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公文写作实用教程

公文写作实用教程

公文定义：

公文就是各机关在公务活动中形成的具有特定效力和体式的文书，是进行公务活动的重要工具。

公文种类：

（一）通用公文：

用于各类机关的公文。

一、按规范程度分：

1、法定公文：

指我国内地现行公文处理法规或规章所确定的公文。

规范程度高。

2、非法定公文：

指法定公文之外的其他通用公文。

规范程度低，具有灵活性。

二、按行文方向分：

1、上行文：

指下级机关报给它的上级机关的公文。

2、下行文：

指上级机关发给它的下级机关的公文。

3、平行文：

指平行机关之间或不隶属机关之间往来的公文。

三、按收发程度分：

1、收文：

指一个机关收到的公文。

2、发文：

指一个机关发出的公文。

四、按涉密与否分：

1、涉密公文：

涉及党和国家秘密的公文。

绝密公文、机密公文、秘密公文。

2、普通公文：

指未涉及国家或党的秘密。

五、按办理时限：

特急件、急件、平件

六、按性质作用分：

指挥性公文、法规性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文

（二）专用公文：

专门用于某类机关的公文，经济公文、法律公文、科技公文、文教公文、外交公文。

公文特点

一、具有法定作者：

依法成立并能以自己的名义行使权力和承担义务的组织。

（法定作者是组织，不是个人）

二、具有法定权威。

三、具有特定时效。

四、具有特定格式。

五、具有特定办理程序。

公文的作用：

一、领导指导作用。

二、知照联系作用。

三、宣传教育作用。

四、记载凭证作用。

公文的写作：

一、公文主题。

含义：

公文所要表达的主要观点和主张。

决定公文的价值，是公文的核心、灵魂和统帅。

二、公文主题的特色：

现实性、直白性、单一性。

三、提炼公文主题的技能

1、了解和掌握各种文体用途和行文目的。

2、了解和掌握党和国家的方针、政策、法律、法规。

3、了解和掌握本机关的实际

4、了解和掌握本机关领导的意图。

法定公文的种类：

党的机关公文种类有：

决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要，共14种。

行政机关的公文种类为：

命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要，共13种。

党机关单独使用公文种类：

决议、指示、公报、条例、规定，共5种。

行政机关单独使用公文种类：

命令（令）、公告、通告、议案，共4种。

上行文：

报告、请示、意见、函（4种）

下行文：

决定、通知、通报、批复、意见、函、会议纪要、决议、指示、公报、条例、规定、命令（令）、公告、通告，共15种。

平行文：

通知、意见、函、会议纪要、公告、通告、议案，共7种。

法定公文的格式：

党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。

1、版头：

由发文机关全称或简称加文件二字或加括号标明文种组成，用套红大字居中印在公文首页上部。

联合行文可用主办机关名称，也可以并用联署机关名称。

2、发文字号：

由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，标注于版头下方居中或者左下方。

3、签发人：

上报公文应在发文字号右侧标注“签发人”。

4、密级：

公文的秘密等级，标注份号下方。

5、紧急程度：

对公文送达和办理的时间要求。

标注于份号（或密级）下方。

6、份号：

公文印制份数的顺序号，标注于公文首页左上角。

秘密公文应当标明份号。

7、标题：

由发文机关名称、公文主题和文种组成，个别的由会议名称和文种组成或有公文内容和文种组成，位于发文字号下方。

8、主送机关：

主要受理机关，位于正文上方，顶格排印。

9、正文：

公文的主体，位于标题或者主送机关的下方。

10、附件：

置于主件之后，在正文之后，发文机关之前注明附件名称。

11、发文机关署名：

位于正文右下方。

12、成文日期：

一般署会议通过或领导人签发的日期，位于发文机关署名的右下方。

13、印章：

加盖发文机关印章，普发性公文除外。

14、印发传达范围：

根据公文内容和工作需要所限定的公文发送的范围和阅读对象。

加括号标注于成文日期左下方。

15、主题词：

位于抄送机关上方。

16、抄送机关：

除主送机关外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。

行政公文格式：

（主要考察其构成、含义、规则，相关规则参考课本P26--34）

A、眉首

1、发文机关标志：

显示公文法定作者的部分。

2、发文字号：

发文字号是发出公文的一般编号，可简称文号。

标注文号的目的是便于公文的收发、引用、查询和管理。

3、签发人：

签发人是签发公文的行政机关负责人。

4、秘密等级和保密期限：

根据公文涉及国家的情况而划分的等级，可简称密级。

密级分“绝密”、“机密”和秘密三级。

保密期限是对涉密公文进行保密的时间要求。

5、份数序号：

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。

目的是为了加强对涉密公文的管理，防止失密。

6、紧急程度：

是对公文办理时限的要求。

B、主体

1、标题：

即公文的题目

2、主送机关：

公文的主要受理机关。

3、正文：

