风青10管理控制.docx
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风青10管理控制.docx
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风青10管理控制
拾、管理控制
一、印鑑使用管理作業
(一)適用範圍:
本作業程序適用於本公司印鑑之保管、用印及攜出等作業。
(二)作業程序:
1.本公司所使用之印章應統一由管理部編列「印鑑清冊」(附表1001)列入保管,並註明印鑑名稱、蓋妥樣章。
2.各單位因實際需要擬新刻印章時,應繪製圖樣並詳列規格及請印原因,填寫「請購單」,呈請授權主管核准,並統一由管理部委託刻印後交保管人保管,並應即於「印鑑清冊」登記、蓋印。
3.當印鑑保管人請假時,需將其保管之印鑑委交職務代理人負責保管。
4.用印申請:
(1)各單位如有文件需用印或申請攜出印信時,均須依規定填寫「用印申請單」(附表1002),註明申請單位、申請日期、用印文件、印鑑別、借用期間、用途說明及其他相關資料,於單位主管核准後,連同用印文件依核決權限送呈簽核。
(2)「用印申請單」經簽核後,始得至印鑑管理人處用印或攜出。
(3)印鑑管理人用印時,須核對「用印申請單」與申請用印文件是否相符,並經權責主管核准後,始得用印。
(4)用印後之文件交由申請單位攜回或由管理部發文,「用印申請單」則統一交由管理部歸檔。
(5)若為印鑑攜出之情形時,印鑑管理人應將印鑑交申請單位,「用印申請單」則由印鑑管理人暫存,據以追蹤。
(6)印鑑管理人收到交還之印鑑,經核對無誤後,填入實際歸還日期並簽收,始得將「用印申請單」交由管理部編號歸檔。
5.本公司印鑑攜出以當日攜出送回為原則。
6.印章毀損或遺失時,須填具簽呈經核決權限核准補發,並向印章之登記機關報備及公告作廢,作廢之印章應妥善保管;另,遺失之印章尋獲時,應即時簽請監毀。
(四)控制重點:
1.公司印章之使用需經授權主管核准。
2.用印後歸還保管人,應由保管人親自簽收。
3.印鑑若須攜出,印鑑管理人應暫押「用印申請單」據以追蹤。
二、票據領用管理及收取客票作業
(一)適用範圍:
本作業程序適用於票據領用及收取客票作業。
(二)作業程序:
‧票據領用及開立
1.本辦法所稱票據為支票、本票及匯票。
所欲管理之票據,乃專指以本公司名義,於各往來銀行所領用之票據,以及因營業行為自客戶收取之支票。
2.財務人員於各銀行之支票使用完後,以各帳戶之支票領取證送予權責主管簽准之後,向原發票銀行領取空白支票後需立即登錄於支票登記簿,以避免空白支票遺失造成損失。
3.未使用之空白票據,一律由出納放置於公司之保險箱。
4.由金融機構領回之空白支票,一律先予以畫線,於實際開立時若為領取現金者加蓋銀行章取消畫線。
所有支票必須加蓋「禁止背書轉讓」標記。
5.作廢之票據,必須將號碼剪下後,黏貼於支票領取單。
6.經核對開立之支票與傳票、受款人及金額正確無誤後,一律以親領或掛號郵寄方式交付,並留存記錄備查。
另,禁止本公司員工代廠商領取支票,開立之支票必須在支票登記簿上登錄,並經主管複核。
7.開立作為借款質押或背書保證用途之本票,應於到期時予以收回作廢。
‧收取客票
1.收受票據時應檢查下列項目:
(1)到期日。
(2)發票人簽章。
(3)支票金額是否大寫(票據金額以文字大寫為準,依法不得更改,如有更改視為無效。
金額大寫與小寫數字不同時,以文字大寫為準,仍屬有效)。
(4)塗改部份應有發票人簽章。
2.若收取第三者之票據需經權責主管核准,並應注意下列情形而有不同處理方式:
