博士德汽配汽修经典版说明书.docx
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博士德汽配汽修经典版说明书
配件及维修经典版管理系统
第1章帐套维护1
1.1新建帐套2
1.2复制帐套5
1.3删除帐套6
1.4帐套修复与压缩6
第2章期初录入与验收7
2.1新帐套提示7
2.2期初数据录入8
2.3期初数据验收8
第3章系统维护10
3.1数据10
3.1.1重新登录、更改密码10
3.1.2本单位基本信息10
3.1.3数据备份11
3.1.4数据恢复12
3.1.5重置拼音码13
3.1.6统计数据重置14
3.1.7经营期末结转14
3.1.8清除业务数据16
3.2操作员17
3.2.1操作员维护17
3.2.2权限设置18
第4章数据维护19
4.1配件信息定义19
4.1.1仓库定义19
4.1.2经营车型定义20
4.1.3配件定义20
4.1.4从Excel导入数据21
4.2客户、供应商信息定义22
4.2.1客户信息22
4.2.2供应商信息23
4.3车辆信息定义23
4.3.1车辆颜色定义23
4.3.2车辆信息定义23
4.4其它定义24
第5章进货管理25
5.1进货入库及查询25
5.1.1入库单25
5.1.2入库查询26
5.1.3进货采退汇总表28
5.2采购退货及查询29
5.2.1采购退货29
5.2.2采购退回查询29
第6章销售管理30
6.1销售出库及查询30
6.1.1销售清单30
6.1.2销售查询31
6.1.3与客户按配件对帐31
6.1.4销售销退汇总表32
6.2销售退回及查询32
6.2.1销售退回32
6.2.2销售退回查询32
第7章库存管理33
7.1库存商品查询33
7.2盘点及查询34
7.2.1盘点单34
7.2.2盘点查询35
7.3货位维护35
7.4入出库汇总表36
第8章维修管理37
8.1检测估价37
8.2维修单38
8.3维修查询39
8.3.1按维修单查询39
8.3.2人员业绩考核40
8.3.3维修项目查询41
8.3.4维修用料查询41
8.3.5保养提醒查询42
8.4保险理赔及查询43
8.4.1保险理赔单43
8.4.2保险理赔查询43
第9章往来帐务44
9.1应收帐款管理44
9.1.1应收帐款查询打印44
9.1.2按时间段查询应收帐款总帐45
9.1.3应收帐款发生录入45
9.1.4应收帐款收回录入46
9.2应付帐款管理46
9.3客户供应商关联查询47
第10章费用管理48
10.1费用类别定义48
10.2费用录入与修改49
10.3费用统计50
第11章统计分析51
11.1销售报表51
11.1.1老板一张表51
11.1.2销售日报告52
11.1.3销售月报告53
11.2进货、销售相关统计53
11.2.1客户累计购买配件情况53
11.2.2供应商累计供应配件情况54
11.2.3配件累计销售、成本、利润统计表54
第12章短信管理55
第13章其它56
13.1打印56
13.2列表布局60
配件及维修经典版管理系统
第1章帐套维护
帐套是处理业务的基本单位,在一个帐套的数据中,包括所有的商品信息、客户和供应商信息以及同各单位业务往来的单据等。
初次使用本软件,必须建立一个新帐套。
本系统支持多帐套数据,当一个单位需要两套或多套帐并分别核算时,可以建立多个帐套。
建立多个帐套时,各帐套的数据是相互独立、互不影响的。
点击博士德配件及维修经典版管理系统主界面(如上图)上的配置帐套按钮,弹出帐套维护的登录窗口。
