财务流程综述及主数据.docx
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财务流程综述及主数据
第八章财务流程综述及主数据
第一节财务系统综述
SAPBusinessOne财务系统包括财务主数据、财务业务处理、报表与查询、系统实施等章节。
涉及总分类账、销售、采购、库存、银行、成本会计、报表等系统所有模块。
财务系统作为SAPBusinessOne的核心部分,其他业务自动产生的财务凭证将自动传送到总分类账中。
下图为整个财务系统的整理流程图,从财务主数据的整理到凭证处理、相关的辅助核算、系统的各类日记帐条目、期末处理。
第二节财务主数据
一、概述
作业说明:
创建会计核算的标题科目和明细科目,科目表由10层的树状图形构成,最详细为第10层,第1层是会计科目分类(抽屉)。
在财务表中,上一层用于汇总下级数据。
作业人员:
财务经理
作业范围:
会计主数据创建
二、过程
作业名称:
会计主数据创建
作业方式:
1.人工填单作业:
科目表
2.作业流程:
3.SBO作业
3.1作业路径
3.2进入编辑科目表,选择全选:
将右边科目表中的黄色光标停在1002银行存款科目上;点击添加下级科目
3.3添加标题科目,进入编辑会计科目,在相应栏位输入必要信息,其他栏位选择系统
默认值,单击更新键。
第三节凭证处理
一、概述
作业说明:
在SBO中,手工编制财务凭证草稿;凭证审核生成日记帐条目。
作业人员:
财务人员
作业范围:
凭证处理
二、过程
作业名称:
凭证草稿编制与审核;
作业方式:
1.人工填单作业:
新建凭证草稿
2.审批作业:
主管审核生成日记帐条目
3.作业流程
4.SBO作业
4.1路径
4.2进入日记账凭证
4.3点击窗口下方的【添加分录到新凭证】,打开日记账分录页面,在日记单凭证分录中填写相关信息,然后点击加入凭证
4.4点击加入凭证后,系统会返回【日记账凭单】,会新增一个未清的日记账凭单分录,如果要审核与修改,双击相应的分录单号进入【日记账凭单分录】进行修改即可,修改好后点击更新与确定
如果还需要在该凭证单中新增内容,点击【添加分录到现存凭证】
4.5更新完成,且审核无误后,点击添加到日记账分录(此时会影响相应科目的余额)。
4.6可以在【财务】模块中的【日记账分录】中查找到相应的日记账分录
4.7日记账条目不能删除,只能冲销,选定需要冲销的日记帐条目,在选中冲销,填写冲销日期,应大于该凭证的生成日期。
点击更新。
4.8执行冲销,生成冲销日记账条目。
功能菜单财务-〉冲销交易点击执行
4.9在日记账条目中生成该冲销条目。
如果两个用户同时打开日记帐条目,屏幕会包含相同的默认日记帐凭证号。
但是,进行添加时无法将相同的号分配两次。
在这种情况下,最后保存凭证的
用户将收到一条消息和系统分配的实际凭证号。
这是下一个自由编号而不是最初屏幕上显示的编号。
第四节成本会计
一、概述
作业说明:
使用SBO中的成本会计功能,必须把公司中的成本中心或部门定义为利润中心,然后可以在每期为每个利润中心编制损益报告。
利润中心是执行特定业务功能的公司单元和部门。
某些成本和收入可以直接分配到一个利润中心中。
可以为这些成本和收入定义直接分配规则。
您使用间接分配规则将间接成本和收入分配到利润中心(这些是不能基于利润中心的业务功能分配的成本和收入。
一旦出现这些成本时,不分配间接成本可能是有意义的。
但是,间接成本可以通过定期运行相应的报表和评估来进行分配。
例如,在发生成本时分配代码未知的情况下,可能会出现这种分配。
类似的情况是,这些成本一出现即被写入系统中的特殊利润中心(或零利润中心)。
