企业档案分类方案示范本.docx

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企业档案分类方案示范本

××企业档案分类方案

一、为加强XX企业档案管理，促进企业档案管理规范化、科学化、标准化，更好地为企业生产和经营发展服务，特制定本分类方案。

二、本方案依据国家《企业档案工作规范》等档案法律法规制定。

三、本方案规定了企业档案分类的原则和方法、档号标识及文件材料归档范围和保管期限表

四、档案分类原则是以本单位职能活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象，依据工作职能、机构职责结合档案内容和载体形式特点，进行科学分类。

五、本方案将企业所有档案分为6大门类

1、文书档案：

包括经营管理类、生产管理类、行政管理类、党群管理类

2、科技档案：

包括项目建设类、设备仪器类、科研开发类、产品生产类

3、会计档案：

包括会计凭证类、会计帐簿类、会计报表类及其它

4、声像档案：

包括照片、录音、录像、光盘

5、实物档案：

包括奖品、纪念品、印信、礼品、字画

6、人事档案：

包括在职、离退休、死亡干部职工

具体类目名称及标识符号见下表：

一级类目名称及标识符号

二级类目名称

及标识符号

党

群 

管

理

类

DQ

党务工作01

组织工作02

宣传工作03

统战工作04

纪检工作05

工会工作06

共青团工作07

协会工作08

行

政

管

理

类

XZ

行政事务01

公安保卫02

法纪监察03

审计工作04

人事管理05

教育工作06

医疗卫生07

后勤福利08

外事工作09

经

营

管

理

类

JY

经营决策01

计划工作02

统计工作03

财务管理04

物资管理05

产品销售06

企业管理07

生

产

管

理

类

SC

生产调度01

质量管理02

劳动管理03

能源管理04

安全管理05

科技管理06

环境保护07

计量工作08

标准化工作09

档案和信息管理10

产品生产类

CP

产品档案二级类目按产品种类或型号设置

科研开发类KY

科研档案二级类目

按课题设置

项目建设类

JS

基本建设档案二级类目按工程项目或建筑项目设置

设备仪器类

SB

设备仪器档案二级类目按设备种类或

型号设置

会计

业务类

KJ

凭证01

帐簿02

报表03

其他04

职工管理类

ZG

干部档案01

工人档案02

离退休职工档案03

死亡职工档案04

声像档案类

SX

照片ZP

录音LY

录像LX

光盘GP

实物档案类

SW

奖品01

纪领品02

印信03

礼品04

字画05

六、文书档案整理方法及档号结构说明

文书档案按照《江西省归档文件整理规范》，结合本企业实际，采取年度-问题-保管期限分类方法进行分类整理。

将归档文件材料收集齐全后，分年度、按问题、分保管期限（永久、30年、10年）分别排列编件号。

档号由全宗号、年度、问题代码、保管期限、件号组成，用“-”连接。

其中，保管期限为永久、30年、10年。

例如：

X001-2006-DQ-D30-006

件号

保管期限代码（永久Y，30年D30，10年D10）

分类号（问题代码）

年度（4位数）

全宗号（4位数，无全宗号可以不填）

七、科技档案整理方法及档号结构说明

科技档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）等档案法规标准整理。

档号由全宗号、分类号、案卷号组成，用“-”连接。

其中，分类号上下位类目中间用“·”隔开。

无全宗号的可以不写，直接填分类号、案卷号就可以了。

例如：

X001-JS1·4·2--001

案卷号

四级类目（土建）

三级类目（施工文件）

二级类目（工程项目）

一级类目（项目建设档案）

全宗号

八、会计档案整理方法及档号结构说明

会计档案分年度按会计类别进行编号。

档号由全宗号、年度、类别代号、案卷号组成，用“-”连接。

类别代号分别为：

会计凭证为01、会计账簿为02、财务报告为03、其他为04。

例如：

X001-2006-KJ01-001

案卷号

类别代号

会计年度

全宗号

九、声像档案整理方法及档号结构说明

（一）照片01。

档号：

全宗号、类别代码、年度、案卷号（组号）、件号（张号）组成。

例如：

X001-ZP·2006-0001-0001

