办公OA系统培训手册.docx
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办公OA系统培训手册
西安外国语大学办公管理系统
培训手册
长沙中力大方信息技术有限公司
2016年4月13日
第一章前期准备
推荐使用IE浏览器(8.0版本以上)。
使用前的必要条件:
1、计算机已安装Office2003完全版(或更高版本)或WPS;
2、OA系统的地址:
3、OA系统的登陆账号及密码(登陆账号为工号,与一卡通一致,初始密码为123456);
1.1安装office控件
第一步:
打开IE浏览器,输入地址“http:
///”访问OA;
第二步:
在登陆界面点击“二维码与备用软件”,点击“Office控件”下载并安装文件,如下图:
第三步:
运行“NtkoOfficeControlSetup.msi”文件开始安装,如下图:
第四步:
单击“下一步”,选择安装文件夹,按照提示完成安装,如下图:
1.2安装office升级包
如计算机Office版本为2003,则必须安装该office2007兼容补丁。
第一步:
打开IE浏览器,输入地址http:
///访问OA;
第二步:
点击“二维码与备用软件”,点击“Office2007兼容补丁”下载安装文件;
第三步:
运行“FileFormatConverters.exe”,按照提示完成安装。
1.3设置信任站点
第一步:
打开IE浏览器,点击菜单栏的“工具”—“Internet选项”,如图:
第二步:
选择“安全”—“受信任站点”—“站点”,添加OA地址为信任站点.完成后关闭页面,并“确定”,如图:
(说明:
“对该区域中的所有站点要求服务器验证(https)”必须取消。
)
第二章系统基本操作
2.1登陆系统
第一步:
打开IE浏览器,输入地址http:
//,按“回车键”进入OA登陆界面,如图:
第二步:
输入用户名、密码、验证码(用户名为工号,与一卡通一致,初始密码为123456)。
点击“登录”即可成功登陆OA。
如图:
2.2主界面介绍
Ø快捷菜单:
用户可在此区域点击快捷按钮进行修改密码,登陆办公邮件,报送系统问题以及系统注销等操作。
Ø首页:
点击可回到系统主页面;
Ø办公邮件:
点击进入邮件页面;
Ø问题报送:
点击进入系统维护平台,可报送系统使用中遇到的问题;
Ø用户设置:
点击进入修改个人基本信息;
Ø导航菜单:
用户可以快速进入各功能模块;
Ø数据视窗:
用户在功能菜单中点击相对应的功能模块,直接出现对应功能模块的信息数据;
Ø新建:
在数据视窗中新建一条数据;
Ø删除:
在数据视窗中以选中一条记录后,可以删除所选择的记录;
Ø修改:
在数据视窗中选中一条记录后,可以修改所选择的记录;
Ø搜索:
点击此处可以指定搜索符合特定条件的记录;
Ø帮助:
打开系统帮助文档;
2.3文档页面介绍
Ø退出:
不保存,直接退出;
Ø保存退出:
保存并退出;
Ø正文:
进入文件编辑页面,可编辑文件内容;
Ø提交:
讲编辑好的文件提交给对应的用户;
Ø处理:
签署意见;
Ø意见修改:
修改已经签署的意见;
Ø办结:
终止流程,办结该文件;
Ø流程记录:
查看该文件的流转过程和处理情况;
Ø取回:
取回已经提交的文件;
Ø打印:
打印当前对象;
Ø收藏:
收藏该文件;
Ø帮助:
点击“帮助”获取操作提示;
Ø特殊提交:
可将文件跨业务环节直接提交给指定的用户;
2.4功能模块
(1)个人办公:
涉及与本人工作相关的内容。
具体包括:
待办事宜、待阅事宜、已办事宜、督办管理、个人文件、办公邮件、日程安排、个人收藏、用户设置。
(2)公文管理:
涉及各收文单位、发文单位的文件,会议纪要和请示报告的管理。
具体包括:
收文管理、学校发文、部门发文、会议纪要、请示报告。
(3)会议管理:
涉及各部门申请议题、会议、活动场馆等业务。
具体包括:
