EXCEL使用技巧大全.docx
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EXCEL使用技巧大全.docx
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EXCEL使用技巧大全
EXCEL使用技巧大全
A单元格及区域选定技巧-4-
1、键盘快捷选定技巧-4-
2、快速选中所有数据类型相同的单元格-4-
3、利用组合键在单元格中快速定位-4-
4、快速选定超大范围的区域-4-
5、快速选定过于分散的单元格-4-
6、快速选定中等范围内的单元格或区域-5-
7、快速在表头和表尾间切换-5-
8、快速选中包含数据的所有单元格-5-
9、两次选定单元格-5-
10、快速选定一行或多行-5-
11、快速选定一列或多列-5-
B输入技巧-6-
1、输入文本-6-
2、输入分数-6-
3、输入负数-6-
4、输入小数-6-
5、输入货币值-6-
6、输入日期-7-
7、输入时间-7-
C问题汇总-7-
01、如何在已有的单元格中批量加入一段固定字符?
-7-
02、如何设置文件下拉窗口的最下面的最近运行的文件名个数?
-7-
03、在EXCEL中输入如“1-1”、“1-2”之类的格式后它即变成1月1日,1月2日等日期形式,怎么办?
-7-
04、在EXCEL中如何使它象WORD一样的自动定时保存文件?
-7-
05、用Excel做多页的表格时,怎样像Word的表格那样做一个标题,即每页的第一行(或几行)是一样的。
但是不是用页眉来完成?
-8-
06、在Excel中如何设置加权平均?
-8-
07、如果在一个Excel文件中含有多个工作表,如何将多个工作表一次设置成同样的页眉和页脚?
如何才能一次打印多个工作表?
-8-
08、EXCEL中有序号一栏,由于对表格进行调整,序号全乱了,可要是手动一个一个改序号实在太慢太麻烦,用什么方法可以快速解决?
-8-
09、用Excel2000做成的工资表,只有第一个人有工资条的条头(如编号、姓名、岗位工资.......),想输出成工资条的形式。
怎么做?
-8-
10、在Excel中小数点无法输入,按小数点,显示的却是逗号,无论怎样设置选项都无济于事,该怎么办?
-8-
11、如何快速选取特定区域?
-9-
12、如何快速返回选中区域?
-9-
13、如何快速定位到单元格?
-9-
14、“Ctrl+*”的特殊功用-9-
15、如何快速选取工作表中所有包含公式的单元格?
-9-
16、如何在不同单元格中快速输入同一数内容?
-9-
17、只记得函数的名称,但记不清函数的参数了,怎么办?
-9-
18、如何把选定的一个或多个单元格拖放至新的位置?
-10-
19、如何让屏幕上的工作空间变大?
-10-
20、如何使用快显菜单?
-10-
21、如何使用快显菜单?
-10-
22、如何防止Excel自动打开太多文件?
-10-
23、如何去掉网格线?
-10-
24、如何快速格式化报表?
-10-
25、如何快速地复制单元格的格式?
-11-
26、如何为表格添加斜线?
-11-
27、如何快速地将数字作为文本输入?
-11-
28、如何定义自己的函数?
-11-
29、如何在一个与自定义函数驻留工作簿不同的工作簿内的工作表公式中调用自定义函数?
-11-
30、如何快速输入数据序列?
-11-
31、使用鼠标右键拖动单元格填充柄-12-
32、如果你的工作表中已有某个序列项,想把它定义成自动填充序列以备后用,是否需要按照上面介绍的自定义序列的方法重新输入这些序列项?
-12-
33、上例中,如果你已拥育的序列项中含有许多重复项,应如何处理使其没有重复项,以便使用“引入”的方法快速创建所需的自定义序列?
-12-
34、如何对工作簿进行安全保护?
-12-
35、如何使单元格中的颜色和底纹不打印出来?
-12-
36、工作表保护的口令忘记了怎么办?
-13-
37、“$”的功用-13-
38、如何用汉字名称代替单元格地址?
