人力行政部相关制度docx.docx

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人力行政部相关制度docx

人力行政部

2017年版

经营规范

六、年度、半年度经营计划设定及考核.....................................25

七、考核分数联动机制..................................................26

八、目标（绩效）考核分数修正..........................................26

九、考核分数与系数对应关系............................................27

十、目标（绩效）督导..................................................27

十一、目标（绩效）面谈..................................................28

十二、目标（绩效）申诉.................................................28

十三、考核结果应用....................................................28

十四、附件............................................................29

基本福利管理规定........................................................30

一、目的..............................................................30

二、范围..............................................................30

三、具体规范.........................................................30

四、说明..............................................................32

考勤规定................................................................33

一、目的..............................................................33

二、原则..............................................................33

公司管理专项的概念......................................................34

第一章经营规范

第一节行政类

电子信息管理规范

1.为了提高员工的工作效率，特建立财务管理系统及其他电子信息类的管理系统及规范。

2.依据公司电子信息类管理的要求，规范对公司工作的电子化办公管理。

3.任何人员不得将公司电子信息的内容泄露，确保公司所有电子信息相关事项的安全。

4.关于电脑配置的标准，详见《公司电子类用品配置标准的规范》和《公司电子类用品配置表》。

5.本规范未尽事宜，将根据公司《经营方案》的其他规则进行规范。

办公配置管理规范

一、目的

符合投资型公司的方向和标准，做好酒店式办公服务并节约成本。

保障办公的高效性，同时维护好公司的品牌形象。

二、原则

1.必须提供具有酒店式办公服务能力的专业物业管理团队进行办公服务专项承包，采用专业分工的配置管理模式。

2.必须满足业务开展需要的各项办公配置功能，必须达到办公配置品质建设的标准。

3.必须精减对应员工配置，实行专员制的标准核定与具体实施员工的分类独立运作，明确各项办公配置的标准规范，严格执行。

4.必须倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公标准。

5.必须接受公司全体员工的评议与监督,让员工成为检验标准的尺度，在执行过程中监督，鼓励公司全体员工开具《处罚审批单》，以增进服务质量，提高服务品质。

6.行政办公配置费用的支付类：

按照公司审批流程执行，单笔1万元及以上的须经公司人力行政部审批；单笔3万元及以上须经总经理审批核准。

物品核销：

按照公司审批流程执行，1万元及以上的须经人力行政部审批，3万元及以上须经总经理审批。

7.必须制定相应的规范，明确实施的各项标准，严格执行，超越标准时,必须注明并进行单项上报审批。

三、办公配置的其他单项相关内容，依据规范予以明确，不设规范。

公司证照管理规范

一、目的

规范公司各类证照的办理、使用及保管。

二、范围

适用于公司所有证照的管理。

三、具体规范和要求

1.证照的办理

1）证照的办理包括申报、登记、变更、年检、注销等。

2）项目经营过程中的各类证照均由各对应组织负责人指定的专员负责办理，在特殊情况下，可以由负责人及总经理指定专员负责办理。

公司其他相关部门必须做好配合和支持。

3）证照办理必须做到及时、高效率的完成报批工作，确保业务的经营实施在规范的时间内。

2.证照的归档及保管

1）人力行政部行政人力部负责公司所有证照的归档及保管，建立健全的《证照保管登记台账》规范。

2）各种证照要分类归档，归档的资料要完备齐全，包括证照办理的过程中产生相关文件和材料。

归档的证照要复印全套资料一并存档，并做好电子档扫描。

3）公司证照须妥善保管及使用，不得遗失、损坏。

如有遗失或损坏情况出现，人力行政部行政人力部的资料管理专员应及时向公司总经理汇报，对相关责任人予以严厉处罚，并及时办理挂失和补办手续。

4）人力行政部行政人力部的资料管理专员应建立证照管理的台账。

包括：

证照的名称、申报、变更、年检及注销的时间，使用年限等，使用年限到期前必须要及时上报人力行政部行政人力部并通知相关组织做出相关处理，如未能及时上报造成的过期作废，要追究责任人的责任。

