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合同管理素材
工程合同管理制度
第一章总则
为明确各单位和部门的合同管理的职责和要求,切实推进全集团项目合同管理工作,有效控制成本和规避法律风险,维护企业利益,促进企业稳步、健康的发展,制订本管理制度。
第二章分则
第一条职责
一、集团成本管理部
(一)组织工程类标准合同文本的编制、修订及使用管理;
(二)按权责对合同进行审核、定稿和备案;
(三)合同履行过程的管理和检查。
二、集团工程管理部
(一)参与工程类标准合同文本的编制、修订及使用管理;
(二)按权责对合同进行审核;
(三)合同履行过程的管理和检查
二、地产公司成控部
(一)按标准合同文本拟定及审核;
(二)按权责上报及跟进合同审批;
(三)合同签订、存档及分放管理;
(四)合同履行全过程的执行、检查、处理和反馈等管理。
(五)按标准合同文本拟定和上传合同以及上传合同所需的附件,跟踪合同的审批进程,对领导提出的问题及时的沟通并进行完善;组织合同交底工作,并严格按签订的合同履约,对履约过程中存在的问题及时提出,特别是对增加合同价款的相关函件(含会议纪要)及时报批。
三、地产公司工程部
(一)审核工程合同;
(二)合同履行全过程的执行、检查、处理和反馈等管理。
四、地产公司工程分管领导
(一)合同核心条款的审核;
(二)组织、推动合同履行全过程的风险防范;
五、审计监察部
(一)合同签订、执行全过程的监督;
(二)受理群众的举报、投诉,纠正工程合同执行中的违规行为。
第二条术语
零星派工单:
估算金额在伍仟元(含)以下的零星少量且无法计算工程量的工程用工和机械台班使用零星派工单。
收方签证:
凡需要通过甲乙双方共同在现场测量,才能明确工程量(或工作量、材料量、人工量、机械量等,下同)的工程内容,包括工程变更、零星派工及零星机械台班的确定等工程内容的确认及实施核查。
第三章细则
第三条机制
一、标准合同文本制定和使用管理机制:
为了规范合同管理、减少风险、提高效率由集团成本管理部定期对主要工程合同制定并下发标准文本,地产公司严格执行不得擅自修改。
工程类合同必须签订完毕后施工单位才能进场施工。
二、合同拟定及报批管理机制:
地产成控部按标准合同文本根据招标文件及相关资料及时拟定合同,最迟于中标通知书(或直接定标报告)审批完毕后5日内按权责上报审批。
合同上报前必须与中标单位沟通。
三、合同审核及签署管理机制:
(一)合同各级审核负责人严格按权责规定时间进行审核。
(二)合同审批过程中做出的修订,成控部必须及时与中标单位沟通。
(三)合同审批完毕后,必须先交施工单位签章,再由地产公司签章。
四、合同核心条款地产公司领导审核负责机制:
地产公司成控部、工程部经理、工程分管领导对合同中的计价条款、付款、工期、技术要求、承包范围及内容等核心条款必须认真审核。
五、总价包干合同管理
地产公司成控部对战略费率发包的工程,在收到完善的施工图后4个月内必须与施工单位形成总价包干补充协议。
五、报建备案合同管理机制:
为了保障公司融资计划工作的需要,满足政府相关职能部门的要求,由区域公司落实区域固化文本,报建的备案合同必须同时满足两个条件,其一是报建合同中落款时间必须前置于实施合同签定的时间,其二报建合同中约定的总金额必须低于实施合同签定的总金额。
六、合同的交底管理机制:
为使合同各方充分了解、熟悉合同条款实质,所有工程开工进场后一个月内,地产公司成控部必须组织工程部和施工单位进行交底形成合同交底纪要,并留下声像资料备案。
七、收方签证及经济类备忘录管理机制:
收方签证及经济类备忘录必须及时、完整、有效,不允许对超期的进行后补。
八、合同风险管控机制:
(一)地产公司合同履行部门在合同履行全过程中必须对我方违约事项及时处理、合理规避;对合作单位提出的索赔要求及违约事项及时收集资料、回复处理。
