外贸销售员岗位职责.docx
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外贸销售员岗位职责.docx
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外贸销售员岗位职责
外贸销售员岗位职责
【篇一:
外贸业务员岗位职责】
外贸业务员岗位职责
主要工作内容:
1.配合公司的所需,及时作好翻译工作
2.熟悉产品,对产品专业知识熟悉掌握,并能独立分析其组成
3.熟悉产品在市场上的定位,找出报价时的不同
4.能独立开发客户,对外贸流程了解,对产品的规格、质量等都能给客户及时的答复
5.能有随机应变的能力,处理好客户的疑问,并努力下单
6.生产过程应跟踪、验货,做到质量保证
7.能够独立制作整套单据和相关的检验证明等,并独立联系货代,将货物安全送入仓库
8.及时通知客户和货代有关货物装运的情况
9.妥善保管客户的资料和样品,有条理的归档
10.退税核销要及时,将所需全套资料送给财务办理
11.提交季度业务汇总和年度总结
12.注意提升自身产品知识、英语和业务能力
13.在国外的重要节假日里,需发送电子贺卡以示问候,及时向客户提供我司最新产品信息和产品目录
14.处理好与各部门的关系,并及时地向他们请教有关产品的最新信息和动态
15.根据市场的变化,适时地开发新产品
日常主要工作流程:
1、及时安排好打样。
要按客户的要求,书面详细列出打样单。
打样单上应严格明晰四大要素:
货号、规格、尺寸、制作类型:
数量、中空、钢化、夹胶、弯刚等。
打样单的格式应严格参照大货订单格式,即货号货号、规格、尺寸、制作类型数量应列出表格,而不能是其它的任何格式。
打样单应由销售总监签字后,方能安排打样,销售总监不在时,由销售总监指定的人签字。
如打样需新购原料或辅料,应书面通知采购部购买。
如采购过程中涉及最少起订量的,应马上汇报销售总监,由销售总监决定如何处理。
样品完成后,应仔细审核样品,寄出前,必须拍照存入电脑档案。
如果是新客户,样品是否向客户收费、收多少、快递费是预付还是到付,需请示经理,由经理决定。
总的原则是:
如果是少量样品,样品免费,运费到付。
如样品数量较多,应考虑样品收费,运费到付。
2、严格把握“报价单”,精确地报出美金销售价格。
原则上是报价时应为人民币报价,由于现在美金起伏不定的原因,因此报价应改为人民币,到汇款的时候再根据美金市场牌价核算出美金价格后汇款。
美金卖价确定后,原则上必须经销售总监审核后,方能对外报价。
个别客户提出佣金要求的,业务员必须把事情的来龙去脉向销售总监汇报清楚,由销售总监决定如何操作。
3、积极主动与客户保持联系,促使客户及早下订单。
样品寄给客户之后,应在快递网页上查阅客户是否已经收到样品,确认客户样品收到后,应立即发信给客户,非常客气地询问客户对样品的评价,询问客户是否有下订单的可能。
4、业务员应始终牢固树立“订单就是命令”的企业理念。
客户下订单后,业务员应在第一时间整理出中文订单,并立即下发到有关部门。
