行政管理规范.docx
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行政管理规范.docx
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行政管理规范
芝麻街英语行政管理规范
一.教学环境管理
1.学习环境管理
(1)中心内所放置的办公家具、办公设备等所有物品,都必须按最初设定位置摆放,不可自行更换摆放位置,也不得擅自增加或减少。
(2)中心必须在明显位置张贴教师手册和学生手册。
(3)中心必须保持办公环境的清洁整齐,做到:
地面、楼梯清扫干净,厕所冲刷干净,瓷砖无垢,水池无杂物、无脏水;楼梯的扶手栏杆无积灰、无蛛网;门窗干净,玻璃明亮。
定期清扫墙面,刷洗墙裙。
(4)严禁在教室及其他禁烟区吸烟。
(5)妥善管理中心内各项设施,如桌椅、白板及poster等,如有损坏,中心需立即进行修复,使其恢复原状。
(6)严禁在教室及主要通道上堆放各种物品及废弃物。
(7)中心校长、行政人员要向校区所有工作人员进行环境卫生管理规定的培训,校区所有工作人员要向学员及其家长宣讲环境卫生管理规定,同时对学员提出要求。
2.教容教貌管理
仪表细则:
1)在学校着装要素雅、整洁、大方、,不能穿拖鞋、背心、短裤或其他薄露透的服装。
2)男性发不过耳,一律不得留胡子,保持面部整洁。
3)女性不得染多色、条纹等怪异头发,老师上课期间不得披散头发;不浓妆艳抹,不得佩戴过于夸张的首饰在办公区域内,均须佩戴胸卡不得穿高跟鞋。
言行举止:
1)恪尽职守,不旷工、不迟到、不早退,严格履行学校的考勤制度。
2)上班时间不离岗、不串岗、不扎堆闲聊、不干私活,不从事任何与本职工作无关的事情。
3)上班时间不得用电话聊与工作不相关的事,私人电话不得超过5分钟。
4)严格执行学校的各项决议,对学校工作有意见可通过正常渠道反映,不散布不满情绪,不消极对待工作,不拉帮结派。
5)大事讲原则,小事讲团结,不利于团结和工作的话不说,不利于团结和工作的事不做,不随意抵毁别人,不谈论别人的隐私,不谈论薪资。
6)不讽刺、挖苦、歧视、体罚或变相体罚学生,维护和尊重学生人格,公正对待每一个学生。
7)与家长交流时主动热情,解答家长提问耐心仔细。
二.安全管理规范
1.安全准备
(1)中心及各部门成立应急响应组织,明确组织中的各个小组职责、登记组织成员的联络方式,以便灾害发生时得到有序领导。
()小组人员要接受各应急响应相关培训,了解相关知识,以便在灾难发生时,能做出正确响应。
(3)应急响应组织的相关信息包括组织架构图,各组人员名单、联络电话及相关机构的地址、电话、联络人列表告知各部门。
保证登记信息的准确性,内容有变动时及时更新。
(4)联络组与紧急响应机构(如消防队、医疗机构、警察局等)保持联络,其紧急联络电话,平面图、逃生线及各个应急小组的联络方式张贴于中心明显位置。
(5)中心每周对安全设施检查和检验,定期维护与保养,保证消防通道畅通,巡查中发现设施不符合要求或损坏的要马上更换,设施配置不合理的地方应重新配置。
(6)聘请专业机构(如消防等)对安全组织成员、公司员工及学员进行安全知识培训。
(7)中心根据自身情况制定各种灾难应急预案,并组织演练。
(8)中心应设立安全员,安全员制度见学术分册P252。
(9)中心应为学员购买意外人身财产保险。
(10)中心应配备医药箱及应急药物。
2.应急演练
(1)制定演练计划,并按计划实施以评估应急程序的有效性。
进行一次安全防火疏散演习,做好演习记录。
(2)演练计划应包括年度训练计划和实施计划;实施计划应规定演练目的、时间、演练对象、演练课目、职责安排、演练需要的物资、注意事项、演练效果评估方法等内容。
