公文写作指导.docx
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公文写作指导.docx
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公文写作指导
公文写作
公文的拟写步骤
一、明确发文主旨
任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。
因此,在动笔之前,首先要弄清楚发文的主旨,即发文的主题与目的,包括以下几项内容:
1、文件的中心内容是什么?
比如相关工作的改善,主要提出目前情况怎样?
存在哪些问题,解决方式、需协助事项;再如请求事项,拟请上级机关答复或解决问题等。
2、根据文件内容,准备采用什么文种?
比如,汇报工作情况,是写专题报告还是写情况简报;针对下级来文所反映的问题,是写一个指示或复函,还是一个带规定性质的通知等。
3、明确文件发送范围和阅读对象。
比如,向上级汇报工作,还是向有关单位推广、介绍经验;是给领导、有关部门人员阅读,还是向全体人员进行传达。
4、明确发文的具体要求。
例如,是要求对方了解,还是要求对方答复,是供收文机关贯彻执行,还是参照执行、研究参考、征求意见等。
总之,发文必须明确采取什么方式,主要阐述哪些问题,具体要达到什么目的,只有对这些问题做到心中有数,才能够落笔起草。
二、收集有关资料,进行调查研究
发文的目的和主题明确之后,就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究当然,这也要根据具体的情况,并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。
例如,拟写一份简短的通知、公告,一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作,在明确发文主旨之后,稍加考虑就可以提笔写作了。
但对于问题较为复杂,还要进行具体的分析和归纳;如拟订篇幅较长的文件,拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等,往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。
怎样为拟写公文搜集材料和进行调查研究呢?
一是收集和阅读有关的文字材料;二是到实际当中搜集活材料。
例如,要草拟本部门的年度工作计划,首先需要查阅去年的工作计划及工作总结,以及参考有关先进企业的同类工作计划等,还要研究本部门今年所面临的形势,今年的中心任务上级要求等。
总之,收集材料及调查研究,是一个酝酿的过程,是为了掌握全面的、大量的素材了解问题的各个方面,然后经过分析思考产生一个认识的飞跃。
三、拟出提纲,安排结构
在收集材料的基础上,草拟出一个写作提纲。
提纲是所要拟写的文件的内容要点,把它的主要框架勾画出来,以便正式动笔之前,对全篇做到通盘安排、胸有成竹,使写作进展顺利,尽量避免半途返工。
提纲的详略,可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。
篇幅不长的文件,可以大致安排一下文件的结构,先写什么问题,依次再写什么问题,主要分几层意思等。
篇幅较长、比较重要的文件,往往需要拟出比较详细的提纲,包括文件共分几个部分,每一个部分又分作几个问题,各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。
提纲的文字不需要很多,也不需要在文字上推敲。
当然,需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。
拟写提纲是一个很重要的构思过程,文件的基本观点,可以召集相关人员进行集体讨论研究和修改,使提纲日益完善。
由两人以上分工合写的文件,更需要共同研究写作提纲,以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。
四、落笔起草、拟写正文
结构安排好后,要按照要求所列顺序,开宗明义、紧扣主题、拟写正文。
写作中注意两点:
1、要观点鲜明,用材得当。
也就是说要用观点来统帅材料,使材料来为观点服务。
运用材料要能说明问题,做到材料与观点统一。
在写作当中,要注意明确观点,用语不能含糊不清,模棱两可、词不达意,似是而非。
如果观点不明,令人不知所云。