客户下订单后,业务员应立即放下手头其它并非万分要紧的事情,全身心投入到对客户订单的分析,围绕“货号-原料-制作工艺-工艺特点”四个要素,与打样时的最后确认样核对(必要时要再次与打样间沟通),如有客户交待不清的,应立即发电子邮件与客户书面确认。
客户确认后,立即打印出中文订单并下发。
从收到客户原始订单到中文订单下发,整个过程的时间,能半小时解决的,坚决不能用1小时解决,能1小时解决的,坚决不能用2小时解决,以此类推。
整个过程,最长不能超过48个小时。
如果期间业务员正好轮到休息,则无条件调休。
如客户原始订单有交待不清,业务员发电子邮件后,客户在上班时间的4个小时内没有回复的,此时业务员应立即做两件事:
第一,打电话给客户,催促客户尽快书面回复;第二,口头汇报销售总监,讲明情况,如销售总监提出新的建议的,立即按销售总监的要求去做。
中文订单的发文放范围应在订单的最上面显示清楚。
显示发放范围的标准格式是“发:
沈阿瑟
(1)、张三(6)、李四(3)、王五(6)、钱六(5)、赵七
(1)、李八
(1),共23份。
”
中文订单中应绝对杜绝模糊语言,如“与上次一样”、“与去年一样”、“有关部门”等等。
在中文订单的右下角,业务员应手工亲笔签下自己的姓名,而不能在电脑中打印出自己的姓名。
手工亲笔签名,表明业务员已对订单的内容已经彻底审核,已经没有任何丝毫的差错,也表明业务员已对此订单已经完全承担全部的责任。
当然,订单最终确认的另一个重要的指标是客户30%定金到账,或信用证到手。
5、把客户的包装要求完整、全面、清晰、及时地告诉包装计算人员,以保证包装物品的及时到位。
6、与采购部和生产部全程保持沟通,了解订单的算料、物料采购、生产安排、实际生产动态和包装物品到位程度的最新情况。
7、会同业务员和生产部品质检验人员,随时检查成品质量情况,作好详细的书面验货记录。
如果发现成品有质量问题,应立即汇报销售总监,并立即通知生产部,以便在第一时间采取措施。
反映质量问题时,应随机抽样,列出数据,显示质量问题的百分比,养成用数据说话的良好习惯。
既不能以偏概全、小题大做,更不能视而不见、无所作为。
8、业务员在验货时,同时应对订单的所有货号进行现场拍照,并存入电脑档案。
9、提早与生产部经理,预先安排好大货的出货计划。
出货计划确认后,先与客户确认,客户确认后,立即准备好所有出货资料,交给订单管理员,以便让订单管理员在第一时间订好舱位或航班。
所有拖箱时间或送货日期确认后,应立即发出书面“出货通知”。
“出货通知”的发放范围应明确书写清楚。
10、订舱位或订航班时,应提交给订单管理员的通用资料包括:
中文订单、装箱单、货物单价。
同时应另附一页,书面打印,显示如下内容:
--货号名称:
--贸易情况:
一般贸易?
进料加工?
来料加工?
--拼箱还是整柜?
--价格条款:
fob?
cfr?
cif?
fob但运费垫付?
--是否要原产地证?
如是,rorma还是c/o?
--发货人:
xx公司?
yy进出口公司?
zz公司?
还是客人另有要求?
--收货人:
英文全称?
地址?
--通知人:
英文全称?
地址?
--:
xx仓库?
yy仓库?
zz仓库?
--可拖箱时间?
可送货时间?
--客户是否还要其它特殊的要求?
