工程档案电子文档格式规范.docx

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工程档案电子文档格式规范

附件2

重庆市三峡库区地质灾害治理工程档案

电子文档格式规范

重庆市国土资源和房屋档案馆

二○○六年六月

三峡库区地质灾害治理工程档案电子文档格式规范

1.总则

1.1为切实贯彻《地质资料管理条例》,实现地质资料信息化,充分发挥三峡库区地质灾害治理工程档案在国民经济建设和社会发展中的作用；依据《国土资源部数字国土工程工作标准》结合实际情况制定本规范。

1.2本规范只对制作三峡库区地质灾害治理工程档案（以下简称工程档案）电子文档的文件格式、文件编制及存储时的组织方式做出规定，除此之外电子文档包含的其他内容按相关专业标准执行。

2.规范性引用文件

2.1《成果地质资料电子文件汇交格式》（SZ1999002—2001）

3.术语及定义

3.1工程档案电子文档：

即该项工程档案的电子文件及其附加电子文件的总和。

3.2工程档案附加电子文件：

即电子文件的说明性、标注性文件，如“Readme.txt”说明文件。

3.3多媒体文件（Multimediafiles）：

能够在计算机等相关电子设备上存贮（如：

光盘、磁带、电子储存器等）、制作、运行或播放的载有数字、文字、声音、图形、图像等信息的载体，经综合处理，以数字形式使多种信息建立逻辑连接，集成为具有交互性的文件。

4.分类

4.1工程档案电子文档按其文件信息不同分为

工程档案文件分类表

一级类目

二级类目

三级类目

序号

类目名称

序号

类目名称

序号

类目名称

A

工程文件管理

a

文件批复与审查

b

征地文件

c

招投标文件、合同

d

参建单位资质与负责人名单

B

立项

C

勘查

a

规划阶段

b

可行性研究阶段

c

初步设计阶段

d

施工图设计阶段

D

设计

a

可行性方案设计

b

初步设计

c

施工图设计

d

建设、监理单位设计文件

E

施工

a

施工管理文件

b

施工技术文件

c

施工物资文件

d

施工实验记录

e

施工地质记录

f

施工检测成果及竣工测量文件

F

监理

a

勘查阶段监理

b

施工阶段监理

G

监测

H

竣工验收

a

工程竣工总文件

b

竣工验收记录

c

财务相关文件

d

工程竣工图文件

e

工程移交文件

I

多媒体文件

a

开工前阶段文件

b

施工阶段文件

c

竣工验收阶段文件

1

国家级验收文件

2

市级及县级验收文件

3

业主自验文件

4.2按电子文件的形成方式分为

4.2.1“原始电子文件”是指通过字处理、制表、制图、数据库、系统开发以及多媒体制作等工具软件进行创建而直接得到的电子文件，如“.doc、.xls、.dwg”等格式的矢量图形文件等。

4.2.2“存档电子文件”是指通过对原始电子文件进行格式转换或通过扫描方式制作而间接得到且不能修改的电子文件，如“.jpg、.eps、.pdf、.tiff”等格式的文件。

5.电子文件命名格式及规则

5.1命名格式

工程档案电子文件命名用该份文件所载内容的中文题名来表示，格式如下：

顺序号_所载内容的中文题名.后缀名

5.2命名规则

工程档案电子文件命名中的题名揭示了该电子文件内容的主题，应规范、完整、简洁、明了，要使用规范化的语句精确地描述出文件的主题内容。

在进行电子文件命名时,对文件的类别、属性不必进行标注,但应遵循以下规则：

A．电子文件名（前缀部分）的长度最长为256个字节；

B．文件名中不能包含下列任何半角字符：

斜杠（\）、冒号（:

）、星号（*）、问号（?

