供应商管理制度副本DOC.docx
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供应商管理制度副本DOC.docx
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供应商管理制度副本DOC
供应商管理制度
文件编号:
HT-GW-002-A
编制:
审核:
批准:
版本号:
A修订号:
0
发布日期:
2015年4月24日生效日期:
2015年4月24日
1、总则
为建立公开有序、合作共赢的供应商良性竞争平合,规范参与--(以下简称能投公司)采购活动的生产商、经销商、代理商(以下统称供应商)的行为,选择优秀、诚信供应商,为能投公司工程物资的供应提供可靠保障,依据国家有关法律并结合海特能投工程物资管理实际制定本制度。
2、适用范围
本制度适用于对为能投公司及其所属项目公司提供工程物资配套产品和服务的所有供应商的管理。
3、术语和定义
3.1供应商:
是指具备货物生产、供应能力或提供技术咨询、售后服务等依法设立的企业法人,包括物资制造商、取得制造商授权的经销商和代理商等。
3.2工程物资:
为工程建设准备的各种物资,包括工程用材料、设备以及为生产准备的工器具等。
为便于管理,工程物资分为以下两类:
3.2.1甲类物资:
是由能投公司进行年度统一招标或比价,明确供应商、产品、规格、价格的工程物资及各种站场单体设备、成撬设备等,具体如下表。
甲类物资明细表
序号
名称
1
钢制管材及管件
2
钢制阀门
3
PE管材及管件
4
PE阀门、钢塑转换
5
燃气表、流量计
6
调压设备及配件
7
家用、工商业用气体报警器及配套产品
8
铜阀门
9
绝缘接头
10
波纹补偿器、金属软管
11
燃气表箱
12
表接头
13
加臭剂
14
热缩产品
15
标志砖、标志桩、警示带
16
铝塑管材
3.22乙类物资:
由片区管理中心或者项目公司通过单项招标或议价进行采购的工程物资,具体如下表。
乙类物资明细表
序号
名称
1
套管用钢制管材
2
工商业安装用零星钢制管件
3
固定用各型支架、管卡、U型卡
4
油漆及毛刷、松香水
5
生料带
6
螺栓及螺母
7
井圈井盖
8
其他零星物资
4、职责
4.1能投公司工程物资部是工程物资供应商管理的主管部门,负责能投公司工程物资供应商管理制度的编写和修订,并对各片区管理中心和项目公司供应商管理制度实施情况进行指导、监督、检查。
4.2能投公司工程物资部负责能投公司采购准入供应商库的建设与管理;包括:
4.2.1供应商的考察、报批、准入办理。
4.2.2供应商的考评、分级、整改检查。
4.2.3提出对问题供应商的处理意见。
4.2.4供应商考查、考评、处理结果的统一发布。
4.3片区管理中心负责对本区域内项目公司供应商的选择和使用进行管理。
包括:
4.3.1接受能投公司工程物资部委托,配合进行供应商考察,评审等相关工作。
4.3.2贯彻落实能投公司工程物资供应商管理结果,统一应用能投公司工程物资供应商管理信息
4.3_3对项目公司乙类物资供应商的选择进行指导、监督,建立区域乙类供应商管理合帐,并及时向能投公司反馈供应商的合同签订、合同履行、产品质量、枝术服务、运行情况等信息与意见。
4.4项目公司负责对各自公司供应商的选择和使用进行管理,包括:
4.4.1接受片管理中心委托。
配合进行供应商考察、评审等相关工作。
4.4.2落实能投公司和片区管理中心对供应商管理的要求,建立本项目公司供应商台帐。
4.4.3及时向能投公司和片区管理中心反馈供应商产品质量、技术服务等信息。
44.4接受能投公司和片区管理中心组织的监督与检查。
4.5能投公司相关专业部门可协助进行供应商管理,包括供应商的考察,评价、使用意见反馈等。
4.6能投公司审计监察部、财务资金部对招标、定标、采购、质量监督及供应商管理的全过程进行监督。
5、供应商准入
5.1能投公司采购准入供应商申报、评定及准入程序
5.1.1供应商信息申报
