企业常用公文写作及案例分析.ppt
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企业常用公文写作及案例分析.ppt
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企业常用公文写作培训,2017年9月,目录,2,一、公文写作基本常识二、公文的文体与格式三、企业常用公文写作解析四、常用词汇和问题汇总,1公文写作基本常识,3,
(1)什么是公文广义的公文即是公务文书,也就是我们所说的机关应用文章,是指党政机关和群众团体、企事业部门用来沟通、协调和处理上下左右之间的公务关系、办理机关事务的文章。
简单的说,公文就是公务活动中使用和形成的一切文字材料。
狭义的公文指的是党政机关公文。
它是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家的方针政策,公布法规和规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。
(2)公文的种类党政机关公文:
决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要企业常用应用文:
通知、通告、通报、规定、请示、报告、批复、函、会议纪要、讲话稿、简报、计划、总结、消息等,4,(3)公文的作用、特点和要求1、,1公文写作基本常识,5,1公文写作基本常识,行文方向,上行文指公文向上级机关单位运行。
行政公文的上行文有议案、报告和请示等。
下行文指公文向下级机关单位运行。
下行的行政公文较多。
平行文指公文向同级或不相隶属的机关单位运行。
函、通知、意见等都可以平行。
泛行文指公文可以同时上行、下行或平行,并向社会公布。
行政公文中的公告和通告就属此类。
6,公文写作中需要明确的几个问题:
1.公文的标题2.公文结构层次序号的使用3.公文中应当适用国家法定计量单位4.公文中的数字与数量的表达5.公文中时间的表达6.公文中标点符号的使用7.公文的引用、附件和附注,1公文写作基本常识,7,公文标题:
概括公文的主要内容,让阅读者通过标题及时了解文件的主旨和要义。
公文标题由发文机关名称、事由和文种组成,一般不能缺项,在向上级呈送“请示”“报告”等公文时,可以省略发文机关名称。
公文标题如需多行排列,应做到每行词意完整,排列对称,长短适宜,使用梯形或菱形,不应使用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形。
公文的标题,公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号,特殊情况下可以使用顿号、引号、括号、破折号,如果在标题事由部分(不是发文机关名称部分)出现多个机关、人名等并列时,每个机关名称、人名之间应用顿号分开。
转发文件,原文件标题过长时,可用原文件发文字号代替。
公文中的小标题一般应控制在四级之内,层次序数依次可用“一、”“
(一)”“1.”“
(1)”标注,一级标题字体用黑体字,二级标题用楷体字,三级、四级标题用仿宋体字,一般不用宋体字标注小标题,也不用“加粗”的方式标注小标题,掌握此规律,可以使公文层次清晰、美观,便于阅读。
1公文写作基本常识,8,用序数词对多层次结构进行标识的方法:
第一层用:
一、二、三(二号小标宋体)第二层用:
(一)
(二)(三)第三层用:
1.2.3.第四层用:
(1)
(2)(3)第五层时用:
公文结构层次序号的使用,1公文写作基本常识,公文层次序号结构图:
(一)XXX一、XXX1.XXX
(二)XXX
(1)XXX2.XXX
(2)XXX,9,
(1)记数与计量(包括正负整数、分数、小数、百分比、约数等),用阿拉伯数字。
如415,-25,1/16,4.5倍等。
(2)一个用阿拉伯数字书写的多位数,不能移行。
(3)若需用“以上”、“以下”等词表示数字分界时,应注明本数是否包含在内。
如“企业不得招录16岁(含16周岁)以下未成年人”(4)表示数量增加时用倍数或分数,表示减少时则只用分数而不用倍数。
如“增加了三倍”,而不能说“减少了三倍”。
(5)关于数量的增加和减少,要注意以下概念:
公文中数字与数量的表达,增加到过去的二倍(过去为一,现在为二)增加了二倍(过去为一,现在为三)减至过去的三分之一(是过去的三分之一)减少了三分之一(是过去的三分之二)超额60%(原来为100,现为160)降低到80%(原为100,现在只达到80)降低了80%(原来是100,现在是20),1公文写作基本常识,(6)汉字:
公文中星期、部分结构层次序数和词、词组(短语)、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词的数字等须使用汉字。
注意事项:
凡用汉字书写的数字,除年份可用“O”外,其它应一律用“零”。
如:
“二OO八年”;但“二百零三公里”,不能写成“二百O三公里”。
10,
(1)准确选择表示时间的词语:
公文中除了不必或不允许(如出于保密需要)精确表达的之外,必须用有确切语义的词语表达;日期要标明完整的年、月、日;尽量避免使用“今年”、“明天”、“本月”、“上月”等需借助其他时间概念才能准确理解其含义的时间代词;禁绝使用“上月以前”、“去年之后”等一类不易划定界限的词语。
(2)年份一律使用公历年份的全称。
如需用有关历史年号时,要先标出公历年份,再注历史年号并加圆括号,如1912年(民国元年)。
1公文写作基本常识,公文中时间的表达,11,问号?
:
表示存疑或不详。
例:
马致远(1250?
