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采购岗位培训
采购岗位
一、采购工作的重要性
(一)采购定义:
其定义是从广义的角度来讲,它包括物料的品种、规格、价格市场调查,谈判合同管理,购买方式的全过程,甚至包括库存控制、运输、货物接收与仓储等,采购是企业生产经营的起点,在企业经营中有至关重要的作用。
(二)重要性:
1、采购成本在生产经营成本中占的比例较大(价格高影响销售利润,低、影响品质)。
2、采购的周转率高可提高资金的使用效率→用较少的投入赚更多的利润。
3、以新的物料代替旧物料,以不断提高品质,降低成本。
4、采购有利润杠杆效应,挤压上游销售商的利润空间,扩大自己的利润。
(三)原则:
1、适价:
价格永远是采购活动中关注的焦点,采购很多精力放在“砍价”上,要求采购者一是要了解市场供求关系,行业状况;二是本企业是否长期大量购买等因素去分析。
2、适质:
一个不重视品质的企业在今天恶劣的市场竞争中根本无法立足的,特别是药品的疗效,优秀采购人员不仅是精明的商人还要懂得物品品质的把关,否则会给企业经营带来严重的后果。
3、适量:
批量越大可能价格折扣越大,但会积压采购资金,太少又不能满足生产经营需要,故合理确定采购数量相当关键。
4、适时:
物料提前买回会造成积压,如未能如期到达又会影响生产经营,因此采购人员一定要把握好采购及到货时机。
5、适地:
天时不如地利,尽量选择较近的供应商,能充分掌握主动权,一是容易了解沟通,二是如有问题处理较为快捷,三是亦可降低运输成本。
二、采购人员的素质要求
(一)品德要求:
1、忠于职守:
对公司忠诚,爱岗敬业,维护公司利益,公司赋于采购权力,是公司的信任,采购工作做得好坏,直接影响到公司的利益,因此要有为公司负责的责任心,多动脑筋学习技巧,才能成为一名优秀的采购员。
2、廉洁奉公:
要树立正确的人生观,价值观,采购人员不要只学会如何去做“上帝”,更主要是要学会如何为“上帝“服务,为经营一线服务,在利益面前要保持“平常心”廉洁自律,否则以牺牲公司权益,图利他人或自己,终将误人误己。
3、遵纪守法:
采购员外出采购,他们的言行却代表着公司与外界打交道,一是遵守国家及公司在采购商务活动中的各项规定;二是认真履行合同,讲究诚信,成交前什么都可以谈,,但合同或供需关系确定了就要讲诚信,,则工作好坏不仅影响企业的效益,而且影响企业的声誉.
4、虚心和耐心:
花钱的虽然在买卖中占有上风,但对供应商的态度,必须公平互惠、不耻下问、虚心求教,这样才能“入行”掌握核心信息,在谈判或议价过程中更要能够忍耐等待。
才能“欲擒故纵”达到目的。
(二)业务素质:
1、分析能力:
由于采购人员常常面临许多不同策略的选择与制定,因此需要对市场信息进行有效分析,如物资样式质量,供应商承受的最低价格,怎么去谈判才能为企业带来更多的利益,什么时候购买才能高效率等。
2、预测能力:
在现代动态的经济环境下,物资采购价格与供应数量是经常调整变动的,因此采购人员必须扩展视野,具备“察言观色”的能力,对物资将来的供应趋势能够预谋对策,如货源是否充裕,价格是否涨跌等。
3、表达能力:
采购人员无论是用语言或文字与供应商沟通,必须能正确,清晰表达所欲采购的各种条件,例如规格、数量、价格、交货期限,付款方式等,避免语言含混,滋生误解,要“晓之以理,动之以情”来争取采购条件。
4、专业知识:
采购人员必须要有一定的专业知识为基础,一个优秀的采购人员不仅要对所采购对象所在的行业、品种、质量、价格都要十分清楚。
另外,象法律知识,特别是合同法的规定要熟悉,再有财务知识,重要是发票的管理,现金结算,付款方式等,将来更高级的最好还要懂外语、电脑,进口的物品也越来越多。
三、采购员的岗位职责
(一)严格遵守公司采购纪律及规章制度,爱岗敬业、忠于职守。
(二)制定采购计划。
(三)物品交货期的控制。
(四)市场行情的调查。
(五)询价、比价、议价及订购作业(合同签定)
