工作分析案例.docx

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工作分析案例

工作分析案例

案例一：

万家公司的工作分析

一、背景

万家公司是一家大型的家用电器集团公司。

由于近年来公司发展过于迅速，人员也飞速增长，因此许多问题也逐渐暴露出来。

表现比较突出的问题就是岗位职责不清，有的事情没有人管，有的事情大家都在管，但又发生推诿扯皮的现象。

现在公司中使用的岗位职责说明已经是几年前的版本了，可实际情况却已经发生了很大变化，因此根本就无法起到指导工作的作用。

由于没有清晰的岗位职责，因此各个岗位上的用人标准也比较模糊。

这样人员的招聘选拔、提升方法就全凭领导的主观意见了；公司的薪酬激励体系也无法与岗位的价值相对等。

员工在这些方面意见很大，士气也有所下降。

最近，公司进行了一系列重组工作，年轻有为的新的高层团队也开始发挥作用，他们看到公司目前面脑的问题，决定请专业的咨询顾问进行一次系统的人力资源管理诊断和设计工作。

由于工作分析是各项人力资源管理工作的基础，因此专家建议首先从工作分析人手。

二、项目目标

通过工作分析，使万家公司各个职位的职责、权限、主要的工作绩效指标和任职者基本要求等内容得到明确清晰的界定，为各项人力资源管理工作打下基础。

在此过程中，理顺和调整一些不合理的岗位职责设置，并将新增加的岗位信息及时补充进去。

三、工作分析的准备工作

（一）成立工作分析项目实施小组

本次工作分析项目由外部的咨询顾问组成专家组，并且和万家公司有关人员共同组成工作分析实施小组。

万家公司参与到这个实施小组中的人有人力资源部人员和公司主管领导。

项目实施小组中人员的责任与分工（见表6—1）：

表6—1项目实施小组中人员的责任与分工

项目组成员

责任与分工

外部专家顾问

作为项目总体策划和实施的负责人，提供技术方案和指导，并通过可行的实施手段达到项目目标

1．项目实施方案和计划的制定

2．研究工具（调查表、问卷）的设计

3．实施调研、访谈

4．岗位说明书的撰写与修改

5．提供相关的培训

人力资源部

作为项目的协调与联络人，配合专家开展工作

1．帮助外部专家收集整理各种资料

2．分发回收调查问卷

3．安排其他人员配合专家组的工作

4．收集公司员工和管理人员在项目实施中的反馈意见，并把意见反馈给专家组和公司领导

5．协调安排工作所需的场所、材料、设备等

6．安排专家在公司工作期间的食宿、接待

公司领导

把握项目的总体方向和原则，并对工作结果进行验收

1．对专家组的总体方案和计划提出意见

2．对公司员工进行动员

3．对项目进程的检查和监督

4．听取阶段性的汇报

5．验收最终成果

（二）准备相关的资料

（1）组织机构图。

（2）各部门职能说明书。

（3）工作流程图。

（4）职权体系表。

（5）岗位责任制。

（6）参加调查的人员名单。

（三）设计有关研究工具

本次工作分析所使用的方法有（见表6—2）：

表6—2工作分析使用方法

方法适用范围

工作日志所有职位

调查问卷所有职位

访谈所有职位

现场观察法生产岗位

因此，专家组需要事先设计好相关的表格、问卷和访谈提纲。

（四）制定工作分析的实施程序和时间表

本次工作分析主要分为3个阶段进行，即准备阶段、实施阶段和结果整合阶段。

具体时间表如表6—3所示：

表6—3工作分析的实施程序和时间表

星期日

星期一

星期二

星期三

星期四

星期五

星期六

准备阶段开始

5.28▲

5.29

5.30

5.31

查看现有资料、设计调研工具、排定实施日程

6.1

6.2

6.3

6.4

6.5

6.6

6.7

6.8▲

实施阶段开始

召开动员会议、公布计划日程、发放工作日志和度调查问卷并培训填写方法

6．9－6.12，被调查人员记录工作日志，填写调查问卷

专家组进行现场观察

人力资源部派出访谈日程和人员名单

6.9

6.10

6.11

6.12

6.13

6.14

整理工作日志、调查问卷、观察记录