(二)地产公司合同履行部门在合同履行全过程中必须主动、及时查证合作单位违约事项,收集资料、及时处理。
(三)对形成的处理意见形成正式资料。
(四)地产公司工程部、成控部各以项目为单位每月必须查证施工单位违约事项两项以上作出处理后报工程分管领导备案。
九、合同变更管理机制:
合同签订后若要改变已签订合同的主要条款(含材料供应方式变更),必须按变更后的合同总金额上报补充协议并附申请报告。
变更合同计价条件,必须签定补充协议。
一十、合同后评估机制:
地产公司每年对当年竣工的主要工程合同履行情况进行评估。
第四条条文说明
一、标准合同文本制定和使用管理
集团工程管理部根据合同履行情况,结合政府法规政策调整、案例分析、地产公司改进建议、审计管理意见书等,对合同文本持续改进。
定期组织对地产公司是否使用标准范本进行检查。
对地产公司擅自修改标准合同的主要条款的,一经发现需对相关人员进行处罚。
二、合同拟定及报批管理
(一)成控部经办人必须严格、认真根据招标文件、相关答疑补遗资料及合同谈判会议纪要按照招标文件所附的合同范本进行拟订,特别要核对合同的重要条款:
承包范围、内容、工期、计价条款、付款方式、材料价格、品牌、规格型号、履约保证金约3%~5%等。
保证合同条款完整、准确,正确选择流程并跟踪审批进程。
(二)成控部经办人最迟于工程中标通知书(或直接定标报告)审批完毕后5日内上报审批。
(三)合同报批时必须将合同约定的附件上传,包括:
标准合同文本要求的固定附件、综合单价分析表、包干价预算书、施工范围图、土石方平基原则,包干价工程的施工图除外。
三、合同审核及签署管理
(一)合同各级审核负责人严格按权责规定时间2个工作日内进行审核,对合同的重要条款进行重点把控,对出现明显错误或未履行审核职责的将进行处罚。
(二)印章管理员或合同专管员根据最终审批意见整理出最终的合同文本定稿。
(三)合同审批完毕后,由经办人将合同约定的附件(其中包干价预算书必须每页经经办的专业工程师签字后方可作附件附上)完善后与合同一并交施工单位进行签章,只有在施工单位签章后地产公司才能签章。
(四)土石方工程必须将平基原则、原始地貌方格网图、平基施工范围图作为附件。
(五)搭售物业的工程合同,另行签订补充协议,明确具体搭售物业的具体形式、位置,附上施工单位出具的承诺书等。
(六)合同审批完毕后必须在10个工作日内完成双方签订,其中三方合同必须在20个工作日内完成签订工作。
(七)地产公司人事行政部印章管理员负责合同的打印和下发,合同一式二至八份,合同从合作单位处返回后由负责合同经办的部门按印章管理的规定,办理签章手续。
(八)公司合同签章若合同内容在一页以上的,应加盖骑缝章。
(九)合同双方盖章完毕后原件存放在所属公司人事行政部档案管理员存档。
(一十)合同签署后由公司人事行政部和经办部门人员各自在《合同管理台帐》内登记。
(一十一)成控部经办人员将人事行政部扫描的合同存档资料及时发相关专业部门。
四、合同的交底管理
(一)施工单位开工进场后一个月内由成控部专业人员组织工程部、监理机构、施工单位及相关人员进行合同交底和学习,形成合同交底纪要,并留下声像资料备案。
(二)交底内容必须仔细,重点介绍公司有关制度(收方签证、工程变更、进度款支付管理办法)、流程,讲解合同主要条款(合同的计价条款、材料的供应方式及核价方式、违约责任),明确配合事宜、澄清合同疑问等。
(三)合同履行过程中对容易出现争议的内容,根据实际情况组织多次交底学习。
五、合同履行
(一)合同订立之后,成控部、工程部负责对合同的履行进行管理。
(二)集团工程管理部及成本管理部对各部门合同执行情况进行抽查。
(三)对合同履行中发生或可能发生的违约事项及争议,履行部门须及时处理,涉及重大事项的必须及时上报集团工程管理部和相关领导。
