内部信息传递制度1剖析.docx

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内部信息传递制度1剖析

如东众驰汽车销售服务有限公司

内部信息传递制度

1、目的

促使各部门、岗位和上下级之间信息沟通及时、准确，以保证质量管理体系各过程运转顺畅。

2范围

适用于公司内部按《岗位分析》履行本部门本岗位职责时所需要其他部门和岗位配合的信息交流。

3、职责

3.1部门经理负责编制本部门信息源传递和需求其他部门（含上级主管）信息源的清单。

3.2行政部负责汇总并组织各部门核对后定稿发布。

4、定义

4.1信息：

是指在统计、分析、制定措施时所需要的单个或一组报告、图表、数据（除通过发文途径发放的文件和通知）。

4.2信息源：

是指最初形成（收集、计算、统计）自己或其他部门、岗位所需要信息的岗位。

5、规定

5.1传递内容、职责、时间、对象

5.1.1销售部

5.1.1.1销售部信息外传规定

序号

文件等信息名称

谁传

什么时间传

传给谁

1

车辆信息档案

信息员

每次

服务经理

2

整车零售数量

车辆管理员

每周一

服务经理

3

首保卡

车辆管理员

每周一

服务经理

4

销售顾问消贷完成情况

消贷经理

每月4号之前

销售总监

5

新车销售数量

计划员

每天

展厅经理

6

展车检查情况

销售主管

月底

展厅经理

7

每日、周消贷完成情况

消贷专员

每日+周末

销售总监

8

整车销售台次

计划员

每周一

装璜经理

9

进车台次

车辆管理员

到车日

装璜经理

10

导航销售台次

计划员

每日

装璜经理

11

培训记录

内训师

每次

销售主管

12

销售台次　周／月

计划员

周／月

二手车主管

13

销售日报表

前台接待

每天早上

车险主管

14

销售月报表

计划员

每月１日

车险主管

15

销售部月度绩效考核

销售总监

每月30日

车险主管

16

新车型价格

销售经理

即时

车间主任

17

成交客户信息

计划员

每月

客户总监

18

每天客流量订交表

前台接待

每天

精品经理

19

销售数量

计划员

每月3日内

客户总监

20

TOP5整改计划

销售总监

每月4日内

客户总监

21

抱怨单回收

销售总监

每月3日内

客户总监

22

期初末库存

计划员

月初

行销策略

23

客流量

前台接待

月初

行销策略

24

月销量

计划员

月初

行销策略

25

销售目标

零售经理

1号

行销策略

26

每月客流量表

销售前台

下月初

市场分析

27

每月销售报表

销售前台

下月初

市场分析

28

月初库存

计划员

下月初

市场分析

29

月末库存

计划员

下月初

市场分析

30

促销信息

销售经理

每月

市场分析

31

每月进车数量

计划员

随时

市场分析

32

培训计划

内训师

随时

行政经理

33

月度培训计划

内训师

25号之前

行政经理

34

月度培训汇总

内训师

5号之前

行政经理

35

办公用品申报

零售经理

月底之前

行政专员

36

工资表（绩效）

销售总监

4号之前

总经理

37

报表（周、月）

计划员

8、15、22、次月1

人事专员

38

报表（周、月）

信贷专员

8、15、22、次月1

人事专员

39

车辆信息档案

信息员

每次

服务经理

5.1.1.2销售部信息接收规定

序号

文件等信息名称

传递给本部门谁

什么时间传

谁传

1

月度满意度分析报告

销售总监

每月3日之前

关爱经理

2

销售顾问保险完成情况

销售总监

每月1号之前

保险经理

3

销售顾问装饰完成情况

销售总监

每月2号之前

装璜经理

4

销售顾问置换完成情况

销售总监

每月3号之前

二手车经理

5

销售顾问消贷完成情况

销售总监

每月4号之前

信贷经理

6

销售顾问延保完成情况

销售总监

每月5号之前

保险专员

7

市场分析

销售总监

每月7号之前

市场分析

8

展车绩效单

销售总监

每月8号之前

展厅经理

9

月度利润报表

销售总监

每月10日

财务经理

10

每周、月css/ms/top5

零售经理

