Excel制表46复杂技巧.docx

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Excel制表46复杂技巧

Excel制表技巧（46）复杂表格

  Excel表头斜线设置秘技

　　技术要点：

使用“单元格格式”对话框中的“边框”选项卡设置斜线，使用“对齐”选项卡结合空格键调整文字位置。

　　具体操作步骤如下。

　　1.单击工作表的的A1单元格，输入斜线表头的内容，比如本例中有两个标题“项目名称”和“日期”，先输入“项目名称”，然后按快捷键Alt+回车键，这样可以在单元格内向下换行，再按Alt+回车键一次，输入“日期”。

　　2.按Ctrl+回车键，这样可以在不离开该单元格的情况下选中该单元格。

这时的单元格应如图1所示。

图1选中A1单元格

　　3.按快捷键Ctrl+1，打开“单元格格式”对话框。

（如果在单元格上单击右键，然后从弹出的快捷菜单中选择命令“设置单元格格式”，也能打开该对话框，但使用快捷键会更快一些。

）

　　4.在“单元格格式”对话框中，单击“边框”选项卡，然后单击如图2所示的左斜线按钮。

图2单击左斜线按钮

　　5.在“单元格格式”对话框中，单击“对齐”选项卡，将文本的水平和垂直对齐方式都设置为“两端对齐”，如图3所示。

设置完毕，单击“确定”按钮，可以看到如图4所示的效果。

图3设置单元格对齐方式

图4出现斜线

　　6.观察表头中的文本，显然项目名称的位置不是很合适。

双击A1单元格，将插入点定位到“项目名称”左边，并按两次空格键，让“项目名称”的位置向右一些。

按Ctrl+回车键离开编辑状态并选中A1单元格，如果发现“项目名称”换行了，可以通过调整该列的宽度将其调整到合适为止，同样可以调整行宽，使表头的大小变得合适。

当然，也可以改变表头中文本的大小。

最后我们可以得到如图5所示的表头斜线效果。

图5最终的表头斜线效果

        制作超复杂Excel表头

       在Excel中，经常会碰到要制作的复杂表头，其中包含有斜线和文字（见下图画红圈处），许多初学者往往对此束手无策，还有的干脆胡乱调整，由于采取的方法不当，结果却是花了很长的时间却达不到理想的效果。

　　许多初学者经常采用以下两个操作来处理：

　　1、用边框中的斜线来调整；

　　2、在单元格中直接输入文字。

　　现笔者分析一下其弊端：

　　1、用边框中的斜线来调整，只能画一条斜线，不能画多条斜线，同时，画出的斜线只能是单元格的对角线，不能随意更改。

见下图：

图2

　　2、在单元格直接输入文字，要分行，只能先让单元格自动换行，然后用空格键移动相应的文字到第二、三、四行，这种方法费时费力，文字一多往往就做不到理想的效果。

　　至此，不少初学者不尽望洋兴叹：

做一个表头怎么那么难!

!

　　其实，换一种思维，换一个方法，就“柳暗花明又一村”了。

下面，笔者还是以图1为例进行详细说明。

　　首先，输入没有斜线的单元格的内容，调整行列（见图3）。

图3

　　在这里说明一下，调整行列很重要，这样制作带斜线表头后表格的其它部分不用再调整了，否则调整表格的其它部分，斜线单元格的内容又挨重新调整。

这点笔者千万要注意。

　　然后，单击绘图工具栏中的“直线”（图4中画红圈处）。

图4

　　将鼠标移到单元格中，明确直线的起点和终点，从起点按住鼠标拉到终点，即可画出第一条直线。

图5

　　如果起点和终点有偏差，可将鼠标移到直线的起点处（或终点），鼠标由空心十字形变成斜双箭头后，即可按住鼠标往任意一个方向调整直线到合适的位置，上、下、左、右均可。

这就是这种方法的好处。

　　用这种方法做出第二条直线，效果见下图：

图6

　　现在是输入文字了，怎么输入呢?

