从不同的角度看外貌流程剖析.docx

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从不同的角度看外貌流程剖析

从贸易公司或生产厂家的角度

1、客户询盘：

 一般来说,客户在下正式的PurchaseOrder之前，都会有相关的OrderInquiry给业务部，做一些细节上的了解。

2、报价：

 对于出口产品的报价主要包括：

产品的质量等级、产品的规格型号、产品是否有特殊包装要求、所购产品数量的多少、交货期的要求、产品的运输方式、产品的材质等内容。

 比较常用的报价方式有：

FOB“船上交货”、CFR“成本加运费”、CIF“成本、保险费加运费”等形式。

 业务部应及时回复客户查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，并发出ProformaInvoice给客户做正式报价。

3、订单/签约订货：

贸易双方就报价达成意向后，买方企业正式订货并就一些相关事项与卖方企业进行协商洽谈，双方协商认可后，需要签订《购货合同》。

 在签订《购货合同》过程中，主要对商品名称、规格型号、数量、价格、包装、产地、装运期、付款条件、结算方式、索赔、仲裁等内容进行商谈，并将商谈后达成的协议写入《购货合同》。

这标志着出口业务的正式开始。

通常情况下，签订购货合同一式两份由双方盖本公司公章生效，双方各保存一份。

4、下生产订单：

得到客户的订单确认（PurchaseOrder）后，给工厂下订单，安排生产计划。

5、业务审批：

业务部收到订单后，首先做出业务审核表。

按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。

合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。

审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。

如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批。

合同审批之后，将PO制成销售订单，交给部门进程员跟进。

6、落实付款方式（信用证）

比较常用的国际付款方式有三种，即汇付付款方式、托收付款方式和信用证付款方式。

6.1、如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。

TT付款方式是以外汇现金方式结算，由客户将款项汇至公司指定的外汇银行账号内，可以要求货到后一定期限内汇款。

6.2、如果是放帐的客户，或通过银行D/P，D/A等方式收汇等，需经理确认。

6.3、如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后业务员和单证员应分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客户改证。

这里着重介绍信用证付款方式,落实信用证通常包括催证、审证、改证三项内容：

6.3.1、催开信用证

如果在出口合同中买卖双方约定采用信用证方式，买方应严格按照合同的规定按时开立信用证，这是卖方履约的前提。

但在实际业务中，有时国外进口商在市场发生变化或资金发生短缺的情况时，往往会拖延开证。

对此为保证按时履行合同，我方有必要在适当的时候，提醒对方按合同规定开立信用证，催促对方迅速办理开证手续。

特别是大宗商品交易或买方要求而特制的商品交易，更应结合备货情况及时进行催证。

必要时，也可请我驻外机构或中国银行协助代为催证。

6.3.2、审核信用证

要着重审核信用证中的装运条款信用证是一种银行信用的保证文件，但银行的信用保证是以受益人提交的单据符合信用证条款为条件的，所以，开证银行的资信、信用证的各项内容，都关系着收汇的安全。

为了确保收汇安全，收到国外客户通过银行开立的信用证后，应立即对其进行认真的核对和审查。

信用证是依据合同开立的，信用证的内容与合同条款应该一致。

但是在实际操作中，往往会出现开立的信用证条款与合同规定不符，为确保收汇和合同的顺利执行，银行及出口企业收到国外客户通过银行开立的信用证后，应立即对其进行认真的核对和审查。

银行着重审核开证行的资信能力、付款责任、索汇路线等方面的内容。

出口商则着重审核信用证内容与买卖合同是否一致。

出口方在收到信用证后，应认真审核信用证的中的有关条款，如装运期、装运港、目的港、结汇日期等等，尤其应注意某些特殊条款，如是否可分批装运，是否可以转船等等，要根据货物出运前的实际情况决定对信用证中的有关运输条款是否接受、修改或拒绝。

6.3.3、修改信用证

是对已经开立的信用证中的某些条款进行修改的行为。

信用证的修改可以是开证申请人提出，也可以由受益人提出。

在实际业务中，出口企业在对信用证进行了全面细致的审核以后，当发现问题时，通常还应区别问题的性质进行处理，有的还须同银行、运输、保险、检验等有关部门取得联系共同研究后，方能作出适当妥善的决策。

