行政人事部职责.docx
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行政人事部职责.docx
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行政人事部职责
名
称
行政人事部
组织机构图
编码
版本
页次
1/1
修改状态
层次
决策系统
指挥系统
执行系统
、
机
构
图
相关说明
编制人员
审核人员
批准人员
编制日期
审核日期
批准日期
岗位作业指导书
岗位名称
网络管理员
隶属部门
行政人事部
定员
1
直接上级
行政人事经理
直接下级
无
所辖人员
6
职责描述
负责公司网络网站维护、电脑设备维修等日常工作。
职责项
职责描述及具体工作
工作步骤与标准
职
责
一
职责描述:
网站维护信息更新
1.每周定期更新维护网站信息,上传发布公司最新新闻动态。
2.定期收集公司信息
3.清理以往过旧的信息
网站安全及备案
1.空间每年使用情况查询并及时做网站备案等相关工作
网站运行和维护
1.做好信息备份和网站安全的监控
2.网站发布的任何信息必须符合国家法律准则
职
责
二
职责描述:
电脑等办公设备的维修
1.判断哪类故障问题,并确定是否更换硬件
2.如果需要更换配件,需及时维修,报修部门需递交维修申请
3.维修完毕后需及时记录备案。
公司电脑系统及软件维护管理
1.定期对系统更新和常用的软件的更新
2.定期对公司电脑杀毒,检查并且发现问题处理
3.对每次处理写入记录
公司电脑设备台帐登记和调配
1.对公司所有的电脑等相关办公设备登记作出台帐
2.对公司各部门电脑使用情况调配必须掌握
3.对新购买的电脑和办公设备登记造册。
职
责
三
职责描述:
网络硬件的管理
1.公司的交换机,路由器相关设备定期检查维护
2.监察公司设备安全问题,比如病毒等问题。
3.发现问题并且要及时处理
网络升级及内部调配
1.对每台电脑进行IP分配,监管公司内网运行日志。
2.禁止对网速造成影响的行为进行管理
3.网络防火墙等防范措施升级,防止中毒。
公司监控管理及备份
1.每月月末对公司监控进行备份
2.定期检查摄像头等设备,如发现问题及时处理
职
责
四
职责描述:
打印、复印扫描等工作
对复印机的日常工作和扫描进行管理,每月记录工作量
行政类的临时工作
根据领导安排而定
相关说明
编制人员
审核人员
批准人员
编制日期
审核日期
批准日期
岗位作业指导书
岗位名称
薪酬福利专员
隶属部门
行政人事部
定员
1人
直接上级
行政人事经理
直接下级
无
所辖人员
6人
职责描述
负责公司的工资的核算、保险的缴纳、人事档案、人事手续的办理等日常工作
职责项
职责描述及具体工作
工作步骤与标准
职责
一:
薪资的核算及发放
职责描述:
考勤的核算工作
1、每月第一个工作日9:
00导出打卡机的考勤数据,将打卡记录进行打印
2、每月3日前收集齐全各部门考勤及相关附表
3、按照考勤制度审核、汇总各部门考勤,并于每月5日前形成考勤汇总表,提交部门经理审核
4、每月抽查各部门考勤至少3次,将抽查中发现的问题进行指出,对于问题严重的或拒不改正的按照公司规章制度处理
考勤机指纹的录入、考勤信息的导出、考勤数据的打印工作
1、每个员工入职当天进行指纹的录入
2、根据入职资料的信息将姓名在考勤机上录入
3、录入考勤指纹和人脸,并分类部门,记下考勤号,并摁指纹确认是否录入成功。
4、用U盘插入考勤机上,点击下载人员考勤数据,每月1日将考勤机的考勤数据进行导出考勤
5、将U盘插入电脑上,点击数据,USB闪盘管理,彩屏机确认,将数据导入电脑考勤系统上
6、在考勤系统上选择报表打印,打印出考勤数据
