部门手册示例.docx
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部门手册示例.docx
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部门手册示例
v 秘书处
[部门职责]
****学院学生会秘书处坚持“平凡处孕育伟大、细微处展现睿智”的工作态度,协助主席团处理学生会日常事务,协调主席团和各部间的工作关系,负责学生会财务管理、相关文字工作、资料的保存归档以及年鉴编辑出版、学生会工作的理论研究及其他日常工作。
[工作内容]
1.文档管理:
负责学生会内部的文档管理,上级来文的签收、落实,基层学生组织请示的批复,办公室规章制度、工作计划、工作总结以及与学生会有关条例制度的起草拟订,对所有文件资料的清理、归档、立卷、保管工作;
2.会务工作:
负责安排学生会各级各类会议,做好会议的记录、考勤工作;
3.资产管理:
负责学生会印章、固定资产、财务等的使用与管理;
4.信访处理:
负责来信、来函、来电的处理,来访的接待;
5.办公室管理:
负责学生会办公用品的购置工作和报刊资料的订阅领取工作;安排办公室值班,做好办公室清洁卫生等;
6.定期召开例会,结合工作实际讨论开展各类相关活动,秘书长定期向主席团汇报工作。
[工作程序]
□文档管理
1.秘书处起草相关规定、文件等,经秘书长提交主席团审定,报团委备案;
2.秘书处对存档单位及其资料情况进行登记(存档资料原则上需电子档与纸质档各一份);
3.对资料进行清理、分类、立卷,纸质文档要求装订后保存;
4.学生会档案一般不得外借,如有特殊需要,经秘书长批准,可以提供查阅或复制,并办理登记手续,查阅或者复制档案的人员,严禁在档案上涂画、折封和抽换。
借出的档案,秘书处人员要按期如数收回,并办理注销借阅手续。
5.其他具体事项参照《****学院学生会档案管理办法》执行。
□会务工作
1.大型会议秘书处人员应提前一个小时到达会场,其他会议应提前半小时到达会场,做好会场布置工作(包括桌椅摆放或座次安排、清洁等);
2.秘书处相关负责人员应做好会议记载(包括主题、时间、地点、参会人员和主要内容),会同监察部对会议有关情况进行监督;
3.会议完毕后及时清理会场;
4.其他具体事项参照《****学院学生会会议制度》执行。
□资产管理
一.公章使用
1.学生会公章由秘书长保管,相关文件需盖印,应提前说明,原则上要求在办公室进行印盖;
2.其他具体事宜参照《****学院学生会公章使用规定》执行。
二.固定资产
1.每学期初与学期末对学生会固定资产进行清查、登记;
2.各单位或部门借用物品应在办公室统一填写《****学院学生会物品借用登记凭证》;
3.其他具体事项参照《****学院学生会固定资产管理办法》执行。
三.财务工作
1.各部门活动经费预算、报销经秘书处与监察部审核后,报校团委批准;
2.秘书处将财务记录定期整理归档、公布;
3.其他具体事项参照《****学院学生会财务监督管理条例》执行。
□信访处理
1.对来信要求认真阅读,转交来信要及时迅速;对来访人员要热情接待,做好记录。
2.将来信、来访分类处理:
属建议和意见性质的来信和来访,登记后送分管副主席阅批,按其指示处理;属举报信件的转交监察部处理;反映一般问题的信件,直接转交有关部门处理。
3.作好交办来信,来访情况的督办工作。
转交部门处理的信件,有关部门应及时处理。
4.没有处理或答复的来信,来访不能结案,应责成相关部门重新处理,在规定时间内上报处理结果。
v组织部
[部门职责]
****学院团委组织部立足于我校团员青年的切身利益,围绕团内组织建设工作,把握思想理论的制高点,发挥机动灵活的工作特点,坚持求真务实的工作作风,不断加强对广大团员青年的思想政治教育工作,通过党建“推优育苗”、团组织生活、团校培训等系列工作,巩固加强各支部建设。
[工作内容]