能投公司甲类物资供应商全部由能投工程物资部统一登记注册,不设其他方式的准入。
凡生产和供应甲类物资供应商均可向能投公司工程物资部提出申请,按照能投公司公告的办法申报;相关部门、片区管理中心和项目公司可推荐符合条件的供应商,出具推荐函,向能投工程物资部推荐供应商。
供应商申报材料内容和格式见附件一:
供应商申报资料一览表(格式):
5.1.2供应商申报信息审核
能投公司工程物资部负责对供应商申报的信息进行审核,审核内容为:
51.2.1供应商须提供合法有效的企业法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证等基本证照,年审记录完整。
5.1.2.2供应商需提供具备生产所申报产品资格的证明。
如:
“工业产品生产许可证”、“特种设备制造许可证”、“制造计量器具许可证”等。
5.1.2.3产品制造商需提供“质量管理体系认证证书”。
“环境管理体系认证证书”、“职业健康安全管理体系认证证书”、"API认证证书”等证书作为参考。
5.1.2.4供应商需提供企业简介、近2年内经营情况、业绩证明文件及服务维修网点情况。
5.1.2.5经销商和代理商需提供产品制造商的授权证书和制造商生产资格、生产能力证明文件。
5.1.2.6凡提出申请且上述5.1.2.1~5.1.2.5所要求的资料提供齐全的甲类物资,能投工程物资部审核人员将该供应商信息登记,并根据该类物资现有供应商合作情况等因素确定是否进行实地考察。
提供资料不齐全的供应商的申请予以退回。
5.1.3供应商准入考察
对于申报信息审核通过的供应商,能投公司工程物资部将不定期集中组织对供应商进行现场实地考察。
考察实施可由能投公司工程物资部联合相关专业部门或片区管理中心进行;能投公司工程物资部也可委托片区管理中心、对相应区域的供应商进行考察。
新申请准入的供应商必须经过观场实地考察才能被考虑是否准入,未经过现场实地考察的供应商一律不准入(经销商、代理商视情况而定)。
5.1.3.1资料审查
①核查供应商申报信息的真实性:
各类证照、证书、证明的原件查验。
②检查供应商组织管理情况:
供应商企业组织结构是否合理、岗位职责是否明确、企业制度是否完善、档案管理是否完善等资料的查验。
③核查供应商质量管理体系是否健全并有效运行:
相关程序文件、记录文件、验证文件的完整性查验。
④检查供应商近三年的财务状况:
近三年经审计的公司财务报表查验。
⑤检查供应商近三年销售业绩及售后服务情况:
近三年供应商销售合同及售后服务反馈文件的查验。
⑥技术及研发能力评价:
检查供应商是否有相关产品设计开发控制制度、人员保证;是否有前沿性的技术储备;是否取得相关技术成果发明专利;是否有能力参与国家相关标准的编制。
本项是主要加分项,是区分供应商是否是行业内龙头企业的重要参照。
供应商在接受实地考察前需提供如附件二:
供应商情况调查表(格式)的书面资料。
5.1.3.2生产现场考察
①生产工艺及设备:
检查供应商现场生产工艺路线和工艺布局是否和理;生产设备能否满足生产需求、是否先进且养护良好。
②生产现场管理:
检查供应商生产现场是否整洁有序;主要生产工序工位是否有相关作业指导书及操作规程;观察现场工人能否熟练进行各自工位的操作。
③生产过程控制:
原料和生产过程中的零配件是否标示清楚且具有可追溯性;关键控制工序是否设有检测点且记录详实;合格品与不合格品是否区分放置且标示清楚,所用计量、检测工器具是否定期校核并有定期校核记录
5.1.3.3原料、配件及成品仓库考察
①检查供应商有无专门的原料、配件及成品储存扬所,场所环境能否满足相关标准要求。
②检查供应商不同原料、配件及成品能否分类分区存放且标示清晰。
③检查供应商有无详细的管理台帐和出入库记录。
5.1.3.4实验场所及实验设备考察
①检查供应商是否具有检查原料、配件主要性能的检测设备。
②检查供应商是否具有检查国家相关标准要求的成品型式检验和出厂检验内容的所有设备。
③检查实验设备是否先进、养护良好且有定期校核记录。