一般说来，凡是属于不符合我国对外贸易方针政策，影响合同履行和收汇安全的问题，必须要求国外客户通过开证行修改，并坚持在收到银行修改信用证通知书认可后才可装运货物；对于可改可不改的，或经过适当努力可以做到的，则可酌情处理，或不作修改，按信用证规定办理。

在一份信用证中有多处条款需要修改的情形是常见的。

对此，应做到一次向开证人提出，否则，不仅增加双方的手续和费用，而且对外影响也不好。

其次，对于收到的任何信用证修改通知书，都要认真进行审核，如发现修改内容有误或我方不能同意的，我方有权拒绝接受，但应及时作出拒绝修改的通知送交通知行，以免影响合同的顺利履行。

为防止作伪，便于受益人全面履行信用证条款所规定的义务，信用证的修改通知书应通过原证的通知行转递或通知。

如由开证人或开证行径自寄来的，应提请原证通知行证实。

对于可接受或已表示接受的信用证修改书，应立即将其与原证附在一起，并注明修改次数，这样可防止使用时与原证脱节，造成信用证条款不全，影响及时和安全收汇。

7、下达生产通知/备货：

备货，是出口公司根据合同或信用证规定，向厂家或仓储部门下达订单，要求其按订单对货物进行清点、核对、加工整理等。

业务部在确定交货期后，满足上述情况可下达生产通知,通知工厂按时生产：

备货的主要核对内容如下：

a、货物品质、规格，应按合同的要求核实。

b、货物数量：

保证满足合同或信用证对数量的要求。

c、备货时间：

应根据信用证规定，结合船期安排，以利于船货衔。

d、包装/刷唛头

8、包装：

根据货物的不同，来选择包装形式（如：

纸箱、木箱、编织袋等）。

不同的包装形式其包装要求也有所不同。

a、一般出口包装标准：

根据贸易出口通用的标准进行包装。

b、特殊出口包装标准：

根据客户的特殊要求进行出口货物包装。

c、货物的包装和唛头（运输标志）：

应进行认真检查核实，使之符合信用证的规定。

9、验货

9.1、在交货期前一周，要通知公司验货员验货。

9.2、如果客户要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。

9.3、如果客户指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。

确定后将验货时间通知工厂。

10、制备基本文件：

 按照PO以及工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。

11、商检/报验：

办好申请报验和领证工作.凡列入商检机构规定的“种类表”中的商品以及根据信用证贸易合同规定由中国进出口商品检验局检验出证的商品，均需在出口报关前填写“出口检验申请书”申请商检.在货物备齐以后，就应向商检局申请检验，只有取得商检局发给的合格检验证书，海关才准放行，凡检验不合格的货物，一律不准出口。

应注意在给工厂下订单时要说明商检要求.提供出口合同，发票等商检所需资料。

而且要通知工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。

应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。

12、租船订仓和配载

12.1、如果跟客户签订的合同是FOBCHINA条款，通常客户会指定运输代理公司或船公司。

应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。

应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（SHIPPINGORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。

12.2、如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。

经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客户。

开船前两周书面定仓，程序同上。

12.3、如果货物不够一个柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。

拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求等内容。

12.4、向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。

12.5、查看船期表，填写出口货物托运单。

即可向货运代理办理委托订舱手续。

12.6、货运代理根据货主的具体要求按航线分类整理后，及时向船公司或其代理订舱。

当船公司或其代理签出装货单，定舱工作即告完成，就意味着托运人和承运人之间的运输合同已经缔结.

13、投保

货物订妥舱位后，属卖方保险的，即可办理货物运输险的投保手续。

在履行CIF出口合同时，卖方在装船之前，应按照买卖合同或信用证的规定及时办理投保手续。

出口商品的投保一般都是逐笔办理的，在投保时，应将货物名称、保额、运输路线、投保险别等一一列明。

保险公司接受投保后，即签发保险单或保险凭证。

通常双方在签定《购货合同》中已事先约定运输保险的相关事项。

常见的保险有海洋货物运输保险、陆空邮货运输保险等。

其中，海洋运输货物保险条款所承保的险别，分为基本险别和附加险别两类：

（1）基本险别有平安险（FreefromParicularAverage-F.P.A）、水渍险（WithAverageorWithParticularAverage-W.AorW.P.A）和一切险（AllRisk-A.R.）三种。