记述公文内容的部分。

4、附件：

即附在公文正文后面的公文。

对正文起佐证或补充作用。

5、附件说明：

昭示公文附件名称的部分。

6、发文机关署名：

发文机关署名是表明公文权属的行为。

7、成文日期：

成文日期是公文生效的日期。

成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发的日期为准。

8、印章：

印章是公文生效的标志。

9、附注：

是公文中需要说明的其他事项。

C、版记

1、主题词：

揭示公文主题的词语。

2、抄送机关：

除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，

3、印发机关和印发日期：

印发机关是发文机关的办公部门或秘书部门，印发日期是公文交付印刷的日期。

4、印发份数：

公文印发的总数。

格式：

份数序号秘密等级★保密期限

紧急程度

发文机关标志

发文字号

标题

主送机关

正文

附件说明

成文日期

印章

（附注）

主题词____________________________________________________

抄送机关___________________________________________________

印发机关_________________________________________印发日期

决定：

党机关的决定：

纲领性决定，即用于对重要事项作出决策和安排。

行政机关的决定，按用途分：

1、纲领性决定：

用于对重要事项或者重大行动作出安排。

2、奖惩决定：

用于奖惩有关单位及人员，包括表彰决定、处分决定

3、变更决定或撤销决定：

用于变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

4、法规性决定：

用于以修正案的方式修改行政法律、法规和规章。

纲领性决定格式：

XXX关于XXX的决定

（XXXX年X月X日XX会议通过）

（前言）___________________________________________________________________为了XXXXXXXX,XXXX特作如下决定：

（决定事项）_____________________________________________________________

（结语）___________________________________________________________________

说明：

1、纲领性决定内容丰富，幅篇较长，党政适用。

2、前言部分要写明作出决定的原因或目的。

3、结语部分要写明要求或号召，可省略。

处分决定的格式：

XXX关于给予XXX（姓名）XXX处分的决定

（受处分人的简历）____________________________________________________

（主要错误事实）_______________________________________________________

（错误根源。

错误性质。

错误态度）____________________________________-

（处分内容）____________________________________________________________

二XXX年X月X日

说明：

1、处分决定，行政机关用，党的机关不用。

2、人的简历部分，要写明姓名、性别、出生年月日、民族、籍贯、家庭出身、本人成分、入党和参加工作时间、历任和现任职务、历史上受过何种奖励和处分。

课堂作业：

请根据下面的材料，拟写一份决定。

某工厂一青年男职工，旷工达七个月零九天；因酒后打架斗殴五次，并无故打伤一名劝架的退休干部，三次被公安局派出所拘留。

厂里为了严肃厂规，教育该厂青年职工和群众，按厂规“无故旷工两个月，给予除名处分”的规定，决定将这个职工除名。

通知：

通知用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。

通知种类，按用途分：

1、转发（批转、印发）通知。

包括：

（1）转发通知：

用于转发上级机关和不相隶属机关的公文。

上级机关、不相隶属机关的通知、领导讲话等，经常用通知转发。

（2）批转通知：

用于批转下级机关的公文。

下级机关的意见，经常用通知批转。

（3）印发通知：

用于印发本机关的公文。

2、传达上级机关的指示或传达要求下级机关办理和需要有关单位执行的事项。

包括：

指示性通知、通告性通知、规定性通知。

3、知照通知：

用于发布要求有关机关单位周知的事项或传达需要有关单位周知的事项。

包括：

会议通知、活动通知、事务通知。

4、任免通知：

用于任免干部或任免人员。

包括：

任职通知、免职通知、任免通知。

知照通知的格式：

XXX关于XXX的通知

XXX：

为了XXXXXX,XXX决定XXXXXXXXXX。

现将有关事宜通知如下：

（通知事项）_______________________________________________

XXX

XXXX年X月X日

说明：

1、召开会议、举办活动、庆祝节日、成立调整或撤销机构、启用或废止印章、要求报送材料等，用知照通知。

2、通知事项部分：

会议通知要写明会议时间、会议地点、会议内容（议题）、参加人员、有关要求（其他事项）等，活动通知要写明活动时间、活动地点、活动主题、活动规则、奖励办法、有关要求则要写明为了什么目的成立调整或撤销了什么机构、启用或废止了什么印章、需要报送什么材料等。

