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档案管理学复习资料doc
档案管理学
名词解释
音像档案——是指机构和个人在各种社会活动屮形成的记录声音或影像的档案,包括照片、影片、唱片、录昔带、录像带筹
档案——是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会冇保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
文物——具有文化价值的历史遗留物,主要是过去使用过的实用性物晶,如器皿、衣物、建筑物,也冇历史文件。
文书档案——是在社会行政管理活动中各种行政性或政治性的公文转化而成的档案。
(出现最早)
科技档案——人们在科技、生产活动屮形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案。
专门档案——除文书档案和科技档案之外的,所有在专门活动屮形成的档案。
(岀现最晚)档案管理(狭义的档案工作)——档案室和档案馆所从事档案业务档案管理工作•…档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。
档案室——是各组织(包括机关、团体、学校、工厂、企业、事业单位等)统一保存和管理本单位档案的内部机构。
档案馆——是集屮管理特定范围档案的专门机构,是永久保管档案的基地,是科学研究和利用档案史料的中心。
文件中心种中间性、过渡性的档案(文件)保管机构,介丁•文件形成单位和档案馆Z
间,负责保管文件形成单位不经常使用但还不能最后处理的文件。
现行文件中心——在档案行政管理机关管理卜•,收集、集小行政机构的现行文件,为社会各界杏询、了解政府在社会管理实务方而的现行政策、规定提供政务信息服务的内部机构。
档案收集工作——按照法律、法规的规定,通过例行的接收制度和专门征集的办法,把分散在各组织个人手中和散失在其他地方的档案,分別集中到各级各类档案保管机构。
归档——机关、企事业单位的档案室对本单位或本部门镒要保存的档案的接收。
平时收集——对那些未及时归档的档案的补充收集工作,目的是补充档案制度的不足。
档案整理工作——就是按照一定的原则和方法,对档案进行系统的分类、排列和编目,使之系统化、条理化的一项工作。
全宗个机关、社会组织或一个著名人物在工作活动中形成的全部档案称为一个全宗
人物全宗——社会知名人丄•或家族在其一生活动中形成的档案整体。
区分全宗——将文件按不同的形成机关、组织或个人分开,以避免不同机关形成的文件混合在一起,反映了各单位历史发展的而貌。
全宗内档案分类——把一个单位内的全部档案按其在來源、时间、内容和形式上的异同,分门别类,并按照一定办法排列。
立卷——将归档文件按一定特征分门别类地组成档案的基本保管单位——案卷。
包括文件材料的组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和装订等。
案卷的排列——将案卷按年度、纟R织机构或问题等标准系统排列,以同定案卷序列。
编目一一以一定形式揭示和介绍档案内容与形式特征的工作,包括填写卷内文件目录、备考表、案卷封面和编制案卷目录或归档文件目录、档号等。
全宗号——是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号。
全宗群——是具有某些历史联系的若干全宗的群体。
鉴定——辨别并确定事务的真伪、优劣等。
档案的鉴定——指对档案的真伪和价值的鉴定。
档案的保管——是指根据档案的成分和状况所采取的存放和安全防护措施。
全宗卷——是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的,能够说明该全宗历史悄况的有关文件材料所组成的专门案卷。
档案检索——是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作。
档案编研工作——是以馆藏档案为对彖,在分析档案内容的基础上进行的编辑和研究工作。
大事记——是按照时间顺序简要地记载一定历史时期发生的重大事件的一种参考资料。
