销售合同签订及回款时间控制一览表.docx
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销售合同签订及回款时间控制一览表.docx
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销售合同签订及回款时间控制一览表
销售合同签订及回款时间控制一览表
篇一:
关于完善销售合同、发票、回款等环节操作办法
关于完善销售合同、发票、回款等环节操作办法的通知
蓝盾控股各部门、各办事处、各子公司、各经销商及合作伙伴:
为满足外部市场监管的更高要求,提升内部管控力度,增强公司市场竞争力,财务中心对营销业务中合同/订单签订、发票开具、收款及对账等财务相关事项的操作办法进行了梳理,提出了调整意见,经相关部门多轮讨论并报总裁办审批通过,已在公司内部以会议决议形式下发执行。
现将决议主要内容通知大家,自本月开始执行。
一、重申销售开票的基本流程。
1.经销商、购货单位需要开票时,应当跟商务中心联系,填写开
票申请;
2.商务中心初步审核申请内容,通过后将开票申请提交给开票单
位的应收会计。
湖北工厂、深圳工厂、蓝盾防水工程公司三个
单位都具备开票资格,应当按购销合同/协议/订单上的单位提
交,不得张冠李戴。
3.开票单位应收会计收到商务中心提交的开票申请后,应核实业
务的真实性、开票内容的规范性、应收款项的合规性(是否符
合公司营销政策和其他管理办法),将审核意见在开票申请上
扼要写明,提交直接上级审查。
4.经直接上级审查通过后,应收会计应当第一时间开出发票、寄
送给申请人,并及时反馈信息给商务中心、做好财务核算。
5.若应收会计核查中,或者其直接上级审查中,发现开票申请存
在问题不能按其申请内容开出发票的,应当立即反馈到商务中
心,清楚说明理由,耐心给予解答。
6.开票申请人对不能开票的原因有疑惑的,应当首先跟商务中心
咨询,仍不能有效解决的,商务中心可请对口单位的应收会计
协助解释,应收会计应当耐心解释,必要时应当给出书面答复
意见。
7.同一份开票申请因同一个原因不能开具发票、也给予一次以上
书面答复意见的,应收会计可以拒绝重复解释。
8.申请开票过程中其他具体办理细节,与本文有冲突的,按本文
要求调整,没有冲突的,按现有办法执行,本文不做赘述。
二、销售开票遵循合同、发货出库、销售发票、回款相统一的原则,只有遵循这个原则才能取得发票。
具体阐述如下。
1.凡需要开票的销售业务都必须签订由甲乙双方盖章的合同。
1)甲乙双方只签订了框架性供货协议/合同的,且协议/合同中对
货物名称、规格型号、单位、单价均做了清楚约定的,商务
中心在ERP系统中录入销售订单后,能取得对方在销售订单
上由受托代理人手写签名后的回传件,该回传件可以视同合
规的销售订单,可以作为开票依据。
2)甲乙双方只签订了框架性供货协议/合同的,协议/合同中对货
物名称、规格型号、单位、单价未作清楚约定,或者实际销
售货物超出了约定范围的,要么甲乙双方以合同补充协议方
式补充约定,要么就该笔销售业务单独签订合同(均需双方
盖章才有效),方可比照本条第一款的方式处理,否则将无法
开票。
3)甲乙双方没有正式签订购销合同的,必须有对方单位盖章及其
委托代理人签名的销售订单原件作为依据,才可以提供发票。
4)本条的要求属于原则性的,对于开具发票的依据可以有哪些不
同形态,财务中心、商务中心应共同探讨确定,形成内部管
理规范,本文不具体表述。
2.合同中关于货物的名称、规格型号、单位、单价,均为合同执行
过程中甲乙双方应共同遵守的,比如送货单、发票等单据上相关
内容应当与合同保持一致。
若需变更,必须甲乙双方修改合同或
签订补充协议,否则单方面的变更都不会被认为是履行合同条款,从而其权益得不到保护。