周一、3日前

客户总监

11

每日抱怨单

零售经理

每日

回访专员

12

每日销售量、销售信息文件

零售经理

每日+周末

前台接待

13

每日、周延保会员完成情况

零售经理

每日

会员、保险专员

14

每日、周二手车完成情况

零售经理

每日+周末

二手车主管

15

每日、周装饰完成情况

零售经理

每日+周末

装璜经理

16

每日、周保险完成情况

零售经理

每日+周末

保险经理

17

每日、周消贷完成情况

零售经理

每日+周末

信贷专员

18

每月市场计划、每周竞品对比分析

零售经理

月初+周末

行销策略

19

TOP5弱5项

内训师

月初

客户总监

20

培训通知文件

内训师

主机厂下发时

人事培训主管

21

竞品资料

内训师

月初

市场总监

22

MS考评结果

内训师

即时

客户总监

23

CSS成绩

内训师

即时

客户总监

24

二手车置换台次

销售主管

二手车主管

25

投保数量

销售主管

保险经理

26

装璜数量

销售主管

装璜经理

27

保险数量

销售主管

客户总监

28

会员数量

销售主管

客户总监

29

培训记录

销售主管

内训师

30

客户接待批次

销售主管

前台接待

31

客流量

销售主管

前台接待

32

市场活动

销售主管

分析专员

33

投诉

销售主管

客户总监

34

市场活动通知

信贷经理

电子

35

成交客户信息

信贷经理

每月

计划员

36

每天客流量订交表

信贷经理

每天

前台接待

37

培训计划

信贷经理

随时

内训师

38

培训会议通知

信贷经理

行政专员

5.1.2市场部

5.1.2.1市场部信息外传规定

序号

文件等信息名称

谁传

什么时间传

传给谁

1

活动方案

市场经理

每次

服务经理

2

市场活动方案

行销策略

活动开始前一天

服务总监

3

市场分析

市场分析

每月7号之前

销售总监

4

每月市场计划、每周竞品对比分析

行销策略

月初+周末

零售经理

5

竞品资料

市场总监

月初

内训师

6

市场活动

分析专员

销售主管

7

网络宣传计划

行销策略员

随时

二手车主管

8

市场活动通知

电子

信贷经理

9

活动执行方案

市场总监

随时

客户总监

10

办公用品申报

财务经理

月底之前

人事专员

11

工资表（绩效）

市场经理

3号之前

人事专员

5.1.2.2市场部信息接收规定

序号

文件等信息名称

传递给本部门谁

什么时间传

谁传

1

满意度成绩

行销策略

3日内

客户总监

2

期初末库存

行销策略

月初

计划员

3

黄卡数

行销策略

月初

客户管理员

4

客流量

行销策略

月初

前台接待

5

售后活动信息

行销策略

活动前1周

售后经理

6

配件活动

行销策略

活动前2周

配件经理

7

精品附件活动

行销策略

活动前3周

装饰经理

8

月销量

行销策略

月初

计划员

9

销售目标

行销策略

1号

零售经理

10

每月客流量表

市场分析

下月初

销售前台

11

每月销售报表

市场分析

下月初

销售前台

12

月初库存

市场分析

下月初

计划员

13

月末库存

市场分析

下月初

计划员

14

装璜销售额

市场分析

下月初

装璜专员

15

促销信息

市场分析

每月

销售经理

16

售后活动信息

市场分析

售后经理

17

配件活动信息

市场分析

配件经理

18

附件新品上市信息

市场分析

装璜经理

19

精品附件活动信息

市场分析

装璜经理

20

每月进车数量

市场分析

计划员

5.1.3服务部

5.1.3.1服务部信息外传规定

序号

文件等信息名称

谁传

什么时间传

传给谁

1

维修进站台次

服务经理

每周

展厅经理

2

售后保养客户信息

服务顾问

每天

展厅经理

3

附件完成数量

服务经理

每月5日

装璜经理

4

附件进货数量

配件经理

每月5日

装璜经理

5

事故车月报表

服务经理

每月１日

车险主管

6

配件月度统计

配件经理

每月一日

系统管理员

7

抱怨单回收

服务总监

