行政前台的工作使命四篇doc.docx
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行政前台的工作使命四篇doc.docx
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行政前台的工作使命四篇doc
行政前台的工作职责四篇
1、接待工作:
访客进入接待厅,应抬头行注目礼您好,请问找谁?
并请访客入坐,请示后引入相关区域,在一分钟内端上茶水,并负责加水、更新烟缸;
2、卫生清洁工作:
烟缸不得超过五个烟蒂,访客离去后,三分钟内清洗好烟缸、茶杯;
3、总机服务工作:
铃响三声内必须接听,您好,XX公司。
若自动转拨,三分钟内必须转为人工;来电找总经理,判定是广告类,不应直接转入,应问清何事后转接相关部门;
4、传真信息必须在五分钟内送达相关人员;
5、负责收发管理报纸、信函;
6、安全工作:
下班前检查复印机关机,关闭所有电源,负责关好门窗;
7、接受行政助理(助理招聘)安排的其它工作。
篇二:
行政前台的工作职责
一、日常接待
1.接待来访者:
接待不明目的的来访者,先问清对方来访原因,根据原因来看来者是否是无关人员,还是需要找公司相关人员再进行接待。
2.接待咨询者,若有咨询者来访,应及时请实验室或办公室相关工作人员来协助接待。
3.接听转接电话:
前台是总机电话,一般电话拨入后都需转接其他分机,根据通讯录的分机号码,准确的进行电话转接;接听咨询电话,若在前台接到咨询电话,如对方不明确自己的咨询顾问是谁,直接将电话转接至相关部门助理处。
4.接待推销人员:
上班时间若有其他公司的推销人员上门推销,应婉转拒绝,告知上班时间在公司推销,会影响他人工作,若有员工需要他们的服务,告知相关部门员工直接与其对接。
5.面试人员:
请面试人员在前台处填写面试人员资料表,并带领其前往会议室等待,通知办公室主任或相关部门领导进行面试。
6.接待频繁往来的相关人员:
a)快递,公司内部不论发件或者寄件,均以电话通知相关员工至前台处进行处理,不能让快递员直接进入公司实验室内部。
b)物业公司,公司内部的水电维修、物业规定的各项活动的联系工作;
c)送水公司,关注公司各处饮水机水量情况,及时联系送水,每次接待时只需要在送水公司的卡片上写清送水XX桶,拿走空桶XX个即可。
每月月底结账,填写请款单提交办公室主任,向财务申请费用支付。
同时关注公司饮水机是否正常,如有异常及时通知饮水公司进行维修。
二、办公用品管理
1.盘库:
每月23-25日对库存的办公用品进行全面盘点,制作办公用品库存统计表提交办公室主任审查。
若有用品数量不足或已领用完,即时上报,进行补充;
2.购买:
每月25-28日通知公司各部门提交下月所需的办公用品清单,统计出购买清单后报办公室主任审批。
批准后,联系办公用品供应商送货;
3.领用:
员工领用所需办公用品时,让其填写办公用品领用表并签字,然后给予发放;
4.结算:
每月底联系办公用品供应商提供本月未结货款清单及发票,确认无误后,填写支出单,报财务人员审批后通知供应商前往领款。
三、日常事务
1.保证行政电子设备的正常使用,包括:
扫描仪、传真机、复印机等,若机器出现故障,及时联系供应商解决问题;
2.每月15日左右统计公司提供话费补助的员工名单,并将名单与话费总数报于办公室主任审核。
领款后,前往移动和联通营业大厅购买充值卡,并开具发票。
将充值卡发放给相关员工,并要求其签字确认;
3.每月定期统计公司所有人员通讯信息,更新员工通讯录,公司若有新进或离职员工,都应在2-3个工作日内制作新的通讯录,发送至每位员工邮箱中;
4.名片的申请与制作:
当公司部门有印制名片需求时,需要其填写名片申请单,并提供名片相关信息。
确认名片信息后,将信息发送给供应商,通知其排版印刷,电子版确认无误后印刷,后交于名片申请人;
5.每周一定时查看公司信箱,将信件发放至员工手中;
6.公司备用门卡的管理,前台应妥善保管备用钥匙以备公司同仁有紧急情况时使用;
7.公司有人员招聘时,协助人事部门电话通知应聘人员各项事宜;
8.收发传真,协助各部门员工收发业务传真;
9.协助办公室主任组织协调公司内部活动,如员工生日会、公司集体活动、拓展等业务的联系、通知、协调事宜。
10.新员工入职时,提供入职表格、欢迎信、办公用品、公司通讯录等,并收取新员工的个人身份证明(身份证、学历学位证、户口本、照片)的复印件,提交办公室主任整理归档。
11.积极配合公司的市场宣传活动,做好后勤保障工作。
6、公司备用门卡的管理,前台应妥善保管备用钥匙以备公司同仁有紧急情况时使用;
7、公司有人员招聘时,协助人事部门电话通知应聘人员各项事宜;
8、收发传真,协助各部门员工收发业务传真;
9、协助办公室主任组织协调公司内部活动,如员工生日会、公司集体活动、拓展等业务的联系、通知、协调事宜。
10、新员工入职时,提供入职表格、欢迎信、办公用品、公司通讯录等,并收取新员工的个人身份证明
(身份证、学历学位证、户口本、照片)的复印件,提交办公室主任整理归档。
11、积极配合公司的市场宣传活动,做好后勤保障工作。
行政前台岗位职责
(二)
1、负责接听前台电话,做好重要记录和传达信息给相关人员。
2、负责来访客户的接待,做好接待与引见工作。
3、订水,订票,快递收发等工作,办公用品的采购与管理。
4、负责公司的档案管理及各类文件的整理管理工作。
5、负责公司会议记录,协助公司领导安排会议事务。
6、每日完成工作日志,完成本部门分配的工作和任务。
7、完成上级交办的其它事务性工作。
行政前台岗位职责(三)
1、保证行政电子设备的正常使用,包括:
扫描仪、传真机、复印机等,若机器出现故障,及时联系供应商解决问题。
2、每月15日左右统计公司提供话费补助的员工名单,并将名单与话费总数报于办公室主任审核。
领款后,前往移动和联通营业大厅购买充值卡,并开具发票。
将充值卡发放给相关员工,并要求其签字确认。
3、每月定期统计公司所有人员通讯信息,更新员工通讯录,公司若有新进或离职员工,都应在2-3个工作日内制作新的通讯录,发送至每位员工邮箱中。
4、名片的申请与制作:
当公司部门有印制名片需求时,需要其填写“名片申请单”,并提供名片相关信息。
确认名片信息后,将信息发送给供应商,通知其排版印刷,电子版确认无误后印刷,后交于名片申请人。
5、每周一定时查看公司信箱,将信件发放至员工手中。
6、公司备用门卡的管理,前台应妥善保管备用钥匙以备公司同仁有紧急情况时使用。
7、公司有人员招聘时,协助人事部门电话通知应聘人员各项事宜。
8、收发传真,协助各部门员工收发业务传真。
9、协助办公室主任组织协调公司内部活动,如员工生日会、公司集体活动、拓展等业务的联系、通知、协调事宜。
10、新员工入职时,提供入职表格、欢迎信、办公用品、公司通讯录等,并收取新员工的个人身份证明(身份证、学历学位证、户口本、照片)的复印件,提交办公室主任整理归档。
11、积极配合公司的市场宣传活动,做好后勤保障工作。
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