(四)工程部、监理机构在审核形象进度时必须集中表述并签署明确意见,成控部按其意见及合同约定进行进度款审核。
(五)收方签证管理详《收方签证管理办法》、经济类备忘录管理详土建合同范本附后《变更、经济类备忘录、方案及签证管理办法》。
六、合同变更管理
(一)变更合同计价条件,必须签定补充协议。
(二)材料供应方式由乙供改甲供的办理:
1.由施工单位向地产公司发委托代购函。
2.地产公司经办人员拟定申请报告将委托代购函做为附件一并按合同原审批流程上报审批。
3.审批通过,地产公司向施工单位回函明确是否同意代购,并明确代购事宜按合同约定处理。
(三)材料供应方式由甲供改乙供的办理:
1.地产公司经办人员拟定申请报告,按合同原审批流程上报审批。
2.审批通过,地产公司向施工单位发函明确更改内容。
3.施工单位回函确认同意改更。
(四)已签订合同主要条款变更的办理:
1.地产公司经办人员拟定申请报告和补充协议,按变更后的合同总金额上报审批。
七、合同后评估
(一)地产公司每年7月结合合同违约事项月检查的备案资料,选取一个近期已竣工或已结算的土建合同进行总结后评估,形成书面资料上报集团成本管理部、集团工程管理部备案。
(二)评估内容主要包括合同履行情况、风险防范、合同管理改进措施、合同标准文本修改建议。
八、报建备案合同管理:
因各地区政策差异,现对报建备案合同主要核心点作如下要求:
(一)对已确定施工单位的报建备案合同:
1.尽量满足我司的补充协议同政府要求的合同版本一起备案。
2.如果不能满足上述条件,尽量将我司的补充协议条款等值或低于转化为政府要求的合同版本。
(二)对未确定施工单位,为了满足融资、拿证等需要,而做的虚拟报建备案合同:
1.虚拟报建备案合同单位必须从我司优秀合作单位中选取。
2.虚拟报建备案合同中我司的补充协议金额原则应低于今后实际签定合同金额15%。
3.虚拟报建备案合同签定同时必须签定解除合同协议,虚拟报建备案合同及解除合同协议均不得提供给对方单位(包括复印件)。
(三)地产公司成控部根据区域特点,拟定符合当地政府要求的报建合同固定文本上报审批后由集团成本管理部制作、固化标准文本。
当地方政策发生变动时,成控部必须及时对标准文本进行调整并重新上报、固化。
第四章罚则
第一条
第二条
第三条对违反合同管理制度的,采取通报、批评、警告及经济处罚相结合的方式处理。
对情节严重、涉及廉政、违返法律法规的,移交司法机关处理。
第四条擅自修改固化标准合同文本,移交审计部处理。
第五条合同履行过程中涉及调整合同主要条款(特别是增加费用),必须按合同变更审批的流程经相关领导审批同意后签订补充协议,若发现未按要求报批的,每出现一次,按合同变更金额对地产公司工程分管领导进行经济处罚并通报,并按制度规定进行及时完善。
第六条合同审批完毕尚未签定前需修改合同的必须按原合同审批流程进行报批后方可修改,未经审批擅自修改的,每出现一次,对擅自修改的人员按500元现金处罚。
第七条合同上报时重要条款:
绝对工期、包干价计价范围、计价条款、材料价格、计量单位等出现与中标条件不相符的,对地产公司工程分管领导、成控部经理、工程部经理进行通报。
第八条其余未列入法则的将在考核和制度执行中体现。
第五章附则
第九条本办法在执行过程中,根据经营管理需要不断优化、完善。
第一十条本办法涉及的各项权责划分,随集团权责划分而调整。
第一十一条本办法由集团工程管理部负责解释。
重庆市金科实业(集团)有限公司
二〇一〇年十一月二十三日
为进一步加强合同文档管理工作,提高合同管理水平,逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化,特制定合同档案管理制度。
为进一步加强合同文档管理工作,提高合同管理水平,逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化,特制定本制度
合同档案特点
