WORD使用技.docx
- 文档编号:9738230
- 上传时间:2023-02-06
- 格式:DOCX
- 页数:14
- 大小:77.21KB
WORD使用技.docx
《WORD使用技.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《WORD使用技.docx(14页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
WORD使用技
WORD使用技巧
选择性粘贴
当我们复制剪贴板上的内容时,使用的都是粘贴命令。
可是你知道吗,在WORD中,“粘贴”命令还有个同胞兄弟——“选择性粘贴”,它不仅同样可以完成粘贴操作,而且功能更为强大,有时候还能起到意想不到的作用呢?
1、文字、表格转图形
某种特殊情况下,我们可能需要将WORD中文字或表格转变成图片格式,一般的做法是用屏幕截图软件来完成这一转变,还有没有更简单的方法呢?
当然有:
在WORD中将需要转成图形的文字选中并复制或剪切,单击菜单“编辑/选择性粘贴”命令,在“选择性粘贴”对话框中选取一种图片类型(有“图片、增强型图元文件”两种格式可供选择),单击“确定”,即可将文字转为图片格式。
2、图形对象转图片有时候,通过WORD的绘图工具能绘制出一些意想不到的图形效果,用什么方法能把你的智力成果保存起来呢,以前有人把WORD文档存为WEB格式,然后在相应的目录中会自动生成一幅GIF格式的图片,其实大可不必这么麻烦,我们只需把图形对象选中然后剪切,再通过“选择性粘贴”命令,即可将WORD中的图形对象转为你需要的图片格式,更有七种格式可供你选择。
怎么样,是不是可以把WORD当作一个简单的图片处理软件呢?
3、图片格式相互转这一功能相信我不说你也应该知道它的用法了。
将需要转变格式的图片在WORD中插入(如BMP图片),选中并剪切,单击“选择性粘贴”命令,选择一种需要转变格式,单击确定即可,以后不用再去借助专门的转换软件了吧!
当然,“选择性粘贴”的功能还不止于此,例如可在粘贴的同时选择粘贴为超级链接,还可以将要粘贴的文本选择以“无格式文本”、“带格式文本(RTF)”、“无格式的UNICODE文本”等方式粘贴,因为操作步骤大同小异,所以在此略过不提。
替换
(一)、
有时候Word文档中有许多多余的空行需要删除,这个时候我们可以完全可以用“查找替换”来轻松解决。
打开“编辑”菜单中的“替换”对话框,把光标定位在“查找内容”输入框中,单击“高级”按钮,选择“特殊字符”中的“段落标记”两次,在输入框中会显示“^p^p”,然后在“替换为”输入框中用上面的方法插入一个“段落标记”(一个“^p”),再按下“全部替换”按钮。
这样多余的空行就会被删除。
(二)、
费尽千辛万苦,报告终于完工。
审视良久,感觉尚不能尽如人意,文章中说明问题的许多数字,竟然畏畏缩缩藏于方块字之中,毫不起眼,报告效果大打折扣。
于是计划把所有的阿拉伯数字加粗。
可是这么多数字,一个一个挑选加粗吗?
显然不行,其实Word自带的“查找替换”就能帮助我们轻松快速地完成这个任务。
1.执行“编辑”→“替换”,打开“查找和替换”对话框。
将光标置于“查找内容”框中,单击“特殊字符”按钮,选择菜单中的“任意数字”,此时编辑框中将出现“^#”字样。
2.将光标置于“替换为”框中,单击“特殊字符”按钮,选择菜单中的“查找内容”,编辑框中将出现“^&”字样。
3.单击“格式”按钮,选择“字体…”,设置替换字体格式为“加粗”。
4.单击“全部替换”。
文中所有的阿拉伯数字均加粗显示,这下明显了吧!
(三)、
前不久,领导吩咐我把一些材料整理出来。
搞了好几个晚上,终于完工了。
把整理好的几十页的材料送给领导审阅,领导很满意。
不过,他提了一个小小的要求,就是要求把文中的所有的“第一章”、“第二章”等后面都加上一个顿号。
我心想,这还不简单,查找所有的“章”字,把它替换成“章、”不就行了吗?