1.团员“推优”工作:
即推荐优秀团员成为入党积极分子,每学期举行一次;
2.团员证相关工作:
负责补办团员证、收缴团费,做好团组织关系转接手续;
3.学生干部培训工作:
组织团校教学,提高学生干部及优秀团员的工作能力,增强思想政治素质;
4.团组织生活工作:
组织、监督每月一次的全校基层团支部的组织生活,及时了解团员思想动态。
5.国旗护卫队的管理工作:
组织部挑选符合条件的同学进行训练和考核,向团委汇报国旗手的相关情况;
6.“五·四”表彰工作:
根据具体工作安排,对上一年度在团学工作中表现突出的集体和个人进行表彰。
7.定期召开本部例会,结合校园实际讨论开展各类相关活动,部长定期向主席团汇报本部的工作并将重大事项交由主席团审议决定。
[工作程序]
□团员“推优”工作
1.在团委网站上公布开展“推优”工作的通知及“推优”相关的条件,通知各院(系)分团委组织部作好相关的前提准备;
2.各院(系)在规定时间把盖有分团委公章的纸质“推优”名单,并附带电子档的名单一并交给校团委组织部;
3.组织部对电子档的名单以纸质名单为准进行核对。
如若发现有名字不对的,应立即通知相关院系负责人进行确认并予以改正;
4.对各院(系)的电子档“推优”文件进行汇总整合,交校团委审核无误后在网上公示推优的所有名单;
5.网上公示无异议后,通知各院(系)领取相应数额的“推优”表,并及时准确填写,加盖分团委的公章后,交校团委组织部核对,并由校团委盖章;
6.将“推优”表发到各院(系)存档。
□团员证补办工作
1.通知各院(系)团员证补办工作的开始时间及相应要求;
2.各院(系)上缴补办团员证的名单和每人10元的团员证补办费用;
3.根据每个院(系)的上报人数,分发团员证;
4.每位同学在团员证上贴上一寸照片一张,并正确填写个人的基本信息,上交组织部;
5.将团员证编号,在照片上加盖团委钢印后发给各院(系)。
□学生干部培训工作
1.公布团校培训的时间、内容,通知各院(系)按相应条件推选培训人员;
2.经过校团委核定后确定培训人员名单;
3.制定相应的学习管理条例,规范学员学习纪律;
4.邀请相关领导或老师进行授课,做好宣传工作;
5.结业典礼,请学生干部代表发言,并请相关领导或老师对本次学习做总结,并对优秀学员颁奖。
□团组织生活工作
1.通知各院(系)团组织生活的主题和时间段。
根据每个院(系)的具体情况将各自开展时间基本固定;
2.开展团组织生活时,按照团组织生活检查的评分标准,对各院(系)团组织生活进行评分并将开展情况汇总向团委汇报;
3.根据团组织生活汇总分析结果,将各院(系)的开展情况反馈给每个院(系)组织部,分析长处和不足,以便提高今后的工作质量;
4.每学期末进行总结,并提出下学期团组织生活的计划。
□国旗护卫队工作
1.发布招聘国旗手的通知及相关条件要求,并具体通知到各院(系)组织部;
2.各院(系)按要求推荐规定数量、符合要求的同学,并附带各人相关简历,加盖分团委公章,交审核、确定;
3.挑选符合条件的同学在专门指导下进行训练;
4.对培训同学进行定时考核,向校团委汇报国旗手的相关情况。
□“五·四”表彰工作
1.表彰信息公布:
通过团委网站公布相关信息,发放相关文件到各分团委;
2.表彰申请材料的收取:
在规定时间内将“五四红旗标兵”、“优秀学生会干部”、“优秀团干”、“优秀团员”等个人申请表以及“先进分团委”、“五四红旗标兵”、“先进团支部”等申请材料上交团委;
3.对申请表的审核:
组织部对所有申请材料按规定进行审核;
4.填写证书;
5.证书的发放。
表彰大会后,以院(系)为单位发放证书。
v学习部
[部门职责]