[1]合同档案除具有一般档案共性外,还具有以下3个独有的特点。
突出的依据凭证性
依据凭证性,是合同档案最突出也是重要的特点,意思是说依法订立的合同对当事人具有法律的约束力。
合同的订立、生效、履行、变更以及权利义务的转让、终止、违约、责任等等,都必须完全地、唯一地依据合同档案,否则,就要承担由此产生的法律后果。
由于具有这一作用,在市场经济体制下,合同档案时维护当事人合法权益的最直接、最有效的手段之一。
这点特点需要引起广大经营者、管理部门以及档案工作者的重视。
形式与内容的规范性程序较高
合同要对当事人有法律的约束力,其自身必须具备法律规定的许可性,即对于合同本身是否具有法律效力,法律规定了特定的形式,不具备法律所要求的特定形式,该合同就不具有法律效力,视为无效合同。
在诉讼中,要证明一个合同法律效力的成立,就应当以法律要求的特定形式去加以证明。
而在合同档案管理工作中经常发生的“证据灭失”问题,原因正是对合同形式与内容的规范性要求不甚了解,以致在收集、保管过程中缺失了合同档案的若干组成部分,造成合同档案法律效力的部分乃至全部的丧失,导致当事人合法权益受到损害。
时效性强
时效是一个法律术语,指时间在法律上的效力。
时间本身就是一种法律事实,能够引起一定的法律后果。
《合同法》《民法》等许多相关法律对在合同的要约、承诺、履行以及争议解决各个不同阶段内合同的效力以及当事人各种权力、义务的存在与消灭等均有所规定,可以说时效性特征贯穿于合同始终。
二、合同实行统一管理和存放:
1、公司行政工作部门对所有合同原件实行统一管理,所有公司需要的合同原件由办公室设专人保管。
记载合同名称、数量、时间、部门、经营范围。
保证合同的及时性、连续性、有效性、安全性。
2、公司综合管理部档案室负责集团公司各类合同(除必须亮证经营的合同)和复印件的存放。
各部门因业务需要合同复印件的,指定专人统一到档案室领取,并按公司合同管理规定办理有关登记备案手续。
3、各子公司的合同由各子公司负责办理年检、升级等工作,集团公司合同管理员负责督促、指导、咨询、检查。
4、财务合同、发票及有价证券由财务部统一管理。
三、企业合同的借用、借出及复印程序:
各部门因工作急需借用公司相关合同,须出据书面申请,并在申请上注明使用时间、事由及相关事项。
经领导同意后,到行政部门办理借用登记手续。
使用合同的部门和当事人,应妥善保管,不得遗失。
用完及时归还。
如合同遗失,应及时向行政部报告。
凡遗失合同所造成的一切经济损失和法律责任均由借用当事人或部门承担和赔偿。
严禁任何人擅自复印企业合同,更不得涂改、出租、出借、伪造、转让或出卖企业合同,违反上述规定者,追究合同管理人员及当事人责任,严肃处理。
基本原则
1、合同档案管理实行网络管理体系,由公司合同管理组集中统一管理,以确保档案完整、完全和有效利用。
2、合同管理组负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档,并负责监督指导各业务分公司、各部门的合同管理工作。
3、各业务分公司、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系,并确定一名专门人员负责合同文档管理。
管理方法
1、合同文档管理可以以年代结合项目性质进行分类编号。
2、保存的合同文档每半年清理核对一次,如有遗失、损毁,要查明原因,及时处理,并追究相关人员责任。
3、合同管理组要加强对合同档案的统计工作,要以原始记录为依据,编制合同统计清单。
4、合同管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具,以便有效地开展合同文档的查询、利用工作。
5、各分公司、各部门员工可在合同档案管理组查阅合同文档,确因工作需要须借出查阅,须经分公司、部门 主管领导签字同意后,方可在合同管理组办理相关借阅手续,以影印件借出。