-13-
39、如何在公式中快速输入不连续的单元格地址?
-13-
40、如何定义局部名字?
-13-
41、如何命名常数?
-13-
42、工作表名称中能含有空格吗?
-13-
43、给工作表命名应注意的问题-14-
44、如何拆分或取消拆分窗口?
-14-
45、如何给工作簿扩容?
-14-
46、如何减少重复劳动?
-14-
47、如何快速地批量修改数据?
-14-
48、如何快速删除特定的数据?
-14-
49、如何快速删除工作表中的空行?
-15-
50、如何使用数组公式?
-15-
51、如何不使显示或打印出来的表格中包含有0值?
-15-
52、在Excel中用Average函数计算单元格的平均值的,值为0的单元格也包含在内。
有没有办法在计算平均值时排除值为0的单元格?
-15-
53、如何在Excel中实现“自动更正”功能?
-15-
54、问:
在Excel中如何给单元格重新命名?
-15-
55、如何去掉默认的表格线(网线)?
-16-
56、怎样才能给工作表命名?
-16-
57、我在统计学生成绩时,希望输入60以下的分数时,能显示为“不及格”,输入60以上的分数时,显示为“及格”。
请问怎样才能够实现?
-16-
58、怎样跨表操作数据?
-16-
59、我的工作表中有一些重要数据或计算公式不希望被别人修改或删除,想仅仅对这一区域加密保护,不知道有什么方法?
-16-
60、请问如何连续打开多个工作簿?
-16-
61、我同时打开多个工作簿时,它们一般都会叠在一起,如何才能够方便地激活工作簿?
-16-
62、怎样同时操作多个工作簿?
-17-
63、我想Excel一启动即装入自己的工作簿,不知有何高招?
-17-
64、我在用Excel时它没有正确计算出结果而显示了一个错误信息####,请问这是怎么回事?
-17-
65、在Excel中快速输入大写中文数字有何简便方法?
-17-
66、当我在某个单元格中输入计算公式后,Excel只会显示数据方式,我想查看原始的计算公式,那怎样在公式和结果之间进行切换呢?
-17-
67、在Excel中怎样才能够自动为表格添加序号?
-18-
68、我在Excel中输入数据时,数据与单元格的宽度经常不匹配,可以让数据与单元格自动相匹配吗?
-18-
69、如何使Excel中前几列固定不动?
-18-
A单元格及区域选定技巧
1、键盘快捷选定技巧
1)Shift+空格——选定当前单元格所在的整行(包含该行中所有空白单元格)。
2)Shift+上或下方向键——逐行选定单元格。
3)Shift+左或右方向键——逐格选定单元格。
4)Shift+Home——选定从当前单元格到该行开头的所有单元格。
5)Shift+Ctrl+Home——选定从当前单元格到整个表格开头的所有有记录单元格。
6)Shift+Ctrl+End——选定从当前单元格到整个表格结尾的所有有记录单元格。
7)Shift+Ctrl+上方向键——选定当前格到该列开头的所有有记录单元格。
8)Shift+Ctrl+下方向键——选定当前格到该列结尾的所有有记录单元格。
9)Shift+PGDN——将选定区域向上扩展一屏。
10)Shift+PGUP——将选定区域向下扩展一屏。
11)Tab——在一行中依次向右选定每个单元格。
12)Shift+Tab——在一行中依次向左选定每个单元格。
13)Enter——在一列中依次向下选定每个单元格。
14)Shift+Enter——在一列中依次向上选定每个单元格。
2、快速选中所有数据类型相同的单元格
要选择数据类型都是“数字”的单元格来进行操作,可是这些单元格都是分散的,请问有什么好的方法把它们全部找出来吗?