议题管理、会议室申请、活动场馆、周会议表。
(4)综合办公:
涉及各部门日常综合性办公业务。
具体包括:
汇报预约、通知公告、工作督办、合同审批、章证管理、信访管理、外出报备、值班管理、资料报送、信息报送、信息简报、立项审批、接待审批。
(5)公共资源:
涉及日常办公公共资源统一管理与维护。
具体包括:
规章制度、培训资料、办公电话。
2.5设置正文查看方式
登陆OA后,点击“个人办公—用户设置”,设置查看办结文件的方式。
ØWord查看:
需安装office控件,以控件方式查看办结文件。
ØPDF查看:
无需安装控件,以PDF查看办结文件。
为避免安装控件的麻烦,建议一般行政人员及老师设置成该查看模式。
如图:
2.6修改密码
为提高安全性,建议修改成不少于8位的字母数字组合密码。
登陆OA后,点击“个人办公—用户设置--修改密码”,修改密码后,点击“确定”即修改成功。
如图:
2.7退出系统
OA首页,点击右上方的“退出”按钮即可退出OA系统。
第三章学校发文操作案例
3.1学校发文流程
用于处理学校党委、学校行政和学校党委、行政联合发文。
发文管理具体步骤包括:
拟稿人起草、部门审核、部门会签、党政办核稿、党政办主任审核、分管领导批示、签发人批示、排版编号、文件校对、文件签章、文件下发,在整个处理过程中,拟稿人和办公室能对所有文件进行跟踪、督办。
流程如下:
说明:
1、“虚线”为可选环节流程;“实线”为必选环节流程;
2、“序号”为发文管理的流程先后顺序;
3、“实框”为中心用户,具有跟踪控制权限;“白框”为处理用户,需处理文件,处理完后文件自动返回中心用户。
3.2文件起草
第一步:
点击“公文管理—学校发文”,在工具栏点击“新建”,如图:
第二步:
填写发文处理笺,文件标题和主送单位为必填内容,如图:
第三步:
点击“正文”打开word,编辑正文内容,也可点击“打开”直接导入已经编辑好的文件。
点击正文页面的“附件”上传附件,如图:
第四步:
写完正文,上传附件后,点击“保存退出”,如图:
3.3文件提交
第一步:
点击“提交”按钮,提交给部门领导审核,如图:
第二步:
在弹出的对话框,选择部门领导并添加,点击“确定”,如图:
3.4文件处理
第一步:
部门领导登陆OA,在待办事宜中点击待处理的文件标题,如图:
第二步:
点击处理笺页面的“正文”按钮,查看正文,如图:
第三步:
点击“显示痕迹”可查看他人修改的内容。
看完正文和附件后,点击“保存退出”,如图:
第四步:
点击“处理”,签署意见,如图:
第五步:
在处理对话框中填写处理意见,默认意见为同意。
如图:
第六步:
部门审核通过后,文件自动返回到起草人,起草人根据业务流程依次提交给“部门会签,党政办核稿”。
党政办核稿后,由核稿人依次提交给“党政办审核,分管领导批示,签发人批示”。
操作方法同上。
3.5排版签章
第一步:
经过签发人批示的文件,由文秘排版签章,点击待办事宜中的待办文件标题打开处理笺,如图:
第二步:
在处理笺页面点击“正文”,打开正文,如图:
第三步:
,点击“套用红头”,选择对应的红头,如图:
第四步:
套用红头后,点击“保存退出”,如图:
第五步:
点击“处理”,完成排版,如图:
第六步:
排版后由文秘送“文件校对、文件签章”,签章的操作同上。
3.6文件下发
经排版签章的文件,由文秘提交“文件下发”,发送给学校的联络员。
第一步:
在待办事宜中点击待下发文件的标题,打开文件处理笺页面,如图:
第二步:
点击“提交”,在提交对话框中,选择公共群组中的“联络员”,全选,点击“确定”将文件发送给各部门的OA联络员,如图:
3.7跟踪查询文件
第一步:
点击“公文管理—学校发文”,在该模块下的搜索框内输入已下发的文件的标题,如图:
或直接使用高级搜索,按条件查询,如图:
第二步:
搜索出的文件如图所示,点击“详细”,如图:
第三步:
打开文件后,点击“流程记录”,可查询到“处理情况,处理意见,流程记录”,如图:
第四章会议室申请操作案例
4.1会议室申请流程
主要完成下一周校级会议的提交、安排等事宜。
会议申请是由会议主办单位文书登记会议初步安排(如会议时间、会议室等),经部门领导、党政办审核、党政办安排会议室、最后由申请人进行会议通知。
流程如下:
说明:
1、“虚线”为可选环节流程;“实线”为必选环节流程;
2、“序号”为会议室申请的流程先后顺序;
3、“实框”为中心用户,具有跟踪控制权限;“白框”为处理用户,需处理文件,处理完后文件自动返回中心用户。
4.2会议室申请
第一步:
点击“会议管理--会议室申请”,点击“新建”如图:
第二步:
为避免会议冲突,点击处理笺页面的“会议安排”,了解各会议室的状态,如图:
第三步:
选择日期查询各会议室的状态,有蓝色标记的为已被占用的会议室,如图:
第四步:
了解各会议室状态后,填写处理笺申请会议室,会议地点、会议内容、主持人、预计人数为必填内容,如图:
4.3提交申请
第一步:
在处理笺页面点击“提交”,如图:
第二步:
在提交对话框中选择部门领导,点击“添加--确定”,如图:
4.4处理申请
第一步:
部门领导在待办事宜中点开待办文件的标题。
如图:
第二步:
查看、修改表单内容后,点击“处理”,签署意见,如图:
第三步:
填写处理意见,默认为同意。
如图:
第四步:
经过部门领导审核后,由申请人依次提交给“党政办审核、会议室安排”,最后通知参会人员。
操作步骤同上。
第五章办公邮件
5.1写邮件
第一步:
进入“办公邮件”,点击“写邮件”,如图:
第二步:
点击“使用名片簿”添加收件人,填写主题和正文,上传附件。
(注:
单个附件不能大于50兆,附件个数不限)
第三步:
勾上“回执”,收件人查看后会收到返回信息。
点击“发送”按钮,邮件成功发送并保存;
5.2邮件管理
(1)收件箱
选择要删除的文件,单击“删除”按钮,被删除文件移至垃圾箱,如图:
(2)垃圾箱
彻底删除:
删除的邮件不能恢复。
清空回收站:
一键清除垃圾箱中的邮件。
还原:
还原被删除的邮件。
5.3通讯录
(1)添加私有群组
点击“+”添加按钮,添加自己的私人群组。
如图:
(2)删除通讯录
勾上群组,点击“删除”按钮即可删除私有群组。
第六章操作说明
6.1操作理念
OA系统内所有涉及业务流程的操作只有三个动作“起草(新建)、提交、处理”。
用户可参照上文的“学校发文操作案例”使用其它业务模块。
6.2其他特殊操作
(1)修改流程中的文件
方法1:
第一步:
若需要继续编辑上次保存的文件,可勾选需要修改的文件标题,点击“修改”,如图:
第二步:
打开处理笺页面后,可修改表单内容,也可点击“正文”继续编辑正文内容,如图:
方法二:
第一步:
直接点击需要编辑的文件标题,如图:
第二步:
在打开的处理笺页面,点击“编辑”,即可修改表单内容和正文内容,如图:
(2)删除文件
OA联络员和系统管理员具有相关业务模块下的管理权限,可删除文件。
勾上需要删除的文件标题,点击“删除”,如图:
6.3业务流程图
6.3.1公文管理
(1)收文管理
说明:
1、“虚线”为可选环节流程;“实线”为必选环节流程;
2、“序号”为收文管理的流程先后顺序;
3、“实框”为中心用户,具有跟踪控制权限;“白框”为处理用户,需处理文件,处理完后文件自动返回中心用户。
(2)部门发文
说明:
1、“虚线”为可选环节流程;“实线”为必选环节流程;
2、“序号”为部门发文的流程先后顺序;
3、“实框”为中心用户,具有跟踪控制权限;“白框”为处理用户,需处理文件,处理完后文件自动返回中心用户。
(3)会议纪要
说明:
1、“虚线”为可选环节流程;“实线”为必选环节流程;
2、“序号”为会议纪要的流程先后顺序;
3、“实框”为中心用户,具有跟踪控制权限;“白框”为处理用户,需处理文件,处理完后文件自动返回中心用户。