用文本框工具。

　　单击绘图工具栏中的“文本框”，见后页图（画红圈处）：

图7

　　然后在单元格中按一下鼠标，输入第一个字“科”。

效果见下图：

图8

　　这里要注意的是“按一下鼠标”，不要拖动鼠标。

如果拖动鼠标，文本框会出现黑边框（见下图）。

图9

　　将图8文本框中的“科”选中，调整其字体、字号等格式成合适的效果。

这一点也要注意，到下面的复制操作时就不必再来调整各个文字的格式了。

　　鼠标点一下“科”文本框，然后将鼠标移到该文本框边缘，点鼠标右键。

见下图：

图10

　　在弹出的菜单中选择“复制”，在表格的任一个地方点鼠标右键，选择“粘贴”，就会出现另一个“科”文本框。

效果见下图：

图11

　　将“科”字改为“目”字，将鼠标移到该文本框边缘，鼠标变成十字箭头形，按住鼠标移动该文本框到单元格合适的位置。

效果见下图：

图12

　　如果“科”字和“目”字相对位置不理想，还可以继续调，只要选择相应的文本框移动就行了。

这就是为什么我们把两个字分成两个文本框，目的就是为了方便调整这两个字之间的相对位置。

　　通过采取相似的方法，把其余的文字做出来。

效果见下图：

　　至此，读者一定会发现，再复杂的斜线表头，利用直线和文本框工具，也就迎刃而解了!

       用Excel创建曲面图

      适用于Microsoftoffice Excel 2003,Microsoft Excel 2002

曲面图显示的是连接一组数据点（数据点：

在图表中绘制的单个值，这些值由条形、柱形、折线、饼图或圆环图的扇面、圆点和其他被称为数据标志的图形表示。

相同颜色的数据标志组成一个数据系列。

）的三维曲面。

在寻找两组数据的最优组合时，曲面图很有用。

好像一张地质学的地图，曲面图中的颜色和图案表明具有相同范围的值的区域。

与其他图表类型不同，曲面图中的颜色不用于区别“数据系列”（数据系列：

在图表中绘制的相关数据点，这些数据源自数据表的行或列。

图表中的每个数据系列具有唯一的颜色或图案并且在图表的图例中表示。

可以在图表中绘制一个或多个数据系列。

饼图只有一个数据系列。

）。

在曲面图中，颜色是用来区别值的。

如下图所示，将工作表中的数据按照相似的风格来组织非常重要。

注意，温度是作为列标题输入的，秒是作为行标题输入的。

                                    使用这些数据创建曲面图时，曲面图将以如下方式绘制：

行标题（秒）沿着“系列轴”（系列轴：

表示真正三维图表中的纵深维度的图表坐标轴。

它以任意文本值的形式显示系列名称，但无法显示刻度数值。

）（y-轴）显示

列标题（温度）沿着“分类轴”（分类轴：

表示每个数据点的类别的图表坐标轴。

它显示任意文本值，如Qtr1、Qtr2和Qtr3；但无法显示刻度数值。

）（x-轴）显示。

工作表中间的数据（抗张强度）沿着“数值轴”（数值轴：

显示刻度数值的图表坐标轴。

）（z-轴）显示。

曲面图种类选择以下的图表子类型可以使曲面图以不同的方式显示：

三维曲面图 这种图表显示数据的三维视图，可以把它想象为在一个三维柱形图上展开的橡胶板。

它的典型应用是显示以其他方式不便查看的大量数据间的关系。

三维曲面图（框架图） 这种图表是三维视图以单色显示的变体。

表面没有颜色，曲面图仅仅显示一些线。

曲面图（俯视） 曲面图（俯视）是俯视曲面图得到的类似于二维地质地图的二维视图。

曲面图（俯视）中的线是连接具有相同值的以内插值替换的点得到的。

曲面图（俯视框架图） 该图表是曲面图（俯视）以单色显示的变体。

表面没有颜色，曲面图仅仅显示一些线。

创建曲面图

选择想要在曲面或曲面俯视图表中显示的数据。

在 “插入” 菜单中，单击 “图表” 。

在 “图表类型” 对话框中，单击 “曲面图” 。

在 “子图表类型” 下，单击要使用的类型。

若要快速预览正在创建的图表，请单击 “按下不放可查看示例” 。

单击 “下一步” ，继续执行“图表向导”的第2步到第4步。

对任何一步有问题，可单击“图表向导”标题栏上的问号（ ?