（2）附加险别。

附加险别有一般附加险和特别附加险两种类型。

14、安排拖柜：

14.1、货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。

拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。

要给拖车公司传真以下资料：

定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。

如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。

并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等

14.2、传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。

14.3、要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。

要求工厂装柜后一定要记住上封条。

15、集中港区

洽妥船舶或舱位后，货方应在规定的时间内将符合装船条件的出口货物发送到港区内的指定的仓库或货场，以便顺利装船作业。

当船舶到港,装货计划确定后，按照港区进货通知并在规定的期限内，由托运人办妥集运手续，将出口货物及时运至港区集中，等待装船，做到批次清，件数清，标志清。

要特别注意与港区，船公司以及有关的运输公司或铁路保持密切联系.向港区集中时，应按照卸货港的先后和货物积载顺序发货，以便按先后次序装船。

对出口大宗货物，可联系港区提前发货。

有船边现装条件的货物，也可按照装船时间将货物直送港区船边现装，以节省进仓出仓手续和费用。

对危险品、重大件、冷冻货或鲜活商品、散油等需特殊运输工具、起重设备和舱位的，应事先联系安排好调运、接卸、装船作业。

发货前要按票核对货物品名、数量、标记、配载船名、装货单号等项，做到单、货相符和船、货相符。

要注意发货质量，发现有包装破损或残损时，应由发货单位负责修理或调换。

16、检换单

17、报关

货物集中港区后，发货单位必须向海关办理申报出口手续。

由发货单位专业持有报关证人员备妥出口货物报关单，连同装货单、发票、装箱单（或磅码单）、商检证、出口结汇核销单、出口货物合同副本及有关单证向海关申报出口，经海关官员检查单证和货物，确认单货相符和手续齐备后，即在装货单上加盖放行章。

