秘书英语 Unit 4.docx
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秘书英语Unit4
Unit4HowDoesaSecretaryReceiveVisitors?
本单元教学要求:
1.掌握秘书接待礼仪和原则
2.了解英文商务信函要领
3.熟悉商务礼仪
Section1DealingwithVisitors
一、背景知识
接待工作是一项全面体现秘书素质、修养的工作,也是通过秘书体现政府机关、企事业单位作风和展示其形象的的工作。
这项工作意义重大,而且也十分具体。
因此,为做好接待工作,秘书要遵循以下几项原则:
1.尽量坚持“约见”制度。
但是对无约来客,要本着热情服务、礼貌待人的态度,根据不同的来访事宜,区别对待,既不要一律不办,也不要过分迁就,办或不办最终都要让来客认识到:
办事有约为好。
2.必须坚持“一视同仁”的原则。
无论来客是领导还是一般办事人员,都要热情服务,礼貌接待,有同等的尊重和礼遇。
3.坚持热情适度、礼仪周全的接待原则。
工作中,在坚持上述两项原则的同时,还要注意遵守保密条例、介绍礼仪和迎送礼仪。
4.坚持接待工作有始有终,始终如一的原则。
对所有来宾要认真负责,服务周到,做好记录,善始善终。
5.坚持“上下区分,内外有别”的原则。
秘书要有上下级单位、领导和国内外来宾的服务意识,根据其身份、地位、权力和目的,做出正确判断,酌情做自己该做的事情。
二、课前提问:
1.What’sanidealsecretary’simagewhenreceivingvisitors?
2.Ifapersoncalledonisn’tintheoffice,whatshouldasecretarydo?
3.Howshouldasecretarydealwithunexpectedguests?
4.What’sthebasictelephoneetiquette?
5.Ifaclientisbeingrudeonthephone,howshouldasecretaryrespond?
6.Doyouthinkasecretaryshouldbeabletowriteshorthand?
Whyorwhynot?
三、语言学习
1.MayIhelpyou?
询问别人是否需要帮助时的用语,也可用CanIhelpyou?
或WhatcanIdoforyou?
2.ringup打电话LasteveningIwasrungupbyanoldfriendwhomIhadnotheardofforyears.昨晚一位老朋友打电话给我,我多年来没听到他的消息了。
Ringup,andtrytoarrangeanappointmentformewithmydoctor.打个电话,替我跟医生预定看病的时间。
3.callback回电Pleasetellhimtocallback.Mynumberis57664900.请叫他打回电。
我的电话号码是57664900。
I'mverybusynow.Pleasecallbacklater.我现在很忙,请过一会儿再来电话吧。
4.Hereyouare.英语中的一句常用口语,它的基本意思是“给你。
”、“你所要的东西在这儿。
”它在不同的场合,可以有不同的理解。
如果你认领东西,对方递给你时说:
“Hereyouare.”意为“给你。
”例如:
A:
Excuseme.Isthisyourruler?
对不起,这是你的尺子吗?
B:
Yes,itis.是的。
A:
Hereyouare.给你。
B:
Thankyou.谢谢。
如果别人正找某物,你帮他(她)找到了,你可以说“Hereyouare.”(你的东西在这儿。
)如果在商场购物,营业员会对你说:
“Hereyouare.”(你要的东西在这儿。
)如果你向别人借东西,对方会说“Hereyouare.(给你。
)”出租车司机把乘客带到了目的地,也会说“Hereyouare.”(你的目的地到了。
)
5.getintouch联系HowcanIgetintouchwithyou?
我怎样能跟你联络上?
I'mtryingtogetintouchwithmybrother.我正设法与我兄弟取得联系。
6.knowabout知道,了解Doyouknowabouttheevolutionofaseedintoaplant?
你知道从种子发展成为植物的过程吗?
IfeelthatIknowaboutthevalueofmyownwork.我觉得我知道自己工作的价值。
7.incase假使,万一Incaseyouneedsomething,pleasedon'thesitatetoletmeknow.如果你需要什么东西,请不客气地对我说。
Itmayrainyou'dbettertakeanumbrellajustincaseitdoes.可能下雨,你最好带把伞,以防万一下起来。
四、参考答案
III.Furtherexercises
1.Restudythedialogueandbrieflyanswerthequestionsaboutit.