有些文件,只讲观点没有实际材料,就会使人感到抽象空洞、缺乏依据,不易信服。
而只罗列材料没有鲜明的观点,则会使人弄不清要说明什么问题,不了解发文的意图,特别是情况汇报、工作汇报介绍。
2、要语句简练,交代清楚。
拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺,又要注意交代的问题清楚明了。
五、反复检查,认真修改
初稿写出后,要认真进行修改。
写文章,需要下功夫。
自古以来,好文章都要经过反复修改的,写文件也同样,尤其是重要的文件,往往要经过几稿才能通过。
1、关于主题的修改。
看主题是否明确,主题论述是否集中,主题挖掘是否深刻。
2、关于观点的修改。
修改公文要考虑到观点是否正确,表达有无问题。
3、关于材料的修改。
材料是文件的基础,有了正确的观点,还要通过适当的材料表现出来。
4、关于结构的修改。
修改文件的结构,包括文件总体结构的修正,使全文更加严谨。
5、关于语言的精练。
主要是修改不通顺的语句,不规范的字及标点符号。
修改工作要做到认真仔细,必须有足够的耐心和精益求精的精神。
公文写作注意事项》》》》
草拟公文,从构思到脱稿都要一丝不苟。
动笔前应当做到:
1.了解领导意图,弄清本文件的性质、行文目的、任务和范围;
2.认真阅读有关文件,明确政策界限;
3.熟悉业务,必要时进行调查研究,了解实际情况,掌握工作规律。
文件起草时,应当注意以下事项:
1.要符合党和国家的方针、政策、法律、法令和上级机关的有关规定。
2.简明扼要。
请示应当一文一事。
3.谦虚谨慎,勤勉及时。
4.贵在得“体”。
合乎体式,合乎身份。
5.人名、地名、数字、引文要正确。
时间一般要写具体的年月日。
使用数字时,除公文编号、统计表、计划表、序号、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外,一般用汉字书写。
公务文书的写法》》》》
公文拟稿一般包括:
标题、发文编号、主送机关、正文、机关印章、发文日期、附件、抄送单位、机密等级、缓急程度等。
部分简单的公文可省略其中一些内容。
其中标题和正文是写作的重点。
1.标题:
公文标题是对文件内容的精确概括,要准确、简要,一般由发文单位、事由和文件三部分组成。
它表明了文件的来源、主要内容及其性质使用。
有版头的文件或法规性文件,计划和总结,通知和通报,可省略发文单位,有时或只标以文件种类,如《通知》。
2.发文字号:
包括机关代号、年号、顺序号。
编写发文字号的作用是有利于统计发文数量,便于公文管理,有利备案查找,在引用时,可以作为公文的代号使用。
例如“审办发(1989)6号”,代表审计署(局)办公厅1989年第6号文件,“审办发”是审计署(局)办公厅的代字,(1989)是年号,“6”号是发文顺序号。
几个机关联合发文,只标明主办机关发文字号。
编号的位置,凡有文件版头的,放在文头名称的下面;凡无文件版头的,放在标题的右侧方。
3.主送机关:
主送机关是行文的主要对象,即要求主办或答复这份文件的对方单位。
准确地确定主送机关是公文发出后能否及时得到处理的关键。
对下级发出的指示、通知、通报等称为普发公文,可以主送几个以上机关,凡其下属机关都是主送机关;向上级报告、请示的公文,一般只写一个主送机关,不能多头主送,如需报送另一个上级机关时,可以用抄报的形式,以免责任不明,处理延误。
布告、通告、公告等公布性公文,不写主送机关,可在发表或发送时,另附一个通知或公函给主送机关。
主送机关一般写在正文之前、标题之下,顶格写。
4.正文:
正文是公文的主体,请示问题时,要求一文一事,不要一文数事。
正文的作用是:
直接体现党和国家的方针政策,反映文件作者的意图。
发文的目的能否实现,主要在正文的书写。
因此,正文的写作应该观点鲜明,内容清楚、简洁、通畅,标点符号准确。
正文一般在主送机关之后另起一行空两格书写。
正文一般分为开头、中段、结尾三个部分,不同文种的正文结构还有些细微的差别。
开头要开篇明意,简要说明发文的根据和理由、发文的目的或结论。
如是复文,要引述来文的日期和标题。
中段是公文主体,要根据办文的目的、国家的有关政策,将情况、问题、要求阐述清楚。
内容较多的,可依次表述,或分段写,或用序数表明项目,以资醒目。
结尾应简洁明晰,向对方提出要求,请求解决某项问题。
结尾用语要按照行文关系,写得妥贴得体:
上行文,可用“以上报告妥否,请批示”、“以上报告如无不妥,请批转”;平行文,可用“专此函复”、“特此通知”;下行文则常用“希遵照执行”、“此复”、“此令”等语。