7、每天进行考勤机的维护,考勤出现故障时,考勤员及时处理,确属不能马上维修的需采取紧急措施,如在考勤机处进行员工考勤的记录等。
8、请长假人员需到人事部备案,销假需销假单,且请长假人员暂不发放工资,销假完毕后人事部人员审核后签字正常发放。
工资的核算工作
1、每月5日前各部门提交部门工资表
2、根据工资制度、考勤制度、工时统计审核各部门工资,并于8日前提交部门经理审核
3、部门经理审核完毕后于10日前提交主管副总审核,并于12日前提交董事长/总经理审批
4、按照审核、审批意见将工资表修改完毕
5、通知财务去银行存款,并将工资录入电脑进行分类、汇总、核算税费、保险个人部分等,打印工资表总表、工资表工资卡部分、工资表现金部分
6、工资表由部门经理、主管副总审核,并经财务部出纳、部门经理、主管副总审核无误后20日前人事发放工资卡部分,财务发放现金部分
7、每月发完工资将负责工资的查询工作并接受所有个人的查询
职
责
职责描述:
保险核算
1、根据每月13日前财务部缴费保险凭证,核算保险企业和个人部分2、根据基数核算企业和个人保险金额,统计出每月医疗和四险明细,领导审核完毕签完字,交财务部。
个人部分保险将由起在个人工资中扣除。
3、根据社保中心基数调整,分城镇户口和农村户口:
城镇户口:
项目
养老
失业
工伤
医疗
单位
20%
1%
1%
10%
个人
8%
0.2%
0
2%+3
备注:
医疗、生育不低于上年社平60%,养老、失业、工伤不低于上年社平40%。
农村户口:
项目
养老
失业
工伤
医疗
单位
20%
1%
1%
10%
个人
8%
0
0
2%+3
备注:
工伤、生育、医疗不低于上年社平60%,养老、失业不低于上年社平40%。
保险增减员、信息变更、定点医院变更及其他
1、根据每月公司人员流动,保险的增加和减少,每月5日后至每月20日前,在网上申报录入社保号、登录口令及密码。
如在北京已上过的点击查询,如新参保人员,输入新员工身份证号和姓名及个人信息。
在网上平台点击减员,输入身份证号和姓名,点击减员。
2、根据员工个人需要,进行个人信息变更,此项业务操作可在网上平台进行,也可在五险合一软件中进行修改打印修改及报盘去社保(针对少些在网上平台做不了业务可选五险合一软件进行操作)。
同此,定点医院变更,每月1号至5号网上系统维护中,可在5日至25日在网上申请修改提交后次日后变更成功。
3、参保人员医疗卡由宅急送寄到公司,医疗卡查询(携带身份证号至社保三层27号窗口查询)。
4、参保人员医保存折每周四下午领取,领取地点丰台正阳桥北京银行,携带社保登记证原件,经办人身份证原件。
费用报销、个人补缴、死亡人员保险
1、根据员工提交医药费用发票和清单(医保制定定点医院)进行五险合一软件中进行手工报销操作,累计后报盘打印费用报销审批单一式两份盖章去社保报销,须带员工本人医保卡。
需要上传的进行上传费用录入(发票头有上传号)。
2、个人补缴:
个人补缴申请表打印,选择补缴时间、补缴原因、补缴工资和相应险种,补缴医疗和补缴四险分别报盘,打印补缴情况表及报表,去社保中心办理。
3、退休死亡需3份死亡证明,(医疗、养老、单位各一份)也要社保减员,并在系统中删除死亡人员信息。
当月死亡次月减少的保险应需向我方退费→【条件】医疗:
年龄在70岁以下的退费97元,70岁以上的退费107元,养老支付:
每月月底前根据当月退休人员死亡减少情况填写减少表及养老支付报表表十六,当月死亡当月减少的正常领取5000元丧葬费,若出现晚报情况则需向我方退养老金,应在表十六中显示退费金额,养老支付(201室)办理;领取丧葬费须带经办人身份证复印件;
职责描述:
工伤事故认定、生育报销流程及生育津贴材料、独生子女费用、毕业生落户办理
职责
伤事故认定