1)Howshouldasecretarydealwithavisitorwithoutappointment?
Thesecretaryshouldcheckwhetherthebossisavailable.
2)Whenshouldasecretarytakeamessage?
Whenthepersonthevisitoriscallingonisn’tintheofficethesecretaryshouldtakeamessage.
3)Howdoesasecretarymakesurethatthebosswon’tmissanimportantguest?
Thesecretaryshouldfindoutwhatthevisitorwantstoseethebossabout.
4)Howdoesasecretarymakeguestsfeelcomfortablewhilewaiting?
Thesecretaryshouldbepoliteandfriendly.
5)Howshouldasecretarygreetvisitorstomakethemfeelwelcomed?
Thesecretaryshouldtaketheinitiativeingreetingvisitors.
6)WhatdoesthesecretarydowhenTomRaysays:
“IhaveanappointmentwithMr.LingYun.”?
ThesecretarytellsthevisitorthatLingYunisexpectinghimandaskshimtotakeaseatandletsMrLingYunknowthatthevisitorisheretoseehim.
2.Completethefollowingdialogue.
A:
Goodmorning.
B:
Goodmorning.WhatcanIdoforyou?
A:
MynameisJohnBrown.IhaveanappointmentwithMr.LingYunat11o’clock.(我与凌云先生十一点有个约会)。
B:
Yes,Mr.Brown.Mr.Lingisexpectingyou.He’llbewithyouinafewminutes.
A:
Fine.
B:
CanItakeyourcoat?
A:
Yes,please.Hereyouare.
B:
Wouldyouliketotakeaseatwhileyou’rewaiting?
A:
No,thanks.I’vebeensittingforthelastthreehours(过去三个小时里,我一直在坐着),andI’dliketostretchmylegs.
B:
CanIgetyousomethingtodrink—coffee,teaoracolddrink?
A:
Yes,thatwouldbeverynice.CouldIhaveacupofcoffee,please?
B:
Yes,certainly,Mr.Brown.Howdoyoutakeyourcoffee?
(您想要什么样的咖啡)?
A:
Whitewithonesugar.
3.TranslatethefollowingdialogueintoEnglish.
A:
早上好,先生。
我能为您效劳吗?
A:
Goodmorning,sir.CanIhelpyou?
B:
是的,我想会见凌云先生。
B:
Yes,IwouldliketoseeMr.LingYunplease.
A:
您有预约吗?
A:
Doyouhaveanappointment?
B:
没有,我没有预约。
我来自威尔森汽车公司,我来见凌云先生是为了讨论一下我们新车型的销售的。
B:
No.I’mafraidIhaven’t.I’mfromWilsonMotors,andI’vecometoseeMr.Lingtodiscusssalesofournewmodel.
4.TranslatethefollowingdialogueintoChinese.
A:
CouldIhaveyourname,please?
A:
请问,您的名字是…?
B:
Forster,JohnForsterfromWilsonMotors.
B:
福斯特,约翰•福斯特,来自威尔森汽车公司。
A:
Ifyou’dliketotakeaseat,Mr.Forster.I’llseeifMr.LingYunisfree.
A:
福斯特先生,请您坐一会,让我看看凌云先生有空没有。
B:
Thankyou.
B:
谢谢。
A:
(ToMr.LingYunonhisextension)IhaveaMr.ForsterofWilsonMotorswhowantstoseeyou.Thankyou.(toMr.Forster)Mr.LingYunwillcomedowntoseeyouinaboutfiveminutes,Mr.Forster.Therearesomemagazinesonthetableoverthereifyou’dliketoreadsome.
A:
(通过分机,对凌云先生说)我这里有一位威尔森汽车公司的福斯特先生想要见您。
谢谢。
(对福斯特先生说)凌云先生五分钟后就下来见您,福斯特先生。
那边的桌子上有一些杂志,您如果愿意可以看一看。
B:
Thankyou.