输入登录密码及日期,初始密码为空。
帐套维护是关键性的操作,所以此处的密码是独立的。
单击左下角的更改密码,可以重新设定密码,设定好之后输入新设定的密码便可进入帐套维护窗体(如下图)了。
本章接下来将会对帐套维护中的各项内容来做详细介绍。
1.1新建帐套
建立一个新的数据帐套,通俗的说,就是拿出一个新账本,用来记录日常经营信息。
点击新建,输入帐套说明、帐套数据库名、帐套存放路径。
如下图:
输入完毕后,点击确定,弹出新建帐套向导窗体。
如下图,输入本单位的基本信息,单击
添加企业标识按钮可以选择标识图片来添加本单位的企业标识。
完成后点击下一步。
根据实际情况设定此帐套的成本核算方式,确认销售金额的统计标准,确认入库单价按何种单价入库,并设定帐套的核算区间。
如下图:
成本核算方式有两种:
一是先进先出法,即假设先进的商品先销售,销售成本按照销售时刻库存中最早的商品成本计算。
二是加权平均法,即按照本商品的现有库存的平均成本计算成本。
关于这两种成本计算方式的比较,请见如下举例(以A货品为例):
日期
业务
数量
单价
先进先出法
加权平均法
1月1日
进货
10台
2000
2000元(即进货价格)
1月3日
进货
5台
2100
2100元(即进货价格)
1月5日
销售
13台
3000
单位成本:
其中10台2000元
3台2100元
总成本额:
10*2000+3*2100=26300
单位成本:
(10*2000+5*2100)/15=2033.33元
总成本额:
2033.33*13=26433
结余库存
2台
单位成本:
2100元
总金额:
4200元
单位成本:
2033.33元
总金额4066.67元
由上表格我们可以清楚的看出这两种核算方式对成本的计算方法,您可根据实际需要进行选择。
注:
帐套的成本核算方式、销售金额统计标准、入库单价确认标准和会计核算区间一经确定,一般不再改动。
但在建帐后还没有做期初录入验收或经营期末结转以后,可以到“系统维护”→“本单位信息”中重新选择。
完成上面的操作后,点击下一步。
设定此帐套的开始使用日期,如下图:
注:
请确认开帐日期(如:
2010/12/29日开帐,就不能处理2010/12/29之前的业务了)。
可以到“系统”→“本单位信息”中修改登录日期,但最多只可追溯到最后一笔进销记录的当天。
开始使用日期设定好后,点击下一步,弹出下图。
选定是否需要系统提供各种配件基础资料。
如果您需要引用,请选择“是的,我要”,并在右边相应车型的“是否选用”栏选中,然后点击完成。
新帐套建立完成后,在帐套维护列表中我们可以看到该帐套。
选择帐套,单击选中,该帐套会变为红色,意味着帐套已被选中,登录后操作的便是本帐套了。
新建立的帐套不能直接做账,需要我们完善并验收基础数据信息。
这些数据的定义及验收我们会在第二章中介绍。
1.2复制帐套
复制帐套,就是复制一个和当前帐套一模一样的帐套。
选择帐套,单击右侧的复制按钮或单击鼠标右键选择拷贝。
在弹出的窗体中输入目标帐套名称、目标数据库名称、目标库存放路径。
点击确定,可将所选帐套的内容复制到目标帐套中。
注:
拷贝时目标帐套名不能与源帐套名称相同,目标数据库名不可与源帐套数据库名相同。
1.3删除帐套
选择帐套,单击右侧的删除按钮或单击鼠标右键选择删除;系统提示您输入帐套维护密码,输入后单击确定,帐套将被删除。
注:
正在使用的帐套是不可删除的;删除帐套后其数据库文件也将被删除;删除后的帐套无法恢复,请慎重使用!
!
!