1、工伤认定申请表填写(录U盘上报),身份证复印件,诊断书复印件,劳动合同复印件,营业执照、社保登记证复印件、法人身份证复印件,工伤事故时间、地点、伤者名字、受伤经过、就诊医院、诊断结果,按顺序叠放,单位在30日内提出工伤申请的。
2、工伤:
工伤科社保410室,工伤材料和鉴定材料必须加盖公章
工伤认定:
准备材料清单详见附表②北京市丰台区人力资源和社会保障局工伤认定申请材料清单及注意事项等,准备材料均盖单位公章;工伤发生后需30日内将材料送至社保四层410室,(如未及时上报填写延期申请表);提交时间至60天后410室领取工伤结论书;先到工伤窗口201室做工伤登记,填写工伤登记表(工表一),携带工伤证复印件、工伤结论通知书、(如住院还需附带住院清单);
3、工伤鉴定准备材料:
鉴定申请表一份、1寸照片一张、伤者及经办人身份证复印件、工伤证原件、工伤结论通知书一份、初诊及近期诊断证明原件、初诊及近期检查放射片及检查报告、门诊提供初诊及近期病例等,详见附表⑤申请劳动能力鉴定、确认告知书,至410室办理;
4、工伤保险医药费报销;必须在工伤认定结果领取、工伤登记后才可报销,详见附表④工伤保险报销须知,(每月10日前办理社保一层,携带工伤证复印件、工伤结论通知书复印件、诊断证明书复印件等),填写《北京市工伤职工医疗费用报销审批表(表四)》和《北京市工伤保险手工报销费用申报结算明细表(表五)》,医药费报销明细在10号窗口;
5、工伤发生的费用需及时作出台帐;分别把部门、姓名、时间等填写清楚,以便年底统计数据;
职责
生育报销流程及生育津贴材料
1、生育报销流程:
产前检查费用收据,明细,处方低方。
医院诊断证明复印件、医保手册或社保卡复印件、生育服务证复印件、婴儿出生证复印件。
异地生育提供异地医院登记证明,非北京生育服务证提供北京市外地人员生育服务联系单复印件。
2、北京市医疗保险手工报销费用审批表一式两份,北京市生育保险手工报销医疗费用申报结算汇总表一式两份。
3、生育津贴定点医疗机构出具医学诊断证明书加盖医院诊断专用章注明妊娠起始时间、终止时间、胎儿数、是否顺产;本市户籍人员提供北京市生育服务证,外地户籍北京市外来人口生育服务联系单及生育者户籍所在地生育服务证;婴儿出生证明;结婚证;夫妇双方居民身份证;外地生育须出示定点医疗机构等级证明需二级以上定点医疗机构;北京市申领生育津贴人员信息登记表一式两份;生育津贴办理时间每月5日至25日,如男方单位申请晚育津贴,需出具晚育假证明,女方单位需出具晚育假证明。
独生子女费用
1、发放对象:
凡公司正式职工领取《独生子女父母光荣证》的独生子女父母,在达到法定年龄(女五十五周岁、男六十周岁)时给予一次性奖励。
发放标准:
1000元/人。
2、发放办法:
本人的姓名、身份证号码及联系方式报公司人力资源部登记造册,经与档案、社保等信息核实后公司安排到每年的7月或1月集中发放。
3、当事人提供证明材料:
(1)《独生子女父母光荣证》(验原件留复印件);
(2)本人身份证、子女身份证(验原件留复印件);
(3)本人户口薄首页及本人页、子女户口薄首页及本人页(验原件留复印件);
(4)《结婚证》或《离婚证》(验原件留复印件);
4、领取程序:
(1)每年6月和12月公司人力资源部根据登记名册的独生子女一次性人员的信息进行统计、编制《第X批独生子女一次性奖励费发放名单》,并开据支出凭单。
(2)公司行政人事部履行审批手续,由公司领导进行审批,审批通过后报公司财务部。
(3)人事行政部根据审批后的结果,对领取独生子女一次性奖励费人员进行电话通知。
(4)本人携带上述材料到公司财务部,要求必须由本人来领。
如确实因病或其他原因来不了,则非本人领取必须有本人的委托书
另:
.委托书(书中要注明委托人姓名、身份证号;受托人姓名、身份证号及关系)
.受托人的保证书(受托人签字)