B:
谢谢您。
五、课文译文秘书怎样接待客人
第一部分接待来宾
对话1
A:
早上好,先生。
B:
早上好,小姐。
是凌云先生的办公室吗?
A:
是的,我能为您效劳吗?
B:
我想拜见一下凌云先生。
我是奈威尔公司的蒂姆▪史密斯。
A:
非常抱歉,凌云先生出差不在办公室。
B:
您认为他什么时候能回来?
A:
他后天早上回来。
您要不要留言?
B:
好的。
请告诉他一回来就给我打电话好吗?
事情很紧急。
A:
好的,先生。
您能再重复一遍您的名字吗?
B:
好的,史密斯,S-M-I-T-H.蒂姆▪史密斯
A:
请给我一张您的名片好嘛?
B:
可以,给您。
A:
谢谢您,史密斯先生。
我将转告凌云先生,让他一回来就给您打电话。
B:
谢谢!
再见!
A:
再见!
对话2
A:
下午好,张一小姐。
如果可以的话,我想见一见凌云先生。
B:
很高兴见到您,李先生。
让我看看他是不是有时间。
请您稍等一会儿,好吗?
(对凌云先生说)凌云先生,李先生想要见见您。
C:
我现在正忙。
你能问他一下,见我有什么事情吗?
B:
当然可以,凌云先生。
(对李先生说)凌云先生正忙,他想知道您的事情是否紧急?
A:
哦,在他昨天让我检查的合同里,我发现了一个问题。
他跟我说这件事很紧急。
B:
明白了,让我再问问他。
您先坐下等一会儿,好吗?
谢谢。
(对凌云先生说)凌云先生,李先生说他在您昨天让他看的合同里发现了一个问题。
C:
知道了。
哦,这很重要,让他进来吧。
B:
好的,凌云先生。
(对客人说)请进。
A:
谢谢。
对话3
A:
下午好。
我能为您效劳吗?
B:
是的,我约好与凌云先生见面。
A:
您是莱瑞•威泽先生吧?
B:
是的,正是。
A:
恐怕凌云先生现在正忙着。
您介意等一会吗?
B:
哦,需要等多长时间?
A:
大约半个小时。
B:
噢,太长了,我11:
30要与我的一个客户吃午饭。
A:
助理经理能处理这件事吗?
B:
不行。
我昨天亲自与凌云先生通过电话讨论了细节问题。
我怕任何其他人都不了解这件事情。
A:
也许您愿意另外约个时间见面?
B:
好的。
不过我把我的名片留下,以防万一他把我上次给他的那张弄丢了。
A:
谢谢您,威泽先生。
对于这次的混乱非常抱歉。
B:
没关系。
谢谢!
再见。
对话4
A:
早上好,先生。
我能为您效劳吗?
B:
早上好。
我是汤姆•瑞,来自约翰逊药品公司。
我与凌云先生有个约会。
A:
是的,凌云先生正在等您呢,瑞先生。
如果您愿意先坐一会儿,我打个电话告诉凌云先生您来了。
(秘书于是拨打凌云先生的分机号码。
)约翰逊药品公司的瑞先生来见您了。
我带他进去好吗?
谢谢。
(对客人说)瑞先生,凌云先生马上下来见您。
B:
非常感谢。
六、课文录音全文
Dialogue1
A:
Goodmorning,Sir.
B:
Goodmorning,Miss.IsthisMr.LingYun’soffice?
A:
Yes,itis.MayIhelpyou?
B:
I’dliketoseeMr.LingYun,please.I’mTimSmithofNeville.
A:
I’msorry,butMr.LingYunisawayonbusinessrightnow.
B:
Whendoyouexpecthimback?
A:
Heiscomingbackthedayaftertomorrowmorning.Wouldyouliketoleaveamessage?
B:
Yes,please.Wouldyoutellhimtocallmeassoonashe’sback?
Thisisquiteurgent.
A:
Allright,sir.MayIhaveyournameagain?
B:
Yes,Smith,S-M-I-T-H,TimSmith.
A:
Wouldyougivemeyourbusinesscard,please?
B:
OK.Hereyouare.
A:
Thankyou,Mr.Smith,I’lltellhimtocallyoubackassoonashecan.