可以利用“定位”命令来快速地找到这些单元格。
具体操作如下:
执行“编辑”菜单中的“定位”命令。
在弹出的“定位”对话框中,单击“定位条件”按钮。
接着会弹出一个“定位条件”对话框,根据需要,选择设置好要查找的单元格类型。
例如先选择“常量”项,然后再复选上“数字”项,最后单击“确定”按钮完成即可。
这样符合上述条件的单元格全部会被选中。
3、利用组合键在单元格中快速定位
在修改工作表中的单元格数据时,如果要在单元格中增加数据的话,每次都要先用鼠标定位,然后再用键盘输入,这样来回地切换很不方便。
可以用键盘的方向键来选择单元格,然后按下“F2”键。
这样单元格就会自动转换输入模式,同时光标也自动定位在该单元格的最后面,直接输入数据就可以了。
4、快速选定超大范围的区域
首先在“名称”框(就是公式输入栏fx左边的输入框)中输入该操作区域的起始单元格名称代号(即列标行号),然后输入该操作区域的最后一个单元格名称代号,中间用“:
”冒号分开。
最后按下“Enter”键,这样以这两个单元格为对角的长方形区域就会被快速的选定。
5、快速选定过于分散的单元格
对于相距太远的单元格,可将每个单元格的名称代号以英文“,”隔开,全部输入“名称”框(就是公式输入栏fx左边的输入框)中,最后按下“Enter”键即可完成选定。
6、快速选定中等范围内的单元格或区域
无论待选定的多个单元格或区域是相邻的还是分散的,均可按此法操作:
选择第一个单元格或单元格区域,然后按“Shift+F8”键(在窗口的状态栏会提示ADD),并单击来选定其它单元格或拖动鼠标选定其它区域。
再次按“Shift+F8”键即完成选定操作。
7、快速在表头和表尾间切换
按CTRL+HOME可使活动单元格置表格左上角第一格,相当于快速返回表头。
按CTRL+END可使活动单元格置表格右下角最后一格,相当于快速到达表尾。
8、快速选中包含数据的所有单元格
在Excel中,我们都知道按下“Ctrl+A”组合键或单击全选按钮可选中整个工作表,拖动鼠标也可以选择工作表的某个区域,但在进行报表或者数据处理时,可能只需要选中所有包含数据内容的单元格区域,那该怎么操作呢?
可以这样来操作:
首先选中一个包含数据的单元格,按下“Ctrl+Shift+*”组合键,即可把所有包含数据的单元格选中。
选定的区域是根据选定的单元格向四周辐射所涉及到的所有数据单元格的最大区域。
注:
本技巧仅适用于工作表中的数据是连续的情况。
9、两次选定单元格
有时,我们需要在某个单元格内连续输入多个测试值,以查看引用此单元格的其他单元格的效果。
但每次输入一个值后按Enter键,活动单元格均默认下移一个单元格,非常不便。
此时,你肯定会通过选择“工具”“选项”“编辑”,取消“按Enter键移动活动单元格标识框"选项的选定来实现在同一单元格内输入许多测试值,但以后你还得将此选项选定,显得比较麻烦。
其实,单击鼠标选定单元格,然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格(此时,单元格周围将出现实线框)即可。
10、快速选定一行或多行
比如要选中第88行,可在编辑栏的名称框里输入“88:
88”,然后回车即可。
要选中第88到100行的连续区,就输入“88:
100”;要选中第88到90和100行的分散区,就输入“88:
90,100:
100”。
注意冒号和逗号都是英文标点,还有表格中不能包含“在整个表格中已合并的列”,否则此法无效。
11、快速选定一列或多列
方法同上所述,只是把上面的行号换成列标,也要在英文状态输入但列标不用分大小写。
比如要选中D列,可输入“d:
d”;选中D和K列,可输入“d:
d,k:
k”。
B输入技巧
1、输入文本