基相关灾害发生时人员需要疏散,则演练实施计划应将疏散计划、方式、主要疏散路线、疏散命令下达讯号及疏散方向均规定于计划中。
(3)演练前通知各部门,部门组织和培训员工,了解学习计划的内容,以免发生意外。
(4)演练具体实施情况、记录,演练结束后向管理者汇报,并根据演练效果对现有应急程序进行评估和必要的改进。
3.紧急响应
(1)当紧急情况发生时,发现者应立即报告现场负责人。
现场负责人接获通知后应立刻到达事故现场处理灾害,同校长、行政等必要时向相关的紧急响应机构报告。
(2)负责人赶到灾害发生地点确认和处理灾害。
当无法立即控制事故时,总经理、中心校长召集应急响应组织启动应急预案,应急响应组织架构中各职能小组按既定程序实施各项应急措施,控制灾害,实施救援必要时请求外部支持。
(3)灾害处理完毕,校长组织处理善后事宜恢复正常工作,减少后遗症和防止灾害复发。
(4)使用过的设备均需彻底清洗,并恢复至备用状态及位置。
4.安全准备
(1)灾害事故发生后,组织人员应对整个事故的始末、时间、发生原因进行调查。
就处理状况、结果、预防措施、责任划分及责任者处理等提出报告。
(2)评估相应的应急程序,必要时进行修订。
5.记录保存
演练计划、检查和实施记录、灾害处理报告等存档留存。
三.信息安全和保密管理规范
1.信息管理规范
(1)产品信息。
(2)沟通:
往来邮件,会议记录。
(3)实物:
课件,教案等。
(4)公司内部产生的信息:
行政、人事、财务、IT等在各个阶段产生的所有需归档的数据。
(5)客户:
来自投资方的资料、物资及软件,客户、投资方人员信息(包括名称、联系方式等)。
2.员工管理
(1)员工门禁卡只允许本人使用,不可借给其它人员使用,如有丢失,立即上报。
(2)一般情况如需要和供应商/客户/合作伙伴讨论、解决问题,请不要进入工作区。
如供应商/客户/合作伙伴确实需要进入工作区,必须公司人员全程陪同。
(3)员工打印东西后,要及时取回,不可以因此造成信息泄漏。
(4)不允许私自外发公司产品和客户有关的任何信息。
(5)会议结束后,应及时将有关信息进行清理,不得留存(如资料、笔记本、会议记录、黑板上的内容等)。
(6)办公区内个人办公桌要保持整洁,及时处理废弃物品,文件资料要摆放整齐,妥善保管,物品摆放远离电源。
(7)办公使用的电脑应设置自动锁屏程序和开机密码;人员需将电脑锁屏后方可离开工作区。
(8)重要文件及教学资料要入柜落锁。
3.资料管理
(1)所有文件制定保密等级,所有“保密”等级以上,含“保密”等级的文件均不允许打印、外发、分发。
(2)中心传真机放置在具有保密措施的区域,传真由专人负责收发,并及时收集,不能由非相关人员接触投资方信息、客户信息等以及其它公司机密信息。
(3)打印错误和不再使用的文件用碎纸机粉碎。
(4)员工进入相关方场地进行产品展示后,应将展示资料带回公司,不得遗漏在外面。
四.考勤管理规范
1.迟到、早退
(1)工作日具体作息时间安排:
前台:
早班:
9:
00—18:
00晚班:
13:
00—21:
00
(中心根据实际情况自行选择)
学术部:
早班:
9:
00—18:
00晚班:
13:
00—21:
00
市场部:
早班:
9:
00—18:
00晚班:
13:
00—21:
00
校长:
9:
00—18:
00
(2)市场部门和学术部门可根据现实工作情况调整工作时间。
2.加班
(1)因工作作务未完成可申请加班。
(2)加班必须提前填写《加班申请表》,部门经理签字同意后报中心校长审批。
无特殊情况加班手续不可后补。
3.休息
(1)每周轮休两天(以中心内打卡表为准)。
(2)员工申请调休必须提前填写《调休申请表》,部门经理签字同意后报中心校长审批。
无特殊情况,调休手续不可后补。