通报：

通报：

适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

通报的种类：

按用途分：

表彰通报：

用于表彰先进。

批评通报：

用于批评错误。

情况通报：

用于传达重要精神，交流重要情况。

通报格式：

XXX关于XXX的通报

XXX：

（先进事迹及评价、错误事实及定性或通报缘由）________________________________

（表彰决定、处分决定或情况分析）__________________________________________

（通报要求）_____________________________________________________________

XXX

XXXX年X月X日

说明：

情况通报：

标题可写成《XXX关于XXX情况的通报》。

通报缘由和情况分析之间要用“现将有关情况通报如下”等习惯用语承上启下。

“通报缘由”部分有时要写明事件发生的时间、地点、简要经过、结果等：

“情况分析”部分，要写明事件的原因、处理意见、整改措施等。

2、“通报要求“部分，表彰通报要写明希望号召，批评通报要写明应当汲取教训，情况通报要求针对性地提出要求或省略。

意见：

意见适用于对重要问题提出见解和处理方法。

意见种类：

7、指示性意见：

意见具有一定的柔性、灵活性，下级机关可以结合本机关实际变通处理。

（下行文）

8、建议性意见：

建议性意见包括呈报型意见和呈转型意见。

上级机关应当对下级机关报送的意见作出处理或给予答复，上级机关对下级机关报送的呈转型意见，要用通知进行批转。

9、参考性意见。

作为平行文，提出的意见供对方参考。

意见的格式：

XXX关于XXX的意见

XXX：

（提出意见缘由）_________________________________________________________

___________________________________________________现提出如下意见：

（见解和处理方法）______________________________________________________

________________________________________________________________________

（结语）_____________________________________________________________

XXX

XXXX年X月X日

报告：

报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。

上行文，

报告的种类：

按性质分：

综合报告和专题报告

按用途分：

1、工作报告：

用于向上级汇报工作。

2、情况报告：

用于向上级机关反映情况。

3、答复报告：

用于答复上级机关的询问。

党机关还有一种报告叫建议报告：

呈报型报告和呈转型报告。

报告格式：

XXX关于XXX的报告

XXX：

（报告缘由）__________________________________________________

_________________________________________________________________

（报告事项）____________________________________________________

________________________________________________________________

特此报告。

XXX

XXXX年X月X日

说明：

报告事项要写明取得的主要成绩（成效、效果、经验）、存在的主要缺点、今后的工作任务。

情况报告要写明：

八个为什么：

什么时间、什么地点、什么人、什么事、什么原因、什么结果、什么问题、什么意见。

答复报告要问什么答什么，不能答非所问，习惯用语：

以上报告如有不妥，请指示或以上报告，请审阅。

请示：

上行文

请示适用于向上级机关请求指示、批准。

请示和报告的五个区别：

1、行文目的不同。

报告向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问，请示用于向上级机关请求指示和批准。

2、行文时间不同：

报告可在事前、事中或事后行文，请示必须在事前。

3、内容含量不同：

报告有综合性的，请示必须一文一事。

4、处理方法不同：

报告不需复文，请示必须复文，

5、习惯用语不同：

请示的种类：

按用途分：

1、政策性请示：

用于向上级机关请求请示。

涉及政策法规界限方面的疑难问题，遇有新情况、新问题无章可循，平行文之间意见分歧，难以统一等情况下采用政策请示。

2、事务性请示：

用于向上级机关请求批准。

如所办之事缺乏人力财力物力。

对要解决的问题负有责任但又不在自身权限范围之内。

提出某一事项的解决方案，报请批准。

请示的格式：

XXX关于XXX的请示

XXX：

（请示理由）__________________________________________________________________

_____________________________________________________________

（请示事项）__________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

妥否，请批复（示）。

XXX

XXXX年X月X日

说明：

1、一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

不得越级请示。

2、习惯用语：

“当否，请批复”、上述请示妥否，请批复。

3、应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

批复：

批复适用于答复下级机关的请示事项。

批复种类：

按用途分

1、指示性批复：

对应的是请求指示的请示。

2、批准性批复：

对应的是请求批准的请示。

批复格式：

XXX关于XXX的批复

XXX：

你X（省、市、县、局）XXXX年X月X日《关于XXX的请示》（X〔XXX〕X号）收悉。

现批复如下：