3.证照的使用

1）公司所有证照未经批准，任何人不得随意外借。

2）如需外借公司证照，申请人必须在上报审批的“具体事由”中说明使用目的及时间，经对应项目负责人或总经理审批。

3）严禁公司员工擅自利用公司的证照进行各种担保及其他非法用途，一经发现将严肃处理。

4）证照如果遗失或被盗及损坏，必须上报审批。

5）关于违反规范规定的，必须予以经济处罚，造成严重经济损失的，追究其法律责任。

公司印章管理规范

一、目的

公司印章刻制是公司合法存在的标志，是公司法律安全的保障。

为了保证公司印章刻制的合法性、可靠性和严肃性，有效地维护公司利益，杜绝违法违规行为的发生，特制定本实施规范，规范公司印章的刻制、使用及管理，防范印章使用不当。

二、范围

适用于公司各类印章的管理工作。

三、印章范围

1.公司章

2.法人章

3.专项业务章（合同专用章、财务专用章、发票专用章、人事专用章等）

四、印章刻制

1.印章刻制由总经理指定印章管理员以印章刻制的审批立项予以明确，该文件最后以总经理的核准为最终依据，印章管理员负责具体执行。

各印章所使用的对应组织明确其形体、规格，并明确使用范围及保管员工，并经审批后以对应的各公司平台的相应的审批文件予以明确使用，并在该文件上加盖印章的戳记，依此为依据启用印章的使用。