(六)物资数量品质的查证。
(七)替代物资的搜寻。
(八)采购部门有关技术品质文件的拟制(如“三证”各种证明)。
(九)与医疗部门有关采购品质,技术问题的沟通与协调(如疗效、品种多样化)。
(一十)与财务部门就有关税收、发票、资金往来等问题的沟通协调。
(一十一)对库存、仓管的监督,对积压或将过期的物资进行退货转让等处理。
(一十二)与供应商就技术品质、价格等问题沟通协调。
(一十三)领导交办的其他任务。
四、采购业务的操作规范
(一)供应商的选择。
参考因素:
1、技术水平,企业素质高低关键是企业的创新能力,而创新能力的保证就是技术水平,技术水平的高低决定供应商能不能不断改进产品并保证产品的质量。
2、产品质量常常说“一分钱一分货”,价格低但质量太低,质量太高价格也会高,价高能否卖出,都要考虑,关键是能找到质量符合要求而价格也合理的供应商,只有产品质量稳定,采购方的生产经营才能够稳定。
3、生产能力,要求供应商具有一定的规模和实力,特别是在采购企业不断发展壮大的时候,能够扩大生产规模和提高技术水平以适应采购企业新的需求。
4、价格:
价格是构成采购成本的一个重要部分,价格太高,会提高采购成本,影响企业的经济效益,但价格也不是越低越好,这里的低价格指的是在其他条件相同的情况下,选择价格低的供应商。
5、服务水平,以现代营销观念看,企业采购回来的不仅是产品,而且还包括服务,特别是采购一些技术含量较高的产品(如机电产品)时,一定要选择能提供配套服务的供应商,如我们的医疗设备。
6、信誉、信用是现代商品社会的基础,在选择供应商时,应该选择有较高声誉的,经营稳定,财务状况好的供应商,以避免给企业造成不应有的损失,如供货不及时,没有按要求,将直接影响经营。
7、结算条件,结算上的方便或优惠也是选择供应商的重要因素,如果不是绝对强势紧销的商品,一般都可以给予价格折扣或延期付款的,这样可以充分利用资金的时间价值,尽量争取更有利于企业的付款条件。
8、其他,地理位置,交货准确率,提供产品的规格种类是否齐全,同行企业对供应商评价,供应商的管理水平,供应商是否为企业构建库存等也是应考虑的因素,总之要合理选择供应商,必须考虑以上各因素,但并不要求选择各方面都能达到最好要求的供应商,而是考虑以上因素,通过一定的方法选择一个令人满意的供应商。
(二)采购流程规范
运作方式:
计划→采购→运输→检验→入库→财务处理
1、批量采购必须由采购人员做出采购计划,主要根据经营销售或生产使用量等指标,库存情况等做出采购计划,零星采购则不一定需要,计划必须经有权限的领导审批后才能实施,(我们公司为后勤负责人或门诊负责人、会计、仓管需审核)。
2、计划确定后,要选择合适的供应商协商价格、价格条款、付款条件、运输方式、品质要求、包装等相关方面内容,准备采购合同,我们公司的采购分为统购和自购,统购项目任何单位未经批准不得以任何理由自选采购,项目包括:
主药品、医用卫生材料中的常用物资、医疗器械等(财务部核定的标准严禁主药列入普药管理)。
统购时间每月6号之前报公司,15号为报送补充采购和需要提供合法票据日期。
3、订单或合同确定后,请供应商确认并按期发货,货发出后根据送货单上的日期通知有关部门准备验收货物。
如公司规定超过10天未到的必须向采购部或供应商反映,查询超过30天未到的应及时上报采购部门及会计部门。
4、采购单位收到货后,如验收货物品质和数量无误,可办理入库手续并通知供应商提供发票,公司规定统购规定每月15日为提供合法票据日,因此要提前告知。
5、采购收到发票后与入库单一起交给会计审核、领导审批后给供应商付款。
日常工作有些付款可能会提前支付,如发货后就付,主要看与供应商的信任度问题。
6、采购随时跟踪物品的具体使用情况并及时向供应商反馈情况,使品质能够保证经营需要或在技术上达到更高的水平。
(三)采购的品质管理
1、品质管理与控制的根据:
由于品质在采购中的特殊地位,决定了采购品质管理与控制的重要性,其依据主要有三个方面。