B:
Thankyou,goodbye!
A:
Goodbye,Mr.Smith.
Dialogue2
A:
Goodafternoon,Ms.ZhangYi.I’dliketoseeMr.LingYunforafewminutes,ifIcould.
B:
Nicetoseeyou,Mr.Li.Letmeseeifheisavailable.Wouldyouwaitjustamoment,please?
(ToMr.LingYunonhisextension)Mr.Ling,Mr.Liishereandwouldliketoseeyouforafewmoments.
C:
I’mbusyrightnow.Wouldyoufindoutwhathewantstoseemeabout?
B:
Certainly,Mr.Ling.(ToMr.Li)Mr.Lingisoccupiedatthemomentandwantstoknowifyourbusinessisurgent.
A:
Well,I’vefoundaprobleminthecontractheaskedmetoexamineyesterday.Hetoldmethatitwasanurgentmatter.
B:
Isee.Letmeaskhimagain.Wouldyoupleasehaveaseatandwaitforamoment?
Thankyou.(ToMr.LingYunonhisextension)Mr.Ling,Mr.Lisaidthathehadfoundaprobleminthecontractyouaskedhimtolookatyesterday.
C:
Isee.Well,thatisimportant.Askhimtocomein.
B:
Allright,Mr.Ling.(Tothevisitor)Pleasegorightin.
A:
Thankyou.
Dialogue3
A:
Goodafternoon.CanIhelpyou?
B:
Yes,IhaveanappointmentwithMr.LingYun.
A:
AreyouMr.LarryWizel?
B:
Yes,that’sright.
A:
I’mafraidMr.LingYunisengagedatthemoment.Wouldyoumindwaitingforawhile?
B:
Well…Howlongwillthatbe?
A:
Abouthalfanhour.
B:
Oh,that’stoolong.Ihavealunchappointmentwithoneofmyclientsat11:
30.
A:
CantheAssistantManagerdealwithit?
B:
No.IgotintouchwithMr.LingYunmyselfonthetelephoneyesterdayanddiscusseddetailswithhim.Idoubtifanyoneelsewouldknowaboutthematter.
A:
Perhapsyouwouldliketomakeanappointmentforsomeothertime?
B:
Yes,butI’llleavemycardjustincasehehaslosttheoneIgavehim.
A:
Thankyou,Mr.Wizel.I’msorryabouttheconfusion.
B:
That’sallright.Thankyou.Goodbye.
Dialogue4
A:
Goodmorning,sir.CanIhelpyou?
B:
Goodmorning.MynameisTomRay,andI’mfromJohnson’sPharmaceuticals.IhaveanappointmentwithMr.LingYun.
A:
Yes,Mr.LingYunisexpectingyou,Mr.Ray.Ifyou’dliketotakeaseat,I’lllethimknowyou’rehere.(ThesecretarythendialsMr.LingYun’sextensionnumber.)Mr.RayofJohnson’sPharmaceuticalsisheretoseeyou.ShallIshowhimin?
Thankyou.(Tothevisitor)Mr.LingYunwillcomedowntoseeyourightaway,Mr.Ray.
B:
Thankyouverymuch.
Section2BeingCourteousandEfficient
一、背景知识
接待来访是很多秘书一项经常性的工作。
在接待来访中的礼仪表现,不仅关系到自己的形象,还关系到企业形象。
所以,接待来访的礼仪历来都受到重视。
对来访者,应起身握手相迎,对上级、长者、客户来访,要起身上前迎候。
对于不是第一次见面的同事、员工,可以不起身。
来访者都是为有事而来,因此要尽量让来访者把话说完,并认真倾听。
正在接待来访者时,有电话打来或有新的来访者,要礼貌表示抱歉,再去和他人打招呼或接电话。
二、课前提问:
1.Whatshouldasecretaryknowabouthis/hercompany?
2.Howshouldasecretarydealwithanimportantvisitor?
3.Ifavisitorwishestoleaveamessage,whatshouldasecretarydo?
4.Whatshouldasecretarydowhenagustiskeptwaiting?
5.Whatshouldbeincludedinarecordofvisitors?
6.Wh
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