。 3.2.3下划线:由红色下划线划出。 3.3、主体部分格式 主体部分包括标题、主送单位、正文、附件、发文单位、成文时间、印章等组成。3.3.1标题位于红色下划线下空1行,用宋体二号组成,可分为一行或多行居中排列;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。 3.3.2 主送单位:用全称或规范化简称、统称,标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体。但公告、通告等属周知性公文没有主送单位。3.3.3正文 首页必须显示正文,正文从主送单位名称下一行开始排列,每自然段开头左空2字,回行顶格。3.3.4附件公文中如有附件,在正文下空
3、1行左空2字,用3号仿宋体标识“附件”,后标全角冒号和名称,正文中附件如有序号使用阿拉伯数字(如“附件:1、*”),数字上下要对齐。附件是正文内容的组成部分,与正文一样具有同等效力。附件应与公文一起装订,如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第一行顶格标识公文的附件号。如转发或引用的附件为正文配套资料或内部资料,发文时不加日期,如转发附件为发文单位以外的文件,保持原有的格式及日期随正文下发。3.3.5成文时间用汉字将年、月、日标全,“0”写为“”。成文时间距上文空3行,右空4字。成文时间确定的原则如下:1)、会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准;2)、领导签发的,以签发日期为准;3)
4、、规章制度以文件批准日期为准。3.3.6印章(公文生效标识)公文除会议纪要外,均需盖印章。一般公文在落款处不署发文单位名称,只标识成文日期和盖章。联合行文,请示或其它形式的上行文只盖主办单位章,下行文各主办单位均要盖章。当联合行文需加盖两个印章时,应将成文日期拉开,左右各空7字,主办单位印章在前,采用同种加盖印章方式,保证印章排列整齐,两印章互不相交或相切,间隔不超过3mm。3.4、版记部分格式3.4.1主题词格式主题词用黑体三号字,居左顶格标识,后标全角冒号,词用宋体三号字,词目之间空1字。类别词类属词文种,除类别词外最多可选5个。另外须注意,如文件内容在一页内并且带有附件,主题词须另起一页
5、,不能跟正文放在一页。3.4.2抄报、发格式公文如有抄报,在主题词下一行,居左顶格用仿宋三号标识,后标全角冒号,抄报单位之间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄报单位对齐,在最后一个抄报单位后标句号。3.4.3 印发单位和印发日期位于抄送单位之下(无抄送单位在主题词之下)占1行位置,用3号仿宋体。印发单位左空1字,印发日期右空1字,印发日期以公文付印日期为准,用阿拉伯数码标识。 3.4.4 校对和印数 校对一般为拟稿人,用3号仿宋体,校对后冒号与主题词后冒号对齐。印数用3号仿宋体,右空4字。红头文件格式(该页为下行及平行文首页格式)山西中鲁物流有限公司中鲁办字201311号关于组织“2013年度述职
6、报告会”的通知集团各部门、各分公司领导:2013年的工作历程即将结束,新的一年需要系统布局与安排,为了更好地总结过去,计划未来,发现问题,调整改进,集团公司决定组织2013年度述职工作,现将有关事宜通知如下:一、组织部门:集团人力资源部二、述职人员:集团:投融资总监、人力资源总监、财务总监、行政总监;地产事业部:总经理、工程副总、经营副总、营销总监;力鸿:总经理;居然物业:三、述职时间安排及地点:(该页为上行文首页格式) 中鲁办字201411号 签发人:关于的请示报告小店区公安局:太原市政府正式出台关于进一步改革户籍管理制度的意见,决定在全太原市范围内取消农业户口和非农业户口的划分方式,实行城
7、乡统一户口登记、“居民户口”管理。从6月1日起,符合条件者即可到各派出所办理落户手续。根据太原市人民政府关于进一步改革户籍管理制度的意见文件要求 二一四年二月二十七日 (联系人: ,电话: )主题词: 请示 报告 抄 报: 董事长山西中鲁物流有限公司 2014年2月27日印发校对: 共印2份编制普通通知格式 普通通知,是印发上级单位和本级单位有关公文,批转下级单位公文,传达上级单位指示,发布法规和规章,以及要求下级单位办理、执行或周知事项的公文。2、通知的分类 根据适用范围的不同,可以分为以下几大类 2.1、批转性通知:用于上级单位批转下级单位的公文,给所属人员,让其周知或执行。 2.2、转发
8、性通知:用于转发上级单位和不相隶属单位的公文给所属人员,让其周知或执行。 2.3、指示性通知:用于上级单位指示下级单位如何开展工作。 2.4、事务性通知:用于处理日常工作中带事务性的事情,常把有关信息或要求用通知的形式传达给有关单位或人员。2.5、发布性通知:用于发布规章制度或规程等。3、通知格式 3.1通知的编号为方便查找,通知在页眉部可加编号,用宋体五号字齐右排列,编号规则为公司简称+年份+月份+日期+份数序号-文件密级(A一级、B二级、C三级、D四级), 太原市阳光实业有限公司2013年12月6日发的第二份普通通知,编号为YGSY2013120602-D。3.2通知的标题和主送单位 3.
