办公室各岗位工作标准.docx
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办公室各岗位工作标准
办公室各岗位工作标准
主任、副主任岗位工作标准
1.文件办理
(1)拟稿。
起草以公司名义印发的文件,做到符合党和国家的政策、符合公司的客观实际,事由表述清楚,语言精练,符合公文规范,并按规定期限及时完成。
3.1.2审核。
对各单位、部门起草的公司发文件进行初审,应从标题、内容、语法、词句、标点、主题词、格式等方面进行全面的检查,力求规范、准确、精练,初审后及时交主任复审。
收到秘书提交的收文后半个工作日内完成拟办,签署拟办意见后交秘书办理。
(2)、收到部门起草的发文件后1个工作日内(超过2000字的重要文件在3个工作日内)完成审核,签署审批意见后交拟文单位按程序办理有关手续。
力求文件规范、准确、精练,差错率不超过3%。
(3)、根据工作需要,按时组织完成公司工作计划、总结、报告等重要文件的起草、校核和印发。
(4)、按照ISO9001质量体系标准和文件控制程序要求,指导并控制机关文件的运行。
2、会议准备、落实
(1)、接到领导下达的会议通知后,在半个工作日内完成会议通知;临时会议即知即告;重要会议至少在会议召开前半个工作日内完成相应会议准备
2)、公司重要会议召开后2个工作日内完成会议纪要或2周工作安排表的起
草,交领导审批后印发。
参加会议,做好签到,会签将人员出席情况报告会议主持人。
(3)、参加会议,做好记录,记录对审议过程及决定事项,应保持准确、完整。
.
(4)、有关重要会议,会议应写出会议纪要,送有关领导签发后印发。
(5)、要了解、掌握有关单位、部门对会议决定事项的落实、执行和完成情况并报告主任,加强督查。
3、接待
接到接待任务后,应按照公司的接待规定和领导的要求,作出接待安排,并与有关部门协调好相关工作,保证接待工作热情、周到、有序。
4、协调、督办
需由几个部门共同完成的工作任务,应根据公司领导的意见,组织各相关部门协商明确工作任务、工作进程和工作要求,定期组织检查,按期高质量地完成工作任务。
对重要工作任务,要按照工作要求,对承担工作任务的单位或部门的工作进程进行跟踪,掌握工作进展情况,协调矛盾,反映或协助解决困难,敦促按期高质量地完成相关的工作任务,并将工作完成情况及时反馈给有关公司领导。
5、调研
要根据公司的中心工作,经常深入基层,了解和掌握基层单位、部门和员工的工作情况和思想状况,发现问题,总结经验,提出建议,为领导决策提供依据。
6、内部管理
(1)、严格遵守公司的各项规章制度,按章办事,按规程办事,坚持原则,不徇私情。
(2)、严于律己,率先垂范,要求群众做到的,必须首先自己做到;要求群众不做的,首先自己坚决不做。
(3)、按照职责范围,对分管的具体工作、部门和人员全面负责,对工作情况及时沟通协调,保持整体工作的协调发展。
(4)、关心职工,了解掌握职工的思想状况,做好一人一事的思想政治工作,帮助他们解决实际困难,创造和谐的人文环境和良好的工作环境,凝聚全体干部群众的力量,形成一个富有朝气和活力的坚强团队。
(5)、加强政治学习和业务学习,不断提高政策水平、思想水平和业务水平。
7、内务
(1)、每天上班后,应对办公室卫生进行清扫,擦净灰尘,拖净地面,将物品整理、摆放整齐。
(2)、每周对办公室卫生进行一次彻底清理,擦洗窗户玻璃、橱柜,清扫卫生死角,清理过期报刊、文稿等。
8、管理要求
1)、未经批准,不得私自容留与办公无关人员滞留办公室
(2)、机密文件、印章等重要物品,应妥善保管,不得随意防止,避免泄露或遗
失
