办公室职务的说明.docx
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办公室职务的说明
办公室主任职务说明书
岗位名称
办公室主任
岗位编号
所在部门
办公室
岗位定员
1
直接上级
总裁
职系
管理职系
直接下级
行政副主任、后勤副主任、网络管理、档案资料主管、档案管理
所辖人员
岗位分析日期
2002年6月
本职:
负责办公室的全面工作,保证公司内部行政管理体系的稳定运行
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述:
负责组织制定本部门所承担的行政办公、后勤管理、网络管理以及档案管理的年度工作计划,并完成工作总结
工作时间百分比:
15%
工作
任务
根据公司领导的要求制定行政办公年度工作计划,并完成工作总结
频次:
1次/年
根据公司领导要求制定后勤管理、网络管理及档案管理年度工作计划,并完成工作总结
频次:
1次/年
职
责
二
职责表述:
建立健全公司行政办公制度、后勤管理制度、网络管理制度以及档案管理制度
工作时间百分比:
20%
工作
任务
建立健全公司收发文制度及其他各项行政办公制度,并组织实施
频次:
不定期
根据上级要求,组织制定公司后勤管理有关制度
频次:
不定期
组织制定公司网络管理的相关制度和办法,并负责公司网络资源使用权限的设置和审批,以及公司级网络信息发布的审批
频次:
不定期
组织制定公司档案管理制度和办法,明确归档要求和程序
频次:
不定期
职
责
三
职责表述:
组织公司行政办公制度的落实
工作时间百分比:
10%
工作
任务
编写办公会议纪要,组织编写年度总结及重要报告,并督办、检查各部门对公司级会议决定、决议、指示的落实情况
频次:
日常
配合编写质量体系文件
频次:
日常
组织完成中电报道、公司年度大事记、文件汇编等工作
频次:
日常
根据部门年度工作计划,督促指导下属完成会议、宣传、车辆管理、接待工作、领导公务日程安排及其他行政事务工作
频次:
日常
职
责
四
职责表述:
组织后勤工作的落实
工作时间百分比:
5%
工作
任务
按照年度工作计划,指导后勤工作的落实,处理突发事件
频次:
不定期
在授权范围(10万元)内,对供暖、供水、供电、防水、装修等工程的方案和预算的审批;对电话交换机、电梯、计算机及相关设备购置和维护合同的审批。
频次:
不定期
对授权范围外的上述工作,提出可行性报告及预算方案报总裁或办公会审批
频次:
不定期
对中层干部通讯费的审批
频次:
不定期
职
责
五
职责表述:
负责公司网络管理工作的实施和完善
工作时间百分比:
20%
工作
任务
组织配合软件开发的前期工作(包括协助确定软件需求方案),督促工作进度和监督质量,协调解决在软件开发中出现的问题,原则问题报总裁或办公会解决
频次:
不定期
组织完成网络设备、终端设备及管理软件的购置、维护和管理,确保网络的正常运行
频次:
不定期
职
责
六
职责表述:
负责公司档案管理制度的实施
工作时间百分比:
20%
工作
任务
落实人员编制及必要的物质条件
频次:
日常
组织建立档案的基础工作
频次:
日常
职
责
七
职责表述:
负责内部组织管理工作
工作时间百分比:
5%
工作
任务
负责指导属下员工制定阶段工作计划,并督促执行
频次:
2次/年
负责部门队伍建设,选拔、配备、培训、评价本部门人员
频次:
2次/年
负责部门内工作任务分工,合理安排人员
频次:
1次/年
拟定本部门财务预算,控制实际费用支出
频次:
1次/年
职责
八
职责表述:
完成上级交办的其他任务
工作时间百分比:
5%
权力:
对公司决定、决议有督办权
职责范围内决定权
对所属下级的工作有监督、检查权
有对直接下级岗位人事管理权
对所属下级的考核评价权
必要的资料索取权
公司车辆的调度权
有对各部门安全保卫工作的监督检查权
有代表公司与外界有关部门和机构联络的权力
权限内的费用审批权
对所属下级的工作争议有裁决权
工作协作关系:
内部协调关系
公司各部门
外部协调关系
集团及其他有关单位
任职资格:
教育水平
硕士及以上学历
专业
管理或与公司业务相关专业
培训经历
经济、法律、商务知识、外语、企划、信息管理、计算机等培训
经验
6年以上工作经验,4年以上相关管理岗位工作经验,2年以上相关领导岗位
知识
