信息交流控制程序.docx
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信息交流控制程序.docx
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信息交流控制程序
Subject:
信息交流控制程序
Doc.No:
EP-004
Initialeddate:
1,26,2007
Rev.
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1.0
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PreparedBy:
符军1/26/2007
ReviewedBy:
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四年
Version:
A
文件内容变更记录
Rev.
日期
变更原因
变更内容
1.0
1/26/2007
第一次发行
Contentpage保存:
四年
Version:
A
1.0目的
1.1确定如何对有关公司的环境因素和环境管理体系进行内部和外部信息交流,从而实现公司的环境业绩的持续改善。
1.2明确与客户之间的产品信息及其它情报的交流及回馈,向公司供应商等外部单位传达的流程,以确保信息交流的顺畅及到位,取得客户的满意。
2.0范围
适用于本公司的所有员工及与公司有关的相关方(如客户、供应商等),作信息的传递与处理。
3.0组织与职责
3.1行政单位
3.1.1负责统一收集、归档、确定、回复外部相关方的环境问题,并保证对各相关方的回复一致。
3.1.2决定是否就公司的重要环境因素与外界进行交流。
3.1.3且将需作内部交流的环境问题转化为内部信息,与稽核小组一起完成内部信息的实行与跟踪。
3.1.4当相关的环境问题发生需整改时,将内容转给相关单位,负责并跟进其所采取的改进措施及执行情况。
3.2人力资源
负责内部信息交流的统筹工作,以提升员工的环境意识与能力。
Version:
A
3.3稽核小组
协助行政单位进行环境相关信息的实行与跟踪;相关方的信息沟通及影响。
3.4各单位
3.4.1收到相关方的环境问题,应转交给行政单位进行审核和回复;
3.4.2相关方的环境问题所涉及的有关单位应对该问题进行分析,并采取最佳可行方案进行整改;
3.4.3所有员工有责任向人力资源交流环境问题和意见。
3.5采购单位
3.5.1负责对供应商、服务商及承包商进行信息沟通,对其环境施加影响(见《相关方环境影响管制规范》(EWI-008))。
3.5.2将客户有关产品方面要求的信息传达到供应商(包括材/辅料厂商及原材料厂商)。
3.6业务单位
负责对公司客户环境问题、客诉问题的联络,以满足客户需求。
3.7环境品质管理者
为本公司与客户进行交流的总窗口,将客户的信息有效及时地向经营者、公司内部各单位传达,并指定协力公司等,将信息向外部(如供应商)传达的负责单位。
Version:
A
4.0名词解释
4.1相关方(interestedparty)
关注公司组织的环境绩效或受其环境绩效为影响的个人或团体。
4.2外部信息
4.2.1地方监测站、环保局、质量技术监督局、当地政府、行业主管部门、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信息;
4.2.2政府法规标准类信息,如法律法规、条例、产品标准等。
4.2.3相关方反馈的信息及其投诉等,相关方指顾客、供应商、废物收购方、运输公司、社区居民等;
4.2.4其它外部信息,如各单位直接从外部获取的有关环境、质量技术等管理方面的信息。
4.3内部信息
4.3.1正常信息,如方针、目标和指标、检验监测记录、内部审核和管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录等;
4.3.2(潜在)不符合信息,如体系内部审核的不合格报告,纠正和预防措施处理单等;
4.3.3紧急信息,如出现火灾、洪涝灾害等情况下的信息与记录;
4.3.4其它内部信息(如员工的建议等)
Version:
A
5.0作业流程图
5.1环境信息交流程序
〈各单位〉〈行政单位〉〈人力资源〉〈稽核小组〉〈文控中心〉相关表单及文件
环境信息收集/接收
NO
YES
相关方信息记录表
保存
作出回复和交流
按EP-009界定处理
《环境异常纠正与预防控制程序》
进行整改
采取有效措施在
规定时间内完成
《糾正及防措施》告》
回复相关方
转内/外部
信息交流
Version:
A
6.0作业程序
6.1外部环境信息交流内容
6.1.1外部环境信息收集
6.1.1.1公司内无论谁收到环境相关方的信息(信函/传真/电子邮件/口信/电话留言等),都应将有关此要求的尽可能多的信息附在一起,交给负责回复的行政单位;
6.1.1.2外界通过各种方式(如媒介采访/电话咨询等)要求直接交流的环境问题应转至行政单位,由行政单位指派专人进行回复(紧急情况或灾难发生时由环境品质管理代表或行政单位主管回复),所有的回复均应简洁而真实;
6.1.1.3对话完毕后,记录其中对我司提出的问题,及所作出的回答内容。
6.1.2外部环境信息初审
6.1.2.1行政单位将收到的环境信息进行初审,判断有无回复的必要。
6.1.2.2行政单位首先应确定是否有规章或法令强制性要求必须提供信息,若是,则作出回复决定;
6.1.2.3如果不是法规要求必须回复的,行政单位再判断是否有重要业务理由需回复。