该文件应予以公布，告知公司相关员工予以明确使用。

否则，该印章业务上的使用视为违法侵权。

2.因业务需要所刻制的其他印章，均不纳入公司的法律范畴，只能单独使用。

禁止公司以上具有法律效力的印章与其他不具备法律效力的印章共同使用，在任何情况下的表单上均不能同时使用，印章专职管理人负责把握。

3.审批权管理职责依据《审批权限表》的对应负责人。

五、印章启用和登记

1.新印章使用前由印章管理员做好戳记留样保存并做好印章的登记。

2.启用新印章的同时由印章管理员对停用的旧印章进行封存，并在《印章保管登记表》上载明封存或销毁信息。

3.印章管理员对公司范围内所有印章应建立在《印章保管登记表》上，载明印章名称、枚数、启用日期、使用范围、保管组织、保管人、图样等信息。

4.《印章保管登记表》为永久保存资料，需妥善保管。

六、印章保管

1.印章管理员为第一负责人，由双人复核制妥善、安全保管好印章，印章不用时应存放在保险柜内，使用时原则上不允许带出资料管理的办公区。

2.印章保管须有记录，注明印章名称、颁发组织、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。

3.印章保管必须安全可靠，须加锁保存，印章不可私自委托他人代管。

印章如不慎遗失或被盗，保管人要及时向公司总经理汇报，如属被盗情况应及时向公安机关报案并登报公示，需由总经理审定。

4.印章管理员因人事异动不再履行保管职责时，必须经总经理核准，重新明确进入审批，及时上缴印章，并与新印章管理员办理接交印章手续，以免贻误工作。

5.印章切实负责，不得将印章随意放置或转交他人。

如因事离开岗位需移交他人的，可由所属负责人指定专员代替，但必须办理移交手续，并填写印章移交登记表。

6.为保证资金的绝对安全，财务专用章、法人个人名章等银行预留印章由两人以上分开保管、监督使用，做到一人无法签发支票、汇票，一人无法提出现金。

7、印章应及时维护、确保其清晰、端正。

七、印章使用

1．公司所有公章（公司法人章）外出使用时，申请人必须在上报审批的“具体事由”中说明使用目的及时间，经所属负责人或总经理审批后方可外带，印章管理员必须随同前往。

2．如审批人外出，印章管理员可以通过电话方式请示，经同意后方可外带，但事后需补办手续。

3．盖印规范：

申请人上报审批，经所属负责人审批，总经理审核明确后，一并交印章保管人才能使用（除财务章以外）。

4．盖章须由印章保管人自己加盖，不得由他人代替。

5．盖章须端正，印体清晰，盖印位置须在文尾的“年月日”中间，不得盖在空白处，两页以上的用印文件必要时须加盖骑缝章。

6．严禁在空白的信笺、介绍信及合同文本上盖印。

7．各印章保管员工应严格履行盖印审核把关职责，对未经审批或审批结果不明、事项不符以及违反用印规范的，不予盖印。

8．印章保管责任人对印章的每一次使用都要做好《印章使用登记表》的登记，严格审批和登记规则，除财务支付用章外。

9．财务专用章、支票专用章、法人个人名章由财务资金部按岗位职责权限使用。

10．严禁员工私自将公司印章带出公司使用。

若因工作需要，确需将印章带出使用，需由印章管理员陪同前往使用或经总经理批准后方可携带。

印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。

11．私人取物、取款、挂失、办理各种证明，需用单位介绍信时，由人力行政部行政人力部严格审批，符合要求后办理并执行登记规则。

12．非印章管理员使用印章盖章与印章管理员承担相应的责任。

13．如印章因公司名称变动、损坏、遗失或被窃，声明作废后须停用印章。

印章停用时须经总经理批准并以红头文件形式予以注销，该注销文件及时予以公布，告知公司员工已经停用该印章,该文件中需注明注销时间及销毁专员负责制并依次进行登记。

八、关于违反规范的，必须予以经济处罚，造成严重经济损失的，追究其法律责任。

档案资料管理规范

一、目的

规范公司合同文本及各类档案的管理，确保公司各类档案及时完整归档，整理分类清晰，易于检索调阅。

做到电子化办公，提高现代化办公的效率，建立资料管理的档案管理系统，使之规范化、系统化。

依据公司的《经营方案》，使之成为公司经营运作管理的后脑，确保公司对外所有法律管理的安全。

要求符合公司财务方面的要求，并满足公司管理系统化、安全开展业务的经营要求。

二、原则

公司档案资料必须做到统一原则。

三、范围

指公司各项日常经营管理工作中形成的具有保存和利用价值的资料，包括文本和电子等文件资料档案资料、对应各项财务收支的完整和各项档案资料对应各项审批事项的完整。

除此，总经理有特殊归档要求的情况除外。

四、具体规范和要求

1．档案管理相关规范：

1）公司档案管理要遵循集中保存、分级查阅的原则。

2）档案管理责任组织

A.人力档案归人力行政部人力部门负责，财务管控中心档案归财务管控中心负责，其他档案归人力行政部资料室负责保管。

B.人力行政部资料管理员负责对其他档案保管部门的资料管理专员进行档案保管指导、培训和检查。

C.各组织形成的各种文件资料需及时送原件到对应保管部门的资料管理处存档备查，对应保管部门的资料管理员负责档案资料的归档、整理、查阅等管理工作。

资料管理员要依据《电子文件夹范本》和《档案编号》对所有档案进行整理归档，并安全与标准进行保管，其中必须要有明确的时间、移交人和移交档案名称。

各组织需要发放文件的需进入《文件发放签收表》工作流程，批准后由对应保管部门的资料管理专员制作文件登记在《档案登记目录表》。

D.项目负责人只对各自负责的项目拥有查阅和询问的权利，其他人员经总经理核准后方可查阅或核对。

财务自行整理台账，按经营的要求，经总经理核准后转入资料库。

3）档案对应保管部门是归口档案独立的责任组织，按保密规范的级别并通过相应审批程序进行对外开放。

4）归档范围

A.按设置的各个项目、平台，按统一的档案编号进行归档和保存。

B.归档的必须要具备保存价值。

C.档案包括电子类文档和非电子文档，提倡尽量采用无纸化办公。

电子类档案：

A.专门档案管理电脑，机密，设密码保护；B.专员维护；C.移动硬盘备份；D.电子类上传文件及各业务组文件统一编号，同样适用于非电子类档案。

5）保管期限

A.档案保管期限分为永久、长期（3-8年）、短期（1-3年）三种，根据实际需要设定。

B.保管年度按自然年度（1月1日至12月31日）计算。

6）档案分为普通、普密、机密、绝密、绝密加总经理等五类，该级别属最高审批人明确。

2．档案资料的归档

1）各项目部、组织、平台的资料原件全部归入对应保管部门的资料管理，由对应保管部门的资料管理专员登记台账。

档案管理要遵循集中保存、严格保密的原则。

2）公司证照类的办理完毕，应立即转交人力行政部的资料管理归档，其余文件在每月初应在流程结束后完成立即移交。

3）凡加盖公司印鉴的文件、资料，人力行政部的资料管理员在盖章后即留存原件（日常事务性文件资料等可留存复印件），并整理归档。

3．档案资料的日常管理

档案资料要登记详细信息，编制《档案管理台账》，建立电子化的系统，以便检索利用。

1）合同等各类档案要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以分类标识，整齐排放在档案柜中。

2）人力行政部的资料管理专员负责将公司文件资料发放至对应各组织，由各组织指定员工接收后，在《文件发放签收表》中签字确认。

3）资料管理必须要由独立的办公空间，必须按照档案管理要求建立档案的整理和保管，做到安全化和科学化，并要求与大型公司的档案室要求相符合。

4）档案资料各文件袋上必须黏贴该文件袋内部的各项资料的目录清单。

人力行政部资料管理专员对各组织要建立统一的《档案标题目录表》，依据经营项目、公司平台、各组织的顺序建立，资料不得重复。

4．档案查阅和借阅

1）因工作需要查阅、借阅档案资料时，须办理查阅、借阅手续，并填写《档案借阅登记本》或查阅和借阅的《审批单》，其中普通类只按查阅登记，机密绝密类必须要有查阅审批登记。