有意或无意的尝试所造成的损失,软件供应商均不承担责任。
1.4帐套修复与压缩
选择帐套,点击右侧的修复按钮,系统将自动对所选的帐套进行修复;点击右侧的压缩按钮,系统将自动对所选帐套的数据进行压缩。
第2章期初录入与验收
2.1新帐套提示
新的帐套,在登录配件维修模块后会弹出新帐套提示窗体,如上图。
新建帐套,除“数据维护”外所的有功能暂时被限制,您需按照提示完善并验收基础数据:
1定义要使用的仓库;
2定义所经营的车型;
3完善现有库存商品信息并输入库存期初数量和期初单价;
4定义客户类别和供应商类别;
5定义客户信息及其应收账款期初数;
6定义供应商信息及其应付帐款期初数。
7定义维修项目及工时;
8定义维修人员;
9定义;维修收费标准及工时费率。
为保证您能正确的完成手工记帐和计算机帐的正确交接,以上工作必须要做的事:
现有库存商品信息及期初数(数量和单价),有应收款的客户信息及应收款期初数,有应付款的供应商信息及应付帐款期初数。
完成了上述工作后,请执行“期初数据验收”。
验收之后,便可按照正常操作流程展开业务工作了。
2.2期初数据录入
期初数据的录入请参考第4章数据维护中的详细介绍。
2.3期初数据验收
用户在开始使用本软件时,一般都会有库存、应收款、应付款,我们称这些数据为“期初数据”。
进行期初录入数据验收之前,用户在“配件定义”中输入每一条配件信息,可以同时输入该配件在各个仓库中的库存数量和单价。
在“客户信息”中添加上每一个客户,可以输入该客户的应收帐款余额。
在“供应商信息”中添加每个供应商信息,可以输入该供应商的应付帐款余额。
输入完成以后,如果发现有误,还可以在编辑界面中进行修改。
基础数据设置完成并确认无误后,需要执行期初数据验收。
选择数据维护-期初数据验收,弹出期初数据(浏览)验收窗体,如上图。
单击“查看库存期初数”、“查看应收款期初数”、“查看应付款期初数”按钮,可以系统的检查所录数据。
如有误,可回到原来的编辑界面修改。
如果确认各库库存、应收、应付等数据都准确无误,单击“期初录入数据验收(库存、应收、应付)”按钮,回答系统提问,验收期初数据。
验收完成之后,就可以进行各项业务的处理了。
第3章系统维护
3.1数据
3.1.1重新登录、更改密码
【实现功能】:
能够重新登录软件,重新设定当前操作员的密码。
【操作方法】:
选择系统-重新登录,输入操作员姓名、密码、登录时间,单击确定,可重新登陆软件。
选择系统-更改密码,输入旧密码、新密码、确认新密码,单击确定,可重新设定当前操作员的密码。
3.1.2本单位基本信息
【实现功能】:
可以编辑本单位的基本信息,修改登录日期,自动调整库存,自定义升级。
【操作方法】:
在系统维护模块,选择数据-本单位基本信息,在弹出的窗口中对本单位基本信息进行编辑,如上图。
在登录日期处,单击“修改(请谨慎)”按钮,可修改系统的登录时间。
单击自动调整库存,可对库存自动调整。
单击自定义升级,选择升级语句,可对当前帐套进行升级。
注:
自定义升级功能,一般要经博士德公司指导。
未经指导,最好不要执行此功能。
3.1.3数据备份
【实现功能】:
备份就是把当前帐套的所有数据以您命名的“文件名”保存到您所选择的盘符上。
数据的完整和可靠性是十分重要的,但是由于可能发生一些意外的情况,如微机故障、人为破坏等原因,而会使已存入计算机的数据损坏或丢失。
所以,定时对企业的业务数据进行备份以保证在出现问题时及时挽救是十分必要的。
我们建议用户对本企业的业务数据在每天都进行一次备份以保证数据的时间性和有效性。
【操作方法】:
在系统维护模块,选择数据-数据备份,弹出窗体如上图所示。
设置备份的路径和文件名,点击开始备份。
备份成功后,请保存好您的备份文件。
3.1.4数据恢复
【实现功能】:
数据恢复就是用之前的一个备份数据取代现在您正在使用的数据,所以系统内的现有数据将被备份数据取代。
建议您先备份当前帐套数据在执行本功能。
【操作方法】:
在系统维护模块,选择数据-数据回复,弹出窗体如上图所示。
选择您要恢复的数据文件。
单击恢复自动备份,可选择您要恢复的自动备份数据文件。
单击开始恢复。
数据恢复成功后,请您重新启动本系统。
3.1.5重置拼音码
【实现功能】:
计算机系统遇到一些多音字和生僻怪字,无法找到这些字的声母,所以需要您来手动的修改这些字的拼音码。
【操作方法】:
在系统维护模块,选择数据-拼音码重置,弹出拼音码重置窗体,如上图。
窗口分为三部分:
1、配件名称;2、客户名称;3、供应商名称。
点击全部重置按扭,将把所有的配件名称、客户名称或供应商名称的拼音码重置。
点击重置本条你也可以单独重置某条记录的拼音码。
3.1.6统计数据重置
【实现功能】:
从设定日起开始重新进行日、月统计。
重新统计的数据将覆盖原来的数据。
【操作方法】:
在系统维护模块,选择数据-统计数据(重置)。
在弹出的窗体(如上图)中,选择要重新统计的开始日期,点击开始统计。
系统会将新统计的数据覆盖掉原来的数据,执行该功能前请备份数据。
3.1.7经营期末结转
【实现功能】:
本功能将执行以下操作:
1、清空本期的销售单、入库单、销货退回单、采购退回单、盘点单、内部调拨单、维修单;2、结转(清空记录,并将期末余额转记为期初余额)库存商品明细账、应收应付明细账。
【操作方法】:
在系统维护模块,选择数据-经营期末结转,在弹出窗体中单击下一步。
弹出下图所示窗体:
设定新帐套的名称及保存路径,单击备份为新帐套。
弹出窗体如下图所示:
根据实际需要选择结转全部或结转至某天;选择是否删除库存为零且被禁用的商品,是否保留历史销售价及历史进货价,单击“开始结转”按钮执行结转。
注:
结转全部,是将所有的单据和进销存记录都清除掉,并保存最后的库存和往来帐余额,为默认方式。
结转到某天,就是将某天以前的所有单据和进销存记录都清除掉。
如果用户使用的核算方式是先进先出,建议至少保留三个月的数据。
3.1.8清除业务数据
【实现功能】:
清除日常进货、销售、维修业务过程中产生的业务数据。
执行该功能后,被清除的数据有:
销售单、销售退回单、入库单、采购退货单、盘点单、内部调拨单、维修单、进货销售历史资料、库存商品总帐明细帐、应收应付总帐明细帐。
被保留的数据有:
库存商品的配件属性、客户和供应商信息及类别、仓库设置、出入库方式等说明信息。
强烈建议您在执行期末结转或清除业务数据功能之前先备份数据。
【操作方法】:
在系统维护模块,选择数据-清除业务数据。
在弹出的窗体中,单击“开始清除”按钮。
清除数据执行前会提示您输入密码,输入完成单击确定,系统将彻底清除帐套数据。
3.2操作员
3.2.1操作员维护
【实现功能】:
可以添加、删除操作员,也可修改操作员的密码。
【操作方法】:
在系统维护模块,选择操作员-操作员维护,打开操作员维护窗口,如上图。
在窗口列表中记录着该软件的操作员信息,您可以通过单击新操作员,添加新的操作员信息;单击删除来取消某操作员的使用权限;单击重置操作员密码,重新设置操作员密码。
3.2.2权限设置
【实现功能】:
可根据操作员的具体业务性质来设定不同的业务权限,对于每一位操作员,登录系统后,只能进行权限内的操作。
本功能实现了公司内部人员使用本系统时业务分明,各司其职,井井有条。
【操作方法】:
在系统维护模块,选择操作员-权限设置,打开权限设置窗口,如上图所示,根据实际的业务需求来设定每一位操作员的业务权限。
注:
一般情况,只有少数人或是一个人有权进行操作员的权限设置。
具体是谁享有此权限,要由公司的决策者来决定。
第4章数据维护
数据维护可对商品信息、客户信息、供应商信息、人事档案及其它基础数据进行维护。
4.1配件信息定义
4.1.1仓库定义
【实现功能】:
可以添加新仓库,修改已有仓库的名称,也可删除已有仓库。
【操作方法】:
选择数据维护-配件信息-仓库定义,进入仓库定义窗体,如上图。