合同原件无特殊情况不得外借。
6、合同文档的保存条件:
防火,防潮。
7、合同文档必须专人负责管理。
合同档案管理应着眼于全局
有别于普通文书档案,合同档案的收集、整理和组卷都有很大的不规律性,不可能指望它会像普通文书档案那样按时、定期送上门来,稍不留心,就会出现遗漏。
因此,在合同档案的收集、整理过程中,合同档案管理人员应当与有关业务部门进行合作,明确合同档案的具体内容,了解合同的履行情况,从而确定合同档案的归档范围,并随情况的变化不断进行修订和补充,从而使合同档案及时、完整地归档有了制度保证。
在实际的工作过程中,合同档案的管理人员还应用系统、发展的眼光看待收集到的合同档案材料,为今后可能出现的该合同的各种相关或补充材料留下余地。
在提供档案合同利用时,可以及时主动地提供相关材料上门服务。
总而言之,要着眼全局,做到未雨绸缪,才能保证合同档案收集的完整、及时,进而发挥应有功效,维护当事人的合法权益。
收集应及时
这要求档案工作人员了解合同的办理情况,正式合同文本签字仪式都应到场,合同文本一经签字、盖章、公证后就及时收集归档。
对于其他相关的合同材料已经履行过程中当事人之间所有有关合同内容的意思表达信件、催告函件等,也应采取随时收集的方法归档,避免合同档案的遗漏及时效的损失。
收集范围应注意全面与准确
通过对合同档案形式与内容的规范性的分析,我们可以知道,人们对合同档案的全面性与准确性的要求较之于其他种类的档案要高很多。
这就要求档案管理人员熟悉相关的法律法规,了解合同的办理状况,保证不遗漏与合同有关的档案材料,能够准确、有力地反映当事人的合法权益。
提供利用应注意规范
鉴于合同档案的重要意义,档案部门在提供利用时,除特殊情况时一般不应提供合同文本原件,而是提供复印件,既方便了利用又减少了磨损,同时对合同档案的查阅也应制度化,对于事关单位机密的合同档案应采取保密措施,以免泄露单位机密。
档案管理与业务部门的协作互动
要做好档案合同的管理工作,离不开业务部门的合作与支持。
同时,档案部门也可以发挥主观能动性,配合业务部门定期检查合同的办理情况,对办理完毕的新合同或补充协议等及时归档,清理遗漏的合同材料,对有期限规定的合同的办理情况进行通报督促。
还应大力宣传合同档案的重要意义与相关的法律知识,加强业务部门的档案意识,为合同档案的管理奠定良好的基础。
合同管理制度
合同管理制度
第一章总则
第一条为规范公司合同管理工作,确保公司签订的合同合法、有效,降低或避免因合同
风险带来的经济损失,根据国家有关法律、法规,结合公司实际情况,特制定本
办法。
第二条本制度适用于公司总部及下属办事处,下属控股公司可参照执行。
第三条公司对外与法人、其他经济组织和自然人签订的合同,除应当遵守国家有关法律
法规外,还应遵照本办法。
第四条公司与附属单位之间签订的合同也应遵照本办法。
劳动合同的管理办法另行规
定。
第五条本办法所称的“合同”是指以明确当事人之间民事权利义务关系为内容的法律文
件,包括协议、合约、契约、订单、确认书等。
第六条本办法所称“合同文件”指与合同的签订、履行、变更和解除、纠纷处理相关的
法律性文件。
第七条本办法所称“重大合同”是指:
1.法律关系复杂的合同
2.其签订和履行将对公司的生产经营活动产生重要影响的合同
3.合同标的金额超过人民币200万元(含本数)
第八条本办法所称“一般合同”是指除本办法规定的重大合同以外的合同。
第九条公司各职能部门及附属单位不得以自己的名义对外签订合同,如因业务需要,必
须以有关职能部门或附属单位的名义对外签订合同时,应由公司总经理授权后方
可签订。
第十条合同除即时结清者外,应当采用书面形式确认。
利用数据电文和电子邮件订立合
同的,应当采用书面形式确认。
合同管理制度
第十一条凡国家或本公司有标准或示范文本的,应当优先适用,并应按照标准文本