组织沿革——是系统记载一个机关、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制变革情况的一种材料。
档案利用——是指以利用者为服务对象,以提供档案馆(室)库藏档案为手段,采取多种形和方法,开发和提供档案为利用者服务的工作。
重点:
第一章
金石档案有:
石鼓文和毛公鼎
档案的形式:
从档案的载体上来看:
有甲骨、金石、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等。
从表达方式基本三种:
文字、图像、声音;
从记录方法:
手写、刀刻、卬刷、摄影、录音、录像等。
从文件名称上看:
古代有诏、诰、题本、奏折、牌等,近代有令、布告、咨、呈。
现有计划、报告、请示、批复、会议记录等。
从类型上说:
有文书档案、科技档案、专门档案。
档案的种类:
一、公务档案和私人档案(从档案形成的公私领域进行分类)
1、公务档案是指人们在公务活动小形成的档案,其形成主体主要是公务机关或其他社会组织;形成的档案归“国家”所有。
实存状态主要是过去的公务文书、法律、法规、行政性公文
2、私人档案是指人们在私人生活屮形成的档案,其形成主体主要为私人个人;形成的档案归“私人”所有。
实存状态_主要是日记、文稿、账单、票据、笔记、信函
二、历史档案和现行档案
三、文书档案、科技档案和专门档案
(是中国档案界以及社会上应用最为普遍的档案种类概念)
四、中华人民共和国后档案、革命历史档案、IH政府档案
建国前档案和建国后档案:
(一)屮华人民共和国成立前档案
1、旧政权档案
中国第一历史档案馆:
集中保管明清吋期档案(前身是北京故宫博物院文献部,1951年改)中国第二历史档案馆:
集中保管民国时期档案(前身是中科院近代史所南京史料整理处,1964年改)
2、革命历史档案
屮央档案馆:
保存革命历史档案和建国麻永久保存的档案
(二)中华人民共和国成立后档案
中央档案馆:
集中保管“五四”以来的革命历史档案和建国后具有永久保存价值的档案
档案的主要作用:
1、机关工作的查考凭据
2、生产建设的参考依据
3、政治斗争的必要工具
4、科学研究的可靠资料
5、宣传教育的生动素材
6、档案能够以其内容、涵义和外形特征如实地说明历史上的某些事实,作为证实国家、集体和个人正当利益的书面文件。
笫二章
档案业务工作内容(档案管理):
1收集:
有保存价值的档案(分散的文件、档案集中起来)
2整理:
使档案规范有序(区分全宗、全宗内档案的分类、立卷、案卷或文件的排列和编R)
3保管:
日常维护和管理(采取各种措施,维护档案的完整与安全)
4检索:
编制检索工具(编目主要是编制目录、索引、指南等检索工具;查检就是查找档案和档案信息的工作)
5利用:
档案工作的目的(开放档案)
6编研:
研究、选择、编辑、出版(编辑各种档案文献汇编、编写档案文摘和各种类型的档案参考资料、编史修志)
7鉴定:
档案价值(判定档案的保存价值,确定档案的保管期限)
8统计:
原始数据和基本事实(以数据的形式反映档案和档案工作的情况,揭示档案工作的规律
档案的性质:
1、档案工作是一项管理性的工作。
档案管理工作不能为社会直接产生物质财富,档案主婆也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用,它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一•项特殊业务。
(1)档案工作是以档案为对象的管理性工作
(2)档案工作是各级政府、组织和单位管理活动的有机组成部分
目的:
在科学管理的垄础上,以提供原始档案材料的方式为党和国家的各项生产活动服务。
2、档案T作是•项服务性的T作
档案管理系统不是孤立的,而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。
通过提供档案信息为社会服务,是档案工作区别于其他工作的特点之一。
档案部门虽然也研究档案,进行编著、统计、分析等活动,但最终目的是为了更好地适应社会的利用需要。
(1)档案工作的服务性是档案工作赖以生存的必要条件
(2)金心金意为社会各方面服务是档案工作者必须具备的职业素养
3、档案工作是•项政治性工作