单击新仓库按钮,输入仓库代码、仓库名称,单击确定。
单击取消,可取消添加新仓库操作。
选择仓库,单击修改仓库名称按钮,可在弹出的窗口中重新设定该仓库的名称;单击设为默认库按钮,可把选中仓库设定为业务操作时的默认仓库;单击删除,可删除所选仓库;已使用的仓库一般情况下是不可删除的,但单击强行删除按钮,也可将已使用的仓库删除。
注:
仓库是管理库存和进销存记录的关键,请谨慎设置。
要添加一个仓库,请为仓库确定永久使用的代码和名称。
已被使用的仓库不可删除。
4.1.2经营车型定义
【实现功能】:
可以添加、删除所经营的车型信息。
【操作方法】:
单击新车型,输入车型名称和生产厂家,单击确定按钮完成添加;若取消添加,请单击取消按钮。
选择车型,单击删除按钮,可删除所选的车型信息。
4.1.3配件定义
【实现功能】:
对配件类别及配件信息进行维护,能够添加指定类别的配件信息,编辑或删除已有配件信息。
【操作方法】:
选择数据维护-配件信息-配件定义,进入配件属性定义窗体,如上图所示。
①配件类别维护:
在配件属性定义窗体左侧类别树中,选中某一类别,右键,可添加该类别的同级类别或下级类别,也可选择修改该类别。
②配件信息查询:
在配件属性定义窗体,浏览状态下,输入配件的查询条件,点击开始查询按钮便可查询出相应条件下的配件信息。
另外,在左侧的类别树上点击不同的类别也会查询出相应类别下的配件信息。
③配件信息修改:
在配件属性定义窗体,单击编辑,能够对所选配件的属性信息进行修改。
点击配件编码后面的更改按钮,可以修改配件编码。
④添加\删除配件:
在配件属性定义窗体中,点击上面菜单中的新配件按钮,可打开“添加新配件”窗体,输入各项属性信息,期初添加的配件可以输入配件的期初库存及单价信息。
点击菜单中的删除按钮,可删除所选配件。
⑤设定价格:
点击设定价格栏,可批量或单独针对某一范围对配件的各级价格进行调整。
注:
使用中的配件是不可删除的。
4.1.4从Excel导入数据
【实现功能】:
可将Excel表格中的数据导入到软件中。
可以实现导入的数据信息有配件信息、客户信息、供应商信息。
【操作方法】:
在此以导入配件信息为例,配件属性定义窗体中,上面的菜单栏有个从Excel导入按钮。
按钮右侧有个下三角下拉按钮,点击该按钮,选择设置Excel表格,可弹出Excel文件设置窗体。
指定您要导入的商品属性,其中商品编码为必选项。
选择后,单击生成Excel文件按钮,可生成我们所设定的含有指定商品属性的Excel文件并存放到指定路径中。
在生成文件中定义所有的配件信息,编辑好之后,在配件属性定义窗体中,单击从Excel导入按钮,选择该文件,系统可自动将文件上的配件信息导入到软件中。
客户信息、供应商信息导入与配件信息导入的操作相同,这里不再赘述。
4.2客户、供应商信息定义
4.2.1客户信息
【实现功能】:
对客户类别及客户信息进行维护,能够添加指定类别的客户信息,编辑或删除已有客户信息。
【操作方法】:
①客户类别维护:
在客户信息档案窗体左侧类别树中,选中某一类别,右键,可添加该类别的同级类别或下级类别,也可选择修改该类别。
②客户信息查询:
在客户信息档案窗体,输入客户的查询条件,点击查询按钮便可查询出相应条件下的客户信息。
另外,在左侧的类别树上点击不同的类别就会查询出相应类别下的客户信息。
③客户信息修改:
在客户信息档案窗体,点击上面的编辑按钮,我们可以对客户的各项信息进行修改。
点击客户编码后面的更改按钮,可以修改客户的编码。
④添加\删除客户:
在客户信息维护窗体中,点击上面菜单中的新客户按钮,输入客户的基本信息、通讯信息、联系人信息、经营信息、扩展属性等来添加新的客户,期初录入的客户还可输入期初应收款余额。
点击菜单中的删除按钮,可删除所选的客户。
注:
使用中的客户信息是不可删除的。
4.2.2供应商信息
【实现功能】:
对供应商类别及供应商信息进行维护,能够添加指定类别的供应商信息,编辑或删除已有供应商信息。