掌握企业行政管理知识,了解法律知识,财务知识、人事知识、商务知识、信息管理知识、计算机知识、档案管理知识及熟悉国家法律法规等
技能技巧
较强的组织领导和协调能力,较好的实施能力和判断决策能力、较强的口头表达能力和公文报告编写能力,熟练使用计算机办公软件,一定的外语水平
其它:
使用工具/设备
计算机、传真机、打印机、Internet/Intranet网络、文件柜、通讯设备及一般办公设备
工作环境
独立的办公室
工作时间特征
正常工作时间,偶尔加班、出差
所需记录文档
通知、简报、汇报材料、工作计划、工作总结、公司文件、办公文件发放记录、行政费用台帐等
备注:
办公室后勤副主任职务说明书
岗位名称
后勤副主任
岗位编号
所在部门
办公室
岗位定员
1
直接上级
办公室主任
职系
管理职系
直接下级
维修物业管理、维修及库管、门卫、保洁、宿舍管理、文印
所辖人员
岗位分析日期
2002年6月
本职:
负责公司后勤管理工作
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述:
协助办公室主任制定部门工作计划,主持制定分管业务工作计划,督促检查计划的实施
工作时间百分比:
20%
工作
任务
协助办公室主任制定部门年度工作计划
频次:
2次/年
制定所分管工作计划并组织落实,完成分管工作总结
频次:
2次/年
职
责
二
职责表述:
负责公司消防、保卫、绿化、保洁等工作
工作时间百分比:
15%
工作
任务
负责联系和参加街道、区及上级相关部门的有关会议并贯彻会议精神
频次:
不定期
组织落实消防器材和措施检查,确保办公区的安全
频次:
不定期
制定公司消防、保卫、绿化、保洁规章制度并组织实施
频次:
日常
职
责
三
职责表述:
负责公司午餐的联系管理
工作时间百分比:
20%
工作
任务
负责联系供餐商,根据职工需要随时更换
频次:
日常
负责组织公司餐厅的管理和保洁
频次:
日常
职
责
四
职责表述:
负责组织公司维修计划的实施和急修事件的处理
工作时间百分比:
15%
工作
任务
负责根据年度计划草拟大修和维修合同,提交审批
频次:
2次/年
负责合同执行的管理和工程质量的检查
频次:
2次/年
职
责
五
职责表述:
负责公司供暖工作的管理
工作时间百分比:
15%
工作
任务
根据国家有关政策,制定公司实施办法
频次:
不定期
解决收取供暖费方面的问题
频次:
不定期
职责
六
职责表述:
完成上级交办的其他任务
工作时间百分比:
15%
权力:
对部门工作的建议权
对分管工作的管理权
有对各部门安全保卫工作的监督检查权
对直接下级的工作有监督、检查权
对直接下级的考核评价权
有对直接下级岗位人事管理权
对直接下级的工作争议有裁决权
工作协作关系:
内部协调关系
公司各部门
外部协调关系
街道、区、国机集团等
任职资格:
教育水平
大学本科及以上学历
专业
管理专业或与公司业务相关专业
培训经历
行政管理知识培训、物业管理知识培训、消防安全知识培训、
经验
5年以上工作经验,3年以上相关业务岗位工作经验,1年以上管理工作经验
知识
掌握企业行政管理知识,具备一定的工程管理知识、物业管理知识
技能技巧
一般使用计算机办公软件,具备一定的口头表达能力、公文报告撰写能力、组织协调能力
其它:
使用工具/设备
计算机、传真机、打印机、Internet/Intranet网络、文件柜、通讯设备及一般办公设备
工作环境
一般工作环境
工作时间特征
正常工作时间,偶尔加班
所需记录文档
后勤工作计划和工作总结、维修记录、办公用品主要供应商名单、物业管理台帐等
备注:
办公室行政副主任职务说明书
岗位名称
行政副主任
岗位编号
所在部门
办公室
岗位定员
1
直接上级
办公室主任
职系
管理职系
直接下级
行政秘书、文字秘书、话务接待、司机、出国管理、医务管理、房产管理
所辖人员
岗位分析日期
2002年6月
本职:
负责公司日常行政事务管理工作
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述:
协助办公室主任制定部门工作计划主持制定分管业务工作计划,督促检查计划的实施
工作时间百分比:
20%
工作
任务
协助办公室主任制定部门年度工作计划
频次:
2次/年
制定所分管工作计划并组织落实,完成分管工作总结
频次:
2次/年
职
责
二
职责表述:
负责组织公司重要会议、办公会等工作