）、引号（"）、尖括号（<、>）和竖杠（|）；

C．审批件的电子文件以各审批文件的审批文号、审批形式作为题名；无审批文号和审批形式，则以审批机构简称作为题名；

D．图件的电子文件命名以图名（包括比例尺）作为题名。

比例尺符号用半角字符“/”表示；小于或等于1:

100的比例尺，用中文“百”、“千”、“万”表示数字单位；

E．多媒体类的各个电子文件名可按照相关规范或建库时自身的命名规则进行命名。

6.工程档案电子文档格式及编制

6.1文字部分电子文件格式及编制

6.1.1格式

文字部分原始电子文件的格式应为“.doc”、“.wps”或“.txt”简体中文格式。

附表或文字部份中的插表可采用“.xls”简体中文格式；文字部分中插图、插照、插表等插入文件以能插入Word，且在其中能正常使用为原则；采用逐页扫描方式形成的存档电子文件，当一份文件少于10页时应插入Word，超过10页则可保留原样将其单独存放，其文件夹名为该文件的题名，格式应为“.jpg、.gif、.tiff、.pdf”。

6.1.2编制

文字部分各个电子文件的内容、编排顺序和编辑格式（如字体、字号等）按照地质矿产行业有关标准的规定执行。

电子文件页面的尺寸以A4为准,表件、插表、插照、插图横向超过A4的按实际尺寸定。

所有插图、插照、插表应直接插入文字的相应位置，不得覆盖其他信息，不得链接其它软件制作插图、照片、表格，且在计算机屏幕中显示的方向应向上。

审批件应按照审批级次由高到低依次进行编排。

同级、同类的审批文件按时间先后顺序进行编排，内容与编制格式必须与正式批件一致，每一份审批类电子文件应注明发文机关（公章）、发文时间。

表件应采用Word表格命令制作或在Word中插入Excel表格的方式制作，对引用特别复杂函数的表格，可以用Excel直接制作。

表格的纵向尺寸应以版芯的尺寸为界限，如果超出版芯，可用续表来解决，续表中仍必须有表名和表头。

电子文件应插入页码，页码位于页面底端（页脚），对齐方式：

单面打印页码居中，双面打印页码奇数页在右侧，偶数页在左侧；电子文件页码必须与纸质载体页码一致。

6.2图件部分电子文件的格式及编制

6.2.1格式

存档电子文件可采用下列4种格式之一：

“.jpg、.eps、.tiff、.pdf”格式；

原始电子文件采用目前较流行、通用的格式：

mapGIS的“*.wt、*.wl、*.wp”等点、线、面文件及“*.mpj”工程文件和相应的属性文件；AutoCAD（或基于AutoCAD的软件）的“.dwg”或“.dxf”文件；以及运行上述电子文件绘图时所必须的相关文件（如字体库、系统库文件等），以保证上述原始电子文件可以再次转换存档电子文件。

6.2.2编制

图件的存档电子文件首选方法是计算机软件直接制作（或格式转换），通过制作或转换而形成的存档电子文件，分辨率的选取以保证图形的精度和清晰度为准，一般可取300dpi；对压缩的JPEG格式质量因子取75以上。

采用扫描等数字化方法形成存档电子文件时的质量技术指标参照有关标准或规范执行。

对计算机软件直接形成的超A0幅面图件的电子文件原则上不进行分割。

分幅印制的同一幅图件，用数字化方法形成电子文件后，如果造成在计算机上浏览不便的应进行拼接，形成一个电子文件。

光栅图形文件、矢量图形文件和纸介质图件之间的内容必须一致。

该部分电子文件的内容、幅面大小、用色标准、图例符号等按照相关制图标准执行。

在编制该部分电子文件时，应按照一张图一个图序号的原则统一编号，光栅图形文件按一张图一个电子文件编制，各图形电子文件必须与纸介质内容相对应。

6.3多媒体部分电子文件的格式及编制

6.3.1格式

常见的单纯声音文件格式应采用MP3、WAV格式；常见的视频文件格式应采用MPEG、AVI格式，其他格式均应转换为上述格式。

6.3.2编制

多媒体文件的像素以保证图像清晰，声音清楚、音质良好为原则。

采用的像素有特殊需求时在“Readme.txt”文件中进行说明。

多媒体电子文件不应用压缩软件进行处理。

6.4附加（电子）文件部份的编制

6.4.1“Readme.txt”说明文件

每个单位工程项目电子文档必须制作说明文件（文件名规定为“Readme.txt”）,其内容必须说明该份电子文档制作时的软硬件环境、所有应用软件的平台和版本、运行和浏览矢量图形文件所必须的相关文件（如系统库、字库和文件等）并写明必要的参数（如坐标系、比例尺、投影方式等）；对光栅图形文件必须注明图件的实际尺寸和所采用的分辨率。