2）一般档案查阅，对应保管部门的资料管理员要按规范进行登记。

3）所需要调阅的文档按归属组织框架的各组织的负责人进行审批后方可提阅。

各管控中心需调阅相关文档资料，则需总经理审批核准后方可进行提阅。

A.查阅档案不能将原件带出档案室。

B.借阅档案不得擅自涂改、亏损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、转借等。

C.借阅档案须在预定时间内归还，原则上不得超过一星期。

D.公司资料可以调用到各组织培训课程使用，依据公司正常审批流程来走，负责人只能签署负责范围内的事项，分别按照该资料的归属来选择负责人签署意见，形式上以审批表，符合保密要求。

E.资源共享过程中，文件、文件夹的共享，应由人力行政部资料管理专员列出相应的目录单。

只列目录单，不列详细内容。

F.组织框架各组织的资料仅提供该对应负责人、总经理及人力行政部资料管理专员调阅，需加强保密性，个人之间不得互相泄密。

5．档案销毁

1）除财务资料和证照以外，对无保存价值的档案，档案管理员工要定期清理，经总经理审批后同意销毁。

2）关于违反规范的，必须予以经济处罚，造成严重经济损失的，追究其法律责任。

增加档案编码规则

保密规范

一、目的

规范公司保密工作，保守公司各项商业机密，确保维护公司利益。

二、范围

适用于全体员工。

三、具体事项

1.保密事项

1）指未经公开披露的业务信息、财务资料、人力资源信息、招投标资料、合同文件、客户资料、调研和统计信息、技术文件（含设计方案等）、企化营销方案、管理文件、会议内容等。

2）员工薪酬属于个人隐私，任何员工不得公开或私下询问、议论，掌握此信息的员工不得以任何方式泄露。

3）员工应对各种工作密码保密，不得对外提供和泄露，严禁盗用他人密码。

4）未经公司鉴定的保密级别的内容，也视为公司机密。

5）公司规范要求保密的内容必须严格保密。

6）保守公司各项商业机密，不得对外提供和泄露公司机密，包括公司一切未经公开披露的业务信息、财务资料、人力资源信息、招投标资料、合同文件、客户资料、调研和统计信息、技术文件（含设计方案等）、企划营销方案、管理文件、会议内容、各种工作密码、以及其他不能确定具体内容是否为公司秘密，且未经公司鉴定的内容。

2.保密要求

1）公司各组织起草的文件、报告、资料等，根据不同的保密要求为普通和普密（即：

适合于公司所有员工均可查看，不包括离职员工和外部员工）、机密（即：

适合与资料所涉及的工作相对应的各组织负责人查看，指部门副经理及以上级别的人员）、绝密（适合于公司总监及以上人员查看）、绝密+总经理（即只适合总经理查看）共五级，具体的保密等级由总经理确定，凡公司任何具备密级的档案都必须在文件顶部注明密级，以便妥善处理，各个管理专员必须强化。

先依据《经营方案管理表格目录》的保密级别给予固定，除此则由最后审批人明确，在上报总经理前密级必须填写清楚。

除《经营方案管理表格目录》上已经明确的保密级别外，其他未明确的保密级别由最后的审批人来确定。

2）凡涉及机密的邮件、传真、文件、资料、图表等，要建立组织专员保管负责制，专员在阅办、传送、保管、清理、归档、销毁时一定要注意保密，严防泄密，如有泄密，专员承担过失。