在阶级社会里,档案管理工作体现一定的阶级关系和阶级利利益,为一定的统治阶级所
掌握,为英经济、政治和文化服务,这个服务方向是档案管理工作政治性的集中表现。
(1)服务方向:
为统治阶级服务
(2)机要性:
档案的秘密性
(3)维护历史真实而貌:
维护档案安全,历史不容篡改
我国档案工作的基本原则:
《档案法》规定:
“档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案的完整少安全,便于社会各方面的利用。
”
1、统一领导、分级管理国家全部档案
•统一领导、分级管理
•国家全部档案由各级档案机构分别集中保存,分层负责地进行监督和指导,并实行党政档案的统一管理。
2、维护档案的完整与安全
&维护档案的完整
(1)、数虽上,保证档案的齐全,保证应该集中和实际保存的档案不致残缺短少;
(2)、质最上,维护档案的有机联系,不能人为的割裂分散,或者零散的堆砌。
R维护档案的安全
(1)、物质安全:
力求档案本身不受损坏,尽量延长档案寿命;
(2)、政治安全:
保护档案免遭有意破坏,档案机密不被盗窃、失密。
3、便于社会各方面的利用——根本目的
•体现着档案工作的服务性质。
档案必须不断地提高服务效率和服务质量,为档案利用者尽可能创造方便。
•是档案工作的总冃标:
全部档案管理活动的最终冃的都表现在提供档案信息为各项社会实践服务这个集屮点上。
•是档案业务工作各业务环节的出发点,支配档案工作的全过程:
档案的收集、整理、鉴定、保管、编目等各项工作,都应该以便于利用为着眼点。
•是检验档案工作效果的主要标准:
档案工作做的是否冇效,最主要的是看它是否能为国家和社会做出贡献,能否创造社会效益和经济效益。
维护档案的完整与安全是辩证统一的关系:
只有维护档案的完整,才能有效地保证档案的安全;散乱和丢失,则会造成档案的损坏和政治上的不安全。
同时,只有维护档案的安全,才能保证档案的完整;档案遭受损失和破坏,则会彫响档案的完整。
我国档案工作基本原则的辩证统一关系:
三个方面互相联系,互相作用,是一个辩证统一的何机整体,具有丰富的思想内容。
A、统一领导、分级管理是核心,没有统一领导、分级管理,就不能维护档案的安全与完整和为社会利用。
B、离开维护档案的完整与安全和便于社会各方血的利用,统一领导、分级管理就失去了它的意义和方向。
档案机构:
保存和管理档案的机构与档案行政管理机关统称为档案机构
1、档案行政管理机关:
国家档案局、省档案局、市档案局、县档案局。
2、保存和管理档案的机构:
档案馆、档案寄存中心、文件中心、档案室。
档案室的基本任务和具体任务:
基木任务:
统一管理本单位各部门形成的各种门类和载体的全部档案,为本单位各项工作服务,并为党和国家积累档案史料。
具体任务:
1、对本单位文书部门或业务部门文件的归档工作,进行指导和监督。
2、接收和保管本单位各部门应归档的文件,进行必要的整理、鉴定、统计、编目和研究,积极开展利用工作,同时收藏和管理一些冇关的内部廿刊等资料,配合档案提供利用。
3、定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交。
档案室的六种类型:
1.普通档案室(机关档案):
统一管理本单位党、政、工、团组织的档案,也称机关档案室、单位档案室、文帖档案室。
2.科技档案室:
管理科学技术档案的专门档案室
3.音像档案室:
管理影片、照片、录音带等特种档案室
4.人事档案室:
机关在人事部门设立的专门管理人事档案的机构,也称干部档案室(科)。
5.综合档案室:
统一管理木单位全部档案的档案室
6.联合档案室(档案服务中心):
同一地区,特别是在同一市镇内的一些机关联合起来设立的一个档案机构。
档案馆的基本职责:
1,收集和接受木馆保管范围内的对国家和社会有保存价值的档案;
2,采取各种形式开发档案资源,为社会利用档案资源提供服务。
档案馆的种类:
1、按地区可分为:
A、屮央级档案馆,如:
屮央档案馆、中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆等;
B、地方档案馆,又冇省(自治区、直辖市)、地区(
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