(1)指名本公司往來客戶為受款人之票據,需經受款人背書後使得收受或收到票據指名之受款人非為本公司往來客戶,經受款人及本公司往來客戶背書後,始得收受。
(2)票據之發票人非為本公司之往來客戶,而票據上指名本公司之往來客戶為受款人,並記載有「禁止背書轉讓」字樣者,此種票據不能再以背書轉讓;否則發票人對於禁止轉讓後再由背書取得票據之執票人,不負票據之責任,不得收受。
(3)票據之發票人非為本公司之往來客戶,須經往來客戶背書後,方可接受。
如經第三者背書之票據,為確保背書之連續,票據之正面抬頭勿為本公司,以保障持票人對前手之背書人行使追索權。
3.收受票據應一律轉交出納單位,由出納單位統一向銀行託收,未能即時託收之票據應於當日置入保險箱保管。
4.票據之兌現,應定期列印票據兌現明細資料,經出納單位確認後據以入帳。
5.收受之票據如遇更換或延兌時,應呈報權責主管,如有蓄意拖延情形,應特別列入記錄。
6.為落實票據管理之有效性,應定期進行抽盤手存票據及空白支票,若有差異應追查原因及歸屬責任。
(三)控制重點:
1.未使用之空白票據,應放置於公司保險箱,並不定期進行盤點。
2.所有開立支票須劃線並加註「禁止背書轉讓」。
三、財產管理作業
(一)適用範圍:
為有效運用費用性資產,特制定本作業程序。
(二)流程圖:
無。
(三)作業程序:
(1)所稱「財產」指有價證券、固定資產及費用性資產等。
本管理適用於非屬固定資產,但仍應登記列管之費用性資產(原則上係指新台幣二萬元以上六萬元以下且耐用年限二年以上之資產,但家具、個人使用之文具用品除外)之管理事宜,詳細之列管項目由管理人員自行訂定。
至於固定資產之管理,則依固定資產循環辦理;有價證券之管理則依投資循環辦理。
(2)有關費用性資產之採購、驗收及保管等作業之權責單位規定同「固定資產循環」。
(3)費用性列管資產之分類及編碼原則同固定資產之規範。
(4)依採購及付款循環購置之費用性列管資產於取得後同「固定資產循環」之新增固定資產處理作業黏貼財產標籤及登錄於「列管資產清冊」(詳附表1003),俾利於後續管理。
其因金額不大,意外損失之經營風險不高,故不需申辦保險。
(5)費用性列管資產故障或受損時比照「固定資產循環」之固定資產修護作業辦理修護事宜。
(6)業務上需要,得依「固定資產循環」-固定資產調撥作業辦理調撥,以有效運用資產效能。
(7)若費用性列管資產符合處分之要件時(報廢、遺失、閒置),依「固定資產循環」-處分及報廢作業辦理,經權責主管簽核後,應即更新「列管資產清冊」。
(8)經判定擬予出售時,財產管理單位得逕以公告方式告知公司同仁優先認購或洽廠商比、議價方式出售。
(9)財產管理單位得不定期根據「列管資產清冊」,依部門別抽點財產使用狀況,並記錄盤點差異情形。
若屬費用性列管資產之差異,應追查原因,並依公司規定辦理。
(四)控制重點:
(1)依規定編號並黏貼標籤識別管理。
(2)修護支出不得資本化。
(3)調撥時應填單申辦、處理。
(4)處分後應確實更新「列管資產清冊」
四、取得或處分資產處理作業
(一)適用範圍:
本作業程序適用於資產之取得或處分,悉依本公司財產管理辦法及有關規定辦理,如符合本程序之資產者,應依本作業程序辦理。
(二)作業程序:
詳背書保證作業辦法
(三)控制重點:
各項資產之取得或處分均須依公司政策及核決權限經適當主管簽核後,始得為之。
五、背書保證作業
(一)適用範圍:
本作業程序適用於本公司有關背書保證事項之處理。
(二)作業程序:
詳背書保證作業辦法
(三)控制重點:
1.辦理背書保證時,應評估背書保證之風險性並備有評估記錄,必要時應取得擔保品。