.受托人的身份证原件及复印件、关系证明原件及复印件
由财务部根据以上要求审核材料成功,经领取人签字后,予以发放。
财务部把有关证明材料装订存档以备查(长期保存),行政人事部留复印件存档。
毕业生落户办理
1、接受范围:
国家统一招生计划(不含定向、委培)的普通高校非北京生源硕士以上应届毕业生。
毕业生专业必须与接受单位主营业务一致。
2、在网上申报工作,登陆北京市毕业生就业网,账户:
zxhlhr密码:
bjzxhl,材料:
毕业生进京审批材料一式三份,用人单位盖章,经办人签字,就业推荐书一份,成绩单一份,高校毕业生引进协议书复印件一份,单位盖章负责人签字,毕业生培养方式证明,毕业生身份证复印件一份,四六级或相关成绩考试原件及复印件,毕业生品行鉴定一份
3、单位可通过北京市毕业生就业管理系统网上查询材料复核,电子版上报,上报通关后,需要丰台分局办理。
材料介绍信、户口迁移证、报到证及复印件、市人事局接收函、劳动合同原件及复印件、单位集体户口首页及复印件、毕业证和学士学位证书
4、丰台分局审批后,去东铁匠营派局所办理完毕。
职责描述:
职责
合同续签、返聘协议、合同台帐整理
1、根据每月公司员工合同时间到期,进行续签、流程是:
提前一个月告知领导该员工合同到期,是否跟该员工续签合同,若领导同意则给该员工发合同到期续签通知书,规定30日内将是否续签合同通知书提交人事部,续签请准备两份劳动合同签订;反之,则放弃合同续签,该员工办理离职手续,新入职人员需入职第一天与员工签订劳动合同。
2、根据与员工劳动合同续签后,进行合同台帐录入和编号,整理成电子版,归档后,方便查找。
3、返聘协议签订与劳动合同签订一样。
花名册更新及报表整理
1、根据每月各部门人员流动,报上来人员进行更新、对于入离职人员进行添加删去。
2、汇总下上月人员流动情况和本月流动情况进行对比整理报表。
劳保制作
1、根据每月入离职人员情况,对照花名册按部门岗位制作劳保明细表
2、制作完毕后,人事经理签字审核,副总签字审批,复印件递交库房,原件留人事部存档,每月8日发放。
3、新员工发放标准需工作满一周后方可领取工作服,工作服核发的数量根据实际情况确定。
在职离职退休员工档案管理
1、在职员工档案管理:
新员工入职材料根据部门存放,各个部门档案管理,档案电子版编号录入,方便查找。
2、离职档案根据部门存放,各个部门档案管理,档案电子版编号录入,方便查找。
3、退休人员档案管理,根据退休人员档案电子版编号,按顺序存放,以便查找。
离职人员办理
1、离职人员提前一个月提交离职申请,资料齐全,部门领导签字完毕,提交人事部
2、人事部解除劳动合同并审核后签字,人事部领导签完字后工资发放。
关于借户口流程
1、关于借用户口卡的办理流程,本人写出申请(必须含借用原因、归还日期),由部门经理及总监/主管副总签字同意后,提前两天转至行政人事部
2、行政人事部经理及主管副总签字同意,由总经理审批同意后,方可借用
3、对外借用时间:
周一至周五(正常工作日,假日除外)
退休人员办理
1、退休人员办理:
第一种方式:
1)现存档机构根据需公示人员的档案信息开具介绍信,介绍信XXX同志在我处存放档案,身份证号为XXX。
经查阅该同志档案该同志X年X月X日至X年X月X日在XXX公司从事XXX岗位工作。
现已到达了特殊工种提前退休时间,该同志在我处提交了退休申请,按照国家相关规定,请原单位进行公示
2)存档机构按照档案将《特殊工种退休公示表》填写
3)原单位进行公示,公示期10天,公示期满后本人取走《特殊工种退休公示表》
第二种方式:
1)现存档机构开据存档证明(证明在何处存档)、复印档案中《提前退休工种岗位登记表》,以上两项必须加盖现存档机构公章
2)存档机构按照档案将《特殊工种退休公示表》填写