每月3日内

客户总监

8

四季活动执行方案

服务经理

随时

客户总监

9

客户抱怨整改表

服务总监

每月5日内

客户总监

10

售后活动信息

售后经理

活动前1周

行销策略

11

配件活动

配件经理

活动前2周

行销策略

12

售后活动信息

售后经理

市场分析

13

配件活动信息

配件经理

市场分析

14

月度培训计划

技术经理

25号之前

人事专员

15

月度培训汇总

技术经理

4号之前

人事专员

16

办公用品申报

车间主任

月底之前

人事专员

17

办公用品申报

前台主管

月底之前

人事专员

18

工资表（绩效）

服务总监

3号之前

人事专员

19

报表（周、月）

服务顾问

8、15、22、次月1

人事专员

20

报表（周、月）

配件经理

8、15、22、次月1

人事专员

21

销售顾问保险完成情况

保险经理

每月1号之前

销售总监

22

每日、周保险完成情况

保险经理

每日+周末

零售经理

23

投保数量

保险经理

销售主管

24

车险月度统计

保险经理

每月一日

系统管理员

25

抱怨单回收

保险经理

每月3日内

客户总监

26

办公用品申报

保险经理

月底之前

人事专员

27

工资表（绩效）

保险经理

3号之前

人事专员

28

报表（周、月）

保险经理

8、15、22、次月1

人事专员

29

保险

保险经理

每月25日前

人事专员

5.1.3.2服务部信息接收规定

序号

文件等信息名称

传递给本部门谁

什么时间传

谁传

1

财务对账表

服务经理

每天

收款员

2

抱怨单

服务经理

每天

回访员

3

回访记录

服务经理

每天

回访员

4

精品完成情部况

服务经理

每月底

装璜经理

5

预约记录

服务经理

每天

预约专员

6

活动方案

服务经理

每次

市场经理

7

车辆信息档案

服务经理

每次

信息员

8

整车零售数量

服务总监

每周一

车辆管理员

9

首保卡

服务总监

每周一

车辆管理员

10

内部p-t成绩

服务总监

检查完3日内

客户总监

11

回访信息

服务总监

每天下班

回访员

12

满意度报告

服务总监

每月5号

客户总监

13

市场活动方案

服务总监

活动开始前一天

行销策略

14

会员信息表

服务总监

每周一

会员专员

15

延保信息表

服务总监

每周一

保险专员

16

财务利润报表

服务总监

每月15日

财务总监

17

入职新员工提供资料

车间主任

即时

人事专员

18

新车型价格

车间主任

即时

销售经理

19

抱怨单

技术经理

每日

客户总监

20

培训通知文件

技术经理

随时

行政专员

21

满意度报表

技术经理

每月3号之前

客户总监

22

销售日报表

前台接待

每天早上

保险经理

23

销售月报表

计划员

每月１日

保险经理

24

事故车月报表

服务经理

每月１日

保险经理

25

销售部月度绩效考核

销售总监

每月２８日

保险经理

26

利润报表

财务经理

每月１５日

保险经理

5.1.4行政部

5.1.4.1行政部信息外传规定

序号

文件等信息名称

谁传

什么时间传

传给谁

1

培训通知文件

培训主管

厂家下发时

内训师

2

入职新员工提供资料

人事专员

即时

车间主任

3

培训会议通知

行政专员

即时

消贷经理

4

培训通知文件

行政专员

随时

技术经理

5

培训效果评估

每月5日

客户总监

6

硬件设施整改完成表

行政经理

每月6日

客户总监

5.1.4.2行政部信息接收规定

序号

文件等信息名称

传递给本部门谁

什么时间传

谁传

1

车险月度统计

系统管理员

每月一日

车险主管

2

配件月度统计

系统管理员

每月一日

配件经理

3

月度培训计划

人事专员

25号之前

内训师

4

月度培训计划

人事专员

25号之前

技术经理

5

月度培训汇总

人事专员

4号之前

内训师

6

月度培训汇总

人事专员

4号之前

技术经理

7

办公用品申报

人事专员

月底之前

零售经理

8

办公用品申报