****学院学生会学习部以全心全意为学生服务为原则,为广大同学营造良好的学习氛围,促进同学们热爱学习、主动学习,掌握相关技能。
通过多种交流活动,拓宽同学们的视野,提高同学们的思想境界,增强同学们对人生目标实现的信心。
[工作内容]
1.查课:
配合学校教务工作,检查各院系学生到课情况,反映同学们的愿望和要求,促进院系教学工作的进步和学生学习条件的改善;
2.晚点名签到:
配合学工处检查晚点名工作,负责点名教师的签到工作;
3.学习交流活动:
筹划和组织学习竞赛、知识讲座、演讲比赛、辩论赛等各种学术活动,并协助学校组织科技文化节等重大学术、科技活动,促进严谨治学氛围的形成,活跃广大同学的第二课堂;
4.其他工作:
搜集同学们在教学方面的意见和建议,组织学生参加座谈会,邀请相关领导出席,现场答疑;
5.定期召开本部例会,结合校园实际讨论开展各类相关活动,部长定期向主席团汇报本部的工作并将重大事项交由主席团审议决定。
[工作程序]
□查课
1.以随机分配原则,采取院系互查的方式进行抽查;
2.各院(系)保证每日抽查一次并填写查课情况登记表;
3.负责将每周查课情况进行汇总,并将结果上报教务处。
□晚点名签到
1.晚点名签到工作统一安排在每周日18:
00—20:
00进行;
2.各教学楼一楼大厅安排专人负责,制定签到表,一般为班主任签名;
3.整理签到情况,上报学工处。
□学习交流活动
1.一般为每周举行一次;
2.交流主题涵盖考试、考研、出国、热门影视讨论、社会热点问题讨论、政治**、网络现象评论等。
v监察部
[部门职责]
****学院学生会监察部坚持“公平、公正、公开”的工作原则,监督学生会各部门、各级学生干部的工作,接受和处理广大同学对违纪学生干部的举报,以身作则,遵循各项规章制度,真诚服务于同学。
[工作内容]
1.活动监督:
负责学生会举办的各类评优评先活动的监察;
2.早操督察:
监督早操巡视员和检查人员的工作;
3.财务审查:
审查学生会活动的财务预算和实际支出;
4.其他工作:
在举行大型活动时,负责入场的组织及秩序的维护;
5.定期召开本部例会,结合校园实际讨论开展各类相关活动,部长定期向主席团汇报本部的工作并将重大事项交由主席团审议决定。
[工作程序]
□活动监督
1.对各部门举办的各类评优评先活动进行全程监督,指派本部门干事对活动进行现场监督,主要负责分数等具体指标的公示;
2.在评优评先结果公示期间,接受同学们的监督和咨询;
3.公示结束后,向主席团汇报结果。
□早操督察
1.根据体育部的移交材料,确定巡视人员和各部门查操人员名单,并制定签到表;
2.逢做操日(周一至周五)即在东西区各分派一名干事负责签到,规定签到截止时间到后,迟到的检查人员一律不准签到;
3.将检查情况每周一总结上报主席团。
□财务审查
1.活动组织部门将活动计划书交一份至本部;
2.会同秘书处对活动经费预算进行审核;
3.将经费预算报团委审批;
4.会同秘书处对活动经费开支进行审计,经主席团审核后向团委提交报销意见。
v权益部
[部门职责]
****学院学生会权益部以保护全校学生的正当权益为工作中心,本着全心全意为同学服务的基本工作原则,力求形成一套完整的维权协调体系,在推动解决重点难点问题、形成维权合力等方面发挥重要作用。
承担为同学们提供权益咨询和援助,及时反映和解决同学们提出的问题,准确传达反馈信息的任务,同时普及大学生权利与义务的基本知识,探讨正确维权模式,增强大学生理性维权意识。
[工作内容]
1.受理投诉与建议:
通过“维权信箱”、山水藏龙BBS“投诉与建议”版块和学生会电子信箱,受理同学们的投诉与建议,并将问题分类、整理,及时上报有关部门处理;
2.联办维权活动:
每年3月15日与有关机构联办“关注3•15维护你我权益”的活动,宣传“理性消费、理智维权、和谐共处”的理念;
3.事务座谈会:
每年5月中旬组织学生与学校有关部门领导见面座谈会,搭建同学们与部门领导沟通交流的桥梁;