工作时间百分比:
15%
工作
任务
制定公司会议管理规定
频次:
不定期
定期编制公司会议计划安排
频次:
不定期
作好会议的组织和管理
频次:
全年
职
责
三
职责表述:
负责公司企业形象方案的策划和实施管理
工作时间百分比:
20%
工作
任务
负责参与企划方案的制定
频次:
日常
负责组织企划方案的实施
频次:
日常
职
责
四
职责表述:
负责公司广告、各类学会协会、各类媒体宣传的管理
工作时间百分比:
15%
工作
任务
负责编制统一的宣传形式、口径、内容。
频次:
2次/年
负责组织对外宣传资料的统计、整理和归档
频次:
2次/年
职
责
五
职责表述:
负责公司医务、话务、车辆、领导公务工作的管理
工作时间百分比:
15%
工作
任务
根据公司实际情况,制定医务、话务、车辆、领导公务工作相关规定
频次:
不定期
处理工作中出现的突发事件
频次:
不定期
职责
六
职责表述:
完成上级交办的其他任务
工作时间百分比:
15%
权力:
对部门工作的建议权
对分管工作的管理权
对直接下级的工作有监督、检查权
对直接下级的考核评价权
有对直接下级岗位调配的建议权、任命的提名权和奖惩建议权
权限内费用审批权
对直接下级的工作争议有裁决权
工作协作关系:
内部协调关系
公司各部门
外部协调关系
集团及相关部门等
任职资格:
教育水平
大学本科及以上学历
专业
管理专业或与公司业务相关专业
培训经历
企业管理知识培训、
经验
5年以上工作经验,3年以上相关业务岗位工作经验,1年以上管理工作经验
知识
掌握企业行政管理知识,具备一定的商务知识、企划知识、文秘知识
技能技巧
一般使用计算机办公软件,具备较好的口头表达能力、公文报告撰写能力、具备较好的社交能力和组织协调能力
其它:
使用工具/设备
计算机、传真机、打印机、Internet/Intranet网络、文件柜、通讯设备及一般办公设备
工作环境
一般工作环境
工作时间特征
正常工作时间,偶尔加班
所需记录文档
会议安排、企划方案、协会名单、车辆使用和维护记录等
备注:
办公室行政秘书职务说明书
岗位名称
行政秘书
岗位编号
所在部门
办公室
岗位定员
1
直接上级
行政副主任
职系
管理职系
直接下级
所辖人员
岗位分析日期
2002年6月
本职:
负责行政事务管理
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述:
协助安排公司会议,会议通知和会议布置。
工作时间百分比:
30%
职
责
二
职责表述:
协助安排总裁工作日程、领导公务活动。
工作时间百分比:
30%
工作
任务
具体承担公司领导的后勤保障、差旅费用的借还、外出机、车票的订购等工作
频次:
日常
职
责
三
职责表述:
承担公司资质年检、认证工作,负责学会、协会联系办理缴费工作,公司名片制作管理,定点餐费统计、油票管理。
工作时间百分比:
15%
工作
任务
按有关部门规定填写相关表格,上报年检资料。
频次:
1次/年
与各学会、协会保持联系沟通,并缴纳会费。
频次:
1-2次/年
复制名片及费用统计
频次:
1次/季
每季度按部门统计油票分摊费用
频次:
1次/季
职
责
四
职责表述:
负责宣传、摄影、摄像工作
工作时间百分比:
10%
工作
任务
起草、报批公司年度宣传及费用计划
频次:
不定期
协助主管领导做好公司形象策划、摄影、摄像工作,样本制作、对外广告宣传、公司指示牌等,负责宣传品及器材的维护管理
频次:
不定期
职
责
五
职责表述:
负责公司各部门话机的报装、移机、撤机更改帐号、及信件的邮寄工作
工作时间百分比:
10%
工作
任务
根据公司各部门需要到邮电部门办理所需电话的报装、移机、撤机、过户、更改帐号、信件的邮寄等工作事宜。
频次:
日常
职责六
职责表述:
领导交办的其他工作
工作时间百分比:
5%
权力:
对各部门有关资料的索取权
公司文稿撰写权
相关部门对外联络权
相关协会学会工作管理权
权限内费用使用权
相关工作建议权
工作协作关系:
内部协调关系
公司各部门
外部协调关系
集团公司办公室、各相关政府部门
任职资格:
教育水平
大专及以上学历
专业
文秘专业、及相关专业
培训经历
摄影、摄相、企划等培训
经验
2年以上秘书相关工作经验
知识
具备相应的行政管理知识、和摄影等相关知识
技能技巧
一般使用办公自动化设备和办公软件;一定的办事能力;具备一定的写作能力、表达能力
