会议住宿安排方案.docx
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会议住宿安排方案.docx
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会议住宿安排方案
Peoplewhooftenblamethemselvescanoftengetforgivenessfromothers.勤学乐观 天天向上(WORD文档/A4打印/可编辑/页眉可删)
会议住宿安排方案
(一)会前工作:
1、与会议主办方洽谈。
2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。
3、邀请会议主办方实地考察会议举办场所。
4、与会议主办方确认会议接待方案。
5、与会议主办方签订会议接待合同,顺便要定金。
6、准备会议资料。
(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。
)
(二)、跟进工作:
1、机场、车站:
专人、专车分批分时段按要求接站。
2、会议酒店现场:
会议秘书分发会议资料,来客接待。
3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。
4、会议秘书在会议接待(报到)处协助会务组确认和分发房间,确认VIP用房及整理记录有关信息。
协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。
5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。
6、提前确认会议代表(客户)的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。
7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱
安排事宜(日程安排、房餐车导游等安排)。
8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。
9、确认特殊客人(如伟大的领导少数民族代表、VIP、残障代表及家属等)的安排及接待工作。
10、协调会议期间的交通工具的安排。
11、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。
(三)、会后工作:
1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。
2、会议资料、领导讲话稿、、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。
3、与会议主办者的费用结算工作。
4、欢送代表工作。
(四)、会议的筹备工作:
1、根据会议规模,确定接待规格。
设定待规格。
2、发放会议通知和会议日程。
会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称,会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。
通知后面要注意附回执,这样可以确定受邀请的人是否参加会议,准备参加会议的是否有其他要求等。
对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。
这个路线图避免了与会者问路的许多麻烦。
会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排,它是人们了解会议情况的重要依据。
它的形式既可以是文字的也可以是表格的。
它可以随会议通知一起发放。
3、会场的布置。
会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。
一般大型会议,根据会议内容,在场内悬挂横幅。
门口张贴欢迎和庆祝标语。
可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严,会议桌上可悬挂或摆放国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。
桌面上如需摆放茶杯、饮料,应擦洗干净,摆放美观、统一。
坐席的配置要和会议的风格和气氛统一,讲究礼宾次序,主要有以下几种配置方法:
圆桌型,如果是使用圆桌或椭圆形桌子。
这种布置使与会者同领导一起围桌而坐,从而消除不平等的感觉。
另外,与会者能清楚地看到其他人的面容,因而有利于互相交换意见。
座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做,来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置,企业最高领导与上级领导相对而坐。
同级别的对角线相对而坐。
因为为尊者享有优先知情权。
教室型,这是采用得最多的一种形式,它适用于以传达情况、指示为目的的会议,这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。
这种形式主席台与听众席相对而坐。
主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。
主席的座位以第一排正中间的席位为尊位。
(五)、会议的接待礼仪:
一是会前检查。
这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。
比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。
二是提前进入接待岗位。
接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的.岗位、并进入工作状态。
一般的接待工作分以下几个岗位。
1、签到。
设一张签字台,配上1-2名工作人员,如果是要求接待档次比较高,可以派礼仪小姐承担。
签字台北有毛笔、钢笔和签到本。
向客人递钢笔时,应脱下笔套,笔尖对自己,将笔双手递上。
如果是毛笔,则应蘸好墨汁后再递上。
签到本应精致些,以便保存。
如需要发放资料,应礼貌地双手递上。
接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。
2、引座。
签到后。
会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。
对重要领导应先引入休息室,由企业领导亲自作陪,会议开始前几分钟再到主席台就座。
3、接待。
与会者坐下后,接待人员应递茶,或递上毛巾、水果,热情向与会者解答各种问题,满足各种要求,提供尽可能周到的服务。
(六)、会议的服务礼仪:
所有员工统一外着公司西服套装工作服,男士内穿蓝色衬衣工作服,女士内穿白色衬衣工作服,服装应完好、无污渍,扣子齐全,不漏扣、错扣。
打好领带,配穿皮鞋,上衣袋不装东西,裤袋少装东西,并做到不挽袖口和裤脚。
佩戴工号牌。
2、接待时注意力集中,展现良好的精神状态,无疲劳状、忧郁状和不满状。
立姿端正,抬头、挺胸、收腹、双手自然下垂。
行走步伐有力,步幅适当,节奏适宜。
3、避免在客户面前打哈欠、伸懒腰、打喷嚏、挖耳朵等,实在难以控制时应侧面回避。
与领导、客人交谈时,要神态专注,表情自然,表达得体,不得背手、袖手、抱手或抄手,不要左右晃动和抓耳挠腮。
4、会议进行中的服务尽量要做到稳重、大方。
如果操作不慎,出了
差错,应不动声色地尽快处理,不能惊动其他人,不能慌慌张张,来回奔跑,将与会者的注意力引到自己身上,否则,这将是极大的工作失误。
5、服务会议应紧凑,不要出现冷场的局面。
这就要求各个工作人员“严阵以待”,做好各项准备工作。
6、要做好会后服务的准备。
会议进行之中,就应为会后服务做好准备。
如,会后要照相,就应提前将场地、椅子等布置好,摄影师做好摄影的准备。
另外,会后的用车也应在会议结束前妥善安排。
(六)、会后服务:
会议结束后,全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。
1、组织活动会议结束后,有时还会安排一些活动。
如联欢会、会餐、参观、照相等,这些工作很繁琐,应有一位领导统一指挥和协调,而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任,同时其他接待人员要积极配合,各负其责,做好自己分担的工作,以保证活动计划的顺利实施。
2、送别根据情况安排好与会者的交通工具,使其愉快、及时地踏上归程。
3、清理会议文件回收有关文件资料,整理会议纪要,会议总结。
完结!