(3)、未经批准,不得私自外借或容许他人查阅文件和使用办公室仪器设备、用品、物品。
(4)、严格按照操作规程操作仪器、设备,如属违规操作造成的损坏,将追究当事人责任并由当事人承担相应的经济损失。
(5)、如发现仪器、设备出现故障,应及时报告,由专业人员进行维修,不得私自拆卸。
(6)、每天下班前,应对电源、水暖设施、门窗进行检查,无异常后锁门离开。
(7)、查阅档案须在档案室内进行。
查阅秘密档案和涉及保密的科研技术档案,或确因工作需要借出档案,须经有关领导或主管审批,并作出详细记录。
(8)、每月应对室内档案进行一次抽检(抽样率不低于5%),主要检查有无霉变、虫咬、湿度、温度等情况,发现问题,及时处理。
秘书岗位工作标准
1、收文(含传真、电报、电话)
(1)、收文后1个工作日内完成登记并提交主任拟办。
急件即收即办。
(2)、收文登记应将文件名称、发文单位、发文号、收文时间等内容详细登记,不得遗漏
3)、收文经主任拟办后即呈送有关领导阅示,领导阅示后,及时收回,并根
据领导阅示意见分别送相关领导或部门领导阅办,领导阅办后及时收回保存。
(4)、收文传阅应坚持横传,不得直传。
每次收、送文件均应对文件数量进行清点,不准遗失。
(5)、收文经领导阅批后,如有需办理的事项,应督促相关部门和人员及时办结。
(6)、年末,应对收文进行归类整理后移交档案室存档。
登记。
公司文件均需登记并统一编号,登记编号时应审查会签、签发手续是否完备,原稿是否完整,附件是否齐备,检查无误后编写文号,交付印制。
2、发文
(1)、校对。
文件出清样后,应对清样进行认真校对,重点检查文号、标题、主送、抄送单位、日期、主题词及文字等内容,检查无误后正式印制。
公司发文件经审核、签发、印制后,加盖印章前,应对文件进行检查,主要检查会签、签发、文号2等是否齐备,原稿与打印稿是否一致,文件内容是否准确,确认无误后,再加盖印章。
(2)、文件差错率不得超过1%。
文件从签发到印发不超过1个工作日
(3)、存档文件应含原件,年末分类整理后移交档案室存档。
3、存档
(1)、熟悉遵守国家《档案法》、《保密法》和公司的《档案管理办法》,按照公司的要求和标准收集、整理、建立和管理公司档案。
(2)、要按照公司的实际,将应纳入档案管理的重要文件、材料、记录均应有完整、准确、系统的保存,不得有遗漏。
(3)、严格按照《公司档案管理办法》规定的档案收缴时限,及时完成各类档案的收缴,并填写完整的档案移交记录。
对逾期不上缴档案的单位和部门,应及时报告办公室分管主任进行协调敦促。
(4)、每年年末应对档案的收进、移出、全宗和案卷数量、档案的利用情况进行全面统计并作出记录
4、会议准备
(1)、接到会议通知后,应及时通知与会人员,告知会议内容、时间、地点及会议要求等。
(2)、接到上级有关部门的电话,应对来电单位、部门名称、来电时间,来电内容,嘱办事项等内容详细记录,提交主任拟办。
5、介绍信、证明件的开具
(1)、开具介绍信、证明件须与事实相符,严禁开具虚假介绍信或证明;原则上不准开具空白介绍信、证明件,确因工作需要,须经使用人主管公司领导审批后方可使用。
(2)、离退休职工开具介绍信、证明件,情况不明的须向人事处或离退办核实后办理;员工开具介绍信、证明件须有所在部门提供的书面证明材料,方可办理。
3)、开具的介绍信、证明件须经主任审核后再加盖印章
(4)、开具的介绍信、证明件须有编号并加盖骑缝章。
(5)、对因工作需要由各部门使用的专用介绍信、证明件,应登记领取,用完后应交回存根保存备查。
6、办公用品管理
(1)、根据工作需要,提出办公用品、仪器设备等的购置计划,经审批后,统一采购或领用。