④检查各项实验记录是否完善;是否很好的应用于指导生产。
5.1.3.5现场抽检及试验
①在考察现场抽取生产原料或成品,按照国家相关标准中型式检验和出厂检验的要求及海特集团对该类产品的技术要求,利用供应商检验、实验设备进行现场实验。
记录相关实验数据和结果,并由考察人员和供应商签字确认。
②在现场考察人员认为有必要时,可从供应商的仓库中抽取原料、配件或成品,送去双方认可的第三方检测机构进行检测(费用以合同约定为准)。
③观察供应商实验操作人员对相关检验标准的熟悉程度和实验操作的熟练程度。
5.1.3.6供应商实地考察评价表
现场考察人员针对5.1.3.1~5.1.3.5考察内容对供应商进行打分评定。
填写《供应商实地考察评价表》,《供应商实地考察评价表》分设备及甲类材料类生产制造商适用,乙类材料生产制造商适用和经销商代理商适用3种格式。
附件三:
供应商实地考察评价表
A供应商实地考察——设备及甲类材料类生产制造商适用(格式)
B供应商实地考察评价表一一乙类材料类生产制造商适用(格式)
c供应商实地考察评价表一一经销商、代理商适用(格式)
5.1.4供应商认证
现场考察人员每次考察结束后将各供应商考察资料和考察结果汇总,能投公司工程物资部组织召开由部门主管领导及相关部门领导参与的考察评审会。
并将考察资料、考察结果和会议评审意见上传至OA办公平台,通过流程报领导审批。
5.1.4.1会议评审通过且流程审批通过的供应商正式成为海特燃气的合格供应商。
5.1.4.2会议评审未通过和流程审批未通过的供应商不能成为海特燃气的合格供应商。
5.1.4.3会议评审或流程审批意见为需整改的供应商,待整改完成后重新进行供应商准入考察和会议、流程评审程序。
会议评审结束后,能投公司将根据会议决议,对接受实地考察的供应商发放附件四准入(不准入)通知书
批准成为海特燃气的供应商与能投公司签订附件五售后服务协议书(格式):
5.2乙类供应商评定及选用办法
乙类物资供应商由片区管理中心和项目公司自行评选,方法和程序可参考甲类物资供应商准入程序。
片区管理中心需建立各区域乙类物资供应商库,并向能投公司工程物资部报备。
6.年度供应商的选择、供货比例确定及付款方式
6.1年度供应商的选择
6.1.1每年2-3月份由能投公司工程物资部组织审计监督部、财务资金部及分管领导成立年度甲类物资招标小组,对当年度甲类物资进行招标工作。
6.1.2招标采取公开邀标制,各材料品种邀请不得少于5家供应商参与年度甲类物资投标工作(特殊情况下报请总经理批准)。
6.1.3年度供应商的选择,在保证质量的前提下,按最低价中标。
每类物资入围供应商选择应不少于2家,最多不超过5家原则确定,并执行最低价格。
同等材质标准按价格进行高低进行排序,最低为第一,依次排序;招标结束,由工程物资部、审计部、财务部、分管领导分级进行洽谈。
50万元以内(含50万元)由工程物资部进行洽谈,50—100万元(含100万元)由工程物资部、财务部进行洽谈,100-150万元由审计部、分管领导进行洽谈,150万元(含150万元)由总经理进行洽谈。
6.1.4年度供应商确定后需签订《供货协议》、《质量协议》、《售后服务协议》。
6.1.5年度供应商应按照能投公司《工程物资质量管理办法》缴纳质量保证金,并遵守能投公司财务相关规定,办理入库、开票、对帐等相关事宜。
6.2年度供应商的供货比例确定
6.2.1年度甲类物资供应商确定后,采用就近供货原则,分片区进行供货,每片区原则采取一主供一备供原则。
特殊情况下采取3家供应商供货。
6.2.2主供供应商供货比例占片区采购分额60%,备供供应商供货比例占40%。
三家时原则上按50%、30%、20%比例供货。
6.2.3免费铺货原则:
甲类物资供应商应向能投公司进行免费铺货,原则上PE管材铺货金额为100万,PE管件、燃气表、调压产品铺货金额为50万,其他物资按不低于20万金额执行。
6.2.4每半年会结合供应商月度到货评价及现场考察情况、付款情况进行供货比例调整。
6.3付款方式:
甲类物资的付款原则上货到三个月付款,供应商应按能投公司财务要求进行对帐、挂帐、开票,手续齐全后方可付款。
6.4站场设备及运输车辆在项目启动前,组织专门招标小组进行公开招标,付款方式另行约定。
7.供应商考核评价
7.1考核原则:
按100分制对供应商进行考核,考核分为月度考核、现场抽查及年度考核。
7.2月度考核
7.2.1到货验收评价;项目公司收货验收人员对供应商每次到货情况进行验收评价,评价频率为一次一评价。
验收评价表格式见附件六供应商到货评价表(格式)。
能投公司工程物资部每月依据项目公司上报的《供应商到货评价表》对甲类物资供应商评分情况进行整理,形成统计表。
片区管理中心每月依据项目公司上报的《供应商到货评价表》对乙类物资供应商评分情况进行整理统计。
7.2.2月度到货情况通报:
能投公司工程物资部每月对甲类物资供应商的到货情况,按照《工程物资质量管理办法》进行处罚,并将结果通过邮件向所有甲类物资供应商公布。
片区管理中心每月对乙类物资供应商的评分统计结果,按不同物资类别进行排名,向本区域各项目公司通报,并向能投公司工程物资部报备。
7.3现场抽查:
能投公司工程物资部每年不定期抽取一定数量的供应商进行现场实地考察,以核准其管理水平、技术能力等能否能保持连续性,考察方法和程序参照供应商准入考察程序。
抽查的实施可由能投公司工程物资部联合相关专业部门或片区管理中心进行;能投公司工程物资部也可委托区域管理中心对相应区域的供应商进行考察。
抽查需整改的供应商,整改期间,作暂停使用处理,待整改达到要求后恢复供应。
抽查不合格的供应商,做锁定处理,根据需要进行复查并进行后续处理
乙类物资供应商的抽查由片区管理中心组织实施,但需将抽查结果向能投公司工程物资部报备。
能投公司工程物资部不定期对供应商供货进行抽查,对抽查出的因不负责任造成的不合格供货或货物因质量问题发生严重事故的,对相关人员实行责任追究制。
7.4年度考核:
7.4.1考核程序
7.4.1.1每年底(次年3月份前)由能投公司工程物资部牵头,组织相关部门、片区管理中心及项目公司有关人员,对上年度与项目公司发生一定量的业务关系的供应商从质量、价格、服务、技术四个方面进行评分,实行百分制,每项评分在总评级中所占比重分别为:
序号
项目
百分比
1
质量
30%
2
价格
30%
3
技术
25%
4
服务
15%
7.4.1.2能投公司工程物资部将《XX供应商评分表》(附录A)发给各部门相关人员,各部门按第下条各条款的评级标准及打分办法进行打分。
4.4.1.3各部门及人员职能
① 项目公司生技科人员根据本年质量检查情况并汇集能投工程物资部针对工程中反映出的产品质量问题,负责填写质量评级部分(具体见附表七);
② 能投公司财务资金部负责填写价格评级部分(具体见附表八);
③ 能投公司工程物资部负责填写技术及服务评级部分(具体见附表九、十);
④ 能投公司审计监督部对评分过程及评分结果进行监督审计。
7.5供应商按考核评分结果分为四档:
序号
分值
级别
1
90-100分
一级供应商
2
80-89分
二级供应商
3
60—79分
三级供应商
4
60分以下
四级供应商
7.6供应商等级奖惩原则
7.6.1 一级供应商:
在价格、产能满足的前提下,予以优先选择、独家配套及调增供货比例、优先付款等。
7.6.2 二级供应商:
予以调增供货比例。
7.6.3 一级、二级供应商,拥有年度优秀供应商评选资格。
7.6.4 年度考核为四级供应商,纳入高风险供应商管理,必要时停止或者减少供货比例及付款比例,取消优秀供应商入选资格。
7.6.5 其他条款参照能投公司《工程物资质量管理办法》执行。
8、供应商的权利和义务
8.1供应商的权利:
8.1.1合格供应商享有被邀请参与能投公司甲类物资招标活动的权利。
8.1.2对采购程序、过程有疑议的,可向8能投公司工程物资部或相关部门咨询或投诉。
8.1.3可对其他供应商在采购活动中的欺诈行为或营私舞弊行为提出指控。
8.1.4供应商享有主动退出的权利。
8.2供应商的义务.