在此列明。
如是进料加工或来料加工出口,应至少提前10天左右与订单管理员联系,以防止手册冲突情况发生,因订单管理员要提前准备好手册。
11、催讨余款。
如业务是信用证交易,走货后,所有单据交银行货物存放地点事宜将由单证部操作。
但业务员应主动与订单管理员沟通,了解交单情况。
如业务为t/t交易,业务员要做的事情如下:
如货物空运,应在订航班前要求客户付清余款,收到100%货款后,才可订航班并送货。
如货物海运,先与单据部沟通,看何时能拿到正本提单,拿到正本提单后,立即把发票、装箱单和提单传真给客户,并书面要求客户付余款(正常情况下,30%已付,余款是总货款的70%)。
客户付清所有货12、一笔订单出货后,应主动与销售总监沟通,
13、注意玻璃原料的收集、制作和归档。
寄给客户的样品,一定要有至少一份一模一样的样品留底,而且保存归档在外贸部的样品档案中心。
新料到货,不管是客供料,还是公司采购供货,必须在第一时间做出标准样品,保存归档档案中心。
14、学会生产订单包装物的计算(主要内容是内盒、外箱、塑料袋等)和装箱单的制作,做到包装计算人员因故不在时,照样能独立计算和订购所有包装物品。
15、不断地提高自己的英语\日语水平,特别是英语的听说能力。
原则上每天应化至少15分钟的时间,用于英语\日语的听力训练。
及早摆脱业务员中普遍存在的“听不明白、说不流畅、读不全懂、写不地道”的低能局面。
16、完成销售总经和分部经理交办的其它事项。
【篇二:
外贸业务员工作职责】
外贸业务员工作职责
一.外贸业务工作流程:
1.整理报价:
针对不同客户询盘,提供相关报价资料。
其中,对于出口产品的报价主要包括:
产品的质量等级、产品的规格型号、产品是否有特殊包装要求、所购产品量的多少、交货期的要求、产品的运输方式、产品的材质等内容。
所有正式报价单需打印出来,并由经理签字存档。
2.处理样品:
制作详细样品单,向工厂索取样品,以免工厂错误打样。
收到样品之后,应核对样品尺寸,质量和照片,确保寄出的样品同报价吻合,可以按照其生产。
另,针对有的工厂的样品费用问题同工厂和客户协商。
并针对寄样费用,同客户协商,协商不了的情况下,汇报上级,达成解决之道。
寄样需记录相关寄件信息,以便及时追踪和后查。
3.订货(签约):
贸易双方就报价达成意向后,买方企业正式订货并就一些相关事项与卖方企业进行协商,双方协商认可后,需要签订《购货合同》。
在签订《购货合同》过程中,主要对商品名称、规格型号、数量、价格、包装、产地、装运期、付款条件、结算方式、索赔、仲裁等内容进行商谈,并将商谈后达成的协议写入《购货合同》。
合同需由业务和经理审批,填入“出口合同审核表(订单跟踪表)”,尽可能将各种预计费用都列明。
通常情况下,签订购货合同一式两份由双方盖本公司公章生效,双方各保存一份。
4.收取订金或信用证:
4.1:
如果是l/c付款的客户,通常是在交货期前1个月确认l/c已经收到,收到l/c后应业务员和单证员分别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障,及其它可能的问题,如有问题应立即请客人改证。
4.2:
如果是t/t付款的客户,要确认定金已经到账。
5.下国内生产定单:
在收到信用证或预付款的前提下,开始进行备货。
根据订单制定生产计划单,经过审批后,下达到生产部进行生产。
如需要,应同时下条码贴纸的生产单给工厂,此类印刷品应要求工厂提供倍品,并确保扫读ok,以免影响出货。
6.追踪和验货:
在备货过程中,生产部同步进行生产进度汇报,对生产完的产品进行入库登记,以便业务人员掌握整个订单的生产进度。
一般在交货期前一周,通知公司验货员验货。
如客户指定人员检验。
一般要在交货期两周前与验货人联系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间。
确定后将验货时间通知工厂。
注:
每次新产品出货,需有大货样品留底。
7.租船订舱:
7.1、在备货的同时,如果本票业务不为客户指定货代,则向货运代理公司询
价,确定本次出运的货代公司。
7.2、在货物全部生产、包装完毕后,生产部制作装箱单,业务人员根据报来的装箱单,结合合同及信用证货物明细描述,开列出仓通知单。