1321)顿号、:
相邻或相近两数字连用表示概述通常不用顿号。
标有引号的并列成分之间、标有书名号的并列成分之间通常不用顿号。
若有其他成分插在并列的引号之间或并列的书名号之间,用顿号。
引号“”:
引文不止一段时,每段开头仅用前引号,只在最后一段末尾用后引号。
括号():
标示注释内容或补充说明;标示订正或补加文字;标示序次语、标示引语的出处。
标示公文发文字号的发文年份时;标示国籍或所属朝代;【】报刊标示电讯、报道的开头;连接号:
短横线-:
标示化合物名称或表格、插图编号;连接号码,包括门牌号码、电话号码,以及用阿拉伯数字表示年月日等,在符合名词中起连接作用;某些产品的名称和型号等;字线(占一个字的位置):
表示相关项目(时间、地域)的起止;:
标示数值范围(例如:
2530g,第五八章)书名号:
标示书名、卷名、篇名、刊物名、报纸名、文件名等;标示电影、电视、音乐、诗歌、雕塑像等作品名称及简写等;不能视为作品的课程、课题、奖品奖状、商标、证照、组织机构、会议、活动等名称,不应用书名号。
1公文写作基本常识,公文中标点符号的使用,12,附注用于请示公文印发传达范围等需要说明的事项,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
如,“(联系人:
,联系电话:
)”。
请示类公文必须标注联系人和联系电话,以便于上级机关在办理该公文时,与熟悉该公文的人员联系沟通,协调事项。
各类公文以及日常使用的汇报稿,落款处的成文日期,均应使用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,不再使用汉字进行标注,如,“2014年1月1日”,不再写成“二一四年一月一日”。
在公文的正文中引用文件时,应同时标注发文字号,便于查找原文。
发文字号的年份应用六角括号标注。
如,公文中引用“龙银人发20151号”文件时,2015年应用六角括号标注,不应使用方括号、圆括号、方头括号等;公文中如有附件说明,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。
如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号,如“附件:
1.”,附件名称后不加标点符号。
附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐,而不是顶格编排或与附件顺序号对齐,如下所示:
附件:
1.2.,1公文写作基本常识,公文的引用、附件和附注,目录,13,一、公文写作基本常识二、公文的文体与格式三、企业常用公文写作解析四、常用词汇和问题汇总,14,2公文的文体与格式,15,公文正文结构一般由开头(或缘由)、主体(或事项)、结尾三部分组成。
其基本特点和要求是:
篇幅简短,结构完整,层次分明,段落清晰,过渡自然,逻辑严密,主次分明,详略得当,开头、结尾互相照应。
公文结构的总体原则是:
要服务于主旨;要适合文种要求;要正确反映公务活动的内在联系和发展规律。
公文结构安排的主要包括段落、层次、衔接和过渡的安排方法。
2公文的文体与格式,16,这些词语和句式常用在公文结构中需要衔接与过渡的地方,如:
开头与主体之间、主体与结尾之间、层次与层次之间、段落与段落之间。
其目的是使公文内容脉络畅通,结构紧凑,全文连贯,转折自然。
常用词语有:
以下、以上、现将、总之、为此、对此、因此、但是、一方面、另一方面等。
常用句式有:
“现将如下”、“具体做法是”、“主要表现在以下几方面”、“综上所述”等。
公文的专门用语1.称谓语:
表称谓关系(我分公司、贵单位、该单位等)2.开头语:
引出行文目的、依据、原因(依据、按照、关于、随着等)3.引叙语:
以引叙来文(近悉、承蒙等)4.承接语:
用于承上启下的关联和过渡语(为此、如下、综上所述、总而言之等)5.经办语:
说明公务处理情况或要求(经、办理、责成、贯彻执行等)6.祈请语:
表示请求或希望(请、望等)7.征询语:
用于征询对方意见(妥否、当否、是否可行、意见如何、如无不妥等)8.批转语:
表示批转意见(批示、审批等)9.表态语:
即回复用语(应、同意、不可行、请遵照执行等)10.结尾语:
表示正文结束(此复、特此通知、谨此、为盼等),使用表示连接和转折的词语和句式,2公文的文体与格式,17,一、国家规定公文格式1.公文采用A4型纸,其成品幅面尺寸为210mm297mm。
2.公文每页排22行,每行排28个字。
3.标题:
一般用2号小标宋体字,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。
4.正文:
一般用3号仿宋体字,每个自然段左空二字,回行顶格。
文中结构层次序数依次可以用“一、”“
(一)”“1.”“
(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
5.行距:
一般公文中标题行距28磅,正文及其他单倍行距。
6.附件:
如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。
如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:
1.XXXXX”);附件名称后不加标点符号。
附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。
公文的格式,2公文的文体与格式,18,附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。
“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。
附件标题居中编排在版心第三行。
7.发文机关署名:
单一机关行文时,在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名,在发文机关署名下一行编排成文日期,首字比发文机关署名首字右移二字,如成文日期长于发文机关署名,应当使成文日期右空二字编排,并相应增加发文机关署名右空字数。
8.成文日期中的数字:
用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。
9.页码:
一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7mm。
单页码居右空一字,双页码居左空一字。
公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。
公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。
2公文的文体与格式,二、公司系统会议材料格式公文采用A4型纸,其成品幅面尺寸为210mm297mm。
参考(党政机关公文格式国家标准2012年实施),19,2公文的文体与格式,公文写作过程分解,目录,20,一、公文写作基本常识二、公文的文体与格式三、企业常用公文写作解析四、常用词汇和问题汇总,
(一)通知
(二)报告(三)请示(四)会议纪要(五)函,3企业常用公文的写作解析,21,
(一)通知:
通知可用于平行文,但多数是用于下行文,不用于上行文。
企业常用公文:
通知、通告、通报、规定、请示、报告、批复、函、会议纪要、讲话稿、简报、计划、总结、消息、决议、决定、意见等。
1、通知分为以下4种类型:
一般性通知、批示性通知、指示性通知、会议通知,一般性通知:
发布要求下级机关、部门人员办理或需要知道的事项。
要点是写明白什么事,什么时间、地点,如何办理。
批示性通知:
针对欲发公文所加的通知。
大体有三种情况和相应的三种形式。
“转发”,对上级机关、统计机关或不相隶属机关的公文,加按语式通知转发下去。
“批转”
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