如否,则不回复;如是,再考虑回复所需费用,在要求回复期内将可能增加的产品和服务成本通知相关方,若对方仍要求回复,即作出回复决定。
Version:
A
6.1.2.4着手实施所作出的外部环境信息的回复之内容。
6.1.3外部信息问题处理
6.1.3.1将外部环境信息进行评审,按《环境异常纠正与预防控制程序》(EP-009)中界定,是否需发「矫正及预防措施」(QP-017-FM03)进行整改。
6.1.3.2行政单位联络与涉及外部环境问题的相关单位,由相关单位采取相应的措施,并承诺完成期限,一般要求完成时间不超过两个星期。
6.1.3.3行政单位跟进相关职责单位的行动结果,在外部相关方要求的回复期限内将各决定、理由及结果回复给该相关方(如无时间要求,定为收到信息后的两个星期内)。
如在要求回复期限内暂无结果,则由行政单位回复处理决定及理由,并继续跟进相关单位的行动,以两个星期为一个跟进周期,一旦完成即回复相关方。
6.1.4外部信息转为内部交流
6.1.4.1所有外部交流信息(含确定之重要环境困素与外界之交流信息)都需填写「相关方信息记录表」(EP-004-FM01)。
6.1.4.2行政单位將確認後的來源文件交文控中心留存,行政单位留存副本。
6.1.4.3环境品质管理代表对以上的外部环境信息及处理进行评审,以确定是否有必要转化为内部信息交流,并将需转化为内部信息交流的内容转交给人力资源。
Version:
A
Version:
A
6.1.5内部环境信息转为外部交流
6.1.5.1行政单位根据应急准备和响应措施及灾难环境恢复计划,在发生紧急情况或灾难时,视不同情况联系相应的外部机构,具体见《应急准备和响应控制程序》(EP-006);C:
\work\wincode\data\105264288\EP08环境应急准备和响应程序内容.doc公司的环境方针是可以公开及被公众所获取的。
6.2内部信息交流内容
6.2.1本公司的内部信息交流一般通过(但不局限于)以下方式进行:
6.2.1.1内部行文、会议、E-mail;
6.2.1.2公告、广告牌;
6.2.1.3意见箱或电话。
6.2.2各单位就内部环境信息可通过正常的管理渠道进行交流,如一个管理级别向下一个级别传递,部门与部门之间的沟通。
可采用E-mail、电话、会议记录或内部行文/公告等方式进行。
6.2.3内部环境信息交流内容包括(但不局限于)以下内容:
6.2.3.1外部交流中应引起内部重视的问题;
6.2.3.2重大环境改善绩效;
6.2.3.3突发环境事件;
6.2.3.4环境稽查中发现的应引起特别注意的问题;
6.2.3.4环境改善的贡献事迹。
Version:
A
外部交流中相关的环境信息,行政单位应及时用E-mail/公告形式知会人力资源,同时和牵连到的部门进行交流,交流对象由行政单位视信息的重要性掌握。
6.2.4内部环境信息交流表无论以哪种方式进行,均应包括:
6.2.4.1内部环境内容;
6.2.4.2交流方式;
6.2.4.3交流物件;
6.2.4.4交流效果评估。
同时,人力资源负责将信息内容通过电话、会议、E-mail/公告等形式,同相关人员/部门进行交流。
公告可贴于员工宿舍及厂区公告栏内,同时,人力资源负责对交流的效果进行评估。
6.2.5各单位及各员工就内部环境信息交流也可通过,采用向意见箱投递信件等方式进行。
6.2.6为了向全体员工征询废物最少化及减少对环境影响等相关建议,行政单位负责在厂内设意见箱,且每月对意见箱内的建议收集一次。
6.2.7如果收到相关废物最少化及减少对环境影响的建议,行政单位应将收集到的建议登记于「相关方信息记录表」(EP-004-FM01)中,并探讨其建议的可行性。
如可行,则由人力资源负责对该员工进行奖励,从而创造一个良好的环境,激励员工踊跃参与到环境持续改善的活动中。
6.2.8如该建议可行,则由行政单位交给相关单位予以初稿,行政单位负
Version:
A
责跟进该建议的实施进度。
如果该建议实施后确能达到废物最少化或能够减少对环境的影响或实现环境的持续改善,人力资源负责对提出该建议之员工给予奖励。
如有员工违反法规或公司环境方针对环境造成不利影响者,则应给予相应处罚并知会所有员工等。
奖励和处罚由各相关单位提报人力资源,并由该部统一存盘。
Version:
A
6.3客户交流体制图
客户信息交流体制图
客戶
环境质量管理者代表
:
信息传达,对应指示
:
回馈
经营责任者
.原材料生产商
.材料件生产 商
.外包商
Version:
A
6.3.1当客户端的信息进来时,环境品质管理者代表,根据客户信息的类别,将其传达到公司内的相关单位,让各相关单位了解。
6.3.2如果客户提出的信息及情报与材(辅)料/原材料供应商、外包商相关时,由采购单位进行(通过E-Mail、会议、传真等方式)对外的传达。
6.3.3当客户提供的信息需我们公司回复时,则由管理者代表及时收集各单位(包括供应商、外包商),进行汇整后向客户回馈意见及报告。
6.4内、外部信息交流相关记录的管理依《记录控制程序》(QP-002)执行。
7.0参考文件
7.1《环境异常纠正与预防控制程序》EP-009
7.2《应急准备和响应控制程序》EP-006
7.3《记录控制程序》QP-002
7.4《相关方环境影响管制规范》EWI-008
7.5「相关方信息记录表」EP-004-FM01
7.6「矫正及预防措施」QP-016-FM03
8.0附件
无
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