Excel单元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及数字、空格和非数字字符的组合,每个单元格中最多可容纳32000个字符数。
打印机维修网()提醒大家,虽然在Excel中输入文本和在其它应用程序中没有什么本质区别,但是还是有一些差异,比如我们在Word、PowerPoint的表格中,当在单元格中输入文本后,按回车键表示一个段落的结束,光标会自动移到本单元格中下一段落的开头,在Excel的单元格中输入文本时,按一下回车键却表示结束当前单元格的输入,光标会自动移到当前单元格的下一个单元格,出现这种情况时,如果你是想在单元格中分行,则必须在单元格中输入硬回车,即按住Alt键的同时按回车键。
2、输入分数
几乎在所有的文档中,分数格式通常用一道斜杠来分界分子与分母,其格式为“分子/分母”,在Excel中日期的输入方法也是用斜杠来区分年月日的,比如在单元格中输入“1/2”,按回车键则显示“1月2日”,为了避免将输入的分数与日期混淆,我们在单元格中输入分数时,要在分数前输入“0”(零)以示区别,并且在“0”和分子之间要有一个空格隔开,比如我们在输入1/2时,则应该输入“01/2”。
如果在单元格中输入“81/2”,则在单元格中显示“81/2”,而在编辑栏中显示“8.5”。
3、输入负数
在单元格中输入负数时,可在负数前输入“-”作标识,也可将数字置在()括号内来标识,比如在单元格中输入“(88)”,按一下回车键,则会自动显示为“-88”。
4、输入小数
在输入小数时,用户可以向平常一样使用小数点,还可以利用逗号分隔千位、百万位等,当输入带有逗号的数字时,在编辑栏并不显示出来,而只在单元格中显示。
当你需要输入大量带有固定小数位的数字或带有固定位数的以“0”字符串结尾的数字时,可以采用下面的方法:
选择“工具”、“选项”命令,打开“选项”对话框,单击“编辑”标签,选中“自动设置小数点”复选框,并在“位数”微调框中输入或选择要显示在小数点右面的位数,如果要在输入比较大的数字后自动添零,可指定一个负数值作为要添加的零的个数,比如要在单元格中输入“88”后自动添加3个零,变成“88000”,就在“位数”微调框中输入“-3”,相反,如果要在输入“88”后自动添加3位小数,变成“0.088”,则要在“位数”微调框中输入“3”。
另外美文坊提醒大家,在完成输入带有小数位或结尾零字符串的数字后,应清除对“自动设置小数点”符选框的选定,以免影响后边的输入;如果只是要暂时取消在“自动设置小数点”中设置的选项,可以在输入数据时自带小数点。
5、输入货币值
Excel几乎支持所有的货币值,如人民币(¥)、英镑(£)等。
欧元出台以后,Excel2000完全支持显示、输入和打印欧元货币符号。
用户可以很方便地在单元格中输入各种货币值,Excel会自动套用货币格式,在单元格中显示出来,如果用要输入人民币符号,可以按住Alt键,然后再数字小键盘上按“0165”即可。
6、输入日期
Excel是将日期和时间视为数字处理的,它能够识别出大部分用普通表示方法输入的日期和时间格式。
用户可以用多种格式来输入一个日期,可以用斜杠“/”或者“-”来分隔日期中的年、月、日部分。
比如要输入“2001年12月1日”,可以在单元各种输入“2001/12/1”或者“2001-12-1”。
如果要在单元格中插入当前日期,可以按键盘上的Ctrl+;组合键。
7、输入时间
在Excel中输入时间时,用户可以按24小时制输入,也可以按12小时制输入,这两种输入的表示方法是不同的,比如要输入下午2时30分38秒,用24小时制输入格式为:
2:
30:
38,而用12小时制输入时间格式为:
2:
30:
38p,注意字母“p”和时间之间有一个空格。
如果要在单元格中插入当前时间,则按Ctrl+Shift+;键。
C问题汇总
01、如何在已有的单元格中批量加入一段固定字符?