3.销售发货、出库单,以及销售发票上涉及货物名称、规格型号、
单位、单价的,必须与合同约定一致。
发票上购货方、销售方的
单位全称、纳税识别号等信息必须与其工商税务登记资料一致。
4.购货方必须按销售方提供的单位全称、开户银行及账号支付货款。
若实际付款人是其他人的,经销商/购货人必须提供购货方出具
委托付款书,明确委托实际付款人代为付款;该委托付款书上必
须写明委托人、被委托人的全称、开户银行、银行账号、联系方
式、组织机构代码证或身份证号码。
不提供或提供的信息经财务
部核实是不真实的,财务会计不得核减相应应收账款。
5.开票申请存在以下情形的,不得开具发票:
1)超出合同/订单总金额的开票申请。
2)所开货物我公司不经营的开票申请。
3)所开货物我公司未实际发货的开票申请。
4)所开货物名称、规格型号、数量、单价与合同/订单不一致
的开票申请。
5)所开单位与合同/订单方、回款方不是同一人的开票申请。
三、凡XX年1月1日之前完成发货,需要在今年补开销售发票的,两地工厂应收会计应当复核确认以往是否开具发票,确认未开票的,可遵照本文前两条的流程和原则性要求,审核是否开具发票。
四、因经销商开展代理业务的复杂性,存在代理销售时需要由材料采购方(以下称第三方客户)直接与公司签订销售合同,并索取发票的情形。
这种情形下,可遵照本决议第一条的原则性要求,按公司开票流程开具发票。
其中,因合同单价大于客户与我公司代理单价形成的差额,在公司已经收讫货款后,由经销商自行选择下述两种方法之一予以返还。
1.后续购买公司产品时,在正常代理价格基础上打折进行返还。
具体做法明确如下。
1)经销商选择本方法申请返还差额时,应当首先与商务中心
核对待返还差额,商定各产品折扣率后,向商务中心书面申请办理差额返还。
目前,一个订单上的各产品折扣率暂定均不得超过30%。
2)在CRM系统下单时,应备注“因前期超代理价购买产品形
成了差额XXXXX元,现申请在本次销售发货时折扣XXXXX元,尚余XXXXX元后续返还。
”字样。
3)商务中心在编制销售订单时,备注栏里也应包含上述字样。
4)商务中心应及时复核经销商的书面申请并OA通知应收会计。
2.也可以申请公司支付现款予以返还。
具体做法明确如下。
1)同意承担按待返还额的20%计算的流转税费,因该税费已由
公司缴交给国家财政;
2)同意按待返还额减除20%流转税费后的金额返还,并提供等
于实际返还金额的合法有效费用发票给公司,其中不含招待类发票。
会计审核、收妥足额发票后予以返还。
3)选择此种方法时,经销商应当向商务中心提交书面申请,
申请书中应明确写明前两点的内容,同时写明“因前期超代理价购买产品形成了差额XXXXX元,现申请核销销售费用XXXXX元,尚余XXXXX元后续返还。
”字样。
4)商务中心应及时复核经销商的书面申请并OA通知应收会计。
3.本条所述差额返还遵循公司收讫货款后予以返还的原则,因此当收讫货款小于按合同价格计算的应收款,但大于按代理价计算的结算款时,可以就这大于的一部分按上述两种方法选择一种返还。
为最大限度地服务经销商,待返还差额可以混合选择两种方法予以返还,但返还总额不得超过应返还差额。
财务中心、商务中心应分别对每一笔待返还差额及其返还情况进行登记,并与经销商及时核对确认。
年末,与各经销商的对账函上,应包含截止日的待返还差额。
相关对账工作要做得扎实,因此请经销商们给予财务中心、商务中心足够的配合。
4.从公司角度而言,待返还差额属于代收代付性质,其中掺杂了流
篇二:
合同回款管理制度
合同回款管理制度
第一章总则评估合同风险,明确岗位职责,保证工作质量,提高执行效率,严格监督、检查与考核,促进合同回款,降低经营风险。
第二章回款管理职责
一、回款是公司经营根本,作为日常管理工作,总经理必须亲自抓回款工作。
