新中大G3事行财政软件日常账务操作手册带图.docx
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新中大G3事行财政软件日常账务操作手册带图
总账处理系统
版本:
v1.0
山西新中大软件开发有限公司
联系方法:
0351-73332057336226
186********(大同)
目录
一、功能介绍3
二、软件登录4
三、日常账务处理5
1、凭证录入6
2、凭证查询修改6
3、凭证审核8
4、记账9
5、月结11
四、账簿查询打印12
1、普通明细账12
2、总分类账13
3、多栏账13
4、科目余额表14
5、综合明细账14
五、报表计算与出具14
六、常见问题处理16
FAQ001会计科目如何增加、修改与删除?
16
FAQ002初始化完成后如何调整年初余额?
16
FAQ003月结后发现凭证有错误应如何修改或删除?
16
总账处理操作手册
一、功能介绍
总账处理是整个财务管理过程之根本,“总账处理系统”模块也是新中大事行财务的核心部分。
在新中大事行财务软件中,“总账处理系统”和“报表处理系统”必须联合使用,作为新中大事行财务软件的核心部分,而“总账处理系统”又是其中的重中之重,它与事行财务软件其它系统之间的关系可表示如下,见图01所示:
图01账务处理系统在事行财务软件中的地位
下面让我们开始了解本系统由哪些模块组成,各模块大致有哪些功能。
由于账务处理涉及到的会计业务比较多,本软件为了方便使用,按业务将总的功能划分为以下几大子模块:
1、初始设置2、日常账务3、部门核算4、往来账管理5、项目核算6、出纳及对账7、系统间转账8、系统管理
操作帮助
“总账处理系统”的工作流程如下图所示:
操作流程步骤说明:
1、安装“总账处理系统”:
请参阅《软件安装》的“软件安装”。
2、增加新账套:
请参阅“账套管理系统”帮助。
3、进入“总账处理系统”,请参阅平台系统的帮助。
4、进行初始数据设置,具本内容有:
会计科目、部门、往来单位、项目、功能科目等,其中在设置会计科目时要注意辅助核算项的启用,功能科目等其他辅助基础数据要到数据中心系统中进行设置。
5、在“日常业务”进行凭证录入、审核、记账等业务操作。
6、每月终了使用“月结”功能进行月结。
7、年终结转凭证,在“期末特殊转”中或“生成自动转账凭证”中进行生成。
8、进行查询功能进行各种账簿和报表进行查询。
二、软件登录
1、如图2-1所示,双击“新中大事行财务软件G3”图标,或在图标上点右键,单击“打开”按钮。
图2-1
2、打开软件登录界面,如图2-2所示进行操作,完成后点“确定”,登录软件系统。
图2-2
3、打开软件界面,如图2-3所示,如果用户没有设置密码,进行系统后会进行提示,点击“确定”可以设置新密码,点“取消”会关闭对话框,取消密码设置。
图2-3
三、日常账务处理
如图3-1所示,点击窗口左上方“财务管理”——“总账处理”,进入“总账处理系统”
图3-1
1、凭证录入
1.1在图3-1中,点击“日常账务”,进入“日常账务”处理系统(如图3-2所示),点击“凭证处理”——“记账凭证录入”。
图3-2
1.2弹出“记账凭证录入”界面,如图3-3所示,修改凭证日期与单据数量,录入凭证摘要,双击选择“科目”,输入借贷金额,后点“存入”,完成记账凭证录入。
图3-3
1.3存入时,系统会自动检查凭证日期、单据数量、借贷金额、是否打印等,如弹出相应对话框,请根据实际情况进行选择。
2、凭证查询修改
2.1如图3-2所示,选择“凭证处理”-“凭证查询修改”,在弹出的“凭证修改-检索条件”窗口(图3-4)中,选择凭证所在会计期或其他过虑条件,一般情况下直接点“确认”即可。
图3-4
2.2如图3-5所示,通过“首张”、“前翻”、“后翻”、“末张”按钮找到需修改的凭证,然后单击“修改凭证”按钮进行凭证修改。
图3-5
2.3修改完成后,点击窗口右上角的“存入”按钮(图3-6),完成凭证修改。
图3-6
注:
凭证审核与记账,每月月底进行一次即可。
3、凭证审核
3.1如图3-2所示,选择“凭证处理”-“凭证审核”,在弹出的“凭证修改-检索条件”窗口(图3-7)中,选择凭证所在会计期或是否已审核等其他过虑条件,一般情况下直接“确认”即可。
图3-7
3.2在弹出的凭证审核列表中(如图3-8),点击“本张签字”或“全部签字/不签字”完成凭证审核。
图3-8
4、记账
4.1记账也即登账,在记账过程中所有已审核凭证将自动登入各种明细账和各类汇总账。
财务报表只有在记账后才能计算出最新数据,凭证一经记账将无法再修改。