9、2.1标题用宋体三号字体加粗,可只写“通知”二字,如事情重要或紧急也可写“重要通知”或“紧急通知”,以引起注意。也有在“通知”前写上发通知单位名称,或写上通知的主要内容。3.2.2 写被通知者姓名或单位名称,距标题间隔一行顶格写,宋体四号字。 3.3通知的正文,空两格宋体四号字体。 3.3.1通知缘由:发布指示、安排工作的通知,这部分的写法跟决定、指示很接近,主要用来表述有关背景、根据、目的、意义等。 3.3.2通知事项:这是通知的主体部分,所发布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步骤等,都在这部分中有条理地组织表达。内容复杂的需要分条列项。 3.3.3执行要求:发布指示、安排工作的通知,
10、可以在结尾处提出贯彻执行的有关要求。如无必要,可以没有这一部分。 3.4 落款:行文日期写在正文右下方,距正文空3行,右空4字。通知格式编号:YGSY2013120602-D 二一三年十二月六日编制会议纪要格式1.作业目的组织召开会议必须编制会议纪要,这是为了避免泛泛而谈,议而不决,决而不行;是为了提高会议效率,切实解决实际问题。同时也是为了减少所谓“事出有因,查无实据”等扯皮现象。编制人通过一定的编制和归纳技巧,把分散的意见以适当的文字引导成统一的决议,便于参会各方理清思路,加强遵照执行的自觉性。2.主办单位会议纪要由召集和主持的会议的单位指派人员负责编制。3.作业描述3.1会议纪要格式示范
11、单位: 太原市阳光实业有限公司(宋体三号加粗)标题:会议纪要(宋体三号加粗)文号:2014第 9次(宋体三号加粗)文号写在标题的正下方,由年份、序号组成,用阿拉伯数字全称标出,并用“”括入,如:2014第 5次。办公会议纪要对文号一般不做必须的要求,但是在办公例会中一般要有文号,如 “第X次”,写在标题的正下方。会议日期:( 年 月 日 午 时)会议地点:主 持 人:出席对象:出席单位、姓名缺 席 人:记 录 人:上周工作: (一部门一段)本周工作任务:(一部门一段)领导布置工作任务:(一事一段)标题性文字用宋体四号加粗,正文统一用宋体四号字。3.2作业要求3.2.1正文部门是纪要的主体部分,
12、是对会议的主要内容、主要精神、主要原则以及基本结论和今后任务等进行具体的综合和阐述。具体要求如下:3.2.1.1要从会议的客观实际出发,从会议的具体内容出发,抓中心,抓要点。抓中心就是抓住会议中心思想、中心问题、中心工作。所谓要点,就是会议主要内容,要对此进行条理化的纪要。3.2.1.2会议纪要是以整个会议的名义表述的,因此,必须概括会议的共同决定,反映会议全貌。凡没有形成一致意见的问题,则需要分别论述并写明分歧之所在。3.2.1.3为了叙述方便,眉目清楚,常用“上周主要工作”、“本周工作任务”、“领导布置工作任务”等词语,作为段落的开头语。也有用在段中的,仍起强调的作用。3.2.1.4 属于
13、介绍性文字,记要者可以灵活自由叙述,但属于引用性文字,必须忠实于发言原意,不能篡改,也不可强加于人。3.2.2由本单位主持的会议,会议纪要由本单位指定专人编制,本单位为主要出席对象的会议,本单位应主动要求承担编制会议纪要。3.2.3对于个人发言先做好记录,意见统一的编入会议纪要。如有持不同意见者坚持要求将其意见记入会议纪要的,决议表述力求清晰明确,不可含糊其词而引发歧义。3.2.4会议纪要由专人编制完成后由主持人负责审核,确认无误后由编制人以电子形式转发所有参会人员。会议纪要格式月度工作会议纪要2014 第4次时 间:2014年2月20日8点30分地 点:705会议室参会人员:缺 席 人:会议内容:一、上月主要工作