2.印鑑章應由專人保管並透過一定程序,始得用印或開立保證票據。
3.辦理背書保證事項,應建立備查簿;就承諾擔保事項,被背書保證企業之名稱,風險評估完畢,背書保證金額,取得擔保品內容及解除背書保證責任之條件與日期等,詳予登載備查。
六、負債承諾及或有事項管理
(一)適用範圍:
本作業程序適用於公司承諾契約及或有事項管理。
(二)作業程序:
1.公司與他人訂定契約,承諾於未來期間按照特定條件執行交易事項,且不論經濟情況如何,應於未來期間中按固定條件履行義務者,該契約應經權責主管授權、簽約。
若承諾契約須於未來支付資產或提供勞務償還者(如已開發未使用之信用狀餘額、短期借款、已簽發之保證票據、銀行保證已使用額度、合約尚未支付款項或需負擔訴訟費用),應予以建檔控管、追蹤。
2.決算日前已存在之事實或狀況,若認為其可能已產生利得或損失,惟其確切結果有賴於未來不確定事項的發生或不發生者,應將上開事實或狀況予以建檔控管、追蹤。
3.借款合約、租賃合約、其他重要合約和保證等事項,應分別予以建檔管理。
4.董事會及股東會會議記錄,應加以建檔。
5.未決訟案及已決訟案應分別予以建檔控管、追蹤,並將可能負擔之重大金額,可能之利得或損失及律師之重要說明予以建檔。
(含稅捐之行政救濟案件)
6.對於負債承諾及或有事項之會計處理,應依一般公認會計原則予以妥適分類、記錄及揭露。
7.增設分支機構或增加業務時,提出經會計師核閱之財務報告揭露事項應依規定辦理。
(三)控制重點:
1.負債承諾應經權責主管核准且建檔控管。
2.重要合約、未決訟案及董事會及股東會會議記錄應加以建檔管理。
3.或有事項若已確定存在且可能產生重大損益,則應加以建檔控管及追蹤。
七、職務授權及代理人管理作業
(一)適用範圍:
本作業程序適用於各單位人員之職務相互代理及各項工作之擬案、核准、授權等管理作業。
(二)作業程序:
1.代理人制度:
(1)代理原則:
A.主管級人員之職務代理人,以其所屬下一層級人員為優先,其次以同單位之等階主管為對象。
B.其他人員職務代理人之設立以工作內容相近者為優先考慮。
C.各單位同仁依第一、第二職務代理人順序,於原職務人員請假或外出時代執行其例行業務,第一代理人為當然代理人,第一代理人不在時由第二代理人接續代理人。
D.代理人與原職務人員除特殊任務需要外,不得於同一日請休假,以利作業推展。
E.公司人員職務異動時,其原代理職務亦隨之更動,組長級(含)以上主管經人事單位呈董事長核准實施,其餘人員則經部門主管簽准報備人事單位即可。
(2)公司員工請假或出差時,均依上述代理原則,指定代理人於請假單或出差申請單上簽名,並呈權責主管核准之。
(3)公司「職務代理人一覽表」另行編製,並經總經理核准後實施。
2.職務授權:
(1)有關職務授權之「核決權限劃分表」另行編製,並依董事會決議通過後實施。
(2)「核決權限劃分表」除董事會權限之修正須經董事會決議通過外,其餘權限之修正,則經總經理之核准後為之。
(三)控制重點:
1.職務授權是否依「核決權限劃分表」確實執行。
八、資金貸與他人作業
(一)適用範圍:
本作業程序適用於本公司為業務需要以資金貸放予非股東之其他法人或團體。
(二)作業程序:
詳資金貸與他人作業辦法
(三)控制重點:
1.公司擬將資金貸與他人時,均應經董事會決議辦理。
2.公司資金不得貸與股東。
九、文書及通訊管理作業
(一)適用範圍:
本作業程序適用於本公司公文、信件或傳真文件之收發處理作業。
(二)作業程序:
1.整理、登記及分送:
(1)政府機構來文,應詳細填寫於「收文簿」(附表1004)。
(2)來文拆封後之整理,附件應以不與本文分離為原則。