件号

案卷号

年度

照片代字

全宗号

（二）录音、录像、光盘

档号：

全宗号、类别代码、年度、件号

X001-LY·2006-001

件号

年度

类别代码（录音）

全宗号

十、实物档案整理方法及档号结构说明

１、排列编号方法：

本单位实物档案按照二级类目结合形成时间分别排列编件号。

2、档号由全宗号、目录号、件号组成，用“-”连接。

目录号由目录代码、类别代号、目录顺序号组成，其中目录代码为SW，类别代号为：

奖品为01、纪念品为02等等。

例如：

档号：

X001-SW01·1-001

件号（第一件）

目录号（第一本目录）

类别代号（奖品类）

大类代字（实物档案）

全宗号

如果单位实物档案较少，可以直接编一个大流水号，如果单位实物档案很多，还可以具体细分。

十一、干部人事档案整理方法及档号结构说明

本单位干部人事档案由干部人事档案室统一管理，其编号方法按照《干部人事档案材料收集归档规定》执行。

附：

《企业文件材料归档基本范围及保管期限表》

企业文件归档基本范围及保管期限表

表A.1经营管理类

序号

基本范围

保管期限

1

经营决策

1.1

企业发展规划、经营战略决策、企业改革等文件

永久

1.2

转换经营机制、各项配套制度改革实施方案、请示及批复、总结、报告等

永久

1.3

董事会、监事会、股东会构成及变更方面的文件材料

永久

1.4

厂务公开文件

30年

1.5

厂长（经理）责任制、任期目标等

30年

1.6

股东大会文件

1.6.1

重要的

永久

1.6.2

一般的

10年

1.7

董事会、股东会会议记录、纪要、工作报告、声明、决定、决议、通知、名单、议程、报告、讨论通过的文件、公告、总结等

永久

1.8

监事会会议记录、纪要、工作报告、声明决定、决议等

永久

1.9

股票、股市方面的材料

30年

1.10

红利分配材料

永久

2

生产经营计划

2.1

生产经营计划、总结、报告及计划调整等材料

30年

2.2

计划任务书或作业计划

30年

2.3

生产技术、经济指标完成情况分析

30年

3

统计工作

3.1

统计工作制度、规定、办法、通知

30年

3.2

生产、技术、经济统计报表

永久

3.3

企业综合性统计报表及分析材料

30年

3.4

工业普查报表

永久

4

财务管理

4.1

财务管理制度、规定、办法、通知

30年

4.2

财务管理计划、总结

10年

4.3

固定资产的新增、报废、调拨材料

30年

4.4

生产财务和成本核算

永久

4.5

税务方面的材料

永久

4.6

资金管理、会计管理的材料

永久

4.7

价格管理规定、制度

30年

5

资产管理

5.1

房产、土地方面的文件

5.1.1

房地产的权属证明材料

永久

5.1.2

房地产的租赁、使用方面的合同、协议等文件

30年

5.2

对外投资项目

5.2.1

投资规划、决策等方面的材料

永久

5.2.2

投资企业的董事会、股东会材料

永久

5.2.3

投资企业的财务报告、红利分配材料

永久

5.2.4

股权证、转让协议等股权管理方面的材料

永久

5.3

国有资产管理、登记、统计、核查清算、交接等文件

永久

5.4

企业的产权变动

5.4.1

产权变动的请示、批复方面的材料

永久

5.4.2

清产核资、资产评估工作的文件

永久

5.4.3

产权变动的协议、合同等

永久

5.4.4

资产处置方案、归属方面的材料

永久

5.4.5

因产权变动所致职工身份变化的材料

永久

5.5

多种经营管理

5.5.1

经营机构的工作计划、汇报、总结、

30年

5.5.2

内部承包章程、合同、协议

30年

5.5.2

经济核算材料

永久

5.6

境外项目管理

5.6.1

境外项目的前期设计、规划、协议、合同等文件

永久

5.6.2

项目检查、竣工验收、重要的专项报告、审批意见等

永久

5.6.3

工作总结、计划、业务方面积的一般来往函件

30年

6

物资管理

6.1

物资分配计划、记录

10年

6.2

物资采购、保管

6.2.1

重要物资和生产资料的采购审批手续、保管及招标合同、协议、来往函件、总结

永久

6.2.2

办公设备及用品、机动车等的采购计划、审批手续、招投标、购置，机动车调拨、保险、事故等一般性文件

30年

6.3

仓库管理规章制度、台帐、统计报表