于是打开文档,进行了一次全面替换,可是,结果并不如我所料,虽然所有的“第一章”、“第二章”都变成了“第一章、”、“第二章、”,可是全文中其他出现的“章”也变成了“章、”。
这可怎么办呢?
好几十页呀,总不能真要我一个一个地去改吧?
想到Word的强大功能,总觉得应该有办法的。
还不错,一会儿功夫,果然找到了好办法。
打开“查找和替换”对话框,选择“替换”标签,在“查找内容”中输入“第章”,然后把光标移到两个字之间,单击下方的〔特殊字符〕按钮(如果没有这个按钮的话,单击〔高级〕按钮就会出现),选择“任意字符”(如图1),这时查找的内容就是“第^?
章”。
接下来,把光标移到“替换为”框中,单击〔特殊字符〕按钮,选择“查找内容”,就会插入“^&”,再加上一个顿号,这样就把查找的内容替换成原来的查找内容加上一个顿号了,也就是“^&、”(如图2),按下〔全部替换〕按钮即可,真是太方便了。
参考实例
宏
网上的一些资料,直接通过复制、粘贴到Word文档中,这时会发现有很多空格和人工分行符,手工删除十分麻烦。
我的解决办法是在Word中录制宏,通过宏操作,删除所有空格和人工分行符,并进行重新排版。
(一).录制你自己的宏
1运行Word,并新建一个文件。
打开“工具”菜单栏,选择“宏”,在二级菜单中选择“录制新宏”。
2出现“录制宏”对话框,随便为宏取个名按“确定”即可,这时会出现一个悬浮的“停止录”工具,宏录制就已经开始了。
3打开“编辑”菜单栏,选择“替换”,出现“查找和替换”对话框。
4用鼠标在“查找内容”栏内点一下,再点击“高级”,再按“特殊字符”,选择两次“人工分行符”,在“替换为”栏内选“特殊字符”的“段落标志”,再选全部替换,点击“确定”。
在“查找内容”栏内,选“高级”,再按“特殊字符”,选择一次“人工分行符”,用鼠标在“替换为”栏内点一下。
删除里面的全部内容,什么都不输入,再点“全部替换”,点击“确定”。
这一步骤是先保留段落标志,再将段内的人工分行符清除。
5紧接着,用鼠标在“查找内容”栏内点一下,输入一个空格。
用鼠标在“替换为”栏中点一下,删除里面的全部内容,什么都不输入。
再点击“全部替换”,点击“确定”。
这一步是删除所有的空格。
6关闭“替换”对话框,在“编辑”菜单栏中选“全选”,再在“格式”中选“段落”,打开“段落”对话框,在“缩进和间距”的“特殊格式”选“首行缩进”,“度量值”为两个字符。
在字体中选“宋体”、字号中选“小四号字”。
这一步骤是设置字体、字号和进行排版。
7在悬浮的“停止录”工具条上按“停止”钮,到此宏录制的工作结束。
(二).制作自定义快捷按钮
1打开“工具”菜单栏,选择“自定义”。
出现“自定义”对话框,点击“命令”选项。
在“类别”栏内找到“宏”,选中它,然后再选中“命令”栏中刚刚录制的宏。
2按住鼠标左键,将它拖放到工具栏上可以放置的位置,松开左键。
这时在工具栏上就增加了这一刚刚录制的宏按钮。
3注意,不要关闭“自定义”对话框,在“更改所选内容”上选“更改按钮图标”,从出现的图标中选中一个自己喜欢的图标。
再在“更改所选内容”选“默认样式”,关闭“自定义”对话框,这样就形成一个和Word工具栏其他快捷按钮一样的自定义按钮。
以后只要打开Word就能处理文本,把网上复制的内容粘贴到Word上,然后按下自定义的宏按钮,全部搞定。
彩蛋
(一)
1打开word
2在word里面敲入汉字“胡”
3选中“胡”字,打开菜单,点击“格式/字体”
4在“字体”属性栏里面,改变字体为“隶书”,改变效果为“空心”,改变大小为:
初号
5关闭字体属性栏,将页面的显示比例设为“500%”
6如果将字体设为"幼圆",你再看看!
