国际招标流程.docx

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国际招标流程

机电产品国际招标工作流程

完成招标项目建档、招标文件备案、招标公告发布、评审专家抽取、评标结果公示、质疑处理等招标业务的相关程序。

内容

时间

负责人

应注意的事项及应做的工作

控制办法

依据法规条文

签订委托

---

项目部人员

项目部人员与业主签订招标委托书，明确以下事项：

1、收费：

招标代理费如低于国家发改委[2011]534号通知要求，则必须有总经理的签字批准文书，交财务部和设备部备案；

2、其它非正规手续也必须有总经理的签字批准文书；

3、项目名称、招标内容、商务条款等内容；

4、招标委托书中应加盖双方公章，且盖章处须代表签字。

5、委托书中各项内容必须填写完整，尤其项目名称，收费比例必须保证正确无误，而且在签订委托时落实项目备案额度（万美元），多个包时，一定要提供每个包的大体额度（万美元）。

6、签订委托时落实项目是否经过审批/核准部门的审批/核准，如是，需将审批/核准文件一并要回，并交接给设备部项目操作人员。

没有领导同意批文，不予发标

1、计价格[2002]1980号文件、发改价格[2011]534号和发改办价格[2003]857号，上下浮动幅度不超过20％

2、招标文件收费：

原则按鲁价费发［２００３］64号文件收取。

3、省经贸机字[2006]75号文第七条规定，在山东省境内从事国际招标采购活动的招标机构，其招标代理服务收费，须本着公平竞争原则，按国家有关部门的相关规定执行。

各招标机构可相互监督，加强自律，避免无序竞争。

落实采购商注册和进口用户网上申报注册

---

项目部人员

1、采购商注册是招标工作开始的前提条件，此注册是免费的，并且是一次性注册，只要招标过，即不用再次办理，但必须通过年检。

备注（关于注册）：

采购商注册信息填写完成后，需将《招投标登记申请表》加盖业主公章后，与营业执照复印件一起传真至招标网即可。

2、进口用户网上申报注册是在招标结束后办理进口许可证用的，该项注册不是免费的，需办理汇款（一般为200元），并且有时效性（1年），如长期不用此帐户，下次启用时必须先付款后开通【必须记住以ic开头的用户名和密码（如ic3700开头的是山东省内企业，除烟台、青岛外），以便网上填写进口许可证使用】。

因采购商注册延误项目操作或因进口申报注册延误单证办理或设备到港的将按公司规定进行处罚。

单证申报系统：

交接项目申请表

项目部与设备部人员

1、项目部人员必须填写〈招标项目交接表〉（附件二），且必须经项目处长、分公司经理、设备部主任或副主任（确定主持人）签字后方可操作，特殊情况打电话告知，但必须让相关领导知道此项目情况，并且回公司后一定补写。