在系统中创建利润中心时,系统将自动定义相同名称的分配代码。
该规则也有与利润中心相同的代码。
为该值自动生成的默认值是:
直接借项和总计值100的因子100。
不能更改此分配规则。
并且必须直接借记该利润中心。
作业人员:
财务人员;财务主管
作业范围:
定义成本中心;定义分配规则。
二、过程
作业名称:
成本核算
作业方式:
1.人工填单作业:
定义成本中心;定义分配规则
2.作业流程
3.SBO作业
3.1路径
3.2进入定义成本中心,定义新的成本中心,点击添加。
3.3进入定义分配规则,定义新的分配规则,点击添加。
第五节财务预算
一、概述
作业说明:
SBO财务预算业务,采用以会计年度为基础按月分配预算比率的方法,对定义预算的会计科目进行预算控制与分析,其中预算控制在初始化部分中做实际说明,预算报表与分析在信息系统部分加以介绍。
本章主要阐述定义预算方案;定义年预算的分配方法;按科目定义预算金额三个部分。
作业人员:
财务经理
作业范围:
财务预算
二、过程
作业名称:
财务核算定义
作业方式:
1.人工填单作业:
预算方案,预算分摊方法,预算
2.作业流程
3.SBO作业
3.1路径
3.2进入预算方案,定义新的预算方案,点击确定
3.3进入定义预算分配方法,定义新的预算方案,点击更新。
系统针对财务会计科目的预算是按年编制的,在这里定义每月的德分配比率。
选定默认的分配方法点击设置为默认。
3.4进入定义预算,定义科目预算金额,选择预算方案与需要定义的会计科目,点击确定。
进入预算方案编辑表单,按所选定的科目录入预算金额,点击更新
注意事项:
1、财务预算只能针对明细科目编制,不可以对标题科目进行编辑。
2、在参与预算的会计科目表,需要在科目表中设置该科目为与预算相关。
第六节付款与收款
1.付款
【收付款业务(N)】--【付款(O)】--付款打开如图,找到需要付款供应商
出现如图
最后点确定
点添加---付款就完成
如果这笔付款付错,需要取消,则在表头点右键,取消就OK
2.收款
【收付款业务(N)】--【收款(I)】--收款打开如图,找到需要收款的客户。
然后根据实际情况配置收款方式,这里我们假设为转账
最后点确定,点击确定后将返回到收款单中,在单据右下方点【添加】--收款就完成
如果这笔收款收错,需要取消,则在表头点右键,点击取消即可。
第七节固定资产管理
一、针对新购进的固定资产处理流程:
故事案例:
公司由于发展需求,购进10张办公桌的处理流程。
思路分析:
SAP系统把把固定资产当作物料来处理,首先需要:
1将固定资产分类(例如办公用的桌椅归入“固定资产—办公设备”,将计算机归入“固定资产—计算机”);
2归类之后需要为每一套办公桌椅唯一的物料档案(即“物料主数据”);
3在建档中选择对应的物料组,如果没有该类型的物料组,则需要定义新的物料组,且需要设置“物料组”会计科目;
4将【库存数据】中的【设置总账科目依据】设置成“物料组”
5做购进处理
按照上面的故事案例在系统中,做一下操作演示。
Ø新建固定资产档案
(1)办公桌我们将其归入到了“固定资产—办公设备”;
(2)为每一台办公桌子建立对应的物料档案,打开【库存】模块的【物料主数据】
(3)点击顶部菜单
(或CTRL+A)点击添加,然后输入唯一的物料编码,将物料组类型设置成固定资产—办公设备,将右上方的物料属性中金勾选“采购物料”和“固定资产”
(4)点击【库存数据】选项卡,将其中的【设置总账科目依据】设置成“物料组”。
(5)设置其他必填字段:
采购单价、采购日期,使用年限等;将所有信息录入系统后,请仔细检查是否有错误或者漏填的地方,确认之后点击添加即可。
字段名
类型
字段用途及说明
举例
商品编号
必需