胡万进?
何许人也?
搜索一下便知~~~~~~~
中国电子信息产业发展研究院综合协调处处长副秘书长:
胡万进
中国计算机用户副主编:
胡万进
中国电子信息产业发展研究院执行总编:
胡万进
“卞扎珐翟”这几个字也同样的结果
(二)输入“=rand()”,然后回车。
出现"Thequickbrownfoxjumpsoverthelazydog"或者"那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗"
输入=rand(5)或=rand(5,2)。
再看看!
Word文档减肥
利用Word生成的文档,每页在20KB左右,但看到用记事本生成的文档,相同的内容只有1KB左右,能让Word也减减肥吗?
其实我们可以采用一些行之有效的方法来减小Word文档的容量。
1.取消快速保存
当文件打开时,使用快速保存比使用完全保存需要更多的空间。
可以在“工具→选项”命令中选择“保存”选项卡,取消“允许快速保存”复选框即可。
2.文件另存法
Word在保存DOC文件时,只把后来修改的信息存入,这样即使你删除了文件中的部分内容也会使文件越来越大,如果我们使用“另存为”命令来保存文件,Word则会重新整理并存盘,如此一来,就可以有效地减小Word文件的容量。
3.不嵌入TrueType字体
Word有嵌入字体技术,能够将一篇文章所包含的字体结合成一个文件,以便文件在另一台计算机上能正确地显示,这无疑会使文件的体积大大地增加。
要不嵌入TrueType字体,可以单击“工具→选项”命令,再选择“保存”选项卡,然后取消“嵌入TrueType字体”复选框,可以减小Word文档的容量。
4.只嵌入所用字符
在文件中嵌入TrueType字体会使文件的容量增大,可是在一台计算机上设置的字体,而在另一台机器上却发现没有这种字体,这时只好嵌入TrueType字体了。
但是,如果选择了“嵌入TrueType字体”,则一定要勾选“只嵌入所用字符”复选框,这样你的文件中既有所需的字体,又可以减小文档的容量。
5.只创建一个版本
Word的版本功能可以让你的文件生成多个版本,以方便不同的Word来读取,但这样却会使文件增大,单击“文件→保存”命令,可以查看是否有其他版本的存在,如果有则取消,这样会使文件容量大大地减小。
6.页面设置法减小文件容量
在保存文件前,单击“文件→页面设置”,打开页面设置对话框,任意单击其中的“纸张大小”、“页边距”等,而其中的内容可以不改动,确定后再保存,就会发现文件容量也莫名其妙地减小了。
7.采用选择性粘贴
在往Word文档中添加图片时,先用工具软件打开图片再进行复制和粘贴操作,这样操作的结果会增加文档容量的大小,原来,当采用粘贴命令时,文档中增加的内容除了我们所需要的图片本身,还有许多与图片和软件有关的信息,并且Word还自动在图片和原来软件中创建了链接。
而选用选择性粘贴图片,则只往文档中添加图片本身,大大减少文件规模。
取消Word中过于“热情”的服务
Word是—款十分“热情”的软件,许多服务项目不请自来,比如你输入一个网址,它会自动将它转换为超链接;你输入的语句它认为有语病,会主动地在语句下添加波浪线加以提醒,这样的“热情”时间长了,也许你有些受不了,那我们就礼貌地把它打发走吧。
1.取消Office小助手
右击小助手图标,在弹出的快捷菜单中选择“选项”命令,在弹出的“Office助手”界面中选择“选项”选项卡,取消勾选“使用Office助手”复选框即可。
2.取消自动替换超链接功能
依次选择“工具→自动更正选项”菜单命令,在弹出的“自动更正”界面中选择“键入时自动套用格式”选项卡,在“键入时自动替换”项目下取消勾选“Internet及网络路径替换为超链接”复选框即可。
3.取消拼写和语法检查
在默认情况下,Word在你键入的同时自动进行拼写检查,用红色波形下划线表示可能出现的拼写问题,用绿色波形下划线表示可能出现的语法问题。