4.编印发行《维权信息简报》:
每年6月、12月中旬编印《维权信息简报》,刊登同学们反映的问题和学校相关部门对问题的答复,报道部门的重要活动,宣传大学生的权利与义务;
5.参与学生申诉委员会的工作;
6.定期召开本部例会,结合校园实际讨论开展各类相关活动,部长定期向主席团汇报本部的工作并将重大事项交由主席团审议决定。
[工作程序]
□受理投诉与建议
1.通过维权信箱、山水藏龙BBS“投诉与建议”版块,以定期现场受理与全天候网上受理相结合的方式,接待同学们的投诉与建议;
2.对投诉与建议进行整理(一周一整理),并按其所涉部门归类,同时即行对问题进行调查核实后报告有关部门处理回复;
3.将有关部门的答复及时向同学们公布,同时在公布期间对问题的处理结果进行核查、追踪,直至令同学们满意。
对于反映突出的问题,将向相关部门提交书面处理建议书。
□大学生消费权益保护行动
1.与武汉市工商行政管理局“12315”消费者权益保护中心驻****学院联络站商定活动具体内容,撰写活动策划书;
2.以学校食堂、商业网点的服务情况等为内容,制做调查问卷;
3.张贴海报,悬挂横幅,做好活动的宣传工作;
4.集中在学校食堂、商业网点前开展,专项受理同学们在消费方面的投诉与建议;
5.分析问卷结果,整理投诉问题,向驻我校消费者维权联络站反映,督促其处理;
6.撰写活动总结。
□事务座谈会
1.根据同学们对学校有关政策措施的意见,拟定座谈会讨论主要方向;
2.确定方向后,与参与座谈的有关部门领导取得联系,商议座谈的具体事宜;
3.撰写座谈会策划方案;
4上交活动方案,经主席团批准后到有关部门申请批准场地;
5.联系校报、校广播台、朝阳网等校园媒体,做好谈话记录,及时对活动进行宣传报道;
6.撰写活动总结。
□编印发行《维权信息简报》
1.开会讨论刊物的内容组成、发行量,拟定编印策划;
2.组稿、排版设计、完成初稿;
3.将刊物经主席团审阅后交团委领导审定;
4.联系印刷单位,商定印刷事宜,报团委批准经费;
5.撰写发行活动策划书(一般定于七品居、一粟堂前举行发行活动),发行期间可兼受理同学们的投诉与建议;
6.向学校有关部门赠送简报,撰写活动总结。
v 实践部
[部门职责]
****学院学生会实践部以重视实践,培养实践能力,提高大学生的综合素质为指导思想,以“理论、实践、服务”为中心,引导大学生积极参与结合专业特点的实践活动,使学习理论同实践紧密结合,提高大学生的综合素质。
[工作内容]
1.暑期社会实践组织工作;
2.雷锋月志愿服务活动;
3.日常志愿服务工作;
4.协助学工处做好勤工助学工作。
[工作程序]
□暑期社会实践组织工作
1.每年4月各院(系)公布当年暑期社会实践通知;
2.5月各院(系)暑期社会实践团队组建,将各自项目上报;
3.确定各类型团队,按不同情况报团委予以资助;
4.6月底举行暑期社会实践授旗仪式;
5.下学期开学后,通知各团队及个人上交社会实践论文和申报优秀团队;
6.收集优秀实践论文和申报优秀团队的资料,进行整理分类;
7.校对并整理论文,上报到科研处,以便发表;
8.统计各院系社会实践积极分子名单并填写荣誉证书;
9.布置表彰大会现场并维持秩序。
□雷锋月志愿服务活动
1.2月下旬开始进行本年度雷锋月策划并进行宣传活动;
2.以3月5日学雷锋日、3月12日植树节为契机开展“学雷锋、做好事”活动;
3.雷锋月征文,全校范围内征集优秀文章;
4.播放与“雷锋精神”相关的主题电影;
5.3月下旬做好总结工作。
□日常志愿服务工作
1.联系企事业单位,作为实践基地;
2.根据用人单位的要求招募志愿者;
3.组织我校学有余力的学生参与服务活动;
4.做好活动总结。
v 信息部
[部门职责]
****学院团委信息部为校团委、学生会提供网络技术支持,管理和维护学生会网站,负责学生会的信息上传工作,努力做好学生会的宣传工作和信息化建设。
[工作内容]