8.2.1遵守政府采购的法律、法规和规章,保证向海特能投提供资料的真实性、完整性、时效性。
.
8.2.2为采购单位提供符合规定质量标准的货物、工程和服务;不准擅自将中标项目分包或转包。
接受能投工程物资部及相关部门的监督、管理,不允许进行包括给介绍费在内的一切违纪违法行为。
供应商发生工商变更、注销,应书面(或通过网络)报告能投工程物资部,并办理相应的供应商资格变更或注销手续
8.2.5供应商应妥善保管与海特能投及其下属区域管理中心、项目公司往来的商业信息、及商业资料,未经许可不得泄露给任意第三方。
9、附则
本制度由能投公司工程物资部负责解释、修订,并根据需要制定相关管理办法和实施细则。
附件一:
供应商申报资料一览表(格式)
供应商名称:
英文名称:
所在城市:
企业法人代码:
税务登记证地税电脑编号:
税务登记证地税字号:
税务登记证国税电脑编号:
税务登记证国税字号:
工商注册日期:
工商营业执照号:
法定代表人:
法定代表人身份证:
开户银行:
企业性质:
银行账号:
注册地址:
通讯地址:
ISO9000系列认证编号:
企业网址:
其他认证1:
其他认证2:
其他认证3:
办公邮编:
办公电话:
办公传真:
联系电子邮件:
联系人1:
联系人电话1:
联系人2:
联系人电话2:
经营范围:
兼营范围:
产品信息:
主要产品类别介绍:
产品执行标准:
产品销售区域:
备注:
附件:
包括:
股权架构图、营业执照(副本)、税务登记证(副本)、组织机构代码证、信用等级证、工业产品生产许可证、质量管理体系认证书、以及产品或服务必需的制造许可证书等
附件二:
供应商情况调查表(格式)
编号:
(本表格为采购网固定格式,由由供应商填写,调查人对表中数据、资料进行现场核实,对表中数据的真实性负责,若供应商为代理商,“生产技术设备信息”和“产品信息”填写所销售产品制造厂商的信息,其余填写自身信息。
)
供应商基本信息
公司名称
厂址
成立日期
占地面积
企业性质
注册资本
上年度营业额
公司网址
负责人
电话
联系人
电话
固定电话
传真
生产技术设备信息
主要生产设备及用途
(可增加附件)
检验、检测仪器情况
(可增加附件)
主要生产线
(可增加附件)
设计开发能力
(可增加附件)
正常生产能力
/月
最大生产能力
正常交货周期
天
最短交货期及说明
产品信息
主要产品及原材料
产品介绍
产品遵守标准
产品认证情况
产品主要销售客户及区域介绍
人员信息
公司总体职工
人
管理人员
人
技术人员
人
品质管理部
人
财务信息
固定资产净值
万元
营运资金
万元
资产负债率
%
短期负债
万元
银行信用等级
股东信息(包括股东名称及其持股量)
调查时间
年月日
填表人
调查人签字:
附件三:
供应商实地考察评价表
A供应商实地考察评价表——设备及甲类生产制造商适用(格式)
供应商名称
地址
产品/服务项目
联系人
电话
传真
评价项目
评价内容
分值
考察得分
★必备条件
1、具备有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证
/
此5项内容为考察的基本前提,如缺少任何一项,即视为该供应商不合格,考察不再继续进行。
(若该项具备,在“考察得分”对应栏打钩,不具备则在“考察得分”对应栏打叉)