7.工程档案电子文档在介质中的组织形式

7.1存放介质

工程档案电子文档移交时的介质采用外包装为薄形的5英寸CD-R、DVD-R光盘、移动硬盘及电子存储器，禁止使用劣质光盘及软磁盘介质移交。

移交人在制作该类档案光盘时，一张光盘原则上只能存放一个单位工程项目的电子文档，一张光盘容量不够的情况下可续多张光盘分大类组织存放。

7.2组织形式

每个单位工程档案电子文档的“Readme.txt”说明文件直接置于光盘的根目录下；

每个单位工程档案的一级类目直接置于光盘的根目录下，文件夹名以大写英文字母“A”开头加下划线加上述“工程档案文件分类表”的一级类目名称依次建立；

建立二、三级类目时，移交单位可参照《三峡库区地质灾害防治工程档案立卷归档管理规定》附录A自定义小类名，置于二、三级子目录下，二级子目录名以小写英文字母“a”加下划线加二级类目名依次建立,三级子目录名不作具体规定。

如果该类涉及图形文件，建立名为“原始图形文件”和“存档图形文件”的两个并列三级子目录（文件夹名用图形文件属性命名）。

“原始图形文件”下存放矢量图形文件，“存档图形文件”下存放该图形转换后的图形文件及光栅图形文件。

（见简图1）

可根据实际需要创建多级目录（或文件夹）。

一张光盘不够存放时可分多张光盘存放，（其在光盘中的组织形式同上所述）并在首张光盘的“Readme.txt”说明文件中做出说明。

多媒体类电子文件应单独存放一张或多张光盘。

根目录下存放一级类目（同上所述）；二级子目录下存放以各个“阶段名”命名的文件夹；在“骏工验收阶段”的子目录下建立以各个“验收级别”命名的三个三级子目录，分别存放该验收级别的电子文件。

（见简图2）

8.汇交要求

8.1图件部分必须制作原始和存档两类电子文件,文字部分尽可能制作原始电子文件,无原始电子文件则提供存档电子文件（扫描文件）。

8.2所有工程档案必须汇交2套电子文档（一套为“工作盘”，一套为“备份盘”）。

8.3工程档案电子文件登记表、电子文件验收登记表与电子文档一并汇交。

8.4电子文件登记表、电子文件验收登记表见附件。

光盘目录结构组织示意图“<>”表示文件夹

Readme.txt

各类电子文件

<原始图形文件>

<存档图形文件>

组织示例简图1

↓↓　　　　　　　↓

<1_国家级验收><2_市级及县级验收><3_业主自检>

属于各级的电子文件

组织示例简图2

附件1：

电子文件登记表

工程名称：

共页、第页

电子文件形成特征

形成单位

形成日期

年月日

通讯地址

E-mail

联系人

电话

电子文件特征

应用软件

文字处理系统：

□Word版；□Wps版；

□Excel版；

图形处理系统：

□mapGIS版；

□基于AutoCAD版；

格式

多媒体：

□MP3□WAV□MPEG□AVI

载体数量

CD-R：

张；DVD-R：

张共套

汇交特征

移交单位

负责人

通讯地址

邮编

联系人

E—mail

移交人（签名）年月日

备

注

填表人（签名）：

工程负责人（签名）：

表C2

三峡库区地质灾害防治工程档案电子文件登记表

第页

文件

类别

文件

序号

电子文件标题

备注

原始电子文件

存档电子文件

工程文件

管理

立项

勘查

设计

施工

监理

监测

竣工验收

多媒体

附件2：

电子文档验收登记表

工程名称

档号

移交人

电子

档号

通信地址

系统环境

操作系统□WindowsXP□Windows2000

文字处理系统□Word□Wps

图形处理系统□AutoCAD□MapGis6.7

汇交载体

光盘张

共套

文件类型

原始电子文件

□doc□wps□xls□txt

存档电子文件

□jpg□tiff□pdf

图形文件

类型

原始电子文件

□DWG

□WT□WL□WP□MPJ

存档电子文件

□eps□jpg□tiff□pdf

多媒体

文件类型

声音文件：

□MP3□WAV

视频文件：

□MPEG□AVI

验收意见

验收人（签名）

馆藏机构

（盖章）

移交日期：

电子文件制作：

移交人：

联系电话：

附件3：

电子文件光盘标签

档号

光盘号

工程名称

行政区名

移交日期

档案类别

文件总数

移交单位

保存形式

工作/备份盘

密级

12cm

12cm