请老师指正。
大型会务安排方案(通用)
一、主办单位、承办单位:
1、主办单位:
2、承办单位:
3、协办单位:
二、机构及人员:
1、会议领导小组:
组长:
副组长:
成员:
2、会务服务组:
统筹安排整个会议,明确落实各项责任,及会议期间的联络等
组长:
成员:
3、论文编集及文字组:
负责论文收集汇编、宣传资料设计、领导讲话稿起草等。
组长:
成员:
4、后勤保障组:
负责安排代表接待、住宿、伙食、参观及会议用品纪念品发放等。
组长:
成员:
5、企业服务组:
负责接待和联络企业人员。
组长:
成员:
三、研讨会日程(共三天)。
第一天:
11月16日。
1、全天参会代表报到(后勤保障组)
(1)负责报到登记。
责任人:
(2)负责发放会议文件袋、纪念品、房卡。
责任人:
(3)再次确认参会代表是否需要预定返程机(车)票,由会务公司负责代订返程机(车)票。
责任人:
(4)收取会务费,设置刷卡机(部分企业免若干参会会务费)责任人:
要求:
1、提前拿出房卡,同一地区代表尽可能安排在同一楼层。
2、中午12:
00视情安排桌餐(会务组)。
3、下午17:
00召开组委会会员单位负责人预备会,地点:
酒店会议室。
(会务组)
要求:
按照20人安排会场,准备文件袋、笔记本、笔等会议用品,协调酒店安排好会议服务。
责任人:
预备会内容:
(1)征求会议日程安排意见、两天正式会议主持人安排。
(2)收集会后旅游线路确认登记。
(3)商议论文评比事项。
(4)确定下届主办单位。
(5)其它事项。
4、18:
00在酒店举行欢迎晚宴。
(会务组)
晚宴主持人:
另:
每天安排参会代表所住房间水果(责任人:
)。
第二天11月17日。
1、早餐7:
30-8:
30
2、会场布置:
音响照明、影像设备、摄影摄像、席签、主席台代表胸花、茶水服务、会议及企业资料、服务人员到位。
早上8:
30要求准备到位。
(会务组)
时间:
上午8:
45代表进场,9:
00会议开始。
3、会议议程:
主持人:
。
(1)开幕式
(2)介绍与会领导、来宾和单位;
(3)领导致欢迎辞;
(4)领导讲话;
4、上午10:
30-11:
30专家讲座和论文交流(会务组负责)
主持单位:
(1)专家讲座
(2)协办单位发言
(3)论文交流(先排好次序,每个单位控制在10分钟内)
5、中午11:
30自助餐、午休
6、下午14:
00-17:
00论文交流和参会企业技术产品推介主持单位:
(共4场会第2场)
(1)论文交流:
(2)参会企业技术产品推介
(3)参会企业技术产品推介
(4)论文交流:
休息20分钟
主持单位:
待召开会员单位预备会后确定(共4场会第3场)(5)论文交流:
(6)参会企业技术产品推介;
(7)论文交流:
6、晚餐17:
40
第三天:
11月18日。
1、早餐7:
20-7:
50。
2、8:
00-11:
30参会代表参观机械设备展,与参会企业互动。
(企业组负责,设备展可开在停保场内)
3、午餐11:
30(自助餐)。
地点:
4、下午14:
00-16:
30第三届垃圾与文化论(会务组负责)主持单位:
5、闭幕式下午15:
30-17:
00
主持单位:
(1)宣布论文评选结果并表彰(由?
单位宣读,预备会定);
(2)通过大会会议纪要(由?
单位宣读,预备会定);
(3)举办城市与下一届承办城市交接仪式(下一届承办城市代表讲话)。
(4)主要领导总结发言
(5)大会闭幕
6、发放会议纪要、合影照片和通讯录(后勤组负责);
下午17:
30乘车晚餐(由赞助企业接待,会务组、企业组负责)。
7、晚上回酒店休息。
四、总结
1、会议文件整理归档。
2、会议用品、纪念品整理。
__公司
二○__年X月X日
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- 会议 住宿 安排 方案