其它:
使用工具设备
计算机、传真机、打印机、Internet/Intranet网络、文件柜及一般办公设备
工作环境
一般工作环境
工作时间特征
正常工作时间、偶尔加班
所需记录文档
会议计划安排、会议通知、资质统计和年审记录、协会名录、餐费统计、油票发放记录、影、相资料、广告资料等
备注:
办公室文字秘书职务说明书
岗位名称
文字秘书
岗位编号
所在部门
办公室
岗位定员
1
直接上级
行政副主任
职系
管理职系
直接下级
所辖人员
岗位分析日期
2002年6月
本职:
公司文件、公司收发文管理
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述:
负责各种收文、信函的管理,公司发文管理
工作时间百分:
35%
工作
任务
对外单位各种来文进行传阅登记、送达
频次:
日常
传阅完毕后的文件,整理分类,并及时与档案管理人员办理交接手续。
负责公司级内外发文的编辑、排版、封发
频次:
日常
职
责
二
职责表述:
负责内部资料的发布
工作时间百分比:
25%
工作
任务
负责公司规章制度、办法及行政信息的网上发布
频次:
日常
负责中电报道与对外网站的连接
频次:
日常
职
责
三
职责表述:
介绍信及公章管理
工作时间百分比:
10%
职
责
四
职责表述:
主编《中电简报》,加强对内沟通、对外宣传
工作时间百分比:
15%
职
责五
职责表述:
编写公司年度《大事记》
工作时间百分比:
10%
职责六
职责表述:
完成领导交办的其他工作
工作时间百分比:
5%
权力:
对传阅公司文件的督促权
原始稿件的挑选权
《大事记》编著权
授权网站资料的发布权
对各部门有关资料的索取权
相关部门联络权
权限内费用使用权
相关工作建议权
工作协作关系:
内部协调关系
公司各部门
外部协调关系
国机集团相关部门
任职资格:
教育水平
大专及以上学历
专业
行政管理、文书、文秘等相关专业
培训经历
计算机应用、写作
经验
2年以上秘书相关工作经验
知识
通晓文秘专业知识、掌握计算机相关知识、精通office办公软件、熟悉网页制作、网络知识、外语知识。
技能技巧
一定的文字表达、编辑能力,一定的组织协调能力和口头表达能力,熟练使用计算机。
其它:
使用工具设备
计算机、传真机、打印机、Internet/Intranet网络、文件柜及一般办公设备
工作环境
一般工作环境
工作时间特征
正常上下班,有时加班
所需记录文档
各种通知、简报、信函、公司文件等的登记、传阅和发放记录
备注
办公室文印职务说明书
岗位名称
文印
岗位编号
所在部门
办公室
岗位定员
2
直接上级
后勤副主任
职系
服务职系
直接下级
所辖人员
岗位分析日期
2002年6月
本职:
负责文印工作
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述:
负责公司和各部门文印工作的管理
工作时间百分:
30%
工作
任务
接受公司和各部门的文印申请
频次:
日常
按照规定的时间和质量要求,进行复印、油印、晒图和装订等工作
频次:
1次/年
对文印工作量进行统计
频次:
1次/两年
提请复印纸、硒鼓等耗材的采购计划
频次:
不定时
职
责
二
职责表述:
负责复印机、油印机、晒图机和装订机的管理
工作时间百分比:
20%
工作
任务
进行简单的维修
频次:
1次/年
负责对复印机、油印机、晒图机和装订机等的日常维护保养
频次:
有时
制定复印机、油印机、晒图机和装订机等设备的更新计划
频次:
日常
职
责
三
职责表述:
对外承揽其它经营范围内的任务
工作时间百分比:
20%
工作
任务
根据工作的紧张程度,对外承揽其它经营范围内的任务
频次:
有时
对外承揽业务收入和成本统计分析
频次:
有时
与客户建立良好的关系
频次:
有时
职
责
四
职责表述:
文印室的管理
工作时间百分比:
15%
工作
任务
文印室的清洁和整理管理
频次:
1次/年
负责文印室的安全、通风工作
频次:
偶尔
职
责
五
职责表述:
文件保密
工作时间百分比:
10%
工作
任务
及时销毁作废文件资料
频次:
日常
提高保密意识,严守公司机密
频次:
1次/年
职责六
职责表述:
完成上级领导交办的其他工作
工作时间百分比:
5%
权力:
对复印机、油印机、晒图机和装订机的使用权
对复印机、油印机、晒图机和装订机的更新建议权