30年

6.4

职工承租、购置单位住房的合同、协议有有关手续

永久

6.5

职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请

30年

7

产品销售

7.1

营销组织管理、网络建设材料

30年

7.2

产品销售计划、广告宣传、总结、会议记录及纪要等

30年

7.3

销售合同、协议、函件

30年

7.4

订货会、市场分析和用户调查材料

30年

7.5

广告宣传材料

30年

7.6

售后服务材料

10年

7.7

统计报表

永久

7.8

商务合同正本及其补充件

30年

7.9

客户资信调查材料

30年

8

合同管理

8.1

商务合同正本及其补充件

8.1.1

重要的

永久

8.1.2

一般的

30年

8.2

客户资信调查材料

8.2.1

重要的

30年

8.2.2

一般的

10年

9

信用管理

9.1

企业认证、达标等活动的呈报、审批材料、合格证、资格证书等

永久

9.2

企业形象宣传、展览会文件

30年

9.3

企业获得的资质、信誉方面的证书及其它奖励

永久

9.4

企业客户资信调查材料

30年

10

知识产权管理

永久

10.1

企业标识、商标标识方面的材料

永久

10.2

专利、商标和其他知识产权方面的申报、证明及管理方面材料

永久

表A.2生产管理类

序号

基本范围

保管期限

1

生产调度

1.1

生产调度工作计划、总结、报告

30年

1.2

生产作业计划的编制、执行及调度工作情况

10年

1.3

生产调度会议记录

30年

1.4

生产调度的职责、制度、规程

永久

1.5

生产活动综合分析

10年

2

质量管理

2.1

质量管理计划、措施、总结

10年

2.2

质量管理制度、办法、规定、条例

30年

2.3

产品质量检测、化验、试验材料

30年

2.4

质量异议处理、事故分析及处理材料，质量检查、评比材料

30年

2.5

全面质量管理工作形成的文件、质量体系运行及管理文件、产品创优的获奖证书

30年

3

能源管理

3.1

能源管理的规定、计划、总结、请示、批复

30年

3.2

能源消耗定额管理材料

30年

3.3

节能工作方案、措施、总结

30年

3.4

统计报表

30年

4

安全生产

4.1

安全技术管理规定、通报、总结、会议纪要等

30年

4.2

事故报告、调查分析及处理材料

30年

4.3

安全教育活动的材料

10年

4.4

安全生产、消防方面的材料

4.5

统计报表

30年

5

科技管理

5.1

科技发展规划、计划、总结，科技工作规定等

30年

5.2

技术革新和合理化建议文件

10年

5.3

新产品开发、科技成果管理、技术引进

30年

5.4

学术论文、考察报告、专题总结

30年

5.5

统计报表

30年

6

环境保护

6.1

环境保护规划、计划、总结

30年

6.2

环境保护制度、管理办法

30年

6.3

环保调查、监测、分析材料

30年

6.4

环境污染防治措施、总结、报告

30年

6.5

统计报表

6.5.1

年度以上的统计报表

永久

6.5.2

半年、季度、月的统计报表

10年

7

计量工作

7.1

计量工作规划、计划、总结

10年

7.2

计量工作管理规定

30年

7.3

计量设备、仪器、器具资料及定期检查记录

10年

7.4

计量管理工作方面的材料

10年

7.5

统计报表

7.5.1

年度以上的统计报表

永久

7.5.2

半年、季度、月的统计报表

10年

8

标准化工作

8.1

标准化管理的规划、制度、办法、规定

30年

8.2

标准化管理计划、总结

30年

8.3

生产技术规范、企业技术标准、企业工作标准、企业管理标准

永久

9

档案和信息工作

9.1

档案工作计划、总结

10年

9.2

档案工作的规划、规定等

30年

9.3

档案移交清单、销毁清册

永久

9.4

档案利用、开发成果材料

30年

9.5

信息工作计划、总结

10年

9.6

信息管理工作的通知、规定等

30年

9.7

有关科技信息

30年

9.8

图书、资料工作材料

10年

9.9

统计报表

永久

表A.3行政管理类

序号

基本范围

保管期限

1

行政事务