6.15

6.16

6.17

6.18

6.19

6.20

6.21

基层员工访谈

6.22

6.23

6.24

6.25

6.26

6.27

6.28

基层主管访谈

6.29

6.30

7.1

7.2

7.3

7.4

7.5

中层经理访谈

7.6

7.7

7.8

7.9

7.10

7.11

7.12

高层经理访谈

7.13

7.14

7.15

7.16

7.17

7.18

7.19

整理收集来的各种信息，撰写岗位说明书初稿

结果整合阶段开始

7.20▲

7.21

7.21

7.22

7.23

7.24

7.26

7.27

7.28

7.28

7.29

7.30

8.1

8.2

8.3

8.4

8.5

8.6

8.7

8.8

8.9

8.10

8.11

8.12

8.13

8.14岗位说明书初稿形成

8.15

8.16

修改岗位说明书：

高层领导提出意见，各级管理人员和员工对有关内容进行补充

8.17

8.18

8.19

8.20

8.21

8.22

8.23

8.24

8.25

8.26

8.27

8.28岗位说明书初稿形成

8.29

8.30

验收、公布、实施

8.31

9.1

四、工作分析的过程

下面我们将以公司中处于枢纽地位的行政管理部门——集团办公室中的职位为例，来看看如何通过工作分析的各种方法最终形成各个岗位的岗位说明书。

（一）基本信息

1．公司的组织机构图（图6—1）

2．集团办公室的职能说明（见表6—4）

表6－4集团办公室的职能说明

部门名称：

集团办公室

汇报给：

行政副总

下设部门：

行政事务部、公关宣传部、文秘档案部

部门工作目标：

为集团各部门和各分公司的运作与发展提供良好的后勤保障与公共关系支持系统

部门的主要职能：

1．制定集团的行政事务管理制度、公关宣传的有关制度以及文件档案管理有关制度。

2．对办公、车辆、环境卫生、安全保卫等各项行政事务实施管理。

3．制定集团整体形象的宣传与对外公关的策略，并配合企业文化建设开展对内宣传。

4．对集团上传下达的文件和往来公文进行管理。

集团总裁

质量管理部

计划协调部

生产副总

材料采购部

武汉分公司

成都分公司

西安分公司

行政事物部

文秘档案部

人力资源部

财务部

MIS系统部

攻关宣传部

市场部

销售副总

销售管理部

集团办公室

广州分公司

产品一部

产品二部

行政副总

上海分公司

沈阳分公司

产品三部

大客户部

客户服务中心

产品研发中心

生产管理部

安全生产办公室

技术支持部

总裁助理

图6—1公司的组织机构图

3．集团办公室的组织结构图（见图6—2）

公共关系专员

行政助理

行政事务部经理

集团办公室主任

集团办公室主任

主任秘书

公共宣传部经理

企业宣传专员

品牌管理专员

行政事务主管

综合文档管理员

秘书

高级秘书

文秘档案部经理

固定资产管理员

安全保卫主管

图6－2集团办公室的组织结构图

（二）信息收集的过程

1．填写工作日志（见表6—5工作日志填写说明）

表6—5工作日志填写说明

在填写工作日志之前，请仔细阅读下面的说明：

1．填写工作日志的目的是为了清楚地了解您的工作任务和职责，以便改进工作流程，提高工作效率。

关注的焦点是工作本身，绝对不涉及对您工作表现的评价。

2．关于工作日志中时间的填写方法：

开始时间：

一项工作活动开始的时间（以分钟为单位）。

结束时间：

一项工作活动结束的时间（以分钟为单位）。

所耗时间：

从事一项工作活动总共所耗费的时间（以分钟为单位）。

当一项活动是延续一段时间的活动时，可以记下开始时间和结束时间及所耗时间（中间如果插入其他活动，另外记下时间）；当活动持续的时间非常短暂，但是在一段时间内反复出现时，可以不记录每次的开始时间和结束时间，而记下在一段时间内发生的次数和总共所耗的时间。