一是技术标准,技术标准的衡量,评定品质的技术依据,是采购人员可以获得的直接信息,如产品说明书,专家认定书,质量检验报告等方面能够获得,如药品说明书,医疗器材说明书等都有标准参数资料。
二是采购技术文件。
采购技术文件一般是由企业专业人员编制,这大都是自己设计的,要求达到的标准,按采购技术文件采购,能确保采购满足实际需要,采购人员操作更加方便,检查验收更加有据可依,如我们进的设备、药品要达到什么要求。
三是合同技术协议。
尽管合同协议一般不作为采购管理的基础和依据,但如果对所购物品有特殊性能要求的,在没有适合的技术标准时,则与供应商协商,谈好协议再提合同协议购进。
2、物资品质的特性:
(1)性能:
指所适应用户使用目的所具有的技术特性,即功能包括使用性能和外观性能。
如汽车的载重量,金属刀具的硬度,药品主要治疗什么病等。
(2)可信性:
反映可用程度,具体表现为可用性、可靠性、维修性。
(3)安全性:
不因为品质问题而导致人员伤亡,财产损失,和环境污染的能力,如药品的副作用,这是最刚性的指标,一般要严格加以保证。
(4)适应性:
反映物品适应外界文化的能力。
(5)经济性:
反映物品合理的寿命同期费用。
(6)时间性:
反映在规定时间内满足客户交货期和数量要求的能力。
(7)可追溯性:
主要考虑物品的历史应用情况或所处场所的能力。
(四)采购谈判
采购谈判是完成采购任务的一项重要的基础工作,是采购技术中的重要技术,因此,对企业采购人员来说,掌握采购谈判技术,有利于维护企业自身利益,促进采购成功,掌握谈判技巧也是一个优秀采购员的必备素质。
1、采购谈判的目的
(1)希望获得供应商质量好,价格低的物品。
(2)期望获得供应商比较好的服务。
(3)希望发生事故,损失时获得合适的赔偿。
(4)当发生纠纷时能够妥善解决。
2、谈判的内容条件
(1)质量、价格、数量和包装条件。
(2)交货条件,即:
运输方式、交货时间和地点、货运保险。
(3)货款支付,风险大小不同应慎重选择。
(4)检验、索赔、不可抗力和仲裁条件,国际贸易中特别重要的内容。
3、采购谈判的特点
(1)目的性,针对性要强。
(2)经济效益性,最经济的价格。
(3)利益协调性,各自利益需求相互接近,双赢局面。
(4)合作与冲突相融合,对立统一关系,双方都希望达成协议,但又为各方争取更多利益。
(5)科学性:
谈判的基础知识是具有科学性的。
(6)艺术性:
谈判结果,受当事人谈判技巧和艺术的影响。
4、谈判分类要点
(1)初次交易谈判
a、清对方底细。
一是对手性格;二是对手的喜恶习惯和追求;三是对手的权利和地位。
b、留有余地。
一是待人不要太殷勤;二是说话不能绝过满;三是出手条件不易过快、过高,以防对手提出更高的要求,使谈判进入“死胡同”;四是处理谈判分歧,不可过激过软,以防误解和损失。
(2)多次交易关系
a、长避短。
因为双方已有了解,必须以自己的长处克对方的短处。
b、持公开性。
由于是老朋友,谈判手会把不同关系背景下的价值公开亮出来。
5、采购谈判流程
(1)采购谈判资料的搜集
a、需求分析:
在谈判前必须清楚自己需求什么、需求多少、需求时间、列出清单。
b、资源市场调查:
可以通过行业内部报刊杂志、网上、药店、医药公司等等渠道获知信息主要内容为:
供求关系、市场销售份额、特点、性能差别等。
c、对方情报搜集:
主要是资信情况,合法资格实力,谈判作风特点等。
d、资料整理分析:
一是鉴别资料的真实性、可靠性;二是资料的相关性和可用性。
(2)采购谈判的方案制定
a、目标。
b、安排议程、内容、时间。
c、备选方案的制定,如果是比较复杂的谈判,为防止出现意外的事情,影响谈判进程必须设计出几个可行性的备选方案。
(3)谈判队伍
主要一是根据谈判的内容重要性和难易程度组织;二是视对手的具体情况组织,一般的谈判可由2—3人组成,大型的专业性强的还要配备技术人员,这是内容控制的需要,再就是一般视对手实行“对等原则”。