人事专员

月底之前

车间主任

9

办公用品申报

人事专员

月底之前

前台主管

10

办公用品申报

人事专员

月底之前

二手车经理

11

办公用品申报

人事专员

月底之前

装饰经理

12

办公用品申报

人事专员

月底之前

保险经理

13

办公用品申报

人事专员

月底之前

财务经理

14

办公用品申报

人事专员

月底之前

市场经理

15

工资表（绩效）

人事专员

3号之前

销售总监

16

工资表（绩效）

人事专员

3号之前

服务总监

17

工资表（绩效）

人事专员

3号之前

装饰经理

18

工资表（绩效）

人事专员

3号之前

保险经理

19

工资表（绩效）

人事专员

3号之前

易手车经理

20

工资表（绩效）

人事专员

3号之前

客户总监

21

工资表（绩效）

人事专员

3号之前

市场经理

22

工资表（绩效）

人事专员

3号之前

财务经理

23

报表（周、月）

人事专员

8、15、22、次月1

计划员

24

报表（周、月）

人事专员

8、15、22、次月1

服务顾问

25

报表（周、月）

人事专员

8、15、22、次月1

配件经理

26

报表（周、月）

人事专员

8、15、22、次月1

装璜经理

27

报表（周、月）

人事专员

8、15、22、次月1

保险经理

28

报表（周、月）

人事专员

8、15、22、次月1

信贷专员

29

报表（周、月）

人事专员

8、15、22、次月1

会员、保险专员

30

报表（周、月）

人事专员

8、15、22、次月1

二手车经理

31

KPI报表

人事专员

8日之前

财务经理

5.1.5财务部

5.1.5.1财务部信息接收规定

序号

文件等信息名称

传递给本部门谁

什么时间传

谁传

1

无

无

无

无

5.1.5.2财务部信息外传规定

序号

文件等信息名称

谁传

什么时间传

传给谁

1

财务对账表

收款员

每天

服务经理

2

财务利润报表

财务总监

每月15日

服务总监

3

月度利润报表

财务经理

每月10日

销售总监

4

财务利润对账表

收款员

每月

二手车主管

5

利润报表

财务经理

每月１５日

车险主管

6

办公用品申报

保险经理

月底之前

人事专员

7

工资表（绩效）

财务经理

3号之前

人事专员

8

KPI报表

财务经理

8日之前

人事专员

5.1.6易手车部

5.1.6.1易手车信息外传规定

序号

文件等信息名称

谁传

什么时间传

传给谁

1

销售顾问置换完成情况

易手车经理

每月3号之前

销售总监

2

每日、周易手车完成情况

易手车主管

每日+周末

零售经理

3

二手车置换台次

易手车主管

销售主管

4

抱怨单回收

易手车主管

每月3日内

客户总监

5

办公用品申报

易手车经理

月底之前

人事专员

6

工资表（绩效）

易手车经理

3号之前

人事专员

7

报表（周、月）

易手车经理

8、15、22、次月1

人事专员

5.1.6.2二手车信息接收规定

序号

文件等信息名称

谁传

什么时间传

传给谁

1

每日销售数量

前台接待

每月

易手车经理

2

财务利润对账表

收款员

每月

易手车经理

3

二手车投诉数量

回访专员

随时

易手车经理

4

销售台次　周／月

计划员

周／月

易手车经理

5

网络宣传计划

行销策略员

随时

易手车经理

6

每月客流量、交车数量

前台接待

每月

易手车经理

5.1.7客户部

5.1.7.1客户部信息外传规定

序号

文件等信息名称

谁传

什么时间传

传给谁

1

抱怨单

回访员

每天

服务经理

2

回访记录

回访员

每天

服务经理

3

预约记录

预约专员

每天

服务经理

4

内部p-t成绩

客户总监

检查完3日内

服务总监

5

回访信息

回访员

每天下班

服务总监

6

满意度报告

客户总监

每月5号

服务总监

7

会员信息表

会员专员

每周一

服务总监

8

延保信息表

延保专员

每周一

服务总监

9

月度满意度分析报告

关爱经理

每月3日之前

销售总监

10

销售顾问延保完成情况

延保专员