例如:
在单位的人事资料,在excel中输入后,由于上级要求在原来的职称证书的号码全部再加两位,即要在每个人的证书号码前再添上两位数13,如果一个一个改的话实在太麻烦了,那么我们可以用下面的办法,省时又省力:
1)假设证书号在A列,在A列后点击鼠标右键,插入一列,为B列;
2)在B2单元格写入:
="13"&A2后回车;
3)看到结果为13xxxxxxxxxxxxx了吗?
鼠标放到B2位置,单元格的下方不是有一个小方点吗,按着鼠标左键往下拖动直到结束。
当你放开鼠标左键时就全部都改好了。
若是在原证书号后面加13则在B2单元格中写入:
=A2&“13”后回车。
02、如何设置文件下拉窗口的最下面的最近运行的文件名个数?
打开“工具”,选“选项”,再选“常规”,在“最近使用的文件清单”下面的文件个数输入框中改变文件数目即可。
若不在菜单中显示最近使用的文件名,则将“最近使用的文件清单”前的复选框去掉即可。
03、在EXCEL中输入如“1-1”、“1-2”之类的格式后它即变成1月1日,1月2日等日期形式,怎么办?
这是由于EXCEL自动识别为日期格式所造成,你只要点击主菜单的“格式”菜单,选“单元格”,再在“数字”菜单标签下把该单元格的格式设成文本格式就行了。
04、在EXCEL中如何使它象WORD一样的自动定时保存文件?
点击“工具”菜单“自动保存”项,设置自动保存文件夹的间隔时间。
如果在“工具”菜单下没有“自动保存”菜单项,那么执行“工具”菜单下“加载宏...”选上“自动保存”,“确定”。
然后进行设置即可。
05、用Excel做多页的表格时,怎样像Word的表格那样做一个标题,即每页的第一行(或几行)是一样的。
但是不是用页眉来完成?
在EXCEL的文件菜单-页面设置-工作表-打印标题;可进行顶端或左端标题设置,通过按下折叠对话框按钮后,用鼠标划定范围即可。
这样Excel就会自动在各页上加上你划定的部分作为表头。
06、在Excel中如何设置加权平均?
加权平均在财务核算和统计工作中经常用到,并不是一项很复杂的计算,关键是要理解加权平均值其实就是总量值(如金额)除以总数量得出的单位平均值,而不是简单的将各个单位值(如单价)平均后得到的那个单位值。
在Excel中可设置公式解决(其实就是一个除法算式),分母是各个量值之和,分子是相应的各个数量之和,它的结果就是这些量值的加权平均值。
07、如果在一个Excel文件中含有多个工作表,如何将多个工作表一次设置成同样的页眉和页脚?
如何才能一次打印多个工作表?
把鼠标移到工作表的名称处(若你没有特别设置的话,Excel自动设置的名称是“sheet1、sheet2、sheet3.......”),然后点右键,在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项,这时你的所有操作都是针对全部工作表了,不管是设置页眉和页脚还是打印你工作表。
08、EXCEL中有序号一栏,由于对表格进行调整,序号全乱了,可要是手动一个一个改序号实在太慢太麻烦,用什么方法可以快速解决?
如果序号是不应随着表格其他内容的调整而发生变化的话,那么在制作EXCEL表格时就应将序号这一字段与其他字段分开,如在“总分”与“排名”之间空开一列,为了不影响显示美观,可将这一空的列字段设为隐藏,这样在调整表格(数据清单)的内容时就不会影响序号了。
09、用Excel2000做成的工资表,只有第一个人有工资条的条头(如编号、姓名、岗位工资.......),想输出成工资条的形式。
怎么做?
这个问题应该这样解决:
先复制一张工资表,然后在页面设置中选中工作表选项,设置打印工作表行标题,选好工资条的条头,然后在每一个人之间插入行分页符,再把页长设置成工资条的高度即可。
使用自定义方式重装了一遍中文office,Excel的打印纸选项中只有A4一种,怎么办?
随便安装一个打印机驱动程序就可以了。
10、在Excel中小数点无法输入,按小数点,显示的却是逗号,无论怎样设置选项都无济于事,该怎么办?