（批复意见，批复要求）____________________________________________________

______________________________________________________________________

此复。

XXX

XXXX年X月X日

说明：

1、《办法》规定：

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

规范格式为：

你X（省、市、县、局）《关于XXX的请示》（X〔XXXX〕X号）收悉。

函：

函适用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。

党的机关的函比行政机关的用途更广。

函具有与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。

函与请示的区别：

1、行文对象不同。

其根本区别;请示的行文对象是上级机关，有隶属关系，函的行文对象是有关主管部门。

2、行文语气不同。

请示因行文对象是上级机关，故要用尊重恳切的语气，函因行文对象是相关主管部门（不相隶属）故用谦逊、委婉的语气（不卑不亢、彬彬有礼）

3、结尾用于不同。

请示：

妥否，请批复。

函：

敬请函复。

函的种类：

按行文分：

去函和复函

1、去函：

主动发出的函。

2、复函：

与去函对应。

有时复函也用来答复请示。

按用途分：

商洽函、询问函、请求批准函（答复审批函）

1、商洽函：

用于机关之间或不相隶属机关之间商洽工作。

2、询问函：

用于机关之间或不相隶属机关之间询问和答复问题。

3、请求批准函：

用于不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项。

函的格式：

XXX关于XXX的函

XXX：

（去函缘由）________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

（函请事项）_________________________________________________________________

______________________________________________________________________

（希望要求）_________________________________________________________________

______________________________________________________________________

敬请函复。

XXX

XXXX年X月X日

说明：

10、行政机关的函，发文机关标志通常使用信函格式，即只标志发文机关全称或规范化简称，不加文件二字，下印一条上粗下细的红色武文线，函是一种文种，信函格式是一种公文格式。

11、去函结尾习惯用语：

盼复、特此致函，敬请函复、专此函答，希见复为荷。

12、一般不用“此致敬礼”、“祝工作顺利”做结语（非法定公文之便函不受此限。

复函的格式：

XXX：

你X（省、市、县、局）XXXX年X月X日《关于XXX的函》（〔XXXX〕X号）收悉。

关于XXXXXXX问题，答复如下：

（答复事项）__________________________________________________________

__________________________________________________________________________

特此函复。

XXX

XXXX年X月X日

说明：

1、上行函，要表现出诚恳，下行函要表现出谦逊，平行函，要表现出礼貌。

2、函有四忌：

忌说套话、假话、空话、打官腔。

SHU

会议纪要：

会议纪要：

用于记载会议精神和议定事项。

会议情况指会议的目的、根据、时间、地点、主持人、出席人、议题等。

议定事项指会议围绕某个议题所做出的决议或决定，它与会议情况是并列关系。

会议精神指会议的主要内容及其主题。

会议纪要的种类：

1、决策性会议纪要（法定公文）：

用于各级常务会议、办公会议、专题会议、党政联席会议。

2、非决策会议纪要（非法定公文）：

用于年会、学术会议、座谈会议。

会议纪要的格式：

（一）

XXX会议纪要

〔XXXX〕X号

XXXXX（编发机关）XXXX年X月X日

X月X日，XX（职务）XXX（姓名）主持召开了XXX会议。

现将会议精神和议定事项纪要如下：

（会议精神和会议事项）_____________________________________________________

________________________________________________________________________

出席：

XXX,XXX,XXX,XXX,

缺席:

XXX

列席：

XXX,XXXX,XXX,XXX

_______________________________________________________________________________

分送：

XXX、XXX、XXX

说明：

该格式用于各级常务会议、办公会议、专题会议、党政联席会议等，属于法定公文。

格式

（二）

（会议情况）_______________________________________________________

______________________________________________________________

（会议精神和会议事项）________________________________________________

_______________________________________________________________________

（结语）_______________________________________________________________

____________________________________________________________________

XXX

XXXX年X月X日