1.网站维护:
定期维护校学生会网站,及时对校学生会主办的活动进行网上发布报道;
2.重大活动网络宣传:
密切联系大学生记者团、校广播台、校报、新闻中心等主要媒体,建立校学生会和媒体间的信息桥梁;
3.定期召开本部例会,结合校园实际讨论开展各类相关活动,部长定期向主席团汇报本部的工作并将重大事项交由主席团审议决定。
[工作程序]
□网站维护
1.定期对校学生会网站进行必要的更新,及时上传最新图文消息;
2.对外宣传校学生会形象,扩大校学生会的影响力。
□重大活动网络宣传
1.对于重大活动,信息网络部將委派专人进行负责,对整个活动进行跟踪报道,并及时上传至校学生会网站;
2.密切联系学校媒体,共同做好活动的宣传工作;
3.积极协助相关部门举办活动,为主办部门提供技术支持;
4.将校内各院系活动汇总审核并及时上报团委备案。
v 宣传部
[部门职责]
****学院团委宣传部以围绕服务团委工作为立足点,全面负责学生会主办的各项活动的宣传工作,传递学生会工作信息,并根据需要,对学生进行有效的思想教育。
[工作内容]
1.活动装台、设计:
负责学生会举办的各类活动的会场设计、装台以及所有广告宣传工作;
2.日常活动宣传:
制作各部门活动的海报、展板等,并通过“山水藏龙BBS”之“学生会”栏目,宣传学生会工作动态;
3.周末电影放映:
编写电影海报,组织“周末影院”活动,丰富学生周末文化生活;
4.对广大同学进行思想政治理论教育,培养、提高广大同学的思想政治素质,组织理论学习探讨。
5.定期召开本部例会,结合校园实际讨论开展各类相关活动,部长定期向主席团汇报本部的工作并将重大事项交由主席团审议决定。
[工作程序]
□活动装台、设计
1.筹备:
负责该活动的宣传部成员应尽可能早地获知活动的具体时间、地点、主题、装台预算及其他特殊要求并汇报部长;
2.设计:
针对活动具体情况在部内征集方案并在例会上通过讨论最终确立一套实施方案及其项目负责人(一人或多人);
3.前期制作:
1)进入现场前的前期准备应涵盖各个方面,包括舞台道具布景的制作、特殊情况的应对措施等细节;
2)由项目负责人安排人员分工、制作时间并着手落实所需材料;
3)提前与活动现场管理人员联系,确认入场时间与装台时限。
4.现场:
1)应将各种可能用到的工具材料带至现场;
2)听从场地管理人员的安排,避免损坏场地设施;
3)统筹安排工作进度,合理分配人力,必要时可要求其他部门人员协助工作;
5.装台任务必须于规定时间内完成,装台结束后迅速清理场地,不要将工具材料和废弃物留在现场;
6.卸台:
活动结束前卸台人员到场,活动结束后应迅速将所有布景道具卸走,可再次使用的带回学生会收存。
□周末电影放映
1.海报张贴。
每周五上午张贴海报,公布本周“周末影院”将要播放的电影片名。
海报张贴地点设为5个,即东区一粟堂、三清园各一处,西区九华厅、商业区各一处,大学生活动中心一处等;
2.观众入场。
每周五下午17:
45——18:
00执勤人员到场,准备电影放映前相关准备工作以及引导观众有序入场。
同时于入口张贴或放置《“周末影院”电影观看须知》;
3.电影放映。
准时18:
30放映影片。
控制到场观众数量,维护入场秩序。
到场人数控制幅度为1500——2000人,若满座后走道与后排走廊人员饱和,则关闭入口,禁止观众无序入场;
4.中途退场。
第一部影片结束后,引导部分离场观众安静有序离场,以此保证下部影片的放映不受影响;
5.退场疏导。
第二部影片放映结束前3分钟,打开前后共四个出口。
全部影片放映结束,片尾曲响起,全场亮灯,积极引导观众离场,防止踩踏现象的发生;
6.放映结束。
整场电影结束后,帮助放映人员处理胶卷搬运工作。
v文艺部
[部门职责]