通常在开船一周前可拿到定仓纸。
7.3、单证储运部门根据出仓通知单、工厂制的装箱单、信用证统一缮制全套的出运单据。
出运单据包括出口货物明细单、出口货物报关单、商业发票、装箱单。
7.4、单证储运部门先将出口货物明细单传真给货代公司进行配船订舱,确认配船和费用后,准备全套报关单据(出口货物明细单、报关委托书、出口货物报关单、商业发票、装箱单、出口收汇核销单等)寄到货代公司用于报关、出运;
7.5、在货代公司确认配船和费用后,收到货代公司送货通知单(要求在指定日期前将货物运至指定仓库)。
8.报检:
国家法定商检产品需拿到商检证书。
一般应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
货物经检验合格,附报检委托书、外销合同、信用证复印件、商业发票、装箱单、纸箱证等单据取得商检局出具换证凭单,寄到货代公司用于报关。
9.申领核销单:
单证人员凭出口货物明细单在本公司申领核销单。
10.出口报关:
在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单。
通常要给报关留出两天时间(船截关前)。
10.1单证部门拿到核销单后,将货代公司报关所需的报关委托书、出口货物报关单、出口收汇核销单、商业发票、装箱单、外销合同用快件寄出。
联系并确认货代公司收到上述单据。
10.2公司负责商检的人员将商检换证凭单寄给货代公司,货代公司凭收到的商检换证凭单,到出入境检验检疫局换取出境货物通关单。
10.3公司根据货代公司的送货通知按时将货物送到货代公司指定的仓库。
报关通过后,货代公司安排集装箱拖货至船公司指定的码头。
11.收款:
11.1.准备文件:
督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。
仔细核对样本无误后,向船公司书面确认提单内容。
如果提单需客人确认的,
要先传真提单样板给客人,得到确认后再要求船公司出正本。
并同时准备其他相关文件(商业发票/一般原产地证/装箱单等)。
11.2.交单:
采用l/c收汇的,应在规
定的交单时间内,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才交银行议付。
采用t/t收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付款,确认受到余款后再将提单正本及其它文件寄给客人。
12.核销退税:
一般在报关之日起90天内核销,核销后公司方可到税务局申报退税。
13.业务登记/存档:
每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于以后查询,统计等。
14.售后问题的处理:
因出口产品供货方原因产生的出口产品错发/漏发/质量不合格导致客户提出质量、数量索赔的,业务人员应及时处理。
注:
以上业务处理事宜:
1/2/3/4/5/6/12/13/14,并应同单证报关人员紧密配合工作,处理好相关交接工作,以免产生问题。
二.现有客户维护和新客户开发:
1.现有客户关系维护
1)处理好定单和索赔问题,保证交货期和产品质量,协调与客户之间的关系
2)适时对重点客户制定相应的促销和优惠政策,并提供一定程度的广宣支持,塑造良好的企业和品牌形象。
3)在国外的重要节假日里,需发送电子贺卡以示问候。
4)及时向客户提供我司最新产品信息和产品目录。
2.新客户开发
通过展会、网络、走访市场及其他途径努力开拓市场,寻找新的客源。
三.其他相关职责:
1.外事接待
2.建立客户档案,产品档案,质量信息反馈表和制定出口货物统计台帐。
并对每笔定单的技术状态表、形式发票、销售合同及附件进行备份,以备查用。
3.留意市场动态并收集相关产品和市场信息,统计、整理、归档。
4.提交月/季度报表和年度总结。
5.注意不断提高业务员自身知识和素养。
【篇三:
外贸业务员岗位说明书】
某公司外贸业务员工作说明书
一、基本资料
岗位名称:
外贸业务员岗位评价:
……
岗位编码:
10032133定员标准:
5人
直接上司:
业务部经理分析日期:
2012年9月
二、岗位职责
(一)概述