(3)無法判定收件人者,統由總務單位處理。
2.交辦:
一般信件依收信單位或個人分別送達簽收,政府機關來文則送交承辦單位主管核定經辦人及處理期限,將其資料填於「收文簿」上。
3.發文:
各單位處理業務需發文時,將發文稿及相關文件送主管批示後,送回總務單位編列字號,由總務單位發文,應於「發文簿」(附表1005)填具發文日期、受文單位、文號及案由,如需用印則依印鑑使用管理作業辦理。
4.公告:
所有應公告之文件皆由總務單位負責發出及張貼。
5.歸檔:
(1)凡未辦完之案件均暫由承辦人保管,案件結束後應即送承辦單位存檔備查。
(2)覆文稿件(或發文稿件)皆由總務單位存檔,承辦單位若有需要則可影印自存。
(3)各單位欲公告之文件應影印一份,由總務單位編號存查。
(三)控制重點:
公家機關來文應覆文者,應及時辦理,於期限內未辦理者,應由總務單位催辦。
十、財務及非財務資訊管理
(一)適用範圍:
本作業程序適用於本公司內部財務及營業資訊管理作業。
(二)作業程序:
1.本公司員工對於其因業務所需而得知有關公司財務及營業之資訊應負保密之責。
2.財務及營業資訊管理之作業程序如下:
(1)各類原始憑證、記帳憑證、帳冊、表單、報表、文件等,平日應妥善保管、裝訂及歸檔。
(2)非現時使用之財務及營業資料,應注意其法定(或保存)年限、保管儲存歸檔的方式,及維持其資料之完整性。
(3)逾法定(或保存)年限欲銷燬者,應報請權責主管核准後,會同相關人員執行。
(4)財務及營業資料應連續編號,便於管理。
(5)本公司人員交接時,負責保存之資料列為交接項目。
(6)重要之財務及營業資訊,職掌有關人員應於下班時將其置於安全地方以避免遺失。
3.重要之財務及營業資訊,於分送予與職責有關部門執行時,應注意其安全保密,必要時於執行後做統一收回銷燬。
4.使用電腦系統處理資料時,應注意其安全性、保密性及完整性。
5.本公司內部資料之分送及傳遞各部門時,使用公文傳遞卷宗傳送各部門。
(三)控制重點:
1.不定期抽查保存之資料是否具完整性。
2.重要財務及營業資訊之管理,應注意其安全及保密,避免資訊外洩。
十一、對子公司監理作業
(一)適用範圍:
作業適用於公司監督直、間持股超過百分之五十被投資公司之作業程序。
(二)作業程序:
請詳「對子公司監理作業辦法」規定。
(三)控制重點:
1.公司應視各轉投資事業之業務性質、營運規模及員工人數,指導其設置內部稽核單位及訂定內部控制制度自行檢查作業之程序及方法,並監督其執行。
2.是否依經營管理、財務、業務監理作業程序取得各項資訊並加以核閱分析。
3.轉投資事業應將年度稽核計畫、專案稽核計畫、自行檢查計畫及實際執行情形,發現之內部控制缺失及異常事項改善情形等儘速向公司提出報告。
4.是否覆核各轉投資事業所呈報之稽核報告或自行檢查報告,並追蹤其內部控制缺失及異常事項改善情形。
十二、財務報表編製流程之管理
(一)適用範圍:
本作業程序適用於本公司財務報表編製流程之管理。
(二)作業程序:
1.本公司會計科目除依據商業會計法、一般公認會計原則外,尚須依「證券發行人財務報告編製準則」作適當之增刪。
2.本公司會計科目係採彈性原則,遇有經營上之需要時,則依事實須增設會計科目時,應符合現行法令。
3.本公司會計科目之分類,依據現行法令之規定,按其會計科目之性質將各科目分類及排列,另因應電腦化對於會計科目及其編號等相關事項均以便於電腦化為宜。
4.會計人員應不定期審視會計科目是否適當,如需進行會計科目之增刪,應經部門主管核准,並會知相關人員。
5.本公司會計相關事務之處理應依相關法規及本公司會計制度之規定辦理。