3．请您在每天的工作开始之前将工作日志放在手边，按工作活动发生的顺序及时填写，切忌在一天工作结束后一并填写。

4．对工作活动内容的描述要尽可能具体化，判断工作内容描述是否具体化的标准就是没有亲自观察过您工作过程的人可以比较清晰地想像出您的工作活动。

5．不要遗漏那些细小的工作活动，以保证信息的完整性。

6．活动的描述中用职位代替人名，不要使看工作日志的人感到费解。

7．若因工作需要外出办事，应在归来后立即补充记录。

8．请您提供真实的信息，以免损害您的利益。

9．请您注意保管，以防遗失。

表6—6就是公关宣传部经理所记录的工作日志：

表6—6公关宣传部经理的工作日志

6月9日星期二

工作活动

开始时间

结束时间

所用时间（分钟）

8：

30

9：

30

60

审阅企业宣传专员交来的最新一期《万家人》稿件，对稿件的内容和排版设计提出意见

9：

30

11：

30

120

与广告公司协商广告有关事宜，品牌管理专员同时参加

11：

30

12：

00

30

继续阅读稿件

13：

00

14：

30

90

到集团公司主任办公室谈话，讨论关于举办大型广场晚会的问题

14：

30

15：

30

60

向公共关系专员传达集团办公室主任对广场晚会的意见，并讨论有关具体实施的问题，让公共关系专员草拟具体的实施计划

15：

30

16：

00

30

与几个媒体的朋友通电话，讨论广告宣传的有关问题

16：

00

17：

30

90

与企业宣传专员讨论对最新一期《万家人》杂志的意见，并进一步讨论对今后该杂志发展的意见

6月10日星期三

工作活动

开始时间

结束时间

所用时间（分钟）

8：

30

9：

00

30

回复几个业务有关的email

9：

00

11：

00

120

面试两个公关宣传专员的应聘者

11:

00

12:

00

60

与人力资源部的员工关系主管讨论《万家人》杂志的有关问题

13：

00

15：

30

150

参加市场部有关暑期促销活动的会议

15:

30

16:

30

60

文化演出公司前来洽谈有关大型广场晚会的事项

16:

30

17:

30

60

审阅《万家灯火》双周刊的大样

6月11日星期四

工作活动

开始时间

结束时间

所用时间（分钟）

8:

30

9:

30

60

广告公司送来最新的广告样片，提出修改意见

9：

30

10：

30

60

在各部门、各分公司的兼职宣传员工作会议上讲话

10：

30

12：

30

90

回复email，处理信件、传真

13：

00

17：

30

270

去参加大型广告传媒博览会

17：

30

21：

00

210

领导全部门员工准备明天迎接上级单位和新闻媒体到公司参观的事宜

6月12日星期五

工作活动

开始时间

结束时间

所用时间（分钟）

8：

30

12：

00

210

接待上级单位和新闻媒体参观

12：

00

13：

30

90

陪同领导午餐

13：

30

14：

30

60

与部门员工一起开会，总结本次接待参观中的经验教训。

并对部门一周的工作进行总结，提出下周的主要工作安排

14：

30

17：

30

180

撰写本周的工作总结和下周工作计划

2．填写调查问卷

表6-7是公关宣传部经理所填写的一份调查问卷

表6—7公关宣传部经理填写的调查问卷

（蓝色字体表示其选择的答案）

工作分析调查问卷

为了进一步深化公司（人事制度的）改革，特开展本项调查工作。

调查只针对岗位，不针对具体人员，请不必顾虑，如实回答，谢谢!