2、设备部人员要再次询问采购商注册情况，并查寻是否已注册成功。

3、设备部人员自接项目开始建立每一个项目的招标工作台帐（附件三）。

4、如有审批/核准文件，须一并交接。

工作台帐作为考核评比的依据，如人为原因导致时间加长，将进行相应罚款。

编制招标文件

0.5天

设备部人员

1、选择合适的版本。

如判断不准一定先向熟悉人员请教。

2、技术参数是否合适。

如很少一定要咨询熟悉人员是否招过相同的设备，拿别人的参数对比一下，再做招标文件。

另外还要注意技术参数有没有倾向性，可以找相关专家审核。

输入技术参数后一定核对是否正确！

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3、分包情况是否合适？

注意：

一包只能有一家单位中标。

4、明确有哪些方面还需业主确定，

（1）项目名称

（2）是否含安装调试或指导安装调试？

（3）交货期（4）付款方式

（5）资质要求（6）业绩要求

（7）评分办法（特别是废标的办法一定重点强调，征求业主意见）。

等其它通过编制招标文件发现需明确的问题，全部写在书面上。

5、编制完招标文件先进行内部会签（附件四）。

将招标文件及需业主确定的问题一块让公司内部领导审核，以免出现可以避免的错误再次发生。

6、如项目紧急，特别是一些走程度的项目，此步可在建档完毕并提交项目信息后，行政监督部门检查过程中同时进行。

1、招标文件作为评比的主要材料，质量好坏将进行相应奖罚。

2、内部会签稿纸中，如后面的审核人发现前面审核后的资料仍有明显错误，将在考核中进行处罚。

3、如招标文件未进行内部会签，进行处罚。

会签招标文件

0.5天

设备部人员

1、对内部领导修改的内容一定全面改正。

如有不同意见，及时与相关领导沟通。

2、拿内部会签完的招标文件和需业主确定的问题去会签，向业主解释清楚，并让业主对文件进行修改。

拿回之前，自己一定要看一下是否合理，并字迹清楚。

3、会签过程中的文件一定要存档，以备后查。

网上建档

0.5天

设备部人员

按规定在网上建档。

项目建档信息填写：

1、项目建档时填写的额度，如多个包，仅是包一的额度。

2、该项目是否存在审批/核准部门，即是否有审批/核准文件，如有，需填写审批/核准部门及审批/核准文号。

3、建档时必须上传委托合同，即委托书。

【可将填写完整并签字、盖章的委托合同扫描后压缩，上传至必联网】

5、委托日期须与上传的委托合同一致。

4、信息填写完整并保存后，方可进行拆包操作，拆分为多个包时，须总项目编号下进行，每个包修改委托额度、招标范围。

每包信息填写完整正确后，所有包可捆绑一并提交。

项目提交后先经过行政监督部门对建档信息进行检查，该检查有时间限制，即如果行政监督部门不能及时进行检查，网站将在建档后3个工作日自行通过检查。

发布招标公告

网上建档信息提交最多3个工作日后

设备部人员

发布公告前向业务部门人员确认开标地点、招标文件售价等信息。

1、项目通过检查后即可发布招标公告，招标公告分中、英文两个版本，先填写完整中文版本，保存后，再填写英文版本。

2、发布招标公告的同时上传招标文件，此处招标文件为最终发售稿。

3、发布公告时还须上传招标商品信息表（网站有模板，可下载使用，同样有中文、英文两个版本）。

4、开标时间须在发布公告时间21日后，即如果4月23日发布公告，开标须在5月14日。

招标文件的发售期不少于5个工作日。

5、发布公告时需要填写“项目已具备招标条件的说明”。

6、另外在发布公告时选择评标办法是综合评价法还是最低评标价法。

信息填写完整后即可发布招标公告。

如上传后文件发现仍有错误的，将对相关人员进行处罚，最少罚款100元。

1、关于“项目已具备招标条件的说明”，根据商务部令第1号第九条：

招标人应当在所招标项目确立、资金到位或资金来源落实并具备招标所需的技术资料和其他条件后开展国际招标活动。

2、关于开标时间及招标文件出售时间的确定，根据商务部令第1号第二十六：

招标人应当确定投标人编制投标文件所需的合理时间。

依法必须进行招标的项目，自招标文件开始发售之日起至投标截止之日止，不得少于20日。

招标文件的发售期不得少于5个工作日。

交接招标文件

发布招标标公告后

设备部人员和刘洋洋

项目负责人负责将签发后的招标文件转交标书出售人员，标书出售人员要按照交接要求发售招标文件。

（见附表五）

出售招标文件

发标后

财务部和设备部人员

1、编制此项目的《投标企业情况说明表》，注明已通知的厂家名单，有哪些能来，什么原因。

标书出售3天后每天给公司内部相关领导及业主反馈。

2、文件须在投标企业电汇标书费后发出完整招标文件电子版。

3、购买厂家每包不足三家或有陪标厂家时，及时向领导书面汇报。

4、落实投标企业是否注册，是否通过年检，如未办理，及时通知投标企业办理，办理完毕后及时将投标企业信息录入到网上【备注：

必须将领购招标文件的投标人信息及时录入到网上，否则开标时间到后会出现“该项目投标人不足三家，须重新招标”的提示】

投标单位少的项目要及时通知项目负责人扩大范围，因工作疏忽造成投标人不足三家的，要追究项目负责人和标书出售人员责任。

1、关于及时录入投标人信息，根据

商务部令第1号第二十七条：

招标公告规定未领购招标文件不得参加投标的，招标文件发售期截止后，购买招标文件的潜在投标人少于3个的，招标人可以依照本办法重新招标。

重新招标后潜在投标人或投标人仍少于3个的，可以依照本办法第四十六条第二款有关规定执行。

招标文件修改

开标前15天

设备部人员

需对已经发售的招标文件进行修改的，应当在开标日十五日前通过招标网将修改的内容及详细理由报省机电办。

对于放宽标准的,可以直接在网上递交申请;对于需提高标准而进行的招标文件修改，需招标人、招标机构和评审专家分别递交书面修改申请，详细阐述必须进行修改的理由。

招标机构将修改的内容以书面形式通知已购买招标文件的投标人，该修改内容为招标文件的组成部分。

发布变更通知后一定要各投标企业的回执并且存档。

根据商务部令第1号第二十九条：

招标人可以对已发出的资格预审文件或者招标文件进行必要的澄清或者修改。

澄清或者修改的内容可能影响资格预审申请文件或者投标文件编制的，招标人或招标机构应当在提交资格预审文件截止时间至少3日前，或者投标截止时间至少15日前，以书面形式通知所有获取资格预审文件或者招标文件的潜在投标人，并上传招标网存档；不足3日或者15日的，招标人或招标机构应当顺延提交资格预审申请文件或者投标文件的截止时间。