6.會計部應於取得各單位報支合法之原始憑證後進行審核,並根據申請內容及憑證資料造具記帳憑證,經過主管覆核後始得進行過帳及結帳程序。
7.會計人員依據核准之記帳憑證,過帳登入總帳及明細分類帳,並編製財務報表。
8.序時帳簿應按會計事項發生次序逐日登帳,至遲不得超過三日,分類帳簿之登載,至遲不超過十日。
9.本公司會計人員應於每月終了及年度終了時進行結帳,結帳前應依權責發生制,應歸屬本期會計事項之調整。
10.收入之認定,須於權責已發生,同時並有資產之獲得、債權之成立或債務之抵銷。
11.當期收入應與當期費用配合,如收入業已實現,其相關之成本費用應以合理之方式估計列帳。
12.結帳時各帳目經調整後餘額應依下列程序處理:
(1)收入、支出等虛帳戶之餘額,應結轉本期損益科目以為損益之計算。
(2)資產負債表之淨值等實帳戶科目之餘額,應轉入下期各該科目。
13.財務報表依編製類別區分為:
(1)資產負債表
(2)損益表
(3)現金流量表
(4)股東權益變動表
(5)其他財務報表
14.財務報表之編製頻率區分為日報、月季報、半年報年報,相關單位應於各報表編製期限內編製完成,並呈權責主管核准後,作為經營決策之用。
15.財務報表經編製完成確定無誤後,應由製表人、主辦會計人員簽章,對外之報告應由負責人蓋章。
16.對於轉投資事業符合財務會計準則第七號公報及證券相關法令規定者應依規定每半年編製合併財務報表。
17.本公司採用會計政策應依財務會計準則公報及相關法令之規定採行,遇有多種會計原則選擇時,會計人員應評估最適宜之會計原則,呈報權責主管核決後採用。
18.各項會計憑證,除應永久保存或有關未結會計事項者外,應於年度決算程序辦理終了後,至少保存五年。
19.各項會計帳簿及財務報表,應於年度決算程序辦理終了後,至少保存十年。
但有關未結會計事項者,不在此限。
(三)控制重點:
1.會計科目之定訂是否符合相關法令規定
2.會計科目之分類是否適當
3.會計科目之增修是否經權責人員核准
4.會計事項是否取具合法憑證,並經相關人員簽核無誤始進行過帳及結帳程序
5.是否採權責基礎入帳,應計及估計事項是否已合理估列入帳
6.財務報表內容是否依據「證券發行人財務報告編製準則」及一般公認會計原則編製
7.財務報表是否經權責人員簽核無誤
8.是否已依規定編製合併財務報表
9.各項會計憑證、會計帳簿及財務報表是否依規定保存
十三、關係人交易管理
(一)適用範圍:
本作業程序適用於本公司關係人交易之管理。
(二)作業程序:
1.依據財務會計準則第六號公報「關係人交易之揭示」及「財務報告編製準則」,具下列情形之一者即視為本公司之關係人
(1)本公司採權益評價之被投資公司。
(2)對本公司之投資採權益法評價之投資者‧
(3)本公司董事長或總經理與他公司之董事長或總經理為同一人、或具有配偶或二等親以內之他公司。
(4)受本公司捐贈之金額達實收基金總額三分之一以上之財團法人。
(5)本公司之董事、監察人、總經理、副總經理及其直屬總經理部門主管。
(6)本公司之董事、監察人、總經理之配偶。
(7)本公司之董事長、總經理之二等親以內親屬。
(8)公司法第六章之一所稱之關係企業及其董事、監察人與經理人。
(9)與本公司受同一總管理處管轄之公司或機構及其董事、監察人與經理人。
(10)總管理處經理以上之人員。
(11)本公司對外發布或刊印之資料中列為關係企業之公司或機構。
2.財務部門應建立關係人名單,並應定期評估有無新增或減少之情形。
3.本公司與關係人間之交易包括:
(1)銷貨
(2)進貨
(3)資產交易及長期投資
(4)資金融通
(5)背書保證
(6)其他交易(佣金及技術授權等)