或示范文本的要求填写。
第十二条如无国家或本公司标准示范合同文本,合同的起草工作应争取由己方或以
己方为主承担,语言应严谨、简练、准确,条款齐全,权利义务清楚。
第十三条合同有效期限原则上不超过一年。
特殊情况下,如需签订有效期限超过一
年的长期合同,需按本制度要求完成相关审批手续,最终由总经理或分管副总经
理审核签署。
第十四条合同正式文本应当打印或印刷制成。
合同文本应使用中文,或至少应当制
作中文文本。
第二章合同管理机构
第十五条公司法律事务部为公司合同的管理机构。
第十六条公司财务部门和业务部门负责合同的分类专项管理,分别负责合同的财务
审核和合同的业务审核。
第十七条公司的业务、财务、法务人员有权依据各自的职责对合同进行审核监督,
相关部门应当给予支持和配合。
第十八条公司合同管理实行承办人责任制,业务、财务部门的承办人应对其职务行
为负责。
第三章合同的订立
第十九条签订合同前,业务部门须确定一位具体负责的承办人。
重大的或涉外的合
同谈判,应由法务人员会同经济、技术等专业人员组成谈判小组参加。
第二十条合同所涉事项的前期立项审批程序依照现有规定执行。
第二十一条合同签订前,业务部门承办人应对合同另一方当事人的主体资格、资信状
况、履行能力、经营状况、市场需求、产品、服务质量、价格等背景资料进行了
解和调查。
第二十二条合同签订前,业务部门承办人应首先将合同草案及与合同有关资料(如需要)
合同管理制度
提请业务部门主管审核;业务部门主管应出具审核意见,并对该意见负责。
第二十三条重大合同通过业务部门主管审核后,业务部门承办人应将合同草案、与合
同有关资料(如需要)、业务部门主管审核意见表提交法律事务部门审核。
法律事
务部门应就合同条款进行审核,并根据审核结果出具法律意见书。
第二十四条法律意见书应为无保留意见书。
法律事务部门对合同条款持有保留意见的,
业务部门应重新制定合同。
第二十五条业务部门承办人应将合同草案、与合同有关的建议书(如需要)、业务部门
主管审核意见表及无保留法律意见书(如有)一起送分管副总经理审核。
分管副
总经理对审核意见负责。
第二十六条涉及资金使用的合同,业务部门承办人应将合同草案、与合同有关的建议
书(如需要)、审核意见表及法律意见书(如有)提交财务部门审核;财务部门应
出具审核意见,并对该意见负责。
第二十七条对于合同标的金额超过人民币500万元的重大合同,除需经业务部门、公
司分管领导、财务部门及法务人员审核同意,还需经公司总经理通过后方能生效。
对于合同标的金额达到上市公司信息披露标准的重大合同应按照上市规则有关
规定及时披露,并在下次董事会上向全体董事通报。
第二十八条为提高工作效率,本制度对日常生产经营中原材料、辅料的采购合同以及
产品销售合同做出特别规定。
(一)对于原有销售客户,如新发生业务的合同标的金额在人民币100万元以内,由
业务部门负责人及公司分管领导审核签字后即可在合同上加盖合同专用章。
此类合同的
签署代理人为公司分管领导。
标的金额在上述限额至董事会对公司经营班子授权范围内
的销售合同,除由分管领导审核签字外,还需经公司总经理审核签字后方可加盖合同专
用章;
(二)对于原有供应商,如新发生业务的合同标的金额在人民币100万元以内,由业
务部门负责人及公司分管领导审核签字后即可在合同上加盖合同专用章。
此类合同的签
署代理人为公司分管领导。
标的金额在上述限额至董事会对公司经营班子授权范围内的
采购合同,除由分管领导审核签字外,还需经公司总经理审核签字后方可加盖合同专用
合同管理制度
章;
(三)对于新增供货商及客户的首笔交易,合同标的金额50万元以上的,均需经公司
总经理审核签字后方可加盖合同专用章;
(四)对于各类产品的代理合同,
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