(4)谈判地点的选择
a、己方所在地。
优点:
以逸待劳,随机应变,利于创造气氛。
b、在对方所在地。
优点:
影响小,全心投入工作,顺便考察对方情况,掌握第一手资料。
c、第三地。
优点:
在心理上比较公平合理,利于缓解关系。
(5)谈判对手分析与对策
a、慢性子对手:
一是可以转客为主,不客气地积极争取方案,提建议使谈判紧凑起来;二是分工负责给对方加码迫其急起来。
b、急性子对手:
对待急性子的对手,应充分借其快劲为自己希望的结果服务,并注意钻其毛躁的空挡,争取利益。
c、温善性格的对手:
对待温善性格的对手,首先要把自己装扮成同样温善的人,充分利用其善良的同情心,接受自己的观点。
d、泼辣性格对手:
这样的对手要做到不惧不恼,以静制动,专注其实质观点要稳重地,条理清晰地简明扼要地表明观点和依据。
(6)谈判策略原则:
a、起好锚:
开局一定要讲策略,控制好谈判的航程稳稳出港。
b、稳好舵:
谈判是个过程,要掌握好方向不能偏离方向,否则难达到目的。
c、撑好帆:
谈判过程,风云多变,突发事情较多,无论顺风逆风,要排除干扰,避免谈判产生危机而失败。
d、管好人:
也就是谈判人员用口头禅说“一条船上的人”因此划桨力要同心同力,排除干扰,把精力放在共同的工作方向上。
e、靠好岸:
就是谈判成功与否的检验,达成的协议能否被双方认真执行。
6、具体谈判战法
(1)攻心战:
a、满意感;b、鸿门宴;c、借恻隐;d、奉送选择权;
(2)蘑菇战:
a、疲劳战;b、扮菩萨;c、挡箭牌;d、磨时间;e、车轮战;
(3)影子战:
a、稻草人;b、空城计;c、欲擒故纵;d、声东击西;e、回马枪。
(4)强攻战:
a、针锋相对;b、最后通牒;c、扮疯相;d、请君入瓮;e、说绝话。
(5)蚕食战:
a、挤牙膏;b、连环马;c、减兵增灶;d、小气鬼;e、步步为营。
(6)擒将战:
a、激将法;b、宠将法;c、感将法;d、告将法;e、训将法。
(7)运动战:
a、货比三家;b、预备队;c、化整为零;d、红白脸;e、易地效应。
(8)外围战:
a、打虚头;b、反间计;c、中间人;d、缓兵计。
(9)决胜战:
a、抹润滑油;b、折衷调和;c、好坏搭配;d、谈判升格。
(五)购的价格成本
1、影响价格的因素:
(1)商品的价值
价格是价值的货币表现,正常情况下两者是正比关系,实际生活中,价格价值有时相背离,但从长期看,价格始终是围绕价值上下波动的。
(2)货币的价值
商品的价格与货币的价值或反比关系,货币的价值越高,商品的价格越低,货币的价值越低,商品的价格越高。
(3)供求状况
价格受供求关系的影响是巨大的,供求平衡时价格等于价值,当供大于求时,价格就会下降,当供不应求时,价格就会上升。
(4)相关产品价格
当A、B商品可以代替时,相互价格就会受影响。
(5)比价和差价
比价是指不同商品在相同条件下的价格差异,比价采购是指在满足企业质量需求的前提下,通过价格比较,实现低成本采购。
差价是指同一种商品在不同条件下的价格差异。
a、质量差价;b、地区差价;c、季节差价。
(6)竞争状况
成本固然是价格的基础,但在激烈竞争的条件下,为使自己与竞争者相比处于优势,相互降价,从而影响价格。
(7)供应商的利润目标
有些供应商利润目标过高,尽快收回成本,就会制定较高的价格,反之价则低。
2、采购价格的谈判技巧
(1)价要有弹性:
切忌乱还价格,要有一定的依据,否则因失去弹性而处于被动,使价格谈判毫无进行的余地。
(2)化零为整:
如果购买几种商品,可以将价格集中开来,化零为整,在心理上造成价格的相对昂贵感。
(3)过关斩将:
当还价结果不满意时,可以请求高层主管邀约卖方主管面谈,使对方有受敬重的感觉。
(4)敲山震虎:
巧妙的暗示对方存在的危机,可以迫使对方降价。
(5)开低走高:
开始就赶尽杀绝,然后逐档添价。
(6)欲擒故纵:
价钱杀不下来,掉头就走,借此迫使对方让步。
(7)疲劳轰炸,死缠不放:
即考验耐力,今天不成,明天再来,不断地磨.