****学院团委文艺部主要职责是活跃校园文化生活,按照全面提高大学生基本素质,活跃校园文化生活的要求,广泛开展集知识性、艺术性、群众性为一体的文艺活动,充实同学们的课余生活,提高同学们的艺术修养,推动校园文化艺术的发展。
[工作内容]
1.迎新晚会:
每年9月底新生军训完毕,举办一场以迎接新生为主题的迎新晚会。
2.十佳歌手大赛:
每年11月举办校园十大歌手比赛,挖掘校园歌唱人才,展示经院学子风采。
3.“春蕴藏龙”元旦晚会:
每年1月1日举办“春蕴藏龙”元旦晚会。
4.“纪念五四”专题万人大合唱比赛:
每年4月份组织以各院系为单位参赛的“纪念五四”万人大合唱比赛。
5.其他工作:
不定向文艺活动(每年依情况而定)。
6.定期召开本部例会,结合校园实际讨论开展各类相关活动,部
长定期向主席团汇报本部的工作并将重大事项交由主席团审议决定。
[工作程序]
□迎新晚会
1.活动开展前一个月内向主席团提交《活动意向书》,三周内提交详细的《活动计划书》;
2.9月第3周向宣传部提交宣传内容开始宣传工作;
3.9月第4周节目及选手的筛选准备及向嘉宾发送请柬;
4.10月第1周彩排及正式演出。
□十佳歌手大赛
1.活动开展前三周内提交详细的《活动计划书》;
2.海选;
3.50进20比赛;
4.20进10比赛;
5.十强总决赛(决赛的现场随机抽取大众评审,三强选手直接由大众评审投票选出)。
□“春蕴藏龙”元旦晚会
1.召开各院系文艺部长动员大会;
2.对主持人进行筛选;
3.各院系上报节目;
4.对上报节目进行第一次筛选;
5.进行第二次节目筛选,确定节目;
6.确定元旦晚会主题;
7.进行第一次彩排;
8.进行第二次彩排;
9.最后一次彩排;
10.次年1月1日19:
00晚会正式开始。
□“纪念五.四”专题万人大合唱比赛
1.4月初组织召开各院系文艺部长会议通知说明此次活动的各项安排及相关事宜;
2.4月2日——4月23日以各院系为单位参赛,自行选定合唱曲目,团委文艺部定期督促检查;
3.活动举行前两日,各院系集合彩排;4.4月30日前,大合唱正式进行;5.组织专业评审组对各院系的合唱进行评比。
□不定向文艺活动
1.活动开展前第四周提交详细的活动策划方案;
2.活动开展前第三周向宣传部提交宣传内容开始宣传工作;
3.活动开展前第三周至第一周进行节目及选手的筛选并向嘉宾发送请柬;
4.活动开展日所在周彩排及正式演出;
5.活动结束后一周之内向主席团上交详细的活动总结。
v体育部
[部门职责]
****学院学生会体育部以弘扬体育精神、锻炼身体素质为己任,以掌握有关体育工作方针、了解本校体育工作意向为方向,协助学校有关部门进行体育教学工作,促进我校学生体育运动的开展。
[工作内容]
1.早操检查:
协助学工处对大一学生进行早操检查工作;
2.大一新生拔河比赛:
组织大一学生拔河比赛,促使其适应大学生活、增强体质;
3.周末体育文化系列活动:
举办周末体育文化系列活动,丰富同学们的课余生活;
4.学生会体育联谊活动:
组织学生会内部以及校学生会与各院(系)学生会之间的体育联谊活动,促进学生会内部的交流;
5.校际体育联谊活动:
协助学校各体育类社团与其他兄弟院校联系开展校际体育运动竞赛活动,促进校际体育交流;
6.协助校体育教学部做好学生体育工作;
7.定期召开本部例会,结合校园实际讨论开展各类相关活动,部长定期向主席团汇报本部的工作并将重大事项交由主席团审议决定。
[工作程序]
□早操检查
1.按照学校学生工作部(处)、校团委出台的《****学院早操出勤检查规范》对查操人员进行分工;
2.按照《****学院早操出勤检查规范》的要求,对有关院(系)早操出勤情况进行检查;
3.检查的数据每天一汇总一小结,在
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