二、回款是各部门一把手的主要责任,回款指标是对一把手考核的关键考核指标。
三、财务部回款主管部长,专门负责应收账款的管理,直接汇报给总经理。
四、回款工作人人有责,公司每个岗位都必须认真履行岗位职责,保证回款,并承担相应责任。
公司各部门、各岗位均有权对影响回款的行为,提出奖惩意见,提报综合部考核。
五、回款工作,总经理统一管理,财务部回款主管部长监督市场部的合同执行管理员,合同执行管理员监督合同执行过程,各执行部门按五大计划流程要求合理规划、组织、实施合同的执行工作,综合部监督、检查、考核、考评财务部、市场部和各执行部门的回款工作。
第三章合同回款过程管理
一、合同事前风险评估
1、工作职责
(1)销售经理:
项目跟踪过程中,在项目管理软件填写项目跟踪信息,组织项目分析会,填写《跟踪分析流程表》,进行客户评审,写明客户资金状况、项目资金来源、额度、时间点、项目回款预期。
(2)行业经理:
投标前,组织相关部门负责人召开投标分析会,填写《投标分析流程表》,全面评估项目风险。
(3)合同管理会计:
定期更新客户欠款率,评价客户信用,建立客户信用档案,协助客户评审。
(4)财务部长:
配合销售经理客户评审,配合行业经理项目投标分析,评估项目资金风险,提出财务指导意见,上报重大风险合同。
(5)综合部、财务部、市场部负责评审流程的监督、检查。
2、评审权限
(1)100万以上、评审存在风险条款的销售合同签订前,销售经理必须将合同提交公司法律顾问评审。
(2)200万以上销售合同签订前,除履行正常评审流程,必须经过总经理评审后方可签订。
(3)合同经客户评审、投标分析,存在重大资金风险、执行风险、利润亏损,销售经理、行业经理、财务部长必须及时上报。
3、回款条款签订原则
(1)所有销售合同,回款条款原则上都应签订预付款,且预付款到账后方可执行采购付款。
(2)备件合同:
新客户:
预付款不得低于30%,且全款提货;老客户:
客户信用状况良好,可执行历史条款;客户存在欠款,或货到公司长时间不提,则新增合同预付款不得低于30%,且全款提货。
(3)工程合同:
新客户:
预付款原则上不得低于30%,质保金不得高于10%,期限不得超过12个月;
老客户:
客户信状况良好,可执行历史条款;客户存在欠款,则新增合同必须签订预付款(30%)、提货款(30%),且预付款到账后方可执行采购付款。
(4)财务部有权根据客户历史信用情况,针对欠款客户做出以后合同条款的特殊要求。
4、违规处罚:
(1)销售经理未登记项目信息,不召开跟踪分析会,不进行客户评审,商务费用不予审批,每次罚款100元。
(2)行业经理未召开投标分析会,未进行合同评审,合同就参与投标,行业经理、相关责任人每次罚款200元,公司不承担任何费用,风险和损失由市场部、相关责任部门承担。
(3)未按规定额度、流程执行合同评审,责任人罚款200元。
(4)综合部、财务部、市场部未进行评审检查、监督,责任人、部门负责人每次罚款100元。
(5)凡合同未经评审,或低估合同风险,不及时上报,给公司造成损失,报综合部给予相关责任人严肃处理。
二、合同立项
1、工作职责
(1)行业经理:
组织召开立项分析会,填写《立项流程表》,评估项目执行风险,安排项目执行各环节进度要求。
(2)销售经理:
阐述客户、项目情况,提供实际工期需求,明确特殊事项,确认预计回款到帐时间、支付方式、保函要求、回款条件。
(3)项目经理:
按项目实际组织、安排项目执行周期,协调各部门存在问题、困难,制定解决方案,确定各部门工作进度安排。
(4)采购(资源)管理:
确认采购清单,落实采购货期、库存、窜货安排,保证货物及时到位。
(5)成套负责人:
明确成套设计、采购委托下达、生产结束、发货时间、质量要求,制定特殊问题、困难处理方案。
(6)工程管理:
明确施工资料、施工进度、工作节点,质量要求,按回款要求安排各阶段任务。
(7)合同执行管理员:
明确项目执行各节点、各部门、各岗位的工作要求,执行进度。
(8)财务部长:
按立项进度安排,确认各节点回款要求,明确各岗位回款责任。
(9)综合部、财务部、市场部负责评审流程的监督、检查。
2、违规处罚:
(1)未按项目要求时间完成立项委托,行业经理(或业务经理)罚款100元。
(2)立项内容填写不完整,存在漏洞,风险评估不足,行业经理罚款100元。
(3)销售经理提供的客户实际需求不客观,导致执行风险、困难,造成资金占用,影响回款,每次罚款100元。
(4)项目经理不掌握项目实际情况,项目执行组织不合理,造成资金占用,影响回款,每次罚款100元。
(5)行业经理未将《立项流程表》及时发送相关人员,罚款50元。
(6)综合部、财务部、市场部未履行检查、监督职责,每发现一次责任人部门负责人罚款100元。
三、合同执行
1、合同存档要求
(1)销售经理必须在合同签订2个工作日内将合同原件及相关资料提交市场部合同执行管理员存档,合同管理员在接收当天将合同资料复印件提交财务部合同管理会计,因提交时间延误影响回款统计,延误者每次罚款100元。
(2)项目经理、销售经理,必须货物交付、项目安装调试结束后,一周内签收货物、工程验收报告,并于2个工作日内提交市场部合同执行管理员,合同执行管理员在接收当天提交财务部合同管理会计,确认应收账款,因手续不全影响回款,延误者每次罚款100元。
(3)无销售合同,公司不予执行,合同执行管理员必须及时上报,否则因无审批手续即开始执行,责任人罚款100元,特殊情况须经总经理批准。
2、委托下达要求因设计、采购、成套、施工、技术服务等委托下达不及时,造成工期延误,影响回款,责任人、部门负责人罚款100元。
3、采购货期要求
(1)采购不能按委托时间要求到货,影响交货,影响执行工期和回款;
(2)因个别货物不到货,影响备件合同交货、成套产成交货、工程安装验收,影响工期和回款;(3)采购不掌握工程实际需求,提货与需求不对应,造成资金占用或货期延误,影响回款;
以上情况,采购员、采购经理、合同执行管理员各罚款100元。
4、项目工期要求
(1)销售员必须将合同延期、暂停、合同变更等动态信息反馈给项目经理、合同执行管理员、合同管理会计,如果造成资金占用,罚款100元。
(2)项目经理不掌握整体执行进度,委托下达、客户提货时间安排不合理,造成资金占用或货期延误,影响回款,罚款100元。
(3)成套、控制工程、软件工程、工程管理执行计划不严谨,不能按委托工期完成工作,导致工期延误,影响回款,直接责任人、部门经理罚款100元。
(4)因工程质量问题导致工期延误、无法验收、影响回款,直接责任人、部门领导各罚款100元。
(5)项目执行各环节出现问题、变化,不及时上报合同执行管理员、上报公司高层领导,或虚报、瞒报、拖延处理,延误执行工期,影响回款的,责任人罚款100元。
5、付款结算要求
(1)财务部不按时完成付款审核、结算,影响采购提货、合同执行,相关责任人、财务部长各罚款100元。
(2)财务部不能采取灵活的银行结算方式,充分组合、利用公司现有资金,影响采购付款,财务部长罚款100元。
(3)对于工程项目采购,采购合同不能比照销售合同条款签订,未签订风险、违约条款,因后续服务、货物质量、货期争议等影响回款,采购员、采购经理各罚款100元。
6、提货要求
(1)按合同条款,存在欠款合同,发货申请财务部不予审核;如有特殊说明,销售经理必须给出回款时间,财务部以此进行回款考核。
(2)备件合同,销售员必须在货物到达公司前提示客户提货,如延误执行有效期,造成回款延误,罚款100元。
(3)工程合同产成后,客户不提货,每延误一周,销售经理罚款100元。
(4)因入库、出库手续不及时,导致发货延误,影响回款,采购、库房、合同执行管理相关责任人罚款100元。