取消这些波浪的办法是:
依次选择“工具→选项”菜单命令,在弹出的“选项”对话框中选择“拼写与语法”选项卡,分别勾选其中的“隐藏文档中的拼写错误”和“隐藏文档中的语法错误”复选框即可。
4.取消自动编号列表
在输入文档时,如果你输入数字“1”后输入一段汉字,回车时会自动添加编号“2”,取消的办法是:
依次选择“工具→自动更正选项”菜单命令,在弹出的“自动更正”界面中选择“键入时自动套用格式”选项卡,在“键入时自动应用”项目下取消勾选“自动编号列表”复选框即可。
WordXP文档自动生成目录
第一步:
设置标题
假设文档初稿已整理完毕,标题之间的层次关系为:
全文共分为8章,每章分为若干小节,每个小节又包含若干部分内容。
我们分两步完成标题的设置:
1.定义标题的样式。
依次单击[格式]→[样式和格式],在“样式和格式”任务窗格中单击“标题1”右侧的下拉三角,执行“修改”命令。
在“修改样式”对话框中设置合适的字体、字号、对齐方式等格式,这里设置为黑体、小三号、居中(如图1)。
依照上述步骤定义“标题2”、“标题3”的样式,当然也可以采用默认的标题样式。
2.设置标题。
将热点定位在标题“第1章”处,单击任务窗格中的“标题1”按钮;将热点定位在标题“第1节”处,单击任务窗格中的“标题2”按钮……同理,整篇文档的标题按照层次关系应用合适的标题样式。
第二步:
生成目录
准备工作完成以后,就可以生成整篇文档的目录了。
实现步骤如下:
1.选择插入目录的位置一般在文档的首部。
2.依次单击[插入]→[引用]→[索引和目录],在“索引和目录”对话框中单击“目录”标签。
根据需要设置合适的显示级别,其余选项采用默认设置,最后单击[确定]按钮(如图2)。
使用目录
其实利用wordXP制作的目录可不只是简单的标题列表,它还具有超级链接功能。
我们将鼠标指向目录中的某一个标题,然后按住[Ctrl]键,你会发现鼠标箭头变成了一只“小手”。
这时点击鼠标,就被快速定位到文档中该标题的位置。
如果你觉得按[Ctrl]键太麻烦,那么只需依次单击[工具]→[选项]→[编辑],找到并取消“用Ctrl+单击跟踪超链接”选项,即可直接点击实现快速跳转。
更新目录
文档编辑完成后往往需要修改,如果对标题进行了修改,就需要及时更新目录:
1.在目录左边单击鼠标左键选中整个目录。
2.在选中的目录区域中右击鼠标,执行“更新域”命令。
在“更新目录”对话框中点选“更新整个目录”,并单击[确定]按钮,目录瞬间即可实现更新。
以上操作在word2000/XP中均能实现,区别只有一点点:
在word2000中制作的目录,无需进行任何设置即可实现直接点击跳转。
WORD表格的制作技巧
1、快速插入表格
拖动“插入表格”能插入的最大表格跟该图标位置、显示分辨率有关。
如使用800×600分辨率时最大为18行×28列。
2、表格中的编号(项目符号)
选定需要进行编号的行或列后,可以用“编号”或“项目符号”图标对单元格逐项进行编号。
3、表格中的对齐
整个表格的水平对齐:
选定整个表格(包括表格右侧所有换行符)后,即可按格式工具栏上的左、右、居中对齐等按钮进行整个表格的水平对齐。
(如未选定所有换行符,上述操作则只对单元格中的文字内容进行水平对齐。
)
选定行的水平对齐,可以通过“单元格高度和宽度”对话框中的“对齐”设置。
利用表格工作栏还可对表格内容进行垂直对齐。
对齐表格中的内容:
在表格中也可用制表位对齐文本内容。
按CTRL+TAB组合键即可在单元格中插入一个制表位。
4、插入行和列的技巧
(1).在表格上方插入空行:
将光标移到表格的第1行单元格内按回车即可在表格上方插入一空行。
(2).将光标移到表格右侧换行符前按回车键可在下一行插入一行。
(3).选定多行(列)后再执行“插入行(列)”可一次插入多行或多列。
5、选定、移动、复制文本的技巧