2、按国家有关要求取得了产品制造许可文件(如需有)
/
3、具有保证产品质量和生产能力的主要生产设备
/
4、有保证产品质量的主要检测试验设备,保证能对主要项目进行测试
/
5、有不合格产品的处理规定并能严格执行
/
质量管理体系(20%)
1、质量管理体系获得第三方认证
5
1、能提供有效证书且能提供外审报告。
得4-5分2、证书有效但不能提供外审报告。
得1-3分3、无程序文件、管理标准。
得0分
2、有健全的质量管理体系并有效运行
8
1、能提供有效的三级文件(质量手册、程序文件、管理文件或作业文件)或与之相当的管理文件,并能提供完整的内审资料。
的7-8分2、有效程序文件、管理标准等,但不能提供完整的内审资料。
得1-6分3、无程序文件管理标准。
的0分
3、有独立的质检机构和专职检验人员
5
1、有独立的质检机构,有专职检验人员,检验人员特征(委托书、授权书或资格证书)上岗。
的4-5分2、无独立的质检机构,但有专职或兼职检验人员并持证上岗。
得1-4分。
3、无独立的质检机构也无检验人员。
得0分
4、与产品质量有关的各部门质量职责和权限明确
2
1、实际组织机构、职能划分与文件规定相符,与产品质量有关的各部门,如采购部、技术部、检查科、生产科、车间等有质量职责规定。
得2分2、实际组织机构、职能划分与抽取到的文件规定不相符。
得1分3、均无,得0分
原料/外协件控制(10%)
1、有供方评价、选择控制程序
5
1、由供方评价、选择控制程序、有合格供方清单且按程序执行。
得4-5分2、有供方评价、选择控制程序,未按程序执行或合格供方清单不规范。
得1-3分3、均无,得0分
2、有原料/外协件入场质量控制制度及检验规范、检验记录。
5
1、有采购物资入场质量控制制度,所需检验设备配备齐全、并有真实完整的检验记录,原料/外协件附带资料、证书齐全。
的5分(每缺一项口1分)2、均无,得0分
生产设备及工艺(20%)
1、设备进行定期维护、保养并有相关记录,设备状况完好。
10
1、设备状况良好,有维护保养制度、有大修或维护保养计划和记录。
得8-10分2、设备状况良好,有维护保养制度,但大修或维护保养计划不完善、记录有缺失。
得5-7分3、设备状况一般,相关维护保养管理不到位。
得1-4分设备状况差。
的0分
2、特殊工序(关键工序)设置质量控制点,有作业指导书和相应的检测设备。
10
1、设置质量控制点,且质控点有完整的生产工艺或作业指导书,有相应的检测设备且操作人员、检验人员能按要求执行,记录完整。
得10分2、未设质量控制点,或没有生产工艺或作业指导书,或没有相应的检测人员,或无检查设备,或记录不完整,每一项扣2分。
3、均无,得0分
检验设备及检验试验(15%)
1、有检测设备管理制度,在用计量、检测设备定期检定校准。
5
1、有计量检测设备的管理办法、检测设备清单和设备鉴定计划并按计划进行检定。
得4-5分2、有计量检测设备管理办法,但无检测设备清单、无检定计划或部分按计划进行检定。
得1-3分3、没有计划检测管理办法,无检测设备清单,未对检测设备量具实施定期检定的,得0分
2、有自制件检测制度、检验规范
5
1、有完
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