5.发文机关:
发文机关又称落款,应写在正文的下面偏右,与正文保留适当的空格,以便盖章。
发文机关应写明全称,以示严肃负责。
以机关领导人名义行文时,应冠以职务、身份。
盖章是表示发文机关对公文生效负责的凭证,应按GB9704-88“国家标准”规范执行,端正、清晰地盖在成文日期上,做到上不压正文,下压成文日期年月日4~7个字,俗称“齐年盖月”。
领导机关大批印发的公文,因使用了规定格式的文件版头,并由机关交通递送,所以不盖印章也同样生效。
6.发文日期:
发文日期是以文生效的起始时间,年月日须完整,年份不得略写,如1991年不得写成91年。
发文日期一般以机关领导人签发日期为准;会议通过文件以会议通过日期为准;一般性例行公文如通知、函等以实际发出日期为准;法规性以公文的批准日期为准,或公文最后专门规定生效、执行日期,如“本条例自发布之日起施行”。
发文日期写在公文末尾、发文机关下面,并稍向右错开。
7.抄报、抄送:
抄报、抄送单位是指协助承办或需要了解公文内容的有关单位。
上行文列为抄报,平行、下行文列为抄送。
为了提高工作效率,节省人力、物力,必须避免滥抄滥报,但也要防止漏抄漏报,以免工作脱节,影响协调。
抄报、抄送单位名称列于公文末页下端。
为了整齐美观,文尾的报、送单位,印刷单位,印发时间,一般均用两条线段隔开,文件份数印在最后。
8.文件版头:
正式公文一般都有统一规格,标明发文机关的专用版头。
版头以套红大字印上“××××(机关名称)文件”,下加一条红线,中缀红五星。
公布性文件,如公告等通常不用版头。
9.公文附件:
附属公文正文的材料叫公文附件。
它是公文的补充说明或参考材料,是公文的重要组成部分,但并非每份公文都有附件。
公文附件应在正文之后,发文机关之前注明附件名称全称和件数,不可略写成“附件如文”或“附件×件”。
10.机密等级:
公文内容涉及国家机密时,应根据机密程度,分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。
划分机密等级力求准确,宽了,造成失密,严了,妨碍工作开展。
密级的位置,通常放在公文标题左上方醒目位置。
密级不同,公文递送方式也不同。
机密公文还要按份数编号,如“编号000××”或“No.000××”,印在文件版头左上方,以便查对,清退。
11.缓急程度:
缓急程度是公文送达和办理时限的要求,有“急件”、“紧急”、“特急”三种。
标明缓急程度是为了引起特别注意,保证公文时效和紧急工作的及时处理。
缓急程度的书写位置没统一要求,为了醒目,常写在标题或编号的左侧或放在版头的右上角。
有时缓急程度不单独标出,而是放在标题中的公文种类前面,如“国务院关于控制各单位上年结余存款的紧急通知”。
12.阅读范围:
上级机关对下级发文,根据工作需要和机密程度,有些公文还要注明发送和阅读范围。
阅读范围通常写在发文日期之下,抄报、抄送单位之上偏左的位置,并加括号,如“(此件发至县、团级)”。
行政性、事务性的非机密公文,向上级机关的报请性公文都不必规定阅读范围。
公文如何标列主题词
主题词又称关键词,是文件中表达主旨、代表内容特征并可供制作索引、检索文件主题依据的词或词组。
一篇公文标注的主题词一般为3~5个词或词组,也可略少略多,不要求表达一个完整的意思,不考虑语法结构、词语搭配,仅仅是简单的组合,其间不用标点符号。
自国发(1986)1号文件,即《国务院关于发布〈中华人民共和国银行管理暂行条例〉的通知》,在我国公文史上首开标注主题词的范例以来,各地党政机关文件依例而行。
总观我国公文,这一作法已呈方兴未艾之势。
选定的主题词,必须是公文领域中经常出现的、在检索工作中有一定使用频率的最基本的单词和词组。
主题词的词义必须明确清晰,具有单义性,排除义有两歧的概念,以准确鲜明地突显文件的中心思想。
《辽宁省国家行政机关公文处理实施细则》规定:
“主题词列在文件尾部分横线之上,由左向右横排,词目之间要有适当空白间隔。
”具体说来,主题词位于文尾部分第一条间隔线之上,其字号与正文同,“主题词”三字使用粗体,以示醒目。
在顶格排印的“主题词”之后,将词或词组依次排开,间隔处空出一个字的位置。
公文的组成要素
公文一般由秘密等级(绝密、机密、秘密)和保密期限、紧急程度(特急、急件)、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
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