1.1

上级机关颁发的本企业应执行的有关文件

30年

1.2

上级领导视察本企业的题词、指示、讲话材料

1.2.1

重要的

永久

1.2.2

一般的

10年

1.3

行政工作计划、总结等

永久

1.4

经理办公会、行政办公会会议记录、纪要、决定等

永久

1.5

企业制发的行政决定、通报和签订的行政协议、合同

永久

1.6

工商行政管理方面的材料

30年

1.7

企业的设立、关、停、并、转及更名、启用及废止印模等方面的文件

永久

1.8

本企业文秘、机要、保密、信访、综合治理等方面的文件

1.8.1

重要的

30年

1.8.2

一般的

10年

1.9

企业编史修志方面的文件

1.9.1

大事记、机构沿革等

永久

1.9.2

工作简报、情况反映、工作信息等

30年

2

安全保卫工作

2.1

上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件

10年

2.2

本企业安全保卫、民兵工作的计划、总结、报告、报表等

30年

2.3

对本企业及职工在安全保卫工作方面的奖惩材料及统计报表

30年

2.4

武装保卫、民兵、预备役人员名单及有关机构设置、干部任免文件

30年

2.5

自然灾害防范、交通管理方面的文件

2.5.1

重要的

30年

2.5.2

一般的

10年

2.6

重大事故调查和处理文件

永久

3

法律事务

3.1

法律事务管理及协调工作

3.1.1

法院判决书、调解书等诉讼和仲裁等文件

永久

3.1.2

一般法律事务工作文件

30年

3.2

案件、纠纷及公证事务中结论性材料

永久

3.3

案件、纠纷及公证事务中调查过程形成的文件

30年

4

审计工作　

4.1

上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关审计工作文件

30年

4.2

审计意见、审计报告及批复等

永久

4.3

审计工作会议记录、纪要、计划、报告、总结、调查材料、办法、一般的请示及批复等

30年

4.4

专项审计通知、报告、批复、评价书（结论）、调查及证明等材料

4.4.1

重要的

永久

4.4.2

一般的

30年

4.5

下级单位报送的审计工作文件

10年

5

劳动人事及人力资源管理

5.1

上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件

30年

5.2

企业制定的劳动人事方面的规章制度、报告、决定等

永久

5.3

业内部机构设置、人员编制方面的有关文件材料

永久

永久

5.4

干部职工的任免及招聘、升降、奖惩、考察、职称评聘等方面的文件

永久

5.5

人事调动介绍信及存根、工资转移证等

30年

5.6

老干部、职工离退休、停薪留职、剩余人员及复转退军人安置等有关材料

永久

5.7

职工名册、劳动人事工作计划、总结、报表及调资方案等

永久

5.8

劳动保护、职业安全卫生、计划生育、保险的方针、政策、规定、统计报表等

永久

5.9

职工奖励、处分工作形成的文件，劳动合同管理、劳动工资和社会保险文件、医疗、工伤保险、住房公积金

永久

5.10

劳资纠纷、仲裁方面的文件

永久

6

教育培训工作

6.1

上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件

10年

6.2

企业教育培训工作的计划、总结

30年

6.3

企业制定教育工作规章制度、请示及批复、决定等

30年

6.4

企业教育工作统计报表等

30年

6.5

本企业干部职工进修培训名单、合同等

30年

7

外事工作

7.1

发表的公告、签订的协议、协定、备记录，重要的会谈记录、纪要等

永久

7.2

出访考察、参加国际会议、接待来访等外事活动、出访审批文件

30年

7.3

出口审批手续，执行日程安排，考察报告等一般性文件

30年

表A.4党群管理类

序号

基本范围

保管期限

1

党务工作

1.1

党员代表大会、党委（党支部）会议及其他有关会议

1.1.1

会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等

永久

1.1.2

发言、简报、小组会议记录

10年

1.2

党务综合性工作

1.2.1

工作计划、总结、重要专项活动工作报告，重要的调研材料、党务工作大事记