如图3-2所示,点击“记账”按钮,出现如图3-9所示日期确定界面,直接点“确认”即可。
图3-9
4.2在弹出的“数据备份”窗口中(如图3-10),通过选择目标路径按钮,选择备份数据存入路径(注意:
备份文件不要放在系统安装盘),注意写清楚备份是几几年几月份,如:
D:
\新中大财务数据备份\2011年\账务\7月份。
完成目标路径选择后,点击“确认”进行下一步。
图3-10
4.3数据备份完成后(如图3-11
(1)),弹出如图所示提示,直接点“确定”即可。
按图3-11
(2)、图3-11(3)所示,完成记账工作。
图3-11
(1)
图3-11
(2)
图3-11(3)
5、月结
月结即结账,月结完成代表本月凭证录入工作已经完成,月结后将不能录入、修改、删除本月份的凭证。
如图3-2所示,点击“凭证处理”——“月结”按钮,弹出如图3-12所示“日期确定”对话框,直接点击“确认”按钮,完成月结工作。
图3-12
(1)
图3-12
(2)
图3-12(3)
四、账簿查询打印
1、普通明细账
如图4-1所示,选择“账簿查询打印”——“明细账”——“普通明细账”
图4-1
如图4-2所示,弹出“科目选择”窗口,选择要查询的科目后点“确认”,输入查询条件后,点“确认”
图4-2
如图4-3所示,系统可自动生成符合条件的普通明细账。
图4-3
2、总分类账
如图4-1所示,选择“账簿查询打印”——“总分类账”可查询相关科目的总分类账,其他操作同普通明细账。
3、多栏账
如图4-1所示,选择“账簿查询打印”——“明细账”——“多栏明细账”可查询相关科目的多栏账。
与普通明细账不同,在“科目选择”窗口中,需选择有明细子科目的科目,例如:
会计科目设置如下:
501经费支出
50101基本支出
50102商品和服务支出
50103对家庭和个人补助支出
50104项目支出
50199其他支出
可选择“501经费支出”科目,在“子科目选择”窗口选择需要显示的子科目。
其余操作与普通明细账查询类似。
4、科目余额表
如图4-1所示,选择“账簿查询打印”——“余额表”——“科目余额表”,其他操作与普通明细账类似,系统可自动生成科目余额表,通过双击总科科目或“全部展开”按钮,可以查询相关科目的子科目期初余额、借方发生、贷方发生、借方累计发生、贷方累计发生、期末余额等情况。
5、综合明细账
如图4-1所示,选择“账簿查询打印”——“综合明细账”,可以查询科目综合明细账,与科目余额表不同之外在于:
科目余额表对于辅助核算科目(如部门、往来等)不能查询辅助账,而在统合明细账中可以对有辅助核算的科目进行余额分解。
如:
501经费支出科目是部门核算科目,在综合明细账中可以选中“经费支出”科目,通过右键“按部门展开”或单击“部门多栏账”按钮,可以生成部门多栏账,以方便账务分析。
五、报表计算与出具
如图5-1所示,点击“报表中心”——“报表中心”,进入报表中心模块。
图5-1
如图5-2所示,通过“月份”选择要查询或出具报表的月份,双击需查询的报表。
图5-1
如图5-3所示,点击“计算分析”——“3.本工作表计算(包括未记账凭证)”可以计算得出最新的报表。
图5-3
如图5-4所示,通过“文件”——“存入”,可以保存当前报表,通过“打印”可以进行报表打印。
图5-4
六、常见问题处理
FAQ001会计科目如何增加、修改与删除?
初始化完成以后,可在“总账处理系统”——“日常账务”——“辅助管理”——“会计科目更改”中进行会计科目的增删改查。
FAQ002初始化完成后如何调整年初余额?
可通过“总账处理系统”——“系统管理”——“数据安全维护”——“4.调整年初余额”进行年初余额调整。
注:
1、年初余额调整只能在初始化完成后三个月能进行调整,如超出三个月,可先进行反月结操作,然后再进行年初余额调整;
2、年初余额调整只针对单一核算科目,如涉及部门核算或往来性质科目,调整时请与当地服务商联系。
FAQ003月结后发现凭证有错误应如何修改或删除?
首先以“财务主管的身份”进入总账处理系统,点击“系统管理”——“数据安全维护”“数据修复”,点击修复(如果提示输入密码,请输入系统管理员密码,默认为:
123456)。
进行月结修复,然后再以同样的操作,进行记账修复。
相同的方法继续下去,系统会自动提示修复到几月份,直到修复到想要修改凭证的那个月份。
取消月结和记账后,还需要取消审核,记住:
谁审核,谁取消。
还是点击凭证审核,选择已审核凭证,月份确认后,点击“全部不签字”取消审核。
上述操作完成后,就可以进行凭证的修改或删除了。
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