 ）。

更改曲面图的格式

由于曲面图中的颜色是以值而不是以数据系列为基础，因此不能在图表本身中选择。

但可以在图表图例中选择相应的颜色键，然后在 “图例项标示格式” 对话框中作相应的格式更改。

使用这个对话框，可以：

更改图表使用的颜色和图案。

重排数据系列.更改图表深度。

应用三维底纹。

例如，更改上一个曲面图的颜色和深度会让它更易于阅读，如下图所示。

        设置曲面图的格式

在曲面图上，确保图例已显示。

操作方法

要显示图例，单击 “图表” 菜单上的 “图表选项” ，然后选择 “图例” 选项卡上的 “显示图例” 复选框。

注释 在 “位置” 下更改图例位置的时候，绘制区域会自动调整以与新的位置进行协调。

在图例中，单击要更改格式的键。

在 “格式” 菜单上，单击 “选择图例项标识” 。

在 “图案” 选项卡上，进行所需的颜色、边框或填充效果的更改。

对要设置格式的每个级别重复步骤2-4。

要更改图表中数据系列的顺序，单击 “系列次序” 选项卡，单击 “系列次序” 对话框中的系列名字，然后单击 “上移” 或者 “下移” 按钮。

要更改曲面图的深度，单击 “选项” 选项卡，然后在 “图表透视深度” 框中键入一个20到2000之间的值。

注释 默认情况下，曲面图的深度被设定为100。

要给曲面图添加三维底纹效果，在 “选项” 选项卡上，选择 “三维阴影” 复选框。

注释

通过 “系列次序” 选项卡或者 “选项” 选项卡的预览框可以看到所做更改的效果。

一个曲面图可以显示的颜色的数目是由数值轴的刻度设置决定的。

对曲面图的更改会影响到图表的尺寸和刻度设置，从而显示更多或更少的颜色。

         Excel轻松制作抽奖系统

　　春节到了，单位里组织大联欢，其间穿插一些抽奖活动。

为了体现抽奖的公正性，我们让Excel来帮我们抽奖。

        一、加载模板

　1、启动Excel2003，执行“文件→新建”命令，展开“新建工作簿”任务窗格（如图1）。

　　注意：

①这虽然是Excel2003版本新增加的一个模板，但是，经测试将文档保存后，在其他版本（2002、2000）中同样可以直接使用。

②不能直接单击“常用”工具栏上的“新建”按钮。

　　2、单击其中的“本机上的模板”按钮，打开“模板”对话框（如图2）。

　　3、切换到“电子表格方案”标签下，选中“抽奖器”模板，确定返回。

　　注意：

第一次使用该模板，需要将安装盘插入光驱中，让系统加载此模板。

　　二、奖项设置 

　　1、在新建的抽奖工作簿中，切换到“候选名单”工作表中（如图3），将参加抽奖的员工名单输入其中（也可以从以前输入的文档中直接复制、粘贴过来）。

　　注意：

每行输入一个名单，不能有空行。

　　2、再切换“设置”工作表中，设置好“奖项设置”、“抽奖顺序”、“抽奖方法”等（如图4）。

设置完成后，按下“设置完成”按钮，系统自动切换到“抽奖”工作表中。

　　三、开始抽奖 

　　1、单击其中的“开始抽奖”按钮（如图5），此时“开始抽奖”按钮转换为“停止”按钮。

　　2、过一会儿，按下“停止”按钮，“三等奖”抽出（此处设置的最小奖级为“三等奖”，且抽奖顺利是“先小奖，后大奖”）。

此时“停止”按钮转换为“继续抽奖”按钮。

　　3、到了抽下一个等级奖的时候，按下“继续抽奖”按钮，过一会儿，按下“停止”按钮。

　　四、查看结果 

　　1、在抽奖“停止”情况下，可以切换到“抽奖结果”工作表中，随时查看各奖级的抽奖结果（如图6）。

　　2、在“抽奖”工作表中，按下“打印获奖名单”按钮，即可奖抽奖结果打印出来。

　　怎么样？

是不是很方便？

！

赶紧试试吧！

       盖章”——我选用Excel

       第一步：

制作公章图案

　　首先我们要做出一个公章的图案，最简单的办法是把公章图案扫描到电脑中，然后处理成透明的GIF图像。

我们也可以直接用Excel来制作：

把绘图工具打开，选中“椭圆”工具，在按下“Shift”键的同时拖开鼠标，就可以得到一个正圆了。

双击这个正圆打开“设置自选图形格式”对话框，在“颜色与线条”标签中，填充颜色选“无填充颜色”，线条颜色设为红色，选3磅粗的单线形（图）。

公章的文字用艺术字来制作，填充颜色和线条颜色都用红色，并设成无阴影产。

弧形文字和水平文字要分开来做，在做弧形文字时，把艺术字拖到圆形的上方，在艺术字工具中选“艺术字形状－细上弯弧”，按住黄色的四方块往下拉，再作适当的调整，就可以做出公章里的圆弧形的文字了。