(8)百般挑剔:
东说这不好,西说这不好,指出一大堆毛病,挫低对方士气,最好两个人配合.
(9)博取同情:
夸东西好,但钱不多,资金紧缺。
(10)施以哄逗:
如果便宜,可以介绍大客户,予以利诱。
(11)夸大让步:
谈判就要有让步,尽管幅度较小,但要善于夸大让步。
3、采购价格决策应注意的问题。
(1)了解供应商的折扣策略。
a、现金折扣;b、数量折扣;c、季节折扣;d、折让;
(2)认真分析供应商的调价。
(3)处理好质量与价格的关系,(性价比)。
(4)把价格同商品的服务、运输条件,结算条件和名牌价值等结合起来。
a、价格与运输费;b、价格与结算条件;c、价格与服务。
4、降低采购成本的方法
(1)电子采购。
a、可以最大程度降低成本;b、实现信息互动;c、减少人为因素;d、实现信息共享,避免过多中间环节。
(2)加强战略成本核算。
a、供应商的产品或服务成本;b、竞争对手的产品或服务成本;c、确定流程和产品改变对公司的价值。
(3)集中采购战略(统购)
(4)实行买断采购,做好市场调研工作,确定好销售利润,确定最佳时间和数量。
(六)采购货款和合同管理。
作为采购员员应该了解货款的支付方式及流程,这也是谈判需考虑的一个因素,付款时间一般有预付,货到付款,30天月结,等几种方式,付款作为采购的主要责任之一,应充分掌握好,维护公司利益。
1、货款的结算方式。
(详见出纳岗位)
2、付款操作。
(1)查询物品验收入库信息。
(2)付款审批:
交财务审核,领导审批,审查内容主要有:
一是单据清单、合同、物品检验单、物品入库单、发票等的一致性及正确性;二是单据的规范性,特别是发票;三是数据的真实性。
(3)资金平衡:
在资金紧缺的情况下,要综合物品的重要性、付款周期,确定付款,不能及时付款的要与供应商沟通。
(4)向供应商付款:
财务部门在接到审批后的付款通知后即可付款,采购应同时提醒供应商注意收款。
3、采购合同
(1)合同的内容:
a、交货地点;b、包装及运输方法;c、付款方式;d、采购标准;e、不可抗力因素处理;f、违约责任;g、其他。
(2)合同的跟踪:
a、合同执行前跟踪;充分与供应商的沟通;保证合同按时落实;b、合同执行过程跟踪,物品准备,时间能否确保,库存状况,验收准备;c、合同执行后的跟踪:
f、一是按合同付款;二是后续问题,联系解决或合同修改。
(七)库存管理的监督:
1、库存量:
采购人员也要关心库存状况,分析库存的合理性及消耗情况,如我们公司主药为一个月耗用量普药是三个月,物资也是三个月。
2、库存结构:
分析库存结构是否合理,是否适合经营的需求。
(A、B、C方案)。
3、积压时效的监督。
4、库存成本:
(1)采购成本;
(2)资金成本;(3)保管成本;(4)库存风险;(5)缺货成本;
5、库存的采购控制法:
(1)定期采购控制法;
(2)定量采购控制法;(3)经济订货批量控制法。
6、仓管人员的业务培训。
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