这是一个比较特殊的问题,我曾为此花了十几个小时的时间,但说白了很简单。
在Windows的控制面板中,点击“区域设置”图标,在弹出的“区域设置属性”对话面板上在“区域设置”里选择“中文(中国)”,在“区域设置属性”对话面板上在“数字”属性里把小数点改为“.”(未改前是“,”),按“确定”按钮结束。
这样再打开Excel就一切都正常了。
11、如何快速选取特定区域?
使用F5键可以快速选取特定区域。
例如,要选取A2:
A1000,最简便的方法是按F5键,出现“定位”窗口,在“引用”栏内输入需选取的区域A2:
A1000。
12、如何快速返回选中区域?
按Ctr+BacksPae(即退格键)。
13、如何快速定位到单元格?
方法一:
按F5键,出现“定位”对话框,在引用栏中输入欲跳到的单元格地址,单市“确定”按钮即可。
方法二:
单击编辑栏左侧单元格地址框,输入单元格地址即可。
14、“Ctrl+*”的特殊功用
一般来说,当处理一个工作表中有很多数据的表格时,通过选定表格中某个单元格,然后按下Ctrl+*键可选定整个表格。
Ctfl+*选定的区域是这样决定的:
根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。
15、如何快速选取工作表中所有包含公式的单元格?
有时,需要对工作表中所有包含公式的单元格加以保护,或填入与其他单元格不同的颜色,以提醒用户注意不能在有此颜色的区域内输入数据。
以下方法可以帮助快速选取所有包含公式的单元格:
选择“编辑”\“定位”,单击“定位条件”按钮,在“定位条件”对话框中选择“公式”项,按“确定”按钮即可。
16、如何在不同单元格中快速输入同一数内容?
选定单元格区域,输入值,然后按Ctrl+Ener键,即可实现在选定的单元格区域中一次性输入相同的值。
17、只记得函数的名称,但记不清函数的参数了,怎么办?
如果你知道所要使用函数的名字,但又记不清它的所有参数格式,那么可以用键盘快捷键把参数粘贴到编辑栏内。
具体方法是:
在编辑栏中输入一个等号其后接函数名,然后按Ctr+A键,Excel则自动进入“函数指南——步骤2之2”。
当使用易于记忆的名字且具有很长一串参数的函数时,上述方法显得特别有用。
18、如何把选定的一个或多个单元格拖放至新的位置?
按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。
具体方法是:
选定单元格,按下Shift键,移动鼠标指针至单元格边缘,直至出现拖放指针箭头(空心箭头),然后按住鼠标左键进行拖放操作。
上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变为一个水平“工”状标志,左右拖拉时会变为垂直“工”状标志,释放鼠标按钮完成操作后,选定的一个或多个单元格就被拖放至新的位置。
19、如何让屏幕上的工作空间变大?
可以将不用的工具栏隐藏,也可以极大化Excel窗口,或者在“视图”菜单中选择“全屏显示”命令。
20、如何使用快显菜单?
快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令,利用它们可以大大提高操作效率。
首先选定一个区域,然后单击鼠标右健即可调出快显菜单,根据操作需要选择不同命令。
21、如何使用快显菜单?
快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令,利用它们可以大大提高操作效率。
首先选定一个区域,然后单击鼠标右健即可调出快显菜单,根据操作需要选择不同命令。
22、如何防止Excel自动打开太多文件?
当Excel启动时,它会自动打开Xlstart目录下的所有文件。
当该目录下的文件过多时,Excel加载太多文件不但费时而且还有可能出错。
解决方法是将不该位于Xlstart目录下的文件移走。
另外,还要防止EXcel打开替补启动目录下的文件:
选择“工具”\“选项”\“普通”,将“替补启动目录”一栏中的所有内容删除。
23、如何去掉网格线?
1)除去编辑窗口中的表格线
单击“工具”菜单中的“选项”,再选中“视图”,找到“网格线”,使之失效;
2)除去打印时的未定义表格线
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