公章中间还有一个红五星，用“自选图形”的星形就可以做出来了，填充颜色和线条颜色用红色。

最后，按住“Shift”键把组成公章的文字、图形全部选上，执行右键菜单中的“组合”命令，一个公章就做好了。

　　如何把做好的公章保存出来？

这里有一方法：

把工作表另存为Web页，然后到保存目录中找到*.files的文件夹，里面有一个GIF图片，这就是刚才做好的公章图案了，它的背景是透明的，我们把它改名为gongzhang.gif保存下来即可。

　　第二步：

添加“盖章”按钮

　　接下来我们给Excel添加一个盖章按钮，当一个工作表做好后，点击这个盖章按钮，就可以为我们盖上公章了。

　　先把公章图形复制出来（用来粘贴作为按钮的图标），然后打开“工具－自定义”对话框，选中“命令”标签，在“类别”栏中找到“宏”，在右边的“命令”栏里就会出现一项“自定义按钮”。

用鼠标把这个笑脸图标拖出到菜单栏或工具栏上放下，在笑脸图标上击右键，在弹出的菜单中把“命名”处的文字改为“加盖公章”。

接下来点击“粘贴按钮图标”这个命令，就可以用刚和复制的公章图形来代替笑脸图标了。

把鼠标移下来选中“分配超级链接－插入图片”，然后在“请键入文件名称或Web页名称”栏里输入公章图片gongzhang.gif的文件名及路径，然后按“确定”返回。

　　好了，看到“加盖公章”这个按钮了吧，点击一下看看，呵呵，页面上就盖上一个鲜红的公章了，用鼠标可以把它拖到任意的地方。

在word文档中加盖公章的方法与此大同小异，大家可以自己试一试。

       改改小细节Excel表格立刻变得更漂亮

　　Excel编辑一份表格并不困难。

但我们也希望编辑出来的表格得美观漂亮吧？

没说的，现在咱们就来为我们的表格美美容，让咱们的表格也变得漂亮起来。

　　1.更改默认表格线颜色

　　默认情况下，单元格的边线总是那种灰色的细点线。

时间长了，就会有“审美疲劳”现象。

咱们可以换换给这边框线重新换种颜色。

　　点击菜单命令“工具→选项”，打开“选项”对话框，点击“视图”选项卡。

在下方的“网格线颜色”下拉列表中，我们可以为单元格边框线重新指定一种颜色，如图1所示。

确定后，网格线就不再是那种灰灰的了。

　　当然，我们可以直接选定单元格，为其指定边框线及颜色。

方法是选定单元格区域后，点击菜单命令“格式→单元格”，打开“单元格格式”对话框。

我们可以点击“边框”选项卡，然后指定边框线的颜色、线型，为单元格的四个边框分别指定边框线，如图2所示。

点击“图案”选项卡，可以为单元格指定填充颜色和图案。

　　2.使用自动格式

　　如果不想自己动手逐一设置表格格式，那么我们可以选定表格区域后，点击菜单命令“格式→自动套用格式”，打开“自动套用格式”对话框。

在列表中选择一种格式，如图3所示。

确定后立即得到同样式的表格。

我们还可以点击对话框中“选项”按钮，然后在对话框下方“要应用的格式”各复选项中进行选择，使得到的格式更适合自己的要求。

   　3.零值显示

　　编辑好的表格中可能会有部分单元格的值为零。

这些都会影响到工作表的美观。

逐一修改单元格会很麻烦。

我们可以很简单地使所有零值不显示。

　点击菜单命令“工具→选项”，在打开的“选项”对话框中点击“视图”选项卡，然后去掉“窗口选项”中的“零值”复选项的选择。

如图4所示。

　　4.关掉错误值显示

　　如果使用公式，那么在工作表中就可能出现错误值，比如我们用作除数的单元格中包含空单元格。

这种错误值如果一一修改的话，也是很麻烦的。

那么，简单的办法就是让它显示不出来。

　　选中包含错误值的单元格区域，比如B1:

G100。

然后点击菜单命令“格式→条件格式”，打开“条件格式”对话框。

点击左侧“单元格数值”下拉按钮，在列表中选择“公式”，然后在其右侧的输入框中输入“=ISERROR（B1）”，如图5所示。

点击下方的“格式”按钮，在打开的“单元格格式”对话框中点击“字体”选项卡，设置字体颜色为工作表背景色（一般为白色）。

确定后，那些错误值就看不出来了。

　　但是Excel还会为这些错误值自动添加一个错误智能标志，即单元格左上角的小绿色三角标志。

去掉它的方法是：

点击菜单命令“工具→错误检查”，在打开的“错误检查”对话框中点击“选项”按钮，打开“选项”对话框。

取消勾选“允许后台检查错误”复选项，如图6所示。

确定后再关闭“错误检查”对话框，那些绿色小三角就无影无踪了。

　　当然，与其在出现错误值后想办法遮掩，还不如事先避免这些错误值的产生。

只需使用IF函数配合ISERROR函数就可以达到目的。

假定原来的公式是“=D1/E1”，那么如果输入公式“=IF（ISERROR（D1/E1）,"",D1/E1）”，那么当公式的结果为错误值时，单元格为空白，当结果不为错误值时，则直接显示公式的结果。