【操作方法】:
请参考客户信息。
4.3车辆信息定义
4.3.1车辆颜色定义
【实现功能】:
可以添加、删除车量颜色信息。
【操作方法】:
请参考经营车型定义。
4.3.2车辆信息定义
【实现功能】:
可以添加、删除车量信息,也可对已有车辆信息进行编辑。
【操作方法】:
如上图所示,在浏览状态下,输入查询条件,单击开始查询,可在下面列表中查看到相应条件下的车辆信息。
选择某一车辆信息,点击编辑,可修改所选车辆的基本信息。
单击添加按钮,可弹出添加新车辆窗体(如下图)。
输入车牌号前缀,点击默认,可以设定添加车辆时的默认车牌号前缀,之后再添加新车辆就不用每次都输入车牌号前缀了。
输入车辆基本信息,选择该车辆所对应的客户信息。
确认无误,点击确定,新车辆添加成功并退出添加新车辆窗体;点击继续添加,可将当前车辆信息添加到系统中,并能接着添加下一个车辆信息。
4.4其它定义
人事档案信息、发票税率定义、入库类别定义、出库类别定义、结算方式定义、退货原因定义、运输方式定义、包装方式定义、计量单位定义、维修项目定义、维修人员定义、工时费率定义,操作方法与上面所讲的操作大体相同,这里不再一一介绍。
第5章进货管理
进货管理包括:
入库单、入库查询、采购退货单、采购退回查询。
本章接下来将会对进货管理中各项内容的操作方法来做详细介绍。
5.1进货入库及查询
5.1.1入库单
【实现功能】:
入库单可以实现向指定供应商进购所需商品的功能。
【操作方法】:
如上图所示,①新建一张进货入库单,选则供应商、发票方式、结算方式,输入入库摘要信息。
点击其他,可进一步设定包装方式、运输方式、入库备注。
②点击添加配件或双击配件列表中的配件编码/名称字段,弹出配件选择器,添加要进货入库
配件。
③输入数量、单价信息。
④单击菜单栏的设置按钮,弹出入库设置窗体,在打印格式栏的下方,有默认价格的设置。
设置之后,在进货入库单中添加配件时,配件单价会默认此价格。
⑤单击菜单栏的查进销存按钮,可查看选中配件的进销存明细。
单击菜单栏的价格调整按钮,可调整进货入库单的价格信息。
选中配件,单击鼠标右键也可进行相关查询。
⑥选择经办人,输入应付运费及优惠金额。
最后,输入本单的实付金额。
确认无误,点击入库按钮,执行结算入库。
若点击保存按钮,系统将不执行结算入库操作,只是将本进货入库单保存。
今后可在打开窗体中重新选择此单,执行相关操作。
⑦入库单结算成功后,配件的库存数量和该供应商的应付帐款信息也会随之更新。
⑧在入库单上,点击菜单-导入,可选择单据直接导入到入库单中;点击菜单-接收远程数据,可选择远程文件直接导入到入库单中。
5.1.2入库查询
【实现功能】:
①按入库单查询:
能够查询出指定条件下的进货入库单信息。
②按配件或供应商查询:
能够查询出指定条件下的入库配件信息。
【操作方法】:
①按入库单查询(如上图一):
输入查询条件及入库时间段,点击开始查询,可在下面列表中查看到相应条件下的入库单信息。
选择记录,点击查询明细,可进一步查看该记录的业务单明细。
②按配件或供应商查询(如上图二):
输入要查询的配件或供应商信息,选择时间段,点击开始查询,可在下面列表中查看到相应条件下的入库配件信息。
选择记录,点击查看业务,可进一步查看该记录的业务单明细。
5.1.3进货采退汇总表
【实现功能】:
能够查询出指定条件下的进货、采退汇总信息。
【操作方法】:
如上图所示,输入要查询的供应商、配件及时间段,点击开始查询,便可在下面列表中查看相应条件下的进货、采退汇总结果。
5.2采购退货及查询
5.2.1采购退货
【实现功能】:
采购退货单可以实现向指定供应商退回所购商品的功能。
【操作方法】:
采购退货(如上图),可以直接点击菜单-导入,选中要退货的入库单,点击打开,入库单便导入到了采购退货单中。
也可新建采购退货
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