4.與關係人之銷貨、進貨之訂單處理,及因銷貨、進貨所產生之應收、應付款項之管理,依相關內控作業之規定處理。
5.本公司與關係人間之業務往來,應明確訂定價格條件與支付方式,且交易之目的、價格、條件、交易之實質與形式及相關處理程序,不應與非關係人之正常交易或市場價格有顯不相當或顯欠合理之情事。
6.因業務需要與關係人間之銷貨、進貨,若有特殊因素或具有優良條件不同於一般廠商,可依合理約定給予優惠之價格或付款條件,除此之外其價格及付款條件應比照一般廠商。
7.與關係人間之勞務或技術服務,應由雙方簽訂合約,約定服務內容、服務費用、期間、收付款條件及售後服務等,經呈總經理或董事長核准後辦理,該合約之一切條款應依循一般商業常規及相關內控作業之規定。
8.本公司會計人員應於每月底前就上一月彼此間之進、銷貨及應收、應付款項餘額相互核對,若有差異則需瞭解原因並作成調節表。
9.本公司與關係人間之資產交易、衍生性商品交易、進行企業合併、分割、收購或股份受讓,應依照「公開發行公司取得或處分資產處理準則」及本公司「取得或處分資產處理程序」辦理。
10.本公司與關係人之間有背書保證時,應依照「公開發行公司資金貸與及背書保證處理準則」及本公司「背書保證作業程序」辦理。
11.本公司與關係人之間有資金額通時,應依照「公開發行公司資金貸與及背書保證處理準則」及本公司「資金貸與他人作業程序」辦理。
12.與關係人間財務業務往來須經董事會決議者,應充分考量各獨立董事之意見,並將其同意或反對之明確意見及反對之理由列入董事會紀錄。
13.董事對於會議之事項有自身利害關係致有害於公司利益之虞者,應自行迴避,不得加入表決,亦不得代理其他董事行使其表決權。
14.本公司與關係人之間有重大交易事項發生,應依財務會計準則公報第六號之規定,於財務報告附註中揭露相關資料。
(三)控制重點:
1.本公司關係人名單是否正確。
2.本公司與關係人間因業務往來產生之交易與本公司與非關係人間之正常交易是否有顯不相當或顯欠合理之情事。
3.會計人員是否定期與關係人就彼此間之進、銷貨及應收、應付款項餘額相互核對。
4.本公司與關係人間簽訂之合約是否經權責主管核准。
5.本公司與關係人間之重大交易是否經董事會核准,並充分考量各獨立董事之意見,及將其同意或反對之明確意見及反對之理由列入董事會紀錄。
6.與關係人間之資產交易、衍生性商品交易、進行企業合併、分割、收購或股份受讓,是否已依本公司「取得或處分資產處理程序」辦理。
7.本公司與關係人之間有背書保證時,是否已依本公司「背書保證作業程序」辦理。
8.本公司與關係人之間有資金融通時,是否已依本公司「資金貸與他人作業程序」辦理。
9.本公司與關係人之間有重大交易事項發生,是否已依財務會計準則公報第六號之規定,於財務報告附註中揭露相關資料。
十四、罰責
本公司承辦其他管理制度之相關人員(含權責主管)違反本處理準則程序規定者,依照本公司人事相關管理辦法辦理。
附表1001
風青實業股份有限公司
印鑑清册
生效日:
印鑑
用途
印鑑樣章
保管人
代理人
附表1002
風青實業股份有限公司
用印申請單
NO.
□攜出
申請日期
□用印
保管人
歸還日期
印鑑編號
印鑑名稱
說明
總經理
主管
申請單位
附表1003
風青實業股份有限公司
列管資產清册
序號
財產名稱
財產編號
購置日期
規格
單價
廠商
存放地點
保管單位
備註
製表:
4001表
附
風青實業股份有限公司收文簿
日
月
收文
字號
發文機關
文別
事由
附
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