经海关查验放行的出口货物，方能开始装船。

有四个环节：

申报、查验、征税、放行

一般在拖柜同时就将报关所需资料交给合作报关行，委托做商检通关换单及出口报关。

通常要给报关留出两天时间（船截关前）。

委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。

18、交接

发货单位现场工作人员要严格按照港口规章，及时与港方仓库、货场办妥交换手续，做好现场记录，划清船、港、货三方面的责任。

19、装船

海关放行后，发货单位凭海关加盖放行章的装货单与港务部门和理货人员联系，查看现场货物并做好装船准备，

在装船前，理货员代表船方，收集经海关放行货物的装货单和收货单，经过整理后，按照积载图和舱单，负责点清货物，逐票分批接货装船。

港口装卸作业区负责装货，并按照安全积载的要求，做好货物在舱内的堆码、隔垫和加固等工作。

装船过程中，托运人委托的货运代理应有人在现场监装，随时掌握装船进度并处理临时发生的问题。

装货完毕，理货组长要与船方大副共同签署收货单，交与托运人。

监装人员对一级危险品、重大件、贵重品、特种商品和驳船来货的船边接卸直装工作，要随时掌握情况，防止接卸和装船脱节。

装船完毕，由船长或大副根据装货的实际情况签发大副收据，将大副签发的收货单交原发货单位，出口企业可以凭此单据向船公司或其代理人换取海运提单。

20、发装运通知

对合同规定需在装船时发出装船通知的，应及时发出，特别是由买方自办保险的。

如因卖方延迟或没有发出装船通知的，致使买方不能及时或没有投保而造成的损失的，卖方应承担责任。

货物装船后，出口方应及时地向国外方发出“装运通知”及相关证明，以便对方准备付款、赎单、办理进口报关和接货手续。

装运通知：

一般是要求在开船后几天之内,通知客户发货的细节,装船通知的内容一般有：

订单号或合同号、信用证号、数量、总值、唛头、包装件数、目的港代理人、船名、航次、预计开航日和预定到达日等。

21、支付运费

船公司为正确核收运费，在出口货物集中港区仓库或库场后申请商检机构对其衡量。

凡需预付运费的出口货物，船公司或其代理人必须在收取运费后发给托运人运费预付的提单。

如属到付运费货物，则在提单上注明运费到付，由船公司卸港代理在收货人提货前向收货人收取。

22、收单即获得运输文件：

22.1、提单是出口商办理完出口通关手续、海关放行后，由外运公司签出、供进口商提货、结汇所用单据。

22.2、所签提单根据信用证所提要求份数签发，一般是三份。

出口商留二份，办理退税等业务，一份寄给进口商用来办理提货等手续。

22.3、进行海运货物时，进口商必须持正本提单、箱单、发票来提取货物。

（须由出口商将正本提单、箱单、发票寄给进口商。

）

22.4、.最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。

补料要按L/C或客户的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。

22.5、督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。

仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。

如果提单需客户确认的，要先传真提单样板给客户，得到确认后再要求船公司出正本。

22.6、及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。

支付运费应做登记。

23、制单结汇

交单指出口人（信用证的受益人）在信用证到期前和交单期限内向指定银行提交符合信用证条款规定的单据。

这些单据经银行确认无误后，根据信用证规定的付汇条件，由银行办理出口结汇。

货物装运后，进出口公司即应按照信用证的规定缮制和备妥各种单据，包括汇票、出口发票、运输单据和保险单以及其它合同或信用证规定的所需结汇单证单据。

在信用证规定的交单有效期内，将各种单据和必要的凭证送交指定的银行办理要求付款、承兑或议付手续，并在收到货款后向银行进行结汇。

我国出口结汇的办法有3种：

收妥结汇、押汇和定期结汇。

（1）采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。

（2）采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认收到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。

（3）如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。

拿到提单后可立即寄正本提单给客户。

*由于电子化的高速发展,电汇（TELEGRAPHICTRANSFER（T/T））、票汇（DEMANDDRAFT（D/D））、信汇（MAILTRANDFER（M/T））等方式，现在汇款主要使用电汇方式

*在我国出口业务中，使用议付信用证比较多。

对于这种信用证的出口结汇办法，主要有三种：

“收妥结汇”、“定期结汇”和“买单结汇”。

“收妥结汇”，又称“先收后结”，是指议付行收到受益人提交的单据，经审核确认与信用证条款的规定相符后，将单据寄给国外付款行索汇，等付款行将外汇划给议付行后，议付行再按当日外汇牌价结算成人民币交付给受益人。

“定期结汇”是指议付行在收到受益人提交的单据经审核无误后，将单据寄给国外银行索偿，并自交单日起事先规定期限内将货款外汇结算成人民币贷记受益人帐户或交付给受益人。

“买单结汇”，又称出口押汇或议付，是指议付行在审核单据后确认受益人所交单据符合信用证条款规定的情况下，按信用证的条款买入受益人的汇票和/或单据，按照票面金额扣除从议付日到估计收到票款之日的利息，将净数按议付日人民币市场汇价折算成人民币，付给信用证的受益人。

24、业务登记：

每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。

25、文件存档：

所有的文件包括PO、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用

从国际海运货运代理人的角度

1、接受货主询价

1.1、海运询价：

   ①需掌握发货港至各大洲，各大航线常用的及货主常需服务的港口，价格；

   ②主要船公司船期信息；

   ③需要时应向询价货主问明一些类别信息，如货名，危险级别等。

（水路危规）

1.2、陆运询价：

（人民币费用）

   ①需掌握各大主要城市公里数和拖箱价格；

   ②各港区装箱价格；

   ③报关费、商检、动植检收费标准。

2、接单（接受货主委托）

接受货主委托后（一般为传真件）需明确的重点信息：

如付费条款、货主联系方法、做箱情况门到门还是内装等。

3、订舱

3.1、缮制委托书（十联单）；制单时应最大程度保证原始托单的数据正确、相符性，以减少后续过程的频繁更改。

制订舱单，订舱单用下货纸根据货主提供的委托单制作。

需要填制的项目有：

SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFY、POR、MARKS＆NOS、QUANTITY、DESCRIPTIONOFGOODS、GROSSWEIGHTINKILOS、MEASUREMENT、TOTAL。

3.2、打制完上述内容后，注明运输条款。

加盖公司订舱章订舱：

需提供订舱附件的（如船公司价格确认件），应一并备齐方能去订舱。

在订舱单的右上角打上代理人的电话、传真，并加盖代理人方章，送至配载的船公司，

3.3、取得配舱回单，摘取船名、航次、提单号信息。

4、做箱

4.1、门到门：

填妥装箱计划中：

做箱时间、船名、航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体积、门点、联系人、电话等要因，先于截关日（船期前两天）1~2天排好车班。

4.2、内装：

填妥装箱计划中:

船期船名航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体积、进舱编号等要因，先于截关日（船期前两天）1~2天排好车班。