3)原单位进行公示,公示期10天,公示期满后本人取走《特殊工种退休公示表》
特别提示:
请各公示人员认真核实个人公示信息,如不能按照第一种方式办理的,可按照第二种方式办理,但第二种方式提供的信息不全面,如填写的信息有误,将不能再进行修改,只能公示一次。
2、关于开具在欣实工作证明的办理流程
1)、本人列出在欣实工作期间的工作简历,格式如下:
工作简历
姓名:
身份证号:
性别:
年龄:
分项
部门
工作起止时间
岗位
工作内容
证明人
1
2
3
4
2)、本人填写工作简历后需由原欣实领导陈建国、宋连启、张秀清三人以上证明签字后认可。
3)、本人将工作简历填写齐全并由原领导签字齐全后交至人事部
4)、公司核实无误后盖章,个人取走证明
3、退休人员阅档:
在退休人员需要情况下,单位需要阅档。
开具阅档介绍信,办理时间每月20日后办理此项业务。
工作居住证办理
1、先由申请单位在北京市人事局网站中“人才引进系统”,按《北京市工作居住证》网上申报指南要求,填写《企业用户资料注册手册》,并将填报资料保存。
申请单位携带企业法人营业执照(或事业单位法人证书、民办非企业单位登记证书、社会团体登记证书、外国(地区)、外埠在京设立的非法人分支机构营业执照等)、《中华人民共和国组织机构代码证》、《高新技术企业证书》原件及资料软盘,到丰台区人事局注册成功后,由人事局为申请单位提供初始密码,申请单位可通过初始密码提交个人信息,并对初始密码进行更改(申请单位须妥善保管登陆名称和密码,避免丢失)。
2、申请单位按填报要求在网上上填报提交个人信息情况。
填写个人详细信息情况后,将照片扫描上传后方可提交;将《北京市工作居住证申请表》打印一式三份,同时提交同版照片1张(背面注明姓名),反别于申请表的左上角,以备办证之需。
3、申请单位携带如下材料到丰台区人事局接受初审:
a、加盖好聘用单位印章的《北京市工作居住证申请表》一式三份;
b、聘用单位为申请人出具的申请。
申请文本参考式样如下:
标题:
单位全称申请解决的问题文件种类关于为XXX办理《北京市工作居住证》的请示
正文:
共五段,不少于800字。
北京市人事局:
第一段:
企业的基本情况(包括规模、纳税等),不少于300字。
例:
XXXX公司是XXXX年成立的高新技术企业,于XXXX年X月在中关村科技园丰台园区注册。
公司主要(生产、经营、开发)的项目种类。
公司生产、经营、开发项目的规模和经济效益、税收情况。
第二段:
现有人才基本状况及紧缺人员情况,不少于200字。
例:
XXXX公司内设X部X室,下设单位X个,分布在X个省,分别为XX、XX、XX等X个城市。
公司共有XXXX名员工,其中管理人员X名,专业技术人员X名,其他人员X名。
公司现有高级管理人员X名,中级管理人员X名。
公司的工作性质、特点及需求的人才种类。
XXX同志即我公司所需的人才,其基本情况如下:
第三段:
申请引进人才的基本情况及引进的理由,要突出人才的特点和对本单位工作所能发挥的作用。
不少于200字。
例:
XXX同志,性别,XXXX年X月出生,政治面貌党员(团员、群众),已(未)婚。
该同志XXXX年X月毕业于XXXXXX大学(学院、学校)XX专业,取得了(中专、大专、)学历,毕业后分配到XXXXXX单位工作。
又于XXXX年毕业于XXXXXX院校XX专业,取得了(大学、研究生)学历。
XXX同志于XXXX年取得了高级职称(写明具体职称名称)。
该同志于XXXX年X月到我公司工作,人事、档案关系在X省、X市(县)XXXX单位,户口所在地XX市XX派出所。
〔下面叙述引进人才的特点、取得的成果及对公司发展的作用〕。
第四段:
配偶及子女基本情况,是否随调、随迁。
例:
XXX同志其配偶XXX,于XXXX年X月毕业于XXXXX院校,现在XXXXX单位,系干部身份,申请随调;其子(女)XXX,XXXX年出生,现在XXXXX学校读(小学、中学、大学),申请随迁。
第五段内容提要:
明确提出引进的申请及结尾。
例:
根据我公司对人才需求的实际情况,特提出引进XXX同志的申请,现将有关材料一并报送,望有关部门给予支持。
以上请示妥否,请批示。
XXXXXXXXXX公司(盖章)
XXXX年XX月XX日
说明:
(1)聘用单位可参考以上格式,根据实际情况草拟请示,要求段落层次清楚,语言简练流畅,反映问题全面,便于理解;
(2)标题的字体设置为黑体、小二号字,正文的字体设置为仿宋、三号字。
4、企业法人营业执照(或事业单位法人证书、民办非企业单位登记证书、社会团体登记证书、外国<地区>、外埠在京设立的非法人分支机构营业执照等)复印件;《中华人民共和国组织机构代码证》、《高新技术企业证书》复印件;
5、拟申请《北京市工作居住证》人员情况证明材料
(1)学历证书、学位证书、职称证书、身份证原件及复印件;
(2)现单位工作期间缴纳的连续六个月以上的个人所得税完税证明(由缴纳个人所得税所在的地税部门出具);
(3)现单位工作期间缴纳的连续六个月以上的全部社会保险证明(由缴纳社会保险所在的社保机构出具);
(4)在京固定住所证明(a.自有住房:
房屋所有权证书原件;b.租住房屋:
房主的房屋所有权证书原件、租赁协议、房屋出租许可证明;c.借住亲友房屋:
房主的房屋所有权证书原件、社区居委会出具的证明材料);
(5)聘用劳动合同原件;
(6)有配偶和子女随往的还需提供:
结婚证书、配偶学历、学位证书、职称证书、身份证(原件及复印件);配偶在京工作单位的聘用合同、独生子女证、子女户口卡(原件)。
相关说明
编制人员
审核人员
批准人员
编制日期
审核日期
批准日期
岗位作业指导书
岗位名称
招聘与培训专员
隶属部门
行政人事部
定员
1
直接上级
行政人事经理
直接下级
0
所辖人员
6
职责描述
年度人力资源规划、招聘渠道选择、招聘方案拟定、新人定岗、岗前培训等。
职责项
职责描述及具体工作
工作步骤与标准
职
责
职责描述:
年度人力资源规划
各用人部门填写《人员需求单》,本人搜集整理用人部门资料或信息,并依据公司组织架构图和现有人员编制,编制出《招聘计划草案》报人事经理、副总/总经理,并送达有关职能部门负责人,听取各方面的意见,经过总经理批准后方可实施执行。
招聘渠道选择
根据目前公司发展和人员情况选择适用招聘渠道,并及时发布或更新招聘信息。
同时,维护好公司与相关合作渠道的关系或挖掘新合适渠道并及时解决招聘中遇到的问题。
招聘方案拟定
依据并分析公司人才需求和现有招聘渠道情况,同时挖掘比较分析出适合的新招聘渠道,然后拟定招聘方案并做好招聘费用统计,之后报送人事经理审核。
职
责
职责描述:
预约面试、甄选
依据年度招聘计划和各部门用人情况选好应聘者的简历,并筛选出符合公司和用人部门需求的人才,及时电话通知初试者并做好相关记录。
复试
建立好人才库,初试合格者报送给用人部门主管或经理和人事经理并预约时间,及时通知初试合格者。
二试合格者应及时汇报给人事经理安排面试。
如有需要的话,如高管人才,需由常务副总或总经理再进行三试。
录用
听取用人主管或经理、人事经理意见,最终确定复试合格者,并及时通知录用者,然后建立备录或档案。
职
责
职责描述:
新人入职培训
提前准备好《聘用人员登记表》、《入职通知书》、《员工培训报告》、《工会入会申请表》、《安全责任书》、《保证书》、《人员背景调查表》、《应聘人员登记表》、《简历》、《笔试答卷》、《身份证复印件》、《学历
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