4.请假
(1)若有特殊情况需要请假,提前填写《请假申请表》,部门经理签字同意后报中心校长审批。
(2)若有紧急情况不能提前填写《请假申请表》,必须以电话或短信形式告知部门经理,由部门经理协助填写,在回到中心第一时间补交《请假申请》。
5.旷工
(1)无故缺勤或请假未被批准擅自不上班者,按旷工处理。
(2)第一次或第一天旷工,每旷工一天除扣发当天工资外,并处以口头警告处分。
(3)第二次或第二天旷工(或当月累计旷工达到二天),每旷工一天除扣发当天工资外,并处以书面警告处分。
(4)第三次或第三天旷工(或当月累计旷工达到三天),无条件解除劳动合同,并不给予补偿。
6.具体规定
(1)所有人员应按规定时间上下班,校长更需要以身作则。
(2)每月允许迟到3次,迟到时间1-15分钟,但三次迟到累计时间不得超过半小时,若迟到3次以上,或者迟到的总计时间超过半小时,超出时间或超出次数则按处罚措施给予处罚。
(3)员工处罚措施:
1)迟到、早退在30分钟内(含)罚款20元。
2)迟到、早退31-60分钟(含)按旷工半天处理,扣当月半天工资。
3)迟到、早退1小时(不含)以上,按旷工一天处理,扣当月一天工资。
4)当月迟到、早退达到5次者,除按照以上相应条款处罚外,并予以严重警告处分;当月迟到、早退达到5次(不含)以上者,无条件解除劳动合同。
5)校长处罚措施:
每项罚款为员工的两倍。
五.E-lab管理规范
1.管理内容
(1)图书及Pad由人事行政统一管理,人事行政对图书进行分类、编号、归档。
(2)图书及Pad购买回来后,由行政专员统一填写《图书入库单》,交财务留存一份。
(3)需在图书馆内张贴图书管理制度。
2.学员Pad使用管理规定
(1)学员Pad由人事行政统一管理,人事行政对Pad进行编号,每日学员使用完毕后,需让中心网络管理员进行检查。
(2)学员Pad到达中心后,由行政专员统一填写《入库单》,交财务留存一份。
(3)学员Pad不允许外借。
3.学员图书借阅规定
(1)学员若借阅图书,需填写《图书借阅登记表》。
(2)若所借阅图书在归还时损坏,图书如有损坏,但可以修复,损坏人须进行部分赔偿。
(3)若损坏的书页无法修复,损坏人须按照书价进行赔付。
(4)若所介阅图书丢失,要进行赔付。
(5)借阅数量一次不得超过2本,及时归还,方便他人借阅。
(6)借阅时限:
一次最长时间不超过1周,超期借阅的需登记办理续借。
六.客户接待管理规范
1.具体内容
(1)总体接待原则
1)微笑超身迎接或端正坐姿迎接。
2)了解客人来访目的。
3)解答来访客人提出的问题和及时通知被访人员。
4)如被访人员不能及时接待,为来访者按排接待处休息。
5)随时提醒被访人员能更快的接见来访者。
6)礼貌送客。
2.根据房客身份,确定接待等级(贵宾、高规格、一般规格、拒绝)
1)高规格接待:
即来访者比被访人员职务要高,或来访者对中心的业务、品牌具有重要积极作用的人,适用于比较重要的接待。
A、访者为上级领导
B、教育主管部门
C、重要政府部门
D、预约贵宾
E、媒体
2)一般规格:
即来访人员与被访者职务、级别大体一样,在部分接待都是对接待。
A、供应商
B、学员家长
C、投诉者
D、预约者等
3)低规格接待,即来访人员比被访者职务要低,或私人亲属来访(单次来访时间控制在10分钟以内)。
4)拒绝:
保险扒销及其他影响正常办公环境的行为和人员。
5)中心来访:
通常都以对等规格或高规格接待。
3.接待方式
1)高规格接待:
按中心通知引领到会议室/接待区,以咖啡、冷饮、茶水或其他方式招待,由中心相关部门人员陪同。
2)一般规格接待:
引领至接待区以水招待,由被访人员或相关部门派员接见。
3)应聘者的接待:
初试引领到接待区或指定地点,由行政人事人员负责安排,复试引领至接待区或指定地点以水招待,由行政人事部负责安排。
4)临时接待(同普通接待)。
5)前台接待来访人员一律引领至中心接待区或会议室。
6)被访员工负责将相关来访人引领至接待区域/市场区域洽谈或会见。
7)禁止将访客带入学术区域,特殊情须经校长特批。
4.处罚
1)如因接待不当遭受投诉,但对企业品牌无应影响,第一次教育勒令改正,第二次书面警告,第三次罚款50元。
2)如因的接待不当,致使企业名誉、品牌造成一定影响,视情节严重程度,给予口头警告、书面警告,甚至开除处理。
3)若发现访客(高规格、应聘者除外)未带访客牌,对被访人员进行处罚,第一次警告并罚款50元,第二次书面警告并罚款100元。
七.采购管理规范
1.采购标准
1公司日常经营所需要的主要的、娄量较大的(50个以上)、金额较大的(单品金额300元以上或累计金额2000元以上)需要定制的物品(金额、数量供参考),可根据各自实际情况调整。
(2)公司固定资产的购置。
(3)费用报销及在外直接付款的零星物资采购不适用于本制度。
2.具体内容
(1)部门明确提出需求:
需求部门将所采购的产品填写《固定资产/办公用品/物料/请购/领用申请单》注明产品的名称、规格、型号、颜色,如需要开模板定制需要将确认的设计图提供给行政专员。
(2)采购原则:
比价采购原则
1)每次采购金额在校长指定金额以上,必须有三家以上供应商提供报价,在权衡质量、价格、交货、时间、售后服务等因素的基础上进行综合评估,并与供应商进一步议定最终价格(临时性应急购买的物品除外)。
2)采购至少2人以上询价。
(3)供应商先择标准
1)质量水平:
A、物料来件的优良比率
B、质量保证体系
C、样品质量
D、对质量问题的处理
2)交货能力
A、交货的及时性
B、扩大供货的弹性
C、样品的及时性
D、增、减订货的应对能力
3)价格水平
A、优惠程度
B、消化涨价的能力
C、成本下降的空间
4)技术能力:
A、工艺技术满足产品特点和需求
B、工艺技术的先进性
5)后援服务:
A、零星订货保证
B、配套售后服务能力(包括售后维修、应答时间、问题解决时间)
6)公司实力:
A、公司规模
B、员工素质
3.处罚
(1)禁止收受厂家贿赂,若发现对相关人员开除,并保持追究法律责任的权利。
(2)禁止利用职位特权,谋取个人私利,否则对相关人员开除,并保持追究法律责任的权利。
4.采购标准工作流程
序号
步骤
步骤规范
步骤标准
备注
1
部门提出需求
部门人员根据实际情况提出切合实际的要求
2
需求分类处理
行政专员根据所提需求进行分类
1.对所申购物品已经有供应商的。
2.申购物品属于新需求,公司无此类供应商储备,物品不需要定置服务。
3.申购物品属于新需求,公司无些类供应储备,但此物品需要定置服务。
3
填写申请单
1.对于上步骤标准的第一条,部门相关人员填写《固定资产/办公用品/物资/请购/领用申请》
2.对于上步骤标准的第二条、第三条,部门相关人员填写《物资询价工作单》
1.1认真填写物品名称、娄得、单位、单价、总价。
2.1写明定制的具体要求(颜色、形状、数量、材质等)。
2.2写明申请缘由。
2.3申请人签字、日期。
2.4字迹清晰。
4
申请单审核
1.部门经理审核
2.行政部审核
3.校长审核
4.投资人审核
2.1《固定资产/办公用品/物资/请购/领用申请《需要步骤规范中的五项审核。
2.2对于需求分类中的第一种,行政专员需核实市场平均价格,既有供应商提供的产品价格不得高于市场平均价格。
5
询价
行政专员根据申请表的内容进行询价:
1.询问价格
2.询问制作工期
3.询问相关工艺
对于需求价格中的第二种和第三种至少找到三家符合需求的供应商进行询价。
查询方式:
互联网、同事、朋友推荐、供应商推荐、其他方式。
6
厂家调研
1.实地考察厂家情况
2.通过互联网
3.通过其他厂家、用户
4.通过样品(可双向提供)
5.其他途径
1.1主要考察、调研项目:
参照《物资采购制度》对供应商选择标准。
4.1如定制产品,则可向供应商提供所需物品的样品成品。
制作设计的物品则可向供应商提供文件;
4.2每种样品到少要求两至三家供应商提供小样。
7
确定供应商及价格
根据调研、比价结果确定合作供应商及价格
1.各个供应商的情况简介。
2.供就商的优势和缺点。
3.我们公司自身的需求。
4.总体的总结。
8
合同洽谈
1.根据规定的数量,谈好最终的价格及优惠方式
2.交货方法及时间
3.付款方式及期限
4.双方违约责任等
1.一切以公司利益为重。
2.细节方面需明确制作周期、制作标准、价格、付款方式、送货地址等。
3.自行制作购销合同,或由供应商提供制作合同。
9
合同报审
1.填写《印章申请表》
2.部门经理审批
3.校长审批
4.投资人审批
10
购买
联系供应商进行购买
如有印刷品制作,需先让供应商打样,打样版通过后,安排制作。
11
验收
验收货物时,需保质保量
1.物品质量、颜色等与样品100%相同。
2.物品数量是否达到合同中规定数量。
12
入库
1.库房管理员将验收合格的物品入库
2.网管将验收合格的电脑等设备入库
分类摆放,合理布局。
13
更新台帐
实时更新
物品入库后,库房需实时更新《出入库账簿》,填写清楚物品名称及数量。
电脑、设备等固定资产验收入库后固定资产专员需更新《固定资产台帐》。
14
申请付款
填写《付款申请单》
按照合同规定付款信息,填写《付款申请单》:
姓名、部门、申请日期、付款原因、付款方式、时间等;
按签字流程找相关负责人;
签字:
部门经理审核、财务初审、校长审批。
15
付款
供应商提供账号、开户行、公司全称
财务部按照相关信息进行电汇或给予支票。
5.入库流程
序号
步骤
步骤规范
步骤标准
备注
1
提前告知来货信息
订购人员提前将到货信息告知行政专员
告知信息包括名称、数量、规格、单价、总价、所占体积等
2
整理库房
提前进行库房整理
1.分类保存,按用途、种类码放整洁有序。
2.保持卫生、方便查找。
3.整理出足免空间进行摆放。
3
货物到达协同验收
协同订购人员进行验货
1.对于数量较大的货品要清点数量,抽检质量(包括颜色、样式等)。
2.对于数量不大的货吕要清点数量,检查质量(包括颜色、样式等是否与小样一致)。
4
填写入库单
行政专员填写入库
根据实际清点物品、数量、类别、颜色等进行登记
5
入库单核对并签字
订货人进行核对,确认无误后签字
1.《入库单》经手人处由订货人签字
2.《入库单》保管员处由行政专员签字
3.《入库单》负责人处由行政经理签字
6
财务审核
财务人员进行核对
7
入库单其中一联交财务保管
交财务保管联
内容准确、签字齐全、当天交付。
8
帐务处理
按照《入库单》进行电子台帐处理
6.出库流程
序号
步骤
步骤规范
步骤标准
备注
1
领用人提出申请
员工领用填写申请表
1.项目填写清晰与库存商品名称规格等一致。
2
核对
行政专员核对提交的申请表
1.核对名称、规格是否与库存商品一致
2.相关部门和领导进行审核,签署意见。
3
填写出库单
行政专员根据申请表填写《出库单》
1.品名
2.数量
3.规格
4
出库
行政专员将物品进行出库
1.行政专员将物品亲自交给领取人。
2.领取人本人接收。
3.领取人核对物品及数量、规格等。
5
领用人核对
领用人核对出库物品
1.当面点清。
2.物品、数量、规格标准。
6
《出库单》
审核
相关人员进行审核
1.《出库单》经手人处领取人签字。
2.《出库单》保管员处行政专员签字。