在业务部经理的领导下,负责公司客户的沟通,谈判和接待。
(二)工作职责
1、配合公司所需,及时做好翻译工作;
2、熟悉产品,对产品有所掌握,并能独立分析其组成,给予准确报价;
3、熟悉产品在市场上的定位,找出报价的不同;
4、能独立开发客户,对外贸流程了解,对产品的规格、质量等都能给客户及时的答复;
5、能有随机应变的能力,处理好客户的疑问,并努力下单;
6、及时安排打样,严格审样,寄出前,拍照存档;依照产品数量及客户情况,考虑运费等;
7、生产过程应跟踪、验货,做到质量保证;
8、能够独立制作整套单据和相关的检验证明等,并独立联系货代,将货物安全送入仓库;
9、及时通知客户和货代有关货物装运的情况;
10、退税核销要及时,将所需全套资料送至财务办理;
11、提交季度业务汇总和年底总结;
12、建立客户档案、产品档案、质量信息反馈表和制定出口货物统计台账,并对每笔订单
的技术状态、形式、销售合同及附件进行备份,以备查用。
13、留意市场动态并收集相关产品和市场信息,统计、整理、归档;
14、外事接待。
三、其他职责
上级交给的其它工作
四、监督及岗位关系
1.所受监督:
业务员直接接受业务部经理的监督领导。
岗位权限
1.对客户的接待权
2.在业务洽谈中,在公司授权范围内有决定权
3.对客户服务中,在公司授权范围内有承诺权
4.对某些质量问题有否决权
七、劳动条件和环境本岗位属于手工工作,室内坐姿结合室外走动进行,属于较轻体力劳动,工作环境温、湿
度适中,无噪音、粉尘污染,照明条件良好。
八、工作时间
本岗位实行每周40小时的标准工时制
九、资历
1.工作经验:
2年及以上相关工作经验
2.学历要求:
大专及其以上学历
十、身体条件
本岗位要求身体健康,精力充沛,具有一定的协调力、控制力、调整力和记忆力。
十一、心理品质及能力要求
1.智力:
具有较强的学习能力,理解指令和原理的能力及推理判断能力。
2.语言能力:
口头和书面语言表达流利。
3.具有一定的组织领导能力、管理能力、计划能力及实施运作能力。
4.有效信息捕捉能力、数据分析能力和判断能力。
5.对国际市场行情有一定的了解,具有独立开拓国际市场的能力。
十二、所需知识和专业技能
(一)担任本岗位职务应具备的专业知识和技能
1.掌握国际贸易相关专业技能
2.具有一定的外语水平,能够运用外语进行听、说、读、写。
3.具有一定的计算机水平,能够使用计算机办公自动化软件。
(二)招聘本岗位员工应考核的内容
1.政治思想素质和对外贸行业的热爱程度。
2.业务规范、安全保密等专业知识。
3.计算机操作知识。
4.外语水平。
(三)上岗前应接受的培训内容
1.了解外贸业务员的主要职能和责任,熟悉公司和业务部现行各项规章制度。
2.掌握业务部人员分工情况,了解部门业务进展状况。
3.安全意识、保密意识。
(四)上岗后应继续教育训练的内容
1.业务规范、安全保密知识。
2.营销学,心理学和社会学知识。
十三、绩效管理
从德、能、勤、绩四个方面对员工进行考核,以领导评定为主,自我评定及同级评定为辅进行。
其中领导评定占70%,同级评定占20%,自我评定占10%。
(一)本岗位工作考核的内容
1.德:
良好的职业道德修养,敬业爱岗,忠于职守。
2.能:
⑴业务能力:
①外贸行业专业知识和实际运用能力。
②日常行政管理能力和处理突发事件的能力。
③公关和协调能力⑵管理水平:
具有一般的计划、组织、控制、协调和决策能力。
3.勤:
出勤率达到80%
4.绩:
⑴是否按工作计划和领导指令圆满完成工作任务。
⑵是否能够事先计划规定的经济管理目标。
⑶工作状况有无改善,工作绩效有无提高。
⑷对整个公司业务工作影响程度。
(二)本岗位工作从时间角度考核要求
1.每月要向业务部经理提交书面工作报告一次
2.根据工作紧张情况,随时向业务部经理提出合理化意见和建议
3.每年年初,制定全年工作计划,年末根据工作完成的实际状况,向上级作述职报告。
(三)考核结果的分析和反馈
由上级领导对考核结果进行核实及可靠性分析,以保证考核结果的真实性,并将考核结果与同期指标和工作要求相比较,及时将分析结果反馈给本人。
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