(2)、公用物品应登记造册,使用时应由使用人填写使用单,经主任审批后发放。
管理的物品应做到帐物相符。
7、管理要求
(1)、未经批准,不得私自容留与办公无关人员滞留办公室。
(2)、机密文件、印章等重要物品,应妥善保管,不得随意放置,避免泄露或遗失。
(3)、未经批准,不得私自外借或容许他人查阅文件和使用办公室仪器设备、用品、物品。
(4)、严格按照操作规程操作仪器、设备,如属违规操作造成的损坏,将追究当事人责任并由当事人承担相应的经济损失。
(5)、如发现仪器、设备出现故障,应及时报告,由专业人员进行维修,不得私自拆卸。
(6)、每天上班后,应对办公室卫生进行清扫,擦净灰尘,拖净地面,将物品整理、摆放整齐
7)、每天下班前,应对电源、水暖设施、门窗进行检查,无异常后锁门离开。
工作期间,不得脱岗、窜岗,不得从事与工作性质无关的活动。
(8)、每周对办公室卫生进行一次彻底清理,擦洗窗户玻璃、橱柜,清扫卫生死角,清理过期报刊、文稿等
(9)、树立节约意识,不浪费水电和其他消耗品。
(10)、举止文明,着装得体,接待来人或接听电话,应热情、耐心、周到,不得冷漠、蛮横和推委。
(11)、加强业务学习,提高业务能力,适应业务发展需要。
工勤管理员工作标准
1、收发工作
(1)、收发应及时。
报刊、普通信件应在收件后2小时内,完成分发,准确送至相应部门;
(2)、收发应准确,差错率不超过5‰。
应严格按照报刊的征定单记录和信件的收件人姓名分发投递,对地址、姓名不详、有误或邮局错投的信件,应及时退回邮局,并填写退回单备查;对的误投件,能明确判别的,应通知收件单位或收件人直接领取,或直接转移到收件单位或收件人所在的收发室,无法判别的,则填写改投单退回邮局(3)、每天应及时、准确地将公司领导的报刊、杂志、信件分送到位。
按时完成文件分发、会议通知任务,做到准确无误并做好相关记录。
2、清洁工作
(1)、每天对分管的办公室、会议室进行一次集中卫生清扫。
将文件柜、办公
桌、座椅、门、窗台、地面擦拭一遍,做到无浮尘、无污迹;将室内物品整理、
摆放整齐;准备好饮用开水;需要时,对盆花进行浇灌并除剪腐枝败叶;洗净茶具、烟灰缸,将垃圾倾倒干净。
(2)、会议室使用完毕,应及时进行清理,擦净桌椅并摆放整齐,扫净地面,洗净茶具、烟灰缸,将垃圾倾倒干净,补充饮用水。
(3)、每月进行一次集中卫生清理。
清扫死角卫生,包括照明灯具、文件柜顶面、沙发下及其他物品遮挡的部位,除净浮尘,抹拭干净,恢复摆放;对家具、沙发、电脑等贵重物品用专用清洁剂檫拭保养一遍;对窗户玻璃擦洗,做到明净、无印迹。
3、管理要求
(1)、未经批准,不得私自带领无关人员进入公司领导办公室。
(2)、不得翻阅、摘抄、外传公司领导办公室内的文件和资料。
(3)、每天下班前,应对公司领导办公室的电源、水暖设施、门窗进行检查或提醒公司领导,无异常后锁门离开。
4)、工作期间,不得脱岗、窜岗,不得从事与工作性质无关的活动。
5)、树立节约意识,不浪费水电和其他消耗品。
6)、加强业务学习,提高业务能力,适应业务发展需要
统计
1)、每季度按照公司的客观实际,进行一次公司基本情况的数据统计,力求
客观、准确,经公司领导审批后,印发公司各职能部门,作为公司的统一口径。
(2)、采集的统计数据,应经提供数据人员及所在部门负责人签字,确保数据可靠、准确。
(3)、以公司名义编制、上报各类统计报表,应力求口径一致、连贯,数据准确,经领导审核后报送。
(4)、部门报送的各类统计报表,报送前应严格审核,无误后报出。
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- 办公室 岗位 工作 标准