部门

集团办公室

职位

公关宣传部经理

上级主管

集团办公室主任

下属

品牌管理专员、公共关系专员、企业宣传专员

工

作

的

时

间

要

求

正常的工作时间每日自（8：

30）时开始至（17：

30）时结束

每日午休时间为

（1）小时，（50％）情况上可以保证

每周平均加班时间为（5）小时

实际上下班时间是否随业务情况经常变化。

（总是，有时是，偶尔是，否）

所从事的工作是否忙闲不均。

（是、否）

若工作忙闲不均，则最忙时常发生在哪段时间

每周外出时间占正常工作时间的（30％）

外地出差情况每年平均几次（5），每次平均需要（5）天

本地外出情况平均每月（10）次，每次平均（3）小时

工

作

目

标

主要目标：

为公司业务发展创建良好的公共关系环境

使公司的品牌得到推广，扩大知名度

使企业文化渗透到员工之中

工作

概要

用简练的语言描述一下您所从事的工作：

通过各种形式推广宣传企业的形象和品牌，建立广泛的公共关系，并在企业内外宣传企业文化

工

作

职

责

工作活动内容

占全部工作时间

的百分比（％）

权限

全权

部分

协助

举办各种宣传推广活动

30％

▲

负责公司形象广告和产品广告

30％

▲

创办对外宣传刊物《万家灯火》

15％

▲

创办内部刊物《万家人》

10％

▲

公关活动的组织接待

15％

▲

失

误

的

影

响

经济损失

12345

轻较轻一般较重重

公司形象损害

12345

轻较轻一般较重重

经营管理损害

12345

轻较轻一般较重重

若您的工作出现失误，会发生下列哪种情况

说明

（续）

失

误

的

影

响

不影响其他人工作的正常进行

只影响本部门内少数人

影响整个部门

影响其他几个部门

影响整个公司

如出现多种情况，请按影响程度由高到低依次填写在下面括号内

（5）

内

部

接

触

在工作中不与其他人接触（）

只与本部门内几个同事接触（5）

需与其他部门的人员接触（4）

需要与其他部门的部分领导接触（4）

需要同所有部门的领导接触

（2）

将频繁程度等级填入左边括号中

偶尔经常非常频繁

12345

外

部

接

触

不与本公司以外的人员接触（）

与其他公司的人员接触（4）

与其他公司的人员和政府机构接触（4）

与其他公司、政府机构、外商接触（4）

将频繁程度等级填人左边括号中

偶尔经常非常频繁

12345

监

督

直接和间接监督的人员数量（5）

直接监督人员的层次：

一般职工、基层领导、高层领导

只对自己负责（）

对职工的监督指导的责任（）

对职工有分配工作、监督指导的责任（）

对职工有分配工作、监督指导和考核的责任（x）

工

作

的

基

本

特

征

对自己的工作结果不负责任（）

仅对自己的工作结果负责（）

对整个部门负责（x）

对自己的部门和相关部门负责（）

对整个公司负责（）

在工作中时常做些小的决定，一般不影响其他人（）

在工作中时常做一些决定，对有关人员有些影响（）

在工作中时常做一些决定，对整个部门有影响，但一般不影响其他部门（x）

在工作中时常做一些大的决定，对自己部门和相关部门有影响（）

在工作中要做重大决定，对整个公司有重大影响（）

有关工作的程序和方法均由上级详细规定，遇到问题时可随时请

示上级解决，工作结果需报上级审核（）

（续）

工

作

的

基

本

特

征

分配工作时上级仅指示要点，工作中上级并不时常指导，但遇困难时仍可直接或间接请示上级，工作结果仅受上级要点审核（x）

分配任务时上级只说明要达成的任务或目标，工作方法和程序均由自己决定，工作结果仅受上级原则审核（）

完成本职工作的方法和步骤完全相同（）

完成本职工作的方法和步骤大部分相同（x）

完成本职工作的方法和步骤有一半相同（）

完成本职工作的方法和步骤大部分不同（）

完成本职工作的方法和步骤完全不同（）

在工作中您所接触的信息经常为：

说明

原始的，未经加工处理的信息

经过初步加工的信息

经过高度综合的信息

如出现多种情况，请按

“经常”的程度由高到低

依次填写在下面括号中

（2）

在您做决定时常根据以下哪种资料：

说明

事实资料

事实资料和背景资料

事实资料、背景资料和模糊的相关资料

事实资料、背景资料、模糊的相关资料和难以确定是否相关的资料

如出现多种情况，请按

“依据”的程度由高到低

依次填写在下面括号中

（2）

在工作中，您需要做计划的程度：

说明

在工作中无需做计划

在工作中需要做一些小的计划

在工作中需要做部门计划

在工作中需要做公司整体计划

如出现多种情况，请按

“做计划”的程度由高到

低依次填写在下面括号中

（3）

工

作

压

力

在每天工作中是否经常要迅速做出决定?

没有很少偶尔许多非常频繁

您手头的工作是否经常被打断?

没有很少偶尔许多非常频繁

您的工作是否经常需要注意细节?

没有很少偶尔许多非常频繁

您所处理的各项业务彼此是否相关?

完全不相关大部分不相关一半相关大部分相关完全相关

（续）

工

作

压

力

您在工作中是否要求高度的精力集中，如果是，约占工作总时间

的比重是多少?

20％40％60％80％100％

在您的工作中是否需要运用不同方面的专业知识和技能?

没有很少有一些很多非常多

在工作中是否存在一些令人不愉快、不舒服的感觉?

（非人为的）

没有有一点能明显感到多非常多

在工作中是否需要灵活处理问题?

不需要很少有时较多非常多

您的工作是否需要创造性?