输入固定资产卡片编号或固定资产编号,建议同一类别的固定资产有相同的编码规则。
如:
T-0001;
固定资产(选项)
必需
只需要勾选固定资产,采购物料选项,不必勾选库存物料、销售物料、,便于对分销门店制单时隐藏固定资产物料。
默认采购价
必需
定义固定资产原值或重置价值,选择默认采购价。
采购日期
必需
输入固定资产开始使用的年月。
如:
2011.05.18;
使用年限(月)
必需
按月份输入固定资产的使用期限。
如:
固定资产使用年限是5年,在此输入60;
残值率%
必需
按国家现行财务制度规定,各类固定资产的净残值比例统一为原价的5%。
此处默认为:
5。
折旧科目
必需
该固定资产折旧时所对应的折旧科目,便于固定资产查询报表作为条件。
折旧科目就是该类固定资产的汇总,商品档案就是折旧科目的明细账。
*注意:
此处支持格式化搜索,按Shift+F2可弹出科目表清单供定义人选择科目,需要系统管理员协助定义。
如:
160206;
物料组(产品线)
可选
将固定资产归属于固定资产物料组。
如需要按固定资产某特征进行汇总统计分析,就该特征定义物料组。
*注意:
至少为固定资产定义一个物料组,与正常销售商品区分开来。
●新增物料组路径:
SBO->管理->定义->库存->定义物料组。
如:
定义固定资产-办公设备,固定资产-房屋建筑等物料组,并将固定资产档案选择归属的物料组。
属性
可选
在物料主数据的属性标签下,增加一个属性:
固定资产。
与正常销售商品的属性区分开来。
如本身没有使用物料主数据中的属性,则不必为固定资产定义专有的属性。
●新增属性路径:
SBO->管理->定义->库存->定义物料属性。
●勾选属性路径:
SBO->库存-物料主数据-属性标签
在固定资产属性中打勾。
使用部门
可选
输入固定资产的使用部门。
在固定资产查询报表中,可以按部门分析统计。
如:
业务部。
使用人员
可选
输入固定资产的使用人员。
在固定资产查询报表中,可以按人员分析统计。
如:
张三、李四等。
折旧百分比
用于查看
该字段不必输入,只用于动态查看固定资产折旧百分比时,按Shit+F2看到本月的折旧百分比。
*有关该字段的格式化搜索语句,请参考本说明中的《五、固定资产相关报表与格式化搜索》章节。
Ø购进处理
(6)物料档案建立后我们需要做购进流程,打开【采购】模块的【采购订单】
打开采购订单后,首先选择供应商,然后选择对应固定资产的唯一编码,与确认价格税率等信息。
做好采购订单后,根据采购订单做应付发票
然后系统会走应付发票的审批流程(详细请参照采购应付发票流程),当财务审批通过后,将应付发票草稿重新添加成为正式的应付发票。
Ø附录:
定义新的物料组:
(1)打开【管理】模块的【设置】找到【库存】中的【物料组】
打开物料组,可以添加新的物料组,1)首先输入物料组的名称;2)在物料类别第一类编码中输入固定资产对应的第一类别代码;3)点击“会计”选项卡更改成该组物料的对应会计科目。
由于不同类型的固定资产对应的科目也不同,这里我们只做如何修改科目首先先删除要修改的原有科目代码,然后输入要挂靠到的科目代码即可。
选择要输入的科目代码
当所有的科目都设置好后,我们点击添加即可
二、针对已有的固定资产处理流程:
故事案例二:
公司已购进10台PC,系统中的操作方法如下:
SAP中将固定资产视作系统中的物料,需要为每张固定资产卡片定义一个商品档案,所以此时需要财务部相关人员在系统中创建10个编号唯一的商品档案
Ø建立固定资产卡片:
(1)、在【库存】模块中点击【物料主数据】后,点击顶部菜单栏中的
(或使用组合键Ctrl+A)进行添加,在【物料主数据】勾选“固定资产”,然后进行添加数据:
字段名
类型
字段用途及说明