开展对外业务承揽的权力
工作协作关系:
内部协调关系
公司各部门
外部协调关系
对外承揽合作单位
任职资格:
教育水平
中专及以上学历
专业
行政管理、文秘等相关专业
培训经历
保密制度、文印设备的使用
经验
1年以上工作经验
知识
技能技巧
熟练的文件复制、装订技术,服务意识强
其它:
使用工具设备
一般办公设备,复印机,晒图机等
工作环境
独立办公室
工作时间特征
正常工作时间、偶尔加班
所需记录文档
复印记录
备注
办公室房产管理职务说明书
岗位名称
房产管理
岗位编号
所在部门
办公室
岗位定员
1
直接上级
行政副主任
职系
管理职系
直接下级
所辖人员
岗位分析日期
2002年6月
本职:
负责公司房产管理、固定资产管理、公司行政归口费用的支出及分摊等事务
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述:
负责办理公司产权房的出售及其他管理
工作时间百分比:
40%
工作
任务
根据国家房改政策,办理公司产权房出售给个人或调房的全部手续,并处理售后问题
频次:
日常
协助有关部门办理参加公积金人员的有关手续。
频次:
日常
收取公司产权房租赁给个人的房租等费用。
频次:
日常
整理及保管房产资料。
频次:
日常
根据公司安排,负责对办公用房的调整,及时给电话室人员提供资料更改电话表。
频次:
不定期
接洽和处理各区其他与房产有关的事情。
频次:
日常
职
责
二
职责表述:
负责翠微路办公楼闲置房屋的出租及管理工作
工作时间百分比:
20%
工作
任务
负责与租房单位签定协议书,并负责相应管理工作
频次:
5次/年
职
责
三
职责表述:
负责公司固定资产台帐的登记及管理
工作时间百分比:
15%
工作
任务
建立公司各种固定资产实物台帐。
对随时增减的各类固定资产及时准确记录
频次:
不定期
与各部门办理增减固定资产的有关手续
频次:
不定期
保管各类固定资产的资料及相关文件
频次:
不定期
职
责
四
职责表述:
负责办理有关费用的支出手续及归口费用的分摊工作
工作时间百分比:
15%
工作
任务
办理公司莲花办公楼及翠微办公楼的保险费交付手续
频次:
1次/年
每季度对各部门发生的行政费用进行对口分摊,并建立费用分摊台帐.
频次:
4次/年
职责
五
职责表述:
完成上级交办的其他任务
工作时间百分比:
10%
权力:
对房产有关工作有建议权、监控权、制止权、督办权
对租房工作有建议权、审定权、盘查权
相关部门对外联络权
相关工作建议权
权限内费用使用权
工作协作关系:
内部协调关系
公司各部门
外部协调关系
北京市各区房地局、区资金中心、北京市有关政府部门
任职资格:
教育水平
大学专科及以上学历
专业
管理、统计专业专业
培训经历
行政管理知识学习、物业管理知识学习、有关政策法律知识学习
经验
4年以上工作经验,2年以上相关业务岗位工作经验
知识
熟悉国家及北京市的房改文件,具有统计及会计的专业知识,具备一定的管理知识,
技能技巧
熟练使用计算机办公软件,具备一定的口头表达能力、公文报告撰写能力、有较强的工作协调能力
其它:
使用工具/设备
计算机、传真机、打印机、Internet/Intranet网络、文件柜及一般办公设备
工作环境
一般工作环境
工作时间特征
正常工作时间,偶尔加班
所需记录文档
公司产权房台帐、分调房名单、房屋租赁记录、固定资产台帐、费用台帐等
备注:
办公室网络管理职务说明书
岗位名称
网络管理
岗位编号
所在部门
办公室
岗位定员
2
直接上级
办公室主任
职系
管理职系
直接下级
所辖人员
岗位分析日期
2002年6月
本职:
负责公司的网络建设、网络运行及相关管理工作
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述:
负责对网络设备的监控维护,网络软件的使用维护及日常管理
工作时间百分:
30%
工作
任务
负责机房、网络设备及软件的使用和维护,确保公司网络的正常运行,并作好网络运行记录
频次:
日常
负责审核公司计算机及相关设备的采购和管理,处理设备故障
频次:
日常
职
责
二
职责表述:
负责公司网站的建设
工作时间百分比:
10%
工作
任务
负责建设公司
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