不需要很少有时较需要很需要

任

职

资

格

要

求

学历要求：

初中、高中、职专、大专、大本、硕士、博士

为顺利履行工作职责，应进行哪些方面的培训，需要多少时间

培训科目或培训内容

最低培训时间

广告学

1个月

公共关系学

1个月

市场营销

1个月

大型活动策划

1个月

一个刚刚开始您所从事的工作的人，要多长时间才能基本胜任工作?

1年

为了顺利履行您所从事的工作，需具备哪些方面的其他工作经历，约多少年?

公共关系、广告、宣传等方面的工作经历，3年

其他能力要求

等级l2345

低较低一般较高高

领导能力（4）

激励能力（4）

授权能力（4）

创新能力（4）

计划能力（4）

资源分配能力（4）

时间管理（4）

人际关系（5）

协调能力（5）

谈判说服能力（4）

冲突管理能力（3）

公关能力（5）

公文写作能力（3）

信息管理能力（4）

分析能力（3）

判断、决策能力（4）

工

作

环

境

劳动强度与劳动条件

程度

劳动强度

12345

一点不消耗消耗程度大

劳动条件

12345

非常恶劣非常舒适

除了填写上面那份调查问卷之外，表6—8所示的标准化问卷将有助于了解职位功能，而且这份问卷的结果还会为工作评估提供重要信息。

以下就是公关宣传部经理填写的问卷。

表6-4标准化问卷

专业和管理职位问卷

（红色为答案）

本问卷目的在于对您所担任的职务进行了解与分析。

问卷的结果不会对您和您的单位有任何影响。

请您根据所担任的职务，为下面的题选出一个适合的答案（请将答案填写在答卷纸上）。

注意请不要在本问卷上涂画。

谢谢您的合作。

一、职务功能

（一）计划与安排

某些职务涉及给某个单位、公司、机构或企业的工作制定计划与安排，具体内容包括替自己或他人的活动做计划，排日程，制定预算和进行组织等。

1．工作安排

包括做出工作安排和计划，给他人分配工作，以及确定目标和完工时间等共占该职位全部活动的比例有多大?

A．没有B．10％左右C．30％左右D．犯％左右E．70％左右F．90％左右

2．工作安排的复杂程度

A．没有

B．极简单，例如给自己的工作安排做出计划

C．较简单，例如安排自己办公室内的服务员、办公人员的工作

D．中等，例如安排一个大车间的生产任务

E．较复杂，例如协助一个大企业的财务或生产问题

F．极复杂，例如为一个大公司或政府部门安排所有的人事问题

3．预算

预先估计支出和分析资金，占该职位全部活动的比例有多大。

A．没有B．10％左右C．30％左右D．50％左右E．70％左右F．90％左右

4。

预算的复杂程度

A．没有

B．极简单，例如估计每周办公用品的花费

C．较简单，例如给一个小卖部或一个小企业等机构做预算

D．中等，例如替一个中型企业做财务预算

E．较复杂，例如为建造一座办公大楼做预算

F．极复杂，例如为一个城市或一个大公司做财政预算

5．制订实施方案

为某些项目的连续运作所做的实施方案占该职位全部活动的比例有多大。

A．没有B．10％左右C．30％左右D。

扔％左右E．70％左右F．90％左右

6．制订实施方案的复杂程度

A．没有

B．极简单，例如人事主管为招聘员工所准备的程序

C．较简单，例如对一个小商店的连续运作排出程序

D．中等，例如对一个大型展览会的布置排出程序

E．较复杂，例如对一个大机场的空中交通管制排出程序

F．极复杂，例如安排各种投入包括原料的运输和制作到自动装配线

7．未来发展计划

对日程、活动、单位和机构的未来发展做出计划占该职位全部活动的比例有多大。

A．没有B．10％左右C．30％左右D．50％左右E．70％左右F．90％左右

8．未来发展计划的复杂程度

A．没有

B．极简单，例如做出小建筑物和办公室的保卫工作计划

c．较简单，例如建立一个新的服务机构的计划

D．中等，例如做一个全国范围内的消防计划

E．较复杂，例如建筑一个新的炼油厂的计划

F．极复杂，例如做一个大城市的交通系统的构建计划

（二）信息加工和观念加工

某些职务涉及不同种类的信息加工和整理，这些活动包括计数、编辑、计算、归类、划分范围、编码、解释、增添字句、分析、综合等。

所有这些过程都在一定工