(5)如合同执行工期紧急,需先出库、直发,后补物流手续,责任部门要在1个工作日内完成入库、出库手续的录入、审核,如因此影响欠款统计,责任人、部分负责人罚款100元。
(6)因库存信息不准,账物不准,影响货物调配、发货,影响回款,采购、库房、合同执行管理相关责任人、业务主管领导罚款100元。
(7)因库房发货错误、混乱、延误,影响回款,发货人员、库房主管各罚款100元。
7、销售发票挂账要求
(1)对于符合开票挂账条件的合同,销售部不及时申请发票,销售申请了财务不及时开出发票,影响挂账回款,责任人罚款100元。
(2)财务部不能按期完成纳税申报(每月12日前),影响开发票挂账回款,相关会计、主管会计、税务主管部长罚款100元。
(3)材料会计每周一向采购员提供《发票清收明细表》,采购员按采购合同条款向供应商索要发票,如不能及时收回进项发票,或进项发票错误影响认证,导致进项税不足,影响开具销售发票挂账回款,材料会计、采购员按责任罚款100元。
8、借货管理要求
具体要求执行公司《借货管理制度》9、到期应收款要求
(1)对于满足回款条件的合同,到期不回款,或销售经理不能给出明确欠款原因;
(2)销售人员离职,区域经理没有落实好回款交接工作,没有落实到具体责任人;
(4)工程因一些非主要问题长期拖延,无法继续执行或办理验收,销售不能协调解决,造成公司资金占用,无法回款;
(5)项目已具备验收条件,项目经理必须及时通知销售经理协助办理验收手续或催款;
因上述情况导致合同到期无法回款,财务部将自动确认合同欠款,从欠款当月起销售经理、执行责任人每月罚款100元。
篇三:
《销售回款管理规定》
销售回款管理规定
根据公司内部管理制度化、规范化建设的要求,鉴于目前营销部销售量及欠款量较大的状况,为保证公司资金正常运转,营销管理中心制定本规定,以使营销人员遵照执行。
一、销售欠款报表
1、营销中心项目部销售内业、财务部销售会计于每周周报前核对项目欠款情况。
2、经纪公司内业每三天向销售内业提供一次《客户贷款变化进度表》(后附表),经纪公司与营销中心项目部每周将各自负责的清欠进展情况做出书面说明,经纪公司周报中应包括受理时间、递减进度、缺件明细、审批情况;营销中心项目部欠款周报中应注明欠款客户清欠进度、清欠截止日期、原因等。
经纪公司和营销中心项目部应严格按照上报清欠的截止日期督促客户回款。
3、每月5日,营销中心项目部将上月销售欠款与财务部和经纪公司核对,7日将上月清欠情况分析汇总上报公司营销副总和总经理。
二、已签合同客户欠款催缴、贷款客户组件
1、销售人员应在客户签认购时即将客户引至经纪公司处,详细咨询贷款相关事宜,并负责督促客户在合同规定时间内将贷款材料递交给经纪公司,保证贷款材料齐全。
2、合同约定客户组件时间为7天,销售人员协助客户组件时间为10天(自签署购房合同之日起计算)。
3、经纪公司按日将贷款逾期未递件房源明细表报给项目销售内业,由销售内业录入电脑汇总成明细表交销售案场经理,由案场经理监督销售人员催促客户交件,并将具体原因和截止日期明确标注后返还内业录入电脑。
4、如遇客户确有特殊原因,无法按时组齐贷款件时,销售人员需及时上报《延期单》,须经公司总经理批准同意后方可延期。
5、如遇缺件客户和未递件客户,销售人员需全力与客户沟通,限定其去银
行补件和到经纪交件的日期,并每日电话通知提醒,销售人员需告知客户其承担的违约责任,如到约定日期客户仍未办理,销售人员上报项目经理,由公司统一下发律师函。
三、认购转合同
1、正常情况下,认购转合同的期限为自签订认购书之日起7天,如遇集中签订合同,则为规定集中签订截止日期。
2、销售内业每日将次日认购到期客户及本日超期明细于下班前交至销售案场经理,由案场经理提醒销售人员催促客户转签合同。