该澄清或者修改内容为资格预审文件或者招标文件的组成部分。

澄清或者修改的内容涉及到与资格预审公告或者招标公告内容不一致的，应当在原资格预审公告或者招标公告发布的媒体和招标网上发布变更公告。

推迟开标

原订开标时间3日前

设备部人员

无论任何原因推迟开标时间，必须在开标时间3日前发布变更公告，并将变更时间书面通知所有获取招标文件的投标人。

如果投标人数量确定少于3家，须重新招标。

开标时间到后，网上录入的购买招标文件的投标人数量少于3家时，将出重新招标的节点。

商务部令第1号第三十条：

招标人顺延投标截止时间的，至少应当在招标文件要求提交投标文件的截止时间3日前，将变更时间书面通知所有获取招标文件的潜在投标人，并在招标网上发布变更公告。

商务部令第1号第四十六条：

投标人少于3个的，不得开标，招标人应当依照本办法重新招标；开标后认定投标人少于3个的应当停止评标，招标人应当依照本办法重新招标。

重新招标后投标人仍少于3个的，可以进入两家或一家开标评标；按国家有关规定需要履行审批、核准手续的依法必须进行招标的项目，报项目审批、核准部门审批、核准后可以不再进行招标。

抽取评标专家

开标时间前3个工作日内

设备部人员

1、开标前抽取评标专家，抽取评标专家的时间不得早于开标时间3个工作日。

如遇节假日，可向前顺延。

2、专家抽取将由网站自动抽取，并由网站平台短信通知。

3、抽取到专家后，专家信息在网上将及时显示，我们可及时与专家进行联系。

同一单位专家网站平台会自动屏蔽。

4、抽取专家前需网上填写招标项目、开标地点、时间、评标时间、招标机构联系人等信息，其中专家的评标开始时间必须选择在开标时间之后48小时内。

5、评标委员会组成为5人以上单数，由招标人代表和专家组成。

一般为5人，包括一名招标人代表和四名专家。

招标额度在1000万美元以上的，专家的1/2以上为国家级专家。

商务部令第1号第五十一条：

依法必须进行招标的项目，机电产品国际招标评标所需专家原则上由招标人或招标机构在招标网上从国家、地方两级专家库内相关专业类别中采用随机抽取的方式产生。

任何单位和个人不得以明示、暗示等任何方式指定或者变相指定参加评标委员会的专家成员。

但技术复杂、专业性强或者国家有特殊要求，采取随机抽取方式确定的专家难以保证其胜任评标工作的特殊招标项目，报相应主管部门后，可以由招标人直接确定评标专家。

抽取评标所需的评标专家的时间不得早于开标时间3个工作日；同一项目包评标中，来自同一法人单位的评标专家不得超过评标委员会总人数的1/3。

随机抽取专家人数为实际所需专家人数。

一次招标金额在1000万美元以上的国际招标项目包，所需专家的1/2以上应当从国家级专家库中抽取。

抽取工作应当使用招标网评标专家随机抽取自动通知系统。

除专家不能参加和应当回避的情形外，不得废弃随机抽取的专家。

机电产品国际招标评标专家及专家库管理办法由商务部另行制定。

制作会标

开标前3天

设备部人员

根据项目情况，及时与业主沟通，确定会标内容，让复印室人员制作会标，项目负责人必须提前核对会标的正确性。

中英文会标，应尽早与大图交接电子版，并在制作完毕后认真核对，注意英文字母的位置和对齐。

聘请上级监督部门

开标前1-3天

设备部和项目部人员

根据项目情况及额度，以及各地市监督部门的相关规定，聘请监督部门参与开标。

如机电办领导不出席现场，机电办有需要的，要将会议的有关情况事后向机电办领导说明，并报送评标报告等资料。

准备评标资料

开标前一天

设备部

1、提供业主参加人员名单，由项目处人员负责催要，包括姓名、单位、职务、职称，人员排列顺序。

最晚应在开标前一天下午下班前提供，与业主沟通好，评委人员一般为5人，且专家必须占2/3以上，其它人员可以作为列席代表或技术支持。

2、根据与会领导情况，制作席签，由项目负责人提供席签名单，送打印室打印。

3、制作评标文件注意：

（1）是否设领导小组，谁具体负责。

（2）专家、评委会、领导小组的职责一定要明确。

（3）商务条款、技术条款一定与招标文件和修改通知的相吻合。

（4）开标记录的内容一定和招标文件中的“唱标一览表”格式相对应，厂家多时可灵活掌握。