(4)请示报告
说明:
1、“虚线”为可选环节流程;“实线”为必选环节流程;
2、“序号”为请示报告的流程先后顺序;
3、“实框”为中心用户,具有跟踪控制权限;“白框”为处理用户,需处理文件,处理完后文件自动返回中心用户。
6.3.2会议管理
(1)议题管理
说明:
1、“虚线”为可选环节流程;“实线”为必选环节流程;
2、“序号”为议题管理的流程先后顺序;
3、“实框”为中心用户,具有跟踪控制权限;“白框”为处理用户,需处理文件,处理完后文件自动返回中心用户。
(2)活动场馆
说明:
1、“虚线”为可选环节流程;“实线”为必选环节流程;
2、“序号”为活动场馆申请的流程先后顺序;
3、“实框”为中心用户,具有跟踪控制权限;“白框”为处理用户,需处理文件,处理完后文件自动返回中心用户。
(3)周会议表
说明:
1、“虚线”为可选环节流程;“实线”为必选环节流程;
2、“序号”为周会议表的流程先后顺序;
3、“实框”为中心用户,具有跟踪控制权限;“白框”为处理用户,需处理文件,处理完后文件自动返回中心用户。
6.3.3综合办公
(1)汇报预约
说明:
1、“虚线”为可选环节流程;“实线”为必选环节流程;
2、“序号”为汇报预约的流程先后顺序;
3、“实框”为中心用户,具有跟踪控制权限;“白框”为处理用户,需处理文件,处理完后文件自动返回中心用户。
(2)通知公告
说明:
1、“虚线”为可选环节流程;“实线”为必选环节流程;
2、“序号”为通知公告的流程先后顺序;
3、“实框”为中心用户,具有跟踪控制权限;“白框”为处理用户,需处理文件,处理完后文件自动返回中心用户。
(3)工作督办
说明:
1、“虚线”为可选环节流程;“实线”为必选环节流程;
2、“序号”为工作督办的流程先后顺序;
3、“实框”为中心用户,具有跟踪控制权限;“白框”为处理用户,需处理文件,处理完后文件自动返回中心用户。
(4)合同审批
说明:
1、“虚线”为可选环节流程;“实线”为必选环节流程;
2、“序号”为合同审批的流程先后顺序;
3、“实框”为中心用户,具有跟踪控制权限;“白框”为处理用户,需处理文件,处理完后文件自动返回中心用户。
(5)章证管理
说明:
1、“虚线”为可选环节流程;“实线”为必选环节流程;
2、“序号”为章证管理的流程先后顺序;
3、“实框”为中心用户,具有跟踪控制权限;“白框”为处理用户,需处理文件,处理完后文件自动返回中心用户。
(6)信访管理
说明:
1、“虚线”为可选环节流程;“实线”为必选环节流程;
2、“序号”为信访管理的流程先后顺序;
3、“实框”为中心用户,具有跟踪控制权限;“白框”为处理用户,需处理文件,处理完后文件自动返回中心用户。
(7)外出报备
说明:
1、“虚线”为可选环节流程;“实线”为必选环节流程;
2、“序号”为外出报备的流程先后顺序;
3、“实框”为中心用户,具有跟踪控制权限;“白框”为处理用户,需处理文件,处理完后文件自动返回中心用户。
(8)值班管理
说明:
1、“虚线”为可选环节流程;“实线”为必选环节流程;
2、“序号”为信访管理的流程先后顺序;
3、“实框”为中心用户,具有跟踪控制权限;“白框”为处理用户,需处理文件,处理完后文件自动返回中心用户。
(9)立项审批
说明:
1、“虚线”为可选环节流程;“实线”为必选环节流程;
2、“序号”为立项审批的流程先后顺序;
3、“实框”为中心用户,具有跟踪控制权限;“白框”为处理用户,需处理文件,处理完后文件自动返回中心用户。
(10)接待审批
说明:
1、“虚线”为可选环节流程;“实线”为必选环节流程;
2、“序号”为接待申请的流程先后顺序;
3、“实框”为中心用户,具有跟踪控制权限;“白框”为处理用户,需处理文件,处理完后文件自动返回中心用户。
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