　　5.合适列宽、行高

　　合适的行高和列宽也是使表格美观的一个重要因素。

点击工作表左上角的“全选”按钮，选中全部单元格，然后把鼠标移到任何两列的交界线处，待鼠标指针变成带两个方向箭头的竖线时，双击鼠标，就可以得到合适的列宽了（正好使单元格的内容得到完全显示）。

同样，我们将鼠标移到行与行的交界线处双击，也可以得到合适的行高。

　　这样处理之后，再对有特殊要求的行或列进行适当调整，同时结合使用“单元格格式”对话框，就可以得到最佳效果了。

       巧妙设置Excel表格标题行轻松显现

　　Excel做几十、几百行的表格很平常。

看下部的数据时看不到表格的标题行，让人搞不清每一列的天文数字究竟代表什么意思。

而且正常打印输出时，只有第一页能打印出标题行，其余各页则是光秃秃的，单独看后几页内容又让人不知所以然。

我们看怎么解决这种问题。

　　一、让每一页都显示标题行

　　单击表格标题行下边那行最前端的单元格，单击“窗口”菜单→拆分，这时表格会被分割线分成上下两部分，第一部分显示为标题行，第二部分显示为表格具体数据（如图1），接着再单击“窗口”菜单→冻结窗口，这时再试着翻页看一下，是不是每页都有标题行了（如图2）。

　　注意：

如果还想同时在左侧也冻结一列或几列，就应单击表格标题行下边那行从最前端数的第一或第二个……单元格，因为拆分窗口的依据是光标所在单元格。

不过光标也可以在任意处进行拆分，然后再把鼠标指针指向横向或纵向分割线，待鼠标指针变成双向箭头时按住左键拖动到最终需要的地方，但如果左侧没有冻结内容，应把纵向分割线拖到A列的左侧，也就是不进行纵向分割。

（如图3）

　　二、让每一页打印输出后都有标题行

　　单击“文件”菜单→页面设置，在打开的“页面设置”对话框中，单击“工作表”选项卡，点击“顶端标题行”框后面的红色箭头按钮（如图4）打开“页面设置-顶端标题行”对话框后，接着在工作表中选择好需要在每一页都打印输出的标题行，这时“页面设置-顶端标题行”框中会现“$1:

$1”，意思是第一行到第一行作为每页打印输出时的标题行（我们也可以不选择标题行，而直接输入$1:

$1，2，3……）。

（如图5）

　　点X或框后的红色箭头按钮退出“页面设置-顶端标题行”对话框，最后单击“确定”按钮（聪明的你是否在这里还发现了标题列的打印方法）。

这样再打印输出每一页上就都有标题行了。

         多个部门同时编辑Excel表格

        在公司里，有时一张反映公司综合情况的报表需要多个相关部门同时制作完成。

制作这样一张报表，通常指定一个综合部门将各有关部门主管的数据收集起来后输入一个Excel文件中，然后共享在公司的局域网上供公司领导、部门和职员查询，使用起来十分方便。

       可是，由于一些统计数据过细过多，输入的工作量太大了，要耗费很长一段时间；有时整个报表统计出来了，说不定误了领导的决策；而且如果发现有错误输入的情况，只要有一个人浏览，别人是无法打开文件进行编辑修正的。

        为了改变一张报表只能由一个人完成的现状，其实我们完全可以通过Excel文件的设置，让相关部门的工作人员在局域网上通过密码确认，同时输入自己的有关数据，既减轻了由专人输入的压力，又节约了大量时间，同时还方便了领导和需求者的使用，下面将方法简介如下：

        首先打开一个Excel工作簿，选择菜单栏中的“工具”→“共享工作簿”命令；接着在出现的“共享工作簿”对话框中，选择“编辑”选项卡，然后选中“允许多用户同时编辑......”选项并单击“确定”按钮。

        最后选择菜单中的“文件”→“另存为”命令，将文件共享于局域网中即可。

经过上述处理后，这个Excel工作簿可以同时被256个不同人员进行浏览或编辑。