举例
商品编号
必需
输入固定资产卡片编号或固定资产编号,建议同一类别的固定资产有相同的编码规则。
如:
A-001;
固定资产(选项)
必需
只需要勾选固定资产选项,不必勾选库存物料、销售物料、采购物料,便于对分销门店制单时隐藏固定资产物料。
默认采购价
必需
定义固定资产原值或重置价值,选择默认采购价。
采购日期
必需
输入固定资产开始使用的年月。
如:
;
使用年限(月)
必需
按月份输入固定资产的使用期限。
如:
固定资产使用年限是3年,在此输入36;
残值率%
必需
按国家现行财务制度规定,各类固定资产的净残值比例统一为原价的5%。
此处默认为:
5。
折旧科目
必需
该固定资产折旧时所对应的折旧科目,便于固定资产查询报表作为条件。
折旧科目就是该类固定资产的汇总,商品档案就是折旧科目的明细账。
*注意:
此处支持格式化搜索,按Shift+F2可弹出科目表清单供定义人选择科目,需要系统管理员协助定义。
如:
160205;
物料组(产品线)
可选
将固定资产归属于固定资产物料组。
如需要按固定资产某特征进行汇总统计分析,就该特征定义物料组。
*注意:
至少为固定资产定义一个物料组,与正常销售商品区分开来。
●新增物料组路径:
SBO->管理->定义->库存->定义物料组。
如:
定义固定资产-办公设备,固定资产-房屋建筑等物料组,并将固定资产档案选择归属的物料组。
属性
可选
在物料主数据的属性标签下,增加一个属性:
固定资产。
与正常销售商品的属性区分开来。
如本身没有使用物料主数据中的属性,则不必为固定资产定义专有的属性。
●新增属性路径:
SBO->管理->定义->库存->定义物料属性。
●勾选属性路径:
SBO->库存-物料主数据-属性标签
在固定资产属性中打勾。
使用部门
可选
输入固定资产的使用部门。
在固定资产查询报表中,可以按部门分析统计。
如:
财务部。
使用人员
可选
输入固定资产的使用人员。
在固定资产查询报表中,可以按人员分析统计。
如:
张三、李四等。
折旧百分比
用于查看
该字段不必输入,只用于动态查看固定资产折旧百分比时,按Shit+F2看到本月的折旧百分比。
*有关该字段的格式化搜索语句,请参考本说明中的《五、固定资产相关报表与格式化搜索》章节。
Ø固定资产购进处理:
购进固定资产时,先在SAPB1中定义固定资产卡片【即物料主数据】。
当收到供应商发票时,财务部手工做日记账凭证,并在行摘要中记录所购入固定资产的商品编号。
步骤:
在【财务】模块中【日记账分录】中进行添加:
Ø固定资产折旧处理
每月进行的固定资产折旧处理可以定义周期性过账模板,让SBO每月固定日期提示需要确认的折旧凭证。
如下方法定义周期性过账模板:
(1)首次定义周期性过账板,先从固定资产查询报表中获得各科目的每月折旧额,根据该值来定义周期性过账的折旧发生额。
步骤:
在顶部主菜单中点击
(2)定义周期性过账模板,输入每月需折旧的科目与提取折旧的科目,并按步骤1中查询的每月折旧额输入各科目的借贷方发生额。
以及需要SAPB1自动提示的周期;
每月到期执行折旧时,财务人员登陆SBO就弹出提示确认窗口。
选择需要当天执行的周期性模板
,点击执行按钮。
即可生成一张日记账分录。
按当前SAPB1用户的默认序列生成日记账分录。
执行之前,注意设置正确的用户默认日记账分录序列。
(3)如需SBO在登陆后显示执行的周期性过账,需要在一般设置中启用该选项,步骤:
打开【管理】模块的【系统初始化】,然手打开【一般设置】中的【服务】标签中将“显示执行的周期性过账”勾选上。
(4)以后每月按系统提示时就选择需要执行的认周期性过账,即可完成固定资产每月折旧业务。
如果有新购进或报废固定资产的情况,则需要按步骤