3.《出库单》负责人处由职能经理/校长签字。
7
出库单其中一联交财务保管
交财务保管联
1.内容准确、签字齐全。
2.当天提交。
8
帐务处理
行政专员根据《出库单》进行帐务处理
1.填定电子版出入库账簿。
2.当天登记。
7.固定资产领用管理流程
序号
步骤
步骤规范
步骤标准
备注
1
固定资产领用申请
1.电脑填写《电脑领用单》
2.其他固定资产领用填写《办公用品/固定资产/物资/申请/领用申请表》
3.部门经理审批
1.固定资产管理专员察看台帐情况:
有库存进入一步;无库存进入物资采购流程。
2.填写表格信息完整。
2
审批
1.行政审批
2.校长审批
3
领用
1.网管负责电脑、移动硬盘等IT设备的领用
2.行政负责其他固定资产的领用
4
标签、固定资产编号
行政负责固定资产编号的核对、标签的确认
1.电脑发放时与网管核对固定资产编号。
2.固定资产专员发放其他固定资产时也需要核对固定资产编号是否与台帐信息一致,标签是否清晰、牢固。
5
变更台帐
行政专员实时更改固定资产台帐
将核对无误的信息输入固定资产台帐
6
变更员工领用物品档案
行政专员将变更内容填入员工领用档案
7
领用员工确认
员工对所领用固定资产进行确认
1.员工对所领用固定资产与员工领用档案对照。
2.电脑各项信息确认后在《电脑领用表》签字。
3.其他固定次产各项信息确信后在《员工物品领用表》签字。
4.如信息不对则拒绝签字。
8
整理员工领用物品档案
行政专员实时整理员工物品领用档案
1.将《电脑领用单》附在员工领用物品表后;
2.将其他固定资产写入《员工物品领用表》
8.固定资产报废、清理管理流程
序号
步骤
步骤规范
步骤标准
备注
1
报废条件审核
行政专员与财务人员一同审核固定资产报废条件
报废条件:
1.固定资产丧失使用价值的。
2.固定资产已超过使用年限且在实际使用中不能满足需要的。
3.固定资产按国家相关规定处于报废范围的。
2
固定资产报废申请
满足报废条件可申请固定资产报废,填写《固定资产报废申请》
1.行政专员填写固定资产名称、使用人、规格型号、购买时间、规定使用年限、已使用年限。
2.财务部填写固定资产原值、已提折旧。
3.行政部填写报废原因。
3
固定资产报废审批
1.使用部门签署意见
2.行政专员签署意见
3.财务人员审批
4.校长审批
5.投资人审批
如是IT设备网管需要签署技术意见。
4
固定资产报废批准单号
在审批后的《固定资产报废申请》单上,由财务统一编号
行政部、财务部各执一份有批准单号的《固定资产报废申请》。
5
变卖询价
报废后的固定资产由行政部联系收购商进行变卖
寻找3家左右的收购商进行询价,为公司争取最大的残值收入。
6
确定收购商
以最高出价者或给公司最大经济利益者为最终收购商
7
变卖申请
填写《固定资产残值申请单》
填写固定资产名称、申请部门:
行政部、是否已做报废处理、预计残值收入、批准后的固定资产报废单号。
8
残值申请单审批
1.财务审批
2.校长审批
3.投资人审批
9.监控办公用品的管理及使用流程
序号
步骤
步骤规范
步骤标准
备注
1
每月25日与各部门沟通,下发《各部门月度办公用品申请单》
1.发送mail通知各部门开始申报朋度办公用品
2.通知各部门助理领取《各部门月度办公用品申请单》
3.要求各部门提交申请时间为28日(节假日顺延)
使用统一模板。
2
填写《各部门月度办公用品申请单》
1.各部门助理按需填写《各部门月度办公用品申请单》
2.部门经理审核、签字
1.1办公用品按类提出需求:
写明数量、规格等各项信息。
2.1《各部门月度办公用品申请单》必须经部门经理审批。
3
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