采购管理采购操作规程及培训教材.docx
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采购管理采购操作规程及培训教材
(采购管理)采购操作规程及培训教材
采购流程:
采购计划è采购订单è验收è入库è发票è付款
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采购合同
预付流程:
预付款è采购计划è采购订单è验收è入库è发票è核销预付款
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采购合同
1操作界面
目前操作只用到主功能菜单中的【供应链】和【系统设置】两大块。
打开序时簿时系统都会先弹出过滤窗口,可以按照个人习惯设置过滤条件,并保存为方案,方便以后使用。
2采购计划
流程:
生成采购计划è生成采购订单è生成或签订采购合同è采购入库è录入采购发票è采购付款
2.1采购计划生成
流程:
【引入】(采购员自己名下的品种)è【计算】è【提交】(è【更新】)è【审核】è【订单】
【供应链】è【采购管理】è【采购计划】è【采购中心】
1、【引入】:
每次做计划都需要引入,采购员在此只能引入自己管理的品种,同一次计划内的商品只能引入一次。
2、【计算】:
系统会根据采购计划参数设置中设置好的参数自动生成计划数量,采购员可手工修改计划数量。
3、【提交】:
此笔计划添加到屏幕下半部窗口中,表示此笔计划完成。
提交后如果需要修改,可以点击“修改”。
4、【更新】:
在弹出窗口中选择供应商、采购员、部门、发票类型、供应商业务员等信息。
供应商业务员处需要回车选择。
带*号项为必填项。
如果是预付的,需要挑上【需要预付款标志】。
如果提交到下窗口的数据有供应商且不需要修改可不点更新。
注:
如果没做第三步更新步骤且信息不全,直接审核的话,系统会弹出如下提示:
5、【审核】:
计划制作完毕。
【审核】是审核已经确认完成的计划,是计划完成的确认过程。
6、【订单】:
系统会根据刚刚制作的计划下推生成订单。
◆【采购中心】界面上的【新增】:
可以新增所有品种的计划,不限制是否是本采购员名下的品种。
◆“引入”:
显示本操作员自己的品种+没有确定采购员的品种。
◆【计算】,连锁总部计算不生成计划数量,默认为0。
连锁总部通过【生成】取得计划数量。
2.2采购计划高级审核
条件:
计划数量+当前库存>采购周期*日均销量,需要高级审核
流程:
【通过】è【审核】/【驳回】
【供应链】è【采购管理】è【采购计划】è【采购计划高级审核】
1、【通过】:
选中要审核的计划,点击通过。
2、【审核】:
符合条件的点击【审核】,计划生成。
【驳回】:
不符合条件的点击【驳回】。
3生成采购订单
流程:
将采购中心生成过来的订单进行【审核】è【修改】(è【生成合同】)è【勾稽合同】è【审核】
【供应链】è【采购管理】è【订单处理】è【采购订单-序时簿】
在此看到上一步点击【订单】生成的订单。
1、【审核】:
选中一条订单点击【审核】,系统会出现如下图的错误:
2、上图错误说明目前还没有可供订单勾稽的合同,此时需要选中此条订单,单击【查看】打开下图界面:
3、【生成合同】:
输入必填信息,点击【生成合同】。
4、【钩稽合同】:
生成合同后,在合同界面审核合同完毕,要回到此界面【钩稽合同】。
5、【审核】,如出现【审核成功】的提示,表示此笔订单制作完毕。
5、当订单执行了一部分,不再需要来货时,订单可以关闭,但是未审核的订单不能关闭。
此时订单是可以删除的。
注意:
采购订单可以直接录入,特别是针对新品种的时候,可以直接录入采购订单,不需要先作计划,不管什么样的订单,都是需要钩稽合同的。
注意:
如果供应商是“每批签订合同”,可以通过订单生成合同,系统自动钩稽生成的合同。
生成的合同需要审核后,才能审核订单
4签订采购合同
4.1由订单生成采购合同
【供应链】è【采购管理】è【合同协议】è【采购合同-序时簿】
【审核】:
查找过滤出已生成的合同,点击【审核】,完成。
如需高级审核的,进入高级审核步骤。
4.2手工录入采购合同
流程:
【新增】è录入明细è【保存】è【审核】
【供应链】è【采购管理】è【合同协议】è【采购合同-序时簿】
1、【新增】:
弹出下图,在供应商处输入助记码或者代码选择供应商,输入【书面合同号】等信息,修改合同效期,如果是批次合同,需要挑上【批次合同标志】。
2、【保存】后,点击【审核】,弹出审核成功提示。
◆以下几种情况时,【审核】时会提出合同需要进入高级审核:
1.首次签订合同、2.进价高于上次合同进价、3.底价高于上次合同底价、4.结算期低于上次合同结算期
4.3采购合同高级审核
【供应链】è【采购管理】è【合同协议】è【采购合同高级审核】
1、【通过】:
选中要审核的合同,点击【通过】。