(1).按住ALT键后双击表格中任意位置,可快速选定整个表格,再按CTRL+X可快速删除表格。
(2).将鼠标移动到单元格左格线和文本之间的空白处,指针变为向右箭头后单击可选定单元格内容(包括单元格中的换行符)。
(3).移动或复制单元格内容时如果选定内容不包括单元格结束标记,则只将文本移动或复制到新位置,并不改变新位置原有的文本,如包括则覆盖新位置中的内容。
6、设定与调整列宽
(1).可以通过拖动标尺上的列标记(光标在表格中才会显示)或拖动列边框(将光标移到表格列线上变成双向箭头后拖动)来调整。
两种方法配合其他键的作用见下表:
方法按住ALT按住按住按住
(或双拖)CTRLSHIFTCTRL+SHIFT
拖动列标记可精确在相邻两列间调整改变当前列宽时平
拖动列边框调整列宽同原文同原文均分配右边所有列
注:
表格中第一行第二列中“双拖”指同时按住鼠标左右钮后拖动。
(2).鼠标移动标尺上的列标记上变成双向箭头后双击会弹出“单元格高度和宽度”对话框,可以设置行列特征。
(3).自动调整列宽:
选定要调整的多列(单列可不选定)后将鼠标放于最后一列的右格线上,变为双向箭头后双击可以使列宽“自动匹配”单元格的内容。
7、有关表格的其他技巧
(1).在一栏中插入双表:
WORD中的表格两侧不能插入其他表格,不过把一个表格“一分为二”可间接得到双表:
选定表格中间作为“分隔”的某列后,通过“边框和底纹”对话框中的预览图取消所有的横边框,就可得到“双表”。
(2).在表格左(右)边绕排文字:
如果在表格右侧(左侧)输入文字,WORD会提示“此操作对行结尾无效”。
把表格的最后一列(第一列)合并成一个单元格,并设置该单元格只有左边(右边)有边框,在该单元格输入的文字就天衣无缝地绕排在表格的一边。
当然,也可有文本框等“绕排”。
(3).利用表格分栏、竖排文字:
各单元格中的文字可独立设置段落格式,横竖排版。
在进行一样灵活多样的分栏利用表格是再好不过了。
把各栏(块)内容分别放入根据需要绘制的特大表格单元格中,再合理设置好边框(如无边框)等,就能得到如报纸上的排版效果。
(4).修改表格和边框工作栏,将常用的命令添加上去,并删除很少用的。
同时为常用的一些命令(如增、删行、列)指定键盘快捷键,可收到事半功倍之效。
8、给跨页的表格自动添加表头
如果你在Word中制作的表格有多页,往往需要从第二页开始的每一页都有与第一页相同的表头,这时,可按以下步骤进行操作:
(1).选定第一页的表头(表头有多行时要选定多行);
(2).单击word菜单栏中的“表格”–单击“标题行重复”。
9、绘制斜线表头
Word2000中的表格可绘制斜线表头。
表头总是位于所选表格第一行、第一列的第一个单元格中。
具体操作步骤是:
单击要添加斜线表头的表格–单击“表格”菜单中的“绘制斜线表头”命令–在“表头样式”列表中,单击所需样式–使用“预览”框来预览所选的表头–在各个标题框中输入所需的行、列标题。
如果表格单元格容纳不下输入的标题,你会看到警告,并且容纳不下的字符会被截掉。
带圈数字
我们在使用Word中,有时要用到11以上的带圈数字作为序数,通过输入法工具条上的软键盘无法实现。
如用格式-中文版式-带圈字符的方法输入,一旦排版后可能面目全非。
介绍一法:
在需要输入带圈11的时候,先输入246A,然后将光标定位在A的右侧,按快捷键Alt+X即可。
12-20的方法同上,只是Unicode代码分别是:
246B、246C、246D、246E、246F、2470、2471、2472、2473。
从2000版本开始,Word提供了设置带圈字符的功能,选定相应的字符,执行“格式”菜单下的“中文版式→带圈字符”命令,然后“带圈字符”对话框中选择好圈号,单击“确定”按钮就可以了。
不过,最近笔者发现一个奇怪的现象,那就是Word只能为两位数字设置带圈字符,对三位数字会自动缩减为两位数字,这是怎么一回事呢?