3、如遇客户确有特殊原因,无法按时签订购房合同时,销售人员需在规定合同签订时间内及时上报《延期单》,经公司总经理批准同意后方可延期。
4、客户更名、换房、折扣单均需在认购规定时间内上报,不得以此为延期借口,折扣、换房等单据正常批复时间为2天,销售人员需于客户正常签订合同日期2天前上报。
5、为防止出现单据上报时间不清、责任不明的现象,销售内业要严格执行内业工作手册,对于上报、接收和领导批复、转发文件和单据要有严格登记,确保不发生丢件等事项。
销售人员上报各种单据到销售内业处时,需交接双方同时在上报登记表上签字确认,时间节点以登记表上确认日期为准。
6、认购超期5天仍未签订合同的客户(无《延期单》或延期未批准)由案场经理统一打开销控另售,定金不退。
四、处罚标准与其他规定1、认购未转合同超期
销售人员按实际超期20元/天(自应签合同日期第二日起到实际签合同日期)予以处罚;销售主管按20元/天(自超期第3天到实际签合同日期的超期天数)予以处罚。
2、贷款未递件超期
自签订合同之日起期限15日组件期,销售人员按实际超期10元/天处罚;销售主管按20元/天处罚(超期10日后开始计算天数);案场经理、项目经理按5元/天处罚(超期20日后开始计算天数)。
3、贷款未递件超期30天的情况,公司统一为该类客户下律师函。
4、销售人员和案场经理应严格控制《延期单》数量及比例。
销售人员《延期单》应严格控制在本人当月合同数量的10%以内,超出部分按无效处理,按正常超期处罚标准的一半予以处罚(领导关系客户除外)。
5、为考虑安全性,交款在3万元以上的客户应于每日下午15:
30之前至财务部交款;交款3万元以下须交现金不允许刷卡,如有需要刷卡客户需交手续费50元整。
销售人员在客户交款前应与客户沟通说明,如因销售人员原因未说明而引起客户投诉,对相关销售人员按50元/次(特殊情况,经案场经理或项目经理同意除外)予以处罚。
五、附则
1、本规定由营销管理中心起草,人力资源部审核,总经理批准。
2、本规定由人力资源部下发至公司各相关部门(通过公司OA办公系统),书面抄送经纪公司。
3、本规定自二零零九年十二月一日起执行。
附表:
《客户贷款变化进度表》
滨才地产营销管理中心
客户贷款变化进度表
项目名称:
日期:
制表:
审核:
4/4
篇四:
销售回款流程
销售回款管理规定
根据公司内部管理制度化、规范化建设的要求,鉴于目前营销部销售量及欠款量较大的状况,为保证公司资金正常运转,营销管理中心制定本规定,以使营销人员遵照执行。
1、销售部填写的销售订单,在产品出库后同成品出库单财务联一起交到财务部,财务部根据销售订单需求开具发票,记录回款及核算销售业绩。
2、原则上不允许销售员收取现金,建议客户银行回款。
如特殊情况只能收取现金,需先收款将销售订单及货款交到出纳处,由出纳开具收据后方可将产品出库;如特殊情况需先发出商品后收款,则要在销售订单中备注说明并有总经理签字批准,销售员有责任按照销售订单中的回款时间追回货款,如为按期回款,将在销售业绩中按照超期10元/天扣款。
3、如有月结客户需签订销售合同,如客户无法按期回款,需销售人员负责追款。
拖欠货款1月以上的客户,将对相应的销售员进行处罚。
4、销售回款方式及计入业绩时间:
现金回款,将现金交到财务,收纳开具收据的时间,为计算销售业绩月份;银行汇款,销售员有责任明确告知出纳货款由谁,什么时间汇入哪个银行账户,如销售不及时告知出纳,造成回款与订单不对应,超过1个月无人认领的销售回款,将不再计入销售
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- 销售 合同 签订 时间 控制 一览表
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