永久

1.2.2

情况反映、工作简报及一般材料

10年

1.3

上级机关关于党务工作的文件

1.3.1

针对本企业重大问题的指示、批示文件

永久

1.3.2

对本企业一般性、普发性的文件

10年

1.4

对下属单位关于党务工作请示的批复

30年

1.5

各项规章制度、管理办法及条例等

30年

2

组织工作

2.1

党员干部考察、考核、任免、政审决定等

永久

2.2

入党、转正、退党、转入、转出等决定及党员名册

永久

2.3

党委（总支、支部）组织工作的规章制度

30年

2.4

党群机构设置、调整、人员编制等方面决议及通知

30年

2.5

党费收支及党组织关系介绍信及存根

30年

2.6

党员学习教育等活动形成的文件

2.6.1

重要的

永久

2.6.2

一般的

10年

2.7

党员统计年报、计划总结、组织发展计划

30年

3

宣传统战工作

3.1

企业宣传统战工作报告、会议纪要、调研、计划、总结材料、各民主党派人员名单登记、活动记录

3.1.1

重要的

30年

3.1.2

一般的

10年

3.2

单位编辑的出版物样本及定稿

3.2.1

重要的

永久

3.2.2

一般的

30年

3.3

反映本企业活动的的报刊、广播稿

30年

3.4

企业文化建设方面的文件（包括社会公益事业、慈善事业的参及、投入的记录；赈灾、扶贫、献血、拥军优属、精神文明建设方面的文件）

3.4.1

重要的

30年

3.4.2

一般的

10年

4

纪检及监察工作

4.1

纪检及监察工作的规定、决定、通报、通知、会议记录、纪要、计划、总结、请示报告及上级批复

永久

4.2

违纪案件调查处理材料

4.2.1

重大案件的立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等材料

永久

4.2.2

一般案件的调查处理材料

30年

4.3

纪检及监察工作统计报表

30年

5

工会工作

5.1

工会工作规划、总结、规章制度、决定、通知、会议记录

30年

5.2

职工代表大会及有关会议文件

5.2.1

会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等

永久

5.2.2

发言、简报、小组会议记录等

10年

5.3

工会会员名册

永久

5.4

民主管理、劳动竞赛、表彰先进、劳保福利、职工维权方面的文件

30年

5.5

女工工作、文体活动等方面的文件、计划生育

5.5.1

重要的

30年

5.5.2

一般的

10年

5.6

工会会费及财务管理材料

30年

5.7

工作统计报表

5.7.1

重要的

30年

5.7.2

一般的

10年

6

共青团工作

6.1

共青团工作计划、总结

30年

6.2

团代会、团委（常委、扩大）会会议文件

6.2.1

会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等

永久

6.2.2

发言、简报、小组会议记录等

10年

6.3

团员及团组织管理方面的决定、通知、批复

30年

6.4

团费收据及团组织关系介绍信及存根

30年

6.5

共青团工作统计报表

6.5.1

重要的

30年

6.5.2

一般的

10年

7

民间团体工作

7.1

专业学会、协会

7.1.1

重要的

30年

7.1.2

一般的

10年

表A.5产品生产类

序号

基本范围

保管期限

1

计划决策阶段

1.1

调查研究

1.1.1

市场调查、技术调查、考察、预测报告、调研综合报告

10年

1.1.2

技术、经济可行性研究报告、市场需求分析报告、收益预测分析报告

30年

1.2

决策

1.2.1

发展建议书、技术建议书、协议书、委托书、合同

永久

1.2.2

专题分析报告、专题会议纪要

30年

1.2.3

研制计划、方案、方案论证报告

30年

2

设计阶段

2.1

产品研究、设计计划

30年

2.2

技术、经济初步评价

30年

2.3

研究试验大纲、试验报告

30年

2.4

产品设计标准

永久

2.5

技术设计说明书、产品设计图样、专题技术请示报告、设计评审报告

30年

3

试制阶段

3.1

试制

3.1.1

试制计划、方案、规程、报告

永久

3.1.2