原来,Word中的带圈字符功能只适用于一个中文字或两个数字的情况,超过这一范围就无能为力了。
其实,我们可以通过变通的方法为三位数字设置带圈字符。
这里我们为999这个三位数字为例进行说明,具体的操作步骤如下:
1.为两位数字设置带圈字符
首先,我们仍旧按照正常的方法为99设置带圈字符,然后按下“Alt+F9”组合键切换到域代码方式。
2.扩大圈号
选定域代码中的圈号,按下“Ctrl+]”组合键或“Ctrl+[”组合键对圈号的大小进行调整,当觉得圈号差不多时,请将域代码中的“99”改为“999”。
3.调整数字的位置
再次按下“Alt+F9”组合键切换到编辑模式,如图3所示,现在终于看到了三位数字带圈的效果,采用同样的方法,我们可以为更多位的数字设置带圈效果。
虽然图3中的三位数字已带圈,但数字此时未必正好处于圆圈的正中央,其实我们可以通过在域代码模式下为数字设置提升效果的方法来解决此现象。
例如,在数字前添加“\s\up33”可以将圈号中的数字上移33磅,记住请同时为数字添加一对圆括号。
小技巧
上下标
利用组合快捷键“ctrl”+“=”或“ctrl”+“shift”+“=”
方法:
要输入下标时,按住“ctrl”键的同时在按“=”键,在光标处输入下标字符,最后再同时点击“ctrl”和“=”一次。
输入上标时,按住“ctrl”键和“shift”键的同时在按“=”键,在光标处输入上标字符,最后再同时点击这三个键。
重复最后一步操作
要想重复最后一步操作,可按“F4”键。
特别是用于重复输入某个字符,非常有用。
比如我们要输入“咚咚咚咚咚咚”一组象声词,在输入第一个“咚”以后,按下F4键,将在光标所在处重复输入又一个“咚”,连续不断的按,将连续不断的输入“咚”。
如果你想重复复制大段大段的文件,按“F4”是绝佳的选择!
字体的无级缩放技巧
在WordXP中,我们要缩放文字的大小,可以通过工具栏上的字号列表选取。
但这种方式是有其局限性的,中文字体只能在初号到八号之间选取,英文字体的磅值也仅限于5磅到72磅之间取舍,不能满足我们打印超大字体的要求。
难道号称全球字处理霸王的WordXP就如此的“弱智”,令人失望了吗?
NO!
让我们打开“工具\自定义”,选取“命令”项,在类别列表框中选取“所有命令”,在其右边列表框中找到“ShrinkFont”和“GrowFont”命令,将其拖放在WordXP工具栏上,这两个命令既是文字的大小的无级缩放命令,前一个是以当前设置值的10%缩小所选文字的字号,后一个是以当前设置值的10%增大所选文字的字号。
你还可以把“ShrinkFontonepoint”和“GrowFontonepoint”这两项命令也拖放在WordXP工具栏上,它们执行的命令分别是将所选文字减小一磅和增大一磅。
如果你不愿意添加上述按钮,可以使用如下快捷键。
放大字体:
“Ctri+]”或者“Ctrl+>”;缩小字体:
“Ctrl+[”或者“Ctrl+<”。
快速定位光标位置
Word没有直接提供自动定位到你上一次存盘时的位置这一功能,但是,当我们在打开Word文件后,如果按下Shift+F5键您就会发现光标已经快速定位到你上一次编辑的位置了。
小提示:
其实Shift+F5的作用是定位到Word最后三次编辑的位置,即Word会记录下一篇文档最近三次编辑文字的位置,可以重复按下Shift+F5键,并在三次编辑位置之间循环,当然按一下Shift+F5就会定位到上一次编辑时的位置了。
快速插入当前日期或时间
有时写完一篇文章,觉得有必要在文章的末尾插入系统的当前日期或时间,一般人是通
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- WORD 使用
![提示](https://static.bdocx.com/images/bang_tan.gif)