(1)、
(2)、(3)修改周期性过账模板,然后下月就按新的模板执行。
Ø固定资产报废与毁损处理:
固定资产的报废处理与购进处理同理,财务部人员手工制日记账分录。
并且将已报废的固定资产卡片冻结起来。
1、手工制作日记账分录,并在表头备注与行备注中记录报废固定资产的编号。
2、冻结固定资产卡片。
勾选“不活跃【冻结】”选项,并输入从……日期,为报废当天。
第九章常用查询
第一节物料查询
物料查询能让我们及时有效了解仓库该物料的动态,一般用于销售交货、采购物料、部门请购、生产领料等
打开库存---物料主数据,出现如下界面,系统默认是查找界面,如果不是,点工具栏的
按钮
如果知道物料编号,可以直接输入物料编号,(图1)如果不知道物料号,但知道模糊的描述,就是该物料的名字,可以直接在描述里面输入该物料的名字。
(图2)
图2
点查找,出现如下界面,选择库存数据选项卡,存货量代表仓库里的存货;已承诺代表目前承诺给别的部门的数量,但还没有给(如销售订单、生产订单等);已订购是采购已经下了销售订单,但供应商还没有送货来;可用等于存货量+已承诺+已订购。
当然,如果想进一步了解这个物料在某一时段的进出库情况,可在此页面单击右键,选择,库存过账清单
单击每个单据前面的小箭头看详细情况
第二节生产订单查询
当业务下了一张销售订单时,生产可能只知道这张销售订单的PI号(客户参考编号),要想通过这张PI号查询这张PI一共有几张生产订单,每张生产订单是否发料等信息
打开生产---生产订单,出现如下界面,点工具栏上面的
查找按钮,如果右边的界面没有出现,可选择菜单查看---用户自定义字段,输入PI号码,然后点查找
点查找之后,出现如下界面,这就说明这张PI为PI120914-LN的销售订单有10张生产订单,这10张生产订单(2933—2941、3023))分别属于每条拉组
要想进一步查看每张生产订单目前的状态,可双击单据编号,如双击2933,出现如下界面
然后单击工具栏
下一个按钮,查看下一张生产订单情况
当生产不知道PI号,只知道生产订单号的时候,或生产在入库时,总是提示生产数量大于发料数量时,就可以通过该功能查找
我们看到生产入库订单编号为2933,那通过2933来查看这张生产订单为什么不能入库,打开生产---生产订单页面,点工具栏上面的查找按钮
,在编号里面输入2933,点查找
点查找之后,就出现这张生产订单的详细情况,我们看到仓库根本就没发料,仓库没发料那生产怎么做出东西出来的呢?
第三节其他查询
每当我们做完一件事情的时候,往往都要进行一次检查,看有没有做错,在SAP中,做完一张单据,我们也要回头来进行一次检查,有可能当时没发现问题,过段时间后才发现问题。
在SAP中有很多单据,但每张单据都有一个唯一的编号,第二节我们讲到的是生产订单通过生产订单的编号进行查询,其实,其他的单据也都一样,如果不记得单据,也可以通过其他方式查讯
如一张销售订单,我们有8种方式查询某一人某一天的销售订单明细,同理,其他的单据也是如此
教材说明
本教程是为金兰田用户编制的教程,该教程提供给SAP公司中国的SAPBusinessOne金兰田用户。
本套教程主要以业务角色分类,以业务流程为主线,穿插SAPBusinessOne中文版
的功能,是一套简单易懂的管理软件教材。
用户不仅可以学习SAPBusinessOne的功能,
也可以了解小型企业在销售、物流等管理方面的标准流程。
本套教程编写者:
胡栓峰,参考文献有:
同享公司业务流程、SAP中国官网
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- 关 键 词:
- 财务 流程 综述 数据