2、【审核】,符合条件点击,点击【审核】系统弹出【审核成功】窗口。
不符合条件的,点击【驳回】,在弹出的窗口中输入驳回原因,点【是】,驳回完成。
5采购入库
【供应链】è【采购管理】è【入库】è【采购入库-序时簿】
1、【审核】:
选中要入库的验收单,点击审核。
2、【记账】:
审核后记账,入库工作完成,库存增加,增加应收。
6采购发票
流程:
【新增】è【选择】è【保存】è【业务审核】è【审核】è【记账】
【供应链】è【采购管理】è【采购发票】è【采购发票-序时簿】//【采购发票】
1、【新增】:
新增一笔发票录入。
弹出如下窗口,选择供应商,填上发票号,选择单据属性,输入税率。
2、【选择】:
选择入库明细,确定。
只能选择相同税率的明细。
修改时间段查找入库明细。
【自动】:
也可以输入【价税合计】数,点击【自动】,让系统自动挑选明细。
3、【保存】
4、【业务审核】:
表示业务人员录入发票工作完毕。
5、【审核】:
财务审核发票。
6、【记账】:
财务记账,生成发票帐。
7采购付款
7.1制作采购付款单
流程:
【新增】è【选择】è【计算】è【保存】è【业务审核】è【打印】è【审核】è【记账】
【供应链】è【采购管理】è【结算】è【付款单-序时簿】//【付款单】
1、【新增】:
新增一笔付款。
弹出如下窗口,选择供应商,选择支付方式。
2、【选择】:
选择入库明细,确定。
修改时间段查找入库明细。
【自动】:
也可以输入【付款金额】,点击【自动】,让系统自动挑选明细。
3、【保存】
4、【业务审核】:
表示业务人员录入发票工作完毕。
审核不通过时,提示需要进行高级审核。
5、【打印】:
打印付款通知书
6、【审核】:
财务审核,审核后付款通知书不能再次打印。
7、【记账】:
财务审核,付款工作完毕。
7.2付款单高级审核
【供应链】è【采购管理】è【结算】è【付款单高级审核】
1、【通过】:
选中品种,点击通过。
2、【审核】:
符合条件,同意通过的点【审核】;不符合条件,不同意通过的点【驳回】,填写驳回原因。
8采购退货
8.1采购退货申请
流程:
【引入】è【修改】è【保存】è【审核】è【记账】
采购退货必须先做采购退货申请
【供应链】è【采购管理】è【入库】è【采购退货申请】
1、【引入】:
引入原入库单。
可以按照供应商、商品、采购员进行检索。
挑勾,确定。
(如为不可售库存,点【不可售引入】,其他同【引入】)
2、【修改】:
在序时簿窗口中刷新出刚刚引入的申请明细。
点击【修改】,修改退回原因及退回数量。
2、【保存】è【审核】è【打印】。
3、【记账】:
点击记账相当于将此采购退货申请单完成关闭,不可反审不能修改。
4、退回状态:
是显示库房是否付货点单;点单数量:
库房实付数量
9采购预付发票
9.1录入预付发票
流程:
发票先到,或多到,就先做预付发票,【新增】手工录入发票明细è保存è审核è记账è核销入库
【供应链】è【采购管理】è【采购发票】è【预付发票-序时簿】/【预付发票】
1、【新增】:
输入选择供应商,填写税率,选择品种。
表头录入注意:
税率录入后品种明细税率自动跟随不能修改
2、【保存】è【审核】,业务人员预付发票录入完毕。
3、【记账】,财务记账。
9.2核销预付发票
【供应链】è【采购管理】è【采购发票】è【预付发票-序时簿】
1、选中要核销的发票,点击【查看】弹出如下窗口
2、【核销入库】:
点击核销入库,严格限制品种明细对应,对应上的品种,点击【核销】,未记账也可以核销入库。
2、【反核销】:
在预付发票序时薄查询要反核销的预付发票单据,点击核销入库,选择已核销明细,点击“反核销”即已完成反核销操作。
10采购预付款
10.1预付品种设置
针对那些常规需要预付的品种,可以在此设置,新增输入供应商及明细后审核生效。
“每次预付上限”,是该供应商每次做预付款不能超过此金额,为空不限制;“明细区的库存数量上限”,是该供应商该品种预付数量加上当库存数量不能超过此数量。
10.2新增预付单
【供应链】è【结算】è【预付单-序时簿】/【预付单】
1、【新增】:
输入选择供应商等带*的必填项,输入品种,价格,数量信息。
2、【保存】è【审核】è【记账】,预收款录入完毕。
10.3核销预付单
流程:
选中已有预付单è【查看】è【核销入库】è【查看生成预付单】
【供应链】è【结算】è【预付单-序时簿】/【预付单】
1、【查看】
2、【核销入库】:
预付单核销入库
【票据】:
查看客户付款票据是否可以转对。
【订单】:
选择了订单号可以看到订单明细。
【合同】:
选择了合同号可以看到合同明细。
【计算】:
计算预付明细商品的相关参考数据,如:
本年付款、应收余额、不合格额等
10.4入库进价调整
流程:
【新增】è【引入】è【保存】è【核销合同】è【审核】è【记账】
【供应链】è【采购管理】è【结算】è【入库进价价调整】