4.3、取得两种做箱方法所得的装箱单（CLP）

5.审单：

收到货主正式单据后进行审单。

5.1.单证必须齐全。

货主必须提供的单据有：

   a.合同副本（售货确认书、形式发票）

   b.正本装箱单至少一份

   c.正本发票至少一份

   d.正本出口收汇核销单

   e.出口货物如需海关监管条件还必须提供相应证件。

5.2.单据应从以下方面审核：

   a.尺码、重量是否一致。

   b.金额以及币种是否一致（合同金额不小于发票金额）。

   c.合同号,发票号是否一致。

   d.正本单据不许有任何涂改。

6、排计划

6.1.接到船公司集港通知后，取回下货纸。

并在集港前一天下午3时前，电话同港务局货运科做集港计划，制下货小条（一式三联）。

6.2.同时:

联系单，转报关单据。

转至报关行的单据有:

a装箱单

  b发票

   c合同

   d委托报关协议

   e报关单

   f下货纸

   g联系单（一式两联）

   h海关监管条件涉及的证件

*下货纸:

在前述订舱单的基础上，在相应的位置补充船名、航次、提单号，货物描述需用中文加以标识，报关只需提供装货单收货单留底联，每一联的右上角都应加盖代理人方章。

下货纸装货单应盖有该条船船代的签章。

*联系单:

联系单是代理人与报关行联系的单据，上面列明代理人转给报关行何种单据及份数，将单据转至报关行前，应填好一式两联的联系单，单据转至报关行后，其中一联应有报关行相关人员的签字，以备存档。

7、报关（有时同时、有时先于做箱）

备妥报关委托书，报关单，手册，发票，装箱单，核销单，配舱回单（十联单第五联以后），更改单（需要的话）和其他所需资料，于截关前一天通关。

另所需资料。

   ①需商检 ②需配额

   ③需许可证④需产地证

   ⑤需提供商标授权、商标品名

   ⑥出口香港地区货值超过$10万，其他地区超过$50万，核销时需提供结汇水单（复印件）

   ⑦需提供商会核价章

*填妥船名航次，提单号，对应装箱单（packinglist），发票，所显示的毛重净重，件数，包装种类，金额，体积，审核报关单的正确性（单证一致）。

 *显示报关单所在货物的"中文品名"，对照海关编码大全，查阅商品编码，审核两者是否相符，按编码确定计量单位，并根据海关所列之监管条件点阅所缺乏报关要件。

8、跟踪场站收据，确保配载上船。

9、退关改配

   凡是退关改配的，若其中有下个航次，出运仍然需要，诸如许可证，配额，商检，动植检之类的文件资料，退关、改配通知应先于该配置船期一个星期到达，以便（报运部）顺利抽回资料，重新利用。

否则只会顺延船期，造成麻烦。

10、提单确认和修改

10.1、问明顾客"提单"的发放形式：

   ①电放：

需顾客提供正本"电放保函"（留底），后出具公司"保函"到船公司电放。

   ②预借（如可行）需顾客提供正本"预借保函"（留底），后出具公司"保函"到船公司预借。

   ③倒签（如可行）需顾客提供正本"倒签保函"（留底），后出具公司"保函"到船公司倒签。

*此种情况下，多半是签发HOUSEB/L.

   ④分单：

应等船开以后3~4天（候舱单送达海关，以保证退税），再将一票关单拆成多票关单。

   ⑤并单：

应等船开以后3~4天（候舱单送达海关，以保证退税），再将多票关单合成一票关单

   ⑥异地放单：

须经船公司同意，并取得货主保函和异地接单之联系人，电话，传真，公司名，地址等资料方可放单。

10.2、依据原始资料，传真于货主确认，并根据回传确立提单正确内容。

11、.确认提单。

11.1.缮制提单前应注意货主有无特殊要求，一般情况下，货主都会在委托中注明。

11.2.如要求在提单中显示“SHIPPEDONBOARD”签单时，应注意上、下签章（其中之一应签在SHIPPEDONBOARD旁边）。

11.3.如果涉及倒签、预借，应事先与船公司确认好是否能接受，如果可以接受，应填制好保函传真给货主，让其加盖公章，返回后再由代理人提供给相关船公司。

12、签单

12.1、查看每张正本提单是否都签全了证章。

12.2、是否需要手签。

13、航次费用结算

   13.1、海运费①预付（FREIGHTPREPAID ②到付（FREIGHTCO