每月5号之前

销售总监

11

销售顾问会员完成情况

会员专员

每月6号之前

销售总监

12

展车绩效单

展厅经理

每月8号之前

销售总监

13

战败黄卡

客户管理员

每天

展厅经理

14

每周、月css/ms/top5

客户总监

周一、3日前

零售经理

15

每日抱怨单

回访专员

每日

零售经理

16

每日销售量、销售信息文件

前台接待

每日+周末

零售经理

17

每日、周延保会员完成情况

会员、延保专员

每日

零售经理

18

TOP5弱5项

客户总监

月初

内训师

19

MS考评结果

客户总监

即时

内训师

20

CSS成绩

客户总监

即时

内训师

21

延保数量

客户总监

销售主管

22

会员数量

客户总监

销售主管

23

客户接待批次

前台接待

销售主管

24

客流量

前台接待

销售主管

25

投诉

客户总监

销售主管

26

每日销售数量

前台接待

每月

易手车经理

27

二手车投诉数量

回访专员

随时

易手车经理

28

每月客流量　交车数量

前台接待

每月

易手车经理

29

抱怨单

客户总监

每日

技术经理

30

满意度报表

客户总监

每月3号之前

技术经理

31

满意度成绩

客户总监

3日内

行销策略

32

黄卡数

客户管理员

月初

行销策略

33

办公用品申报

市场经理

月底之前

人事专员

34

工资表（绩效）

客户总监

3号之前

人事专员

35

报表（周、月）

会员、延保专员

8、15、22、次月1

人事专员

5.1.7.2客户部信息接收规定

序号

文件等信息名称

谁传

什么时间传

传给谁

1

培训效果评估

行政部

每月5日

客户总监

2

硬件设施整改完成表

行政部

每月6日

客户总监

3

销售数量

销售部

每月3日内

客户总监

4

TOP5整改计划

销售部

每月4日内

客户总监

5

抱怨单回收

销售部

每月3日内

客户总监

6

抱怨单回收

二手车

每月3日内

客户总监

7

抱怨单回收

保险部

每月3日内

客户总监

8

抱怨单回收

装饰部

每月3日内

客户总监

9

抱怨单回收

售后服务部

每月3日内

客户总监

10

四季活动执行方案

售后服务部

随时

客户总监

11

客户抱怨整改表

售后服务部

每月5日内

客户总监

12

活动执行方案

市场部

随时

客户总监

5.1.8装饰部

5.1.8.1装饰部信息外传规定

序号

文件等信息名称

谁传

什么时间传

传给谁

1

精品完成情款

装饰经理

每月底

服务经理

2

销售顾问装饰完成情况

装饰经理

每月2号之前

销售总监

3

每日、周装饰完成情况

装饰经理

每日+周末

零售经理

4

装饰数量

装饰经理

销售主管

5

抱怨单回收

装饰经理

每月3日内

客户总监

6

精品附件活动

装饰经理

活动前3周

行销策略

7

装饰销售额

装饰专员

下月初

市场分析

8

附件新品上市信息

装饰经理

市场分析

9

精品附件活动信息

装饰经理

市场分析

10

工资表（绩效）

装饰经理

3号之前

人事专员

11

报表（周、月）

装饰经理

8、15、22、次月1

人事专员

5.1.8.2装饰部信息接收规定

序号

文件等信息名称

谁传

什么时间传

传给谁

1

整车销售台次

计划员

每周一

装璜经理

2

进车台次

车辆管理员

到车日

装璜经理

3

附件完成数量

服务经理

每月5日

装璜经理

4

附件进货数量

配件经理

每月5日

装璜经理

5

导航销售台次

计划员

每日

装璜经理

5.2修改

在公司质量管理体系运行过程中必然会发生业务和管理变化，从而可能导致已规定的信息传递制度在内容、时间、职责、对象等方面的变化或增减传递内容时，就需要及时修改，重新颁布此规定。

5.2.1修改时机

5.2.1.1上海大众通过以下文件和途径提出新要求时

A）一年二次颁发新的DCA审核标准。

B）每年颁布新的AuditⅡ审核标准。

C）每年颁布新的商务、质量评估、索赔和人力资源政策性文件。

D）分销中心（RSSC）需要新的业务和管理数据时。

5.2.1.2集团公司的组织机构、考核政策、管理要求发生变化时。