（5）开标记录中的名单一定与出售名单仔细核对。

（6）仔细核对页码及排版情况，力求美观。

4、根据招标文件特点，提前制作商务、技术对比表的格式。

5、做好投影材料，与业务人员落实会场情况，是否需自带投影等其他用品。

其他注意事项：

1、根据外出开标物品清单核对开标资料、物品的准备情况，特别是电子版资料，直接拷入手提电脑的同时再多准备一份U盘。

2、网上抽取的专家到现场评标的，必要时向专家提供路线、车次，协调好业务人员的接站等事项。

开标

开标日

主持人和设备部

1、协助主持人、项目处人员做好专家、评委的接待工作；

2、核对标书费到帐情况，对没有到帐的，及时催交；

3、准备相关资料：

（1）评标文件、对比表格、评分表；

（2）计算器、剪刀、订书机；

（3）调试投影仪是否正常；

（4）收取投标文件；

（5）开标当日中国银行（2.50,-0.01,-0.40%）总行首次发布的外币对人民币的现汇卖出价；

（6）提前最少1个小时进入会议室，检查会标是否挂好，投标人、领导人桌签等是否已摆好。

（项目处负责座次安排）

4、根据主持人的要求，及时调整对比表的内容，力争在评标前将所有对比表打出。

5、所出具的对比表一定保证质量，不能出现任何错误，如找不到的，可让专家或主持人帮忙查找，实在找不到时，与主持人协商。

6、对比表的编制要在会议室进行，以便随时调整，定标前原则上不允离开会议会，如有急事，向主持人说明。

7、订标前，提醒项目部或会务人员支付专家费用。

网上填写开标记录

开标后3个工作日内

设备部人员

包括上传开标记录文件、填写开标记录、开标过程中的异议、投标人开标信息、开标一览表等。

项目评标

开标后

设备部人员

网上录入评标委员会中招标人代表信息，及评标委员会成员签到时间等信息。

项目公示

评标完成并定标后

设备部人员

1、录入专家意见，可直接输入、也可上传专家意见附件，两者选其一操作即可。

上传评标报告，该项评标报告并非招标人及招标机构盖章的评标报告，而是评标委员会签字的定标情况报告，无固定格式，可参照国内项目的评标结果意见表自行设计。

2、根据商务部的建议，网站默认评标结果公示期为3个工作日，此处可由操作人员修改为3日。

商务部令第1号第六十七条：

依法必须进行招标的项目，招标人或招标机构应当依据评标报告填写《评标结果公示表》，并自收到评标委员会提交的书面评标报告之日起3日内在招标网上进行评标结果公示。

评标结果应当一次性公示，公示期不得少于3日。

确定中标人

公示结束后

设备部人员

网上对评标专家进行评价

此处需上传投标文件的报价清单、投标文件的制造商授权的扫描件等。

项目归档

公示结束后

设备部人员

公示完毕后，由行政监督部门对项目的完整性进行检查，此处无时间限制，必须通过行政监督部门检查后填写项目归档信息，包括填写合同信息、上传该项目的中标通知书、填写归档说明等。

中标结果公告后15日内书面报送评标报告至机电办。

中标结果公告后20日内发中标通知书。

办理进口许可证

签订合同后

项目部和设备部

公示期完毕3天前，先填写进口申请表的有关内容，让业主认可，公示完毕后，在网上报送，审批。

网上审批完毕后，打印申请表，先加盖业主单位公章，再加盖业主所在市的机电办公章，如是省机电办办证的设备，则直接去省机电办领取进口许可证即可；如是机电司办证的设备，则还要加盖省机电办的公章，去机电司领取进口许可证。

注：

去领取进口许可证前，一定要将网上批复的申请表中要求携带的资料准备齐全，再去领证。

注意事项：

1、许可证的有效期一般为六个月，但不能跨年度（即：

12月30日办的证，有效期也截止到12月31日）

2、更换证时，需填写原许可证号和交货日期；第一次办证时，也需要注明交货时间。

3、关于进口商：

申报单证时，原来只需填写进口商全称，进口商编号网页自动用000000代替，现在需要同时填写“进口商编号”，“进口商编号”要向进口商索要，并准确填写。

设备交货

签订合同后

项目部

根据合同中的交货时间，时刻关注设备交货情况，如有意外情况，抓紧协调解决，直至设备交货完毕。