1、【新增】:
弹出窗口后,用供应商编码或助记码选择供应商,选择采购员、部门
2、【引入】:
挑勾后,点确定。
默认引入的调整数量是当前库存数量,引入后调整数量可修改。
3、【保存】è【核销合同】è【审核】è【记账】
注意:
可通过入库进价调整修改入库单税率。
10.5供应商调账
流程:
【新增】è【引入】è【保存】è【审核】è【记账】
【供应链】è【采购管理】è【结算】è【供应商调账序时簿】
1、【新增】:
弹出窗口后,用供应商编码或助记码选择原供应商,选择原采购员、原部门,新的同前。
此功能可调户、调业务员。
2、【引入】:
“选择”挑勾后,输入待调账款日期范围,点查询。
在出现数量区,单击鼠标左键拖动鼠标选择数据,点确定。
引入后,调账数量、金额可修改。
3、【保存】è【审核】è【记账】
注意:
1.不能调账条件:
调进价的原入库和负数,调账的原入库和负数,退货的,已做发票付款的
2.供应商调账时系统自动生成正负发票及付款通知,需审核。
入库:
按原供应、原业务员生成负数入库明细,按新供应商、新业务员生成正数入库明细
发票:
按原入库明细和新生成的负数入库明细生成一笔合计是0的发票,未审核状态
付款:
同发票
10.6批次库存管理锁库
流程:
【锁库引入】è【修改】è【保存】è【审核】è【记账】
【供应链】è【仓存管理】è【库存调整】è【批次库存管理锁库序时簿】
1、【锁库引入】:
按助记码或货号等条件查询批次库存,点查询。
在方框内挑勾,点确定。
引入后,调账数量、金额可修改
2、【修改】:
点修改后,填写锁库数量。
3、【保存】è【审核】è【记账】
批次库存管理解库,不可售批次库存锁库,不可售批次库存解库操作同批次库存管理锁库操作。
10.7系统内结算底价设置
流程:
【新增】è【保存】è【审核】
【供应链】è【采购管理】è【初始业务】è【系统内结算底价设置】
1、【新增】:
输入供应商,商品,结算底价
2、【保存】è【审核】
10.8库存采购员调整
流程:
【查询】è【调整采购员】
【供应链】è【采购管理】è【采购其他】è【库存采购员调整序时簿】
1、【查询】:
按品名助记等条件查询待调库存数据。
2、【调整采购员】:
选择待调数据,点调整采购员,弹出窗口后选择调后采购员。
10.9验收待查采购反馈处理
流程:
【保存】è【调采购员】
【供应链】è【采购管理】è【来货通知】è【验收待查采购反馈处理】
1、【保存】:
选择采购员反馈意见后点保存,验收即可入库
2、【调采购员】:
选择待调数据,点调整采购员。
10.10查询
1、库存查询:
万能报表—》库存管理—》库存查询—》批次库存查询(品种库存查询、批次库存查询(采购员)、品种库存查询(采购员)、零售库存商品查询)
2、到货通知:
万能报表—》库存管理—》库存查询—》到货信息查询
3、购进记录查询:
万能报表—》采购管理—》采购入库—》入库单明细表
4、应付账款查询:
万能报表—》采购管理—》应付账款—》供应商往来明细账
10.11实用说明
一、业务程序
1.订单是否已传物流,订单物流是否执行
主表‘到货状态’,明细有一笔到货显示已到货否则显示未到货
2.采购入库差价单
4.供应商调账
不能调账条件:
调进价的原入库和负数,调账的原入库和负数,退货的,已做发票付款的
5.入库进价调整
不能调进价条件:
已退货,已做付款发票的,调账原正和负数
6. 返厂:
过期的在不合格库返厂
7.应付账款调整时系统自动生成正负发票及付款通知过程及查找审核。
入库:
按原供应、原业务员生成负数入库明细,按新供应商、新业务员生成正数入库明细
发票:
按原入库明细和新生成的负数入库明细生成一笔合计是0的发票,未审核状态
付款:
同发票
8.月末业务结帐前检查
9.入库时,进价大于零售价,能否有提示或审核步骤
进待查库,由业务员反馈后入库
二、报表
1.对账程序窗口的使用,月末31日或30日业务账款余额与财务余额的差额关系。
2.雨人库存到货的查询。
了解物流微机程序到货流程每个阶段在雨人程序中的到货体现。
在验单据:
到货验收提交到下窗口数据
订单待查:
由订单入待查库
暂存/新增待查:
在验收待查商品处理中手工增加的,因无订单或无货号或无供应商码
未提交:
未做入库验收审核确认
提交未入:
未做采购入库保管确认
3.业务返厂物流波次状态的查询。
已分配:
已分完波次
进行中:
正在拣货
已拣选:
拣货完成
4.库存动销率及多批号率的程序查询。
多批号库存:
同货号,同进价,
动销率:
同货号,同批号,分库龄
5.如何查看计划员的品种满足率
6.采购税额汇总月报(待扣税金月结报表)
7.月份库存分仓明细表(进销存平衡表),单品业务账(库存账)
8.应付账款汇总账页,应付账款汇总月报
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