3）凡涉及机密的邮件、传真、文件、资料、图表等，需要复印时不得超过规范的份数，并当场销毁所有废件。

4）未经许可不得将公司有关重要文件资料带离办公场所。

5）各级会议内容、文件在没有下发前，不得向会议以外的员工透露、传阅。

6）不得在公共场所或亲友中谈论公司机密。

7）不得随意向客户提供公司的各类文件。

8）组织框架的各组织成员要严格管理各自的电子资料及媒介，防止泄密。

9）参加公司各种会议的员工携带的资料及所作的记录，包括作废的记录纸等都必须随身带走，不得留在会议场所，否则将从严惩处。

10）员工在服务期间积累的各类资料及工作成果均属公司所有，离职前必须全部移交。

11）会议及办公桌上的遗留物品或乱放置的物品中包含保密物品的，如未能及时清理、整理，以至于形成比较混乱环境的，不管是否泄密，均要处罚。

12）关于机密和绝密的资料，在使用过程中，除规范范围内的员工外，其他员工及外部员工的调阅及使用要填写《审批单》得到审批后方可查阅。

13）组织框架的各组织机密资料的安全工作由各对应小组负责人全权负责处理。

四、违反保密规范的处罚

1.因过失泄密，视情节轻重予以该员工月基本工资20%以下金额的处罚，情节特别严重并造成公司巨大损失的，公司有权予以解聘，并追究50000元以内的经济处罚或法律责任。

2.故意泄露机密者，公司一律予以解聘，追究法律责任。

同时造成经济损失的，公司有权要求赔偿。

3.直接与绩效奖金挂钩。

4.严重过失的处罚由总经理或总经理委托的负责人按过失程度来确定。

会议及工作联络的规范

一、总则：

1.依据《经营方案》的要求，明确会议及工作联络的功能定位及流程事项。

2.依据《电子文件夹的范本》的要求，对各项功能的使用进行明确。

3.依据实际工作的需要，必须以业务的开展为目标，对具体管理事项进行规范与补充。

二、目的：

为了加强公司及各中心的工作会议管理与工作联络，提倡通过会议、工作联络方式沟通协调、解决问题，提高工作的高效性和针对性。

三、范围：

适用于公司工作所有会议的管理和多形式的工作联络。

会议形式分为周、月例会、工作碰头会、项目会议、专题会议、重大事项决策会议、年度会议等。

工作联络形式主要包括《工作联络单》、现代通讯手段以及面对面沟通。

其中，工作联络单是流程上必须的要求，除特殊情况使用口头或短信等形式外，均要在上走审批流程。

走审批流程是进行有效考核的主要依据。

四、会议的具体规范：

1.所有会议遵循高效的原则，会上形成决议结果，会议召集依据管理流程和审批权限开展，会议必须要群策群力、简单明了。

2.各经营负责人、项目部及平台必须加强例会规范，定期召开会议并形成会议纪要。

纪要中要对具体事项作出明确具体的安排，如涉及本经营负责人、项目部及平台有决定权的事项，该会议纪要可直接作为执行依据，无需再以审批单的形式报批。

下次召开会议时，需对上次相关会议的纪要内容进行回顾，检查不妥之处，进行更新、修订。

3.每周及每月例会规范

1）时间：

周例会通常在每周六召开，如有特殊情况，可推迟到下周一，具体时间由对应负责人明确。

月例会定为每月初召开。

参会人员：

按照组织框架所列的各个组织来召开例会。

具体为：

A.项目部的例会，针对具体项目，参会人员为项目主要的负责人和相关人员；

B.组织的例会，组织的负责人和组织的工作人员；

C.其他小组的例会，是小组的成员；

D.公司的例会，是总经理和各组织的负责人，经营的负责人和区域负责人。

会议内容：

各组织的例会以计划协调为主，进行工作总结、工作安排。

对上次会议中的事项进行简要回顾，对未完成事项，提出警示。

4.工作碰头会

工作碰头会为组织内的专题会议，由组织内负责人召集，如需要其他人员参与，列明会议参加人员、会议讨论的主题，并提前告知与会人员。

工作碰头会以对接、协调、安排工作为主要目的，会上由专项管理负责人先发表意见，参会人员参与讨论并发表建议。

对涉及保密的内容，需明确要求相关参会人员做好保密工作。

5.项目会议

2）针对具体的项目，必须要经常开会研究方案、总结工作、布置任务。

3）召开项目会议时，必须要通报上级领导。

会上必须明确实际的内容和具体的工作安排。

6.专题会议

专题会议由各负责人明确具体参与人员。

发起人为负责人或管理专员参加人员为负责人需要召集参会的人员。

如果会议需要，参会人员可以跨部门。

7.重要会议

由总经理或总经理委托的负责人、项目经营负责人和区域负责人主持召开。

内容包括：

公司的战略决策、项目上的重大事项、其他经营管理中重要事项或有关资金、销售的重要事项。

8.各项目部、组织、部门和平台区域的会议

4）时间：

不定期召开

5）内容：

主